Qualunque siano le dimensioni di un’azienda, conoscere e tenere sotto controllo le spese, è fondamentale per migliorare la redditività, la produttività e utilizzare le risorse in maniera corretta. In questo articolo analizzeremo quali sono i principali costi aziendali e il modo migliore per ridurli.

Costi aziendali, quali sono

Quando si parla di costi aziendali si fa riferimento alle spese sostenute da un’impresa per la creazione di un prodotto o servizio che finirà sul mercato per essere venduto. Si tratta di un concetto ampio all’interno del quale confluiscono tutta una serie di voci: a partire dalle materie prime passando per le spese del personale fino ad arrivare al trasporto. Tutte queste voci cambiano a seconda del tipo di attività: un’azienda commerciale farà fronte a spese diverse rispetto a quelle di un’impresa manifatturiera.

Al di là del tipo di azienda presa in considerazione, una cosa è certa: eseguire un controllo costante dei costi aziendali è un procedimento contabile essenziale per sviluppare in modo corretto il business plan, ma anche per individuare eventuali sprechi per ridurli nel più breve tempo possibile.

Costi aziendali, come si classificano

Decidere di procedere a una riduzione dei costi è talvolta una scelta obbligata se non si vuole finire in crisi di liquidità. Ma da dove partire?

Prima di imboccare una strada sbagliata, considera bene la struttura dei costi della tua azienda, tenendo presente che nei costi totali rientrano:

Costi fissi, ovvero le spese che un'azienda sostiene, indipendentemente dalla quantità dalla prodotti di beni o servizi o dall’attività svolta. Per capirci: si tratta di quei costi che le aziende devono assumersi anche in presenza di produzione o vendite pari a zero per iniziare e far proseguire la sua attività. Esempi tipici includono il pagamento dell’affitto o del mutuo, licenze, il costo del lavoro, le tasse di proprietà.

Costi variabili, sono quella fetta di costi totali che varia in maniera proporzionale ai volumi di produzione: più aumentano i beni prodotti, più crescono i costi variabili. Se l’azienda interrompe la produzione, quindi, i costi variabili si azzerano. Da questo punto di vista, i costi variabili possono essere considerati come le spese che un’impresa deve sostenere per produrre la sua merce (o erogare i suoi servizi). Costi variabili per eccellenza sono le materie prime utilizzate per produrre i beni: ad esempio la farina e il lievito per un panificio, il legno per un mobilificio o i solventi per una fabbrica di vernici.

I costi si possono classificare anche in costi diretti e costi indiretti:

Costi diretti: sono i costi che incidono in maniera diretta sulla produzione e corrispondono alle spese da intraprendere per produrre i beni o creare i servizi offerti dall’azienda (materie prime, costi dipendenti ecc.)

Costi indiretti: non hanno una correlazione diretta con la produzione, ma si riferiscono invece ad attività trasversali e di supporto a essa (affitto, spese elettricità…). In altri termini, i costi indiretti non concernono esplicitamente un determinato prodotto, ma sono spalmati sull’intera attività e per questo sono più facilmente tracciabili rispetto ai costi diretti.

Spesso, quando si parla di spese aziendali si fa riferimento anche al:

Costo marginale: ovvero la variazione del costo di produzione totale che deriva dalla fabbricazione o dalla produzione di un'unità aggiuntiva. Si tratta di un concetto importante nella teoria economica perché, insieme al ricavo marginale, è uno dei fondamenti per la massimizzazione del profitto.

Cos'è il taglio dei costi e come realizzarlo

Quante volte a fine esercizio ti sei trovato a dover far fronte a una liquidità scarsa? Una situazione in cui nessun imprenditore vorrebbe trovarsi ma che talvolta è il frutto di situazioni esterne non controllabili, come per esempio una crisi economica. Quando ci si trova in questa situazione, ci sono due alternative: o aumentare il fatturato, o ridurre le spese.

Si parla di riduzione dei costi quando un'azienda decide di intraprendere determinate misure per ridurre direttamente le proprie voci di spese. L'obiettivo, quasi sempre, è quello di incrementare il flusso di cassa o migliorare la redditività. Ma non solo. Un'impresa può decidere di tagliare i costi per competere in modo più efficace nel proprio settore o per raccogliere fondi da destinare a investimenti.

Al di là delle ragioni che ti spingono a rivedere le spese, se stai pianificando una strategia di riduzione dei costi per ottenere maggiori risparmi e sostenibilità, ecco una serie di consigli da tener presente per rendere più efficace il piano di ristrutturazione.

1. Considera gli obiettivi strategici a lungo termine dell'organizzazione

Una delle prime cose che un'azienda che ha deciso di tagliare le spese deve chiedersi è in che modo la riduzione dei costi può essere funzionale al raggiungimento degli obiettivi a lungo termine. Senza aver ben in mente lo scopo finale, ogni intervento rischia di essere impreciso e inutile.

2. Consultare i dipendenti

Coinvolgere i dipendenti nel processo di riduzione dei costi dell'azienda può aiutare a mantenere alto il morale della forza lavoro. Non solo. Spesso i dipendenti possono contribuire in modo efficace all'identificazione delle aree più inefficienti dell’attività. In modo che queste ultime finiscano per essere coinvolte per prime nel piano del taglio delle spese.

3. Pianificare un'implementazione graduale

Piuttosto che implementare simultaneamente diverse misure di riduzione dei costi, opta per una realizzazione graduale: solo così potrai misurare l'impatto di ciascun provvedimento prima di passare a quello successivo. Quando crei il tuo piano, prova a organizzarlo in modo da mettere in pratica prima le misure con impatto più limitato per poi passare a quelle con effetti maggiori.

4. Misura e registra i risparmi dell'azienda

Mentre metti in atto il piano di riduzione dei costi, verifica gli effettivi risparmi realizzati dall’azienda anche rispetto alle aspettative originali. Se i risultati non ti convincono, apporta le modifiche necessarie e consulta nuovamente i dipendenti per assicurarti che si adeguino bene a ogni riduzione dei costi.

5. Implementa e monitora il tuo piano a lungo termine

L'obiettivo principale di un piano di riduzione dei costi è garantire la redditività e la crescita sostenibile per l'organizzazione. Prendi in considerazione un costante monitoraggio dei costi e dei ricavi, assicurandoti che questi ultimi rimangano stabili. Stabilire dei target specifici per la tua attività, paragonabili a quelle utilizzate da altre aziende del tuo settore può senza dubbio offrire un benchmark da tenere in considerazione. Se dal confronto vedi che stai spendendo di più in determinate categorie, indaga sul perché e intraprendi le azioni appropriate per riportare tali costi allo standard del settore.

Per concludere

Decidere di ridurre i costi aziendali non è un processo indolore: richiede sacrifici e spesso i risultati non sono immediati. Tuttavia, capita a volte, che non ci siano alternative. Si pensi per esempio ai cicli economici recessivi, quando i ricavi subiscono una flessione. Per non finire in crisi di liquidità, talvolta, il taglio delle spese è l’unica strada praticabile.

Monitorare i costi costituisce dunque la pietra angolare di un'attività sana, per non rischiare il fallimento. Per questo motivo è importante analizzare periodicamente le spese e verificare il gap tra dati reali e budget iniziale.

Una buona analisi dei costi aziendali e un costante monitoraggio delle operazioni di gestione di un’impresa non solo permettono di tenere sotto controllo costante lo stato di salute di un’azienda, ma anche di allocare in modo consapevole e sapiente le risorse a disposizione.

Procedere con una buona analisi dei costi aziendali sarà oltretutto propedeutico alla determinazione del prezzo di vendita del prodotto ma anche, se si tratta di start-up, dell’individuazione del punto di pareggio (break even point o break even).

Tieni sotto controllo i tuoi costi con un software per la gestione dei flussi di cassa

Tenere sotto controllo i costi aziendali vuol dire, come abbiamo visto, non solo garantire il conseguimento della redditività ma anche la presenza di liquidità in cassa.

E tu, come calcoli il cash flow nella tua azienda? Molte imprese lo fanno utilizzando Excel, uno strumento molto complesso e non pensato per la gestione ottimizzata dei flussi di cassa.

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