Giorno per giorno, mese per mese, nelle aziende europee si porta avanti una lotta contro l’imprevedibilità. Quello che i CFO devono gestire sono flussi di cassa volatili, rischi di liquidità improvvisi e investimenti che vanno calibrati con precisione chirurgica. È uno scenario per niente insolito in un contesto economico tanto incerto come il nostro. Ed è per questo che il budgeting rappresenta un approccio irrinunciabile.

Al centro di questa strategia di gestione finanziaria si colloca il budget di cassa: uno strumento che va oltre la tradizionale rendicontazione contabile. Con un budget di cassa è possibile tradurre le strategie operative in flussi monetari concreti, e quindi valutare in netto anticipo la sostenibilità economico-finanziaria delle operazioni pianificate.

In questo articolo parleremo proprio di budget di cassa, cercando di capire qual è la relazione con gli altri documenti di budget e come costruirne uno che sia davvero efficace. Continua a leggere!

Budget di cassa (o di tesoreria), definizione e significato

Il budget di cassa, per alcuni anche budget di tesoreria, è uno strumento di pianificazione strategica che riporta una previsione dei flussi di cassa futuri, ovvero del cash flow previsionale. Si tratta quindi di un documento che fa parte del più esteso master budget, e che assume un ruolo cruciale per la pianificazione finanziaria aziendale.

Nello specifico, il budget di cassa serve alla gestione della liquidità: il documento permette di stimare l’evoluzione futura della liquidità, consentendo così di adattare investimenti e spese in base alle previsioni disponibili. È anche per via di questa sua natura previsionale – e quindi mai certa al 100% – che il budget di cassa viene preparato a intervalli ravvicinati. In genere, il documento copre un periodo non superiore ai tre mesi, ma si può anche preparare su base mensile.

È importante non confondere il budget di cassa con il cash flow statement, sebbene entrambi ruotino attorno all’andamento della liquidità. Vediamo qui sotto perché.

Il budget di cassa è sempre un previsionale

Il budget di cassa è sempre un previsionale. In azienda va quindi utilizzato per osservare il possibile andamento futuro del cash flow, e impostare tutta la strategia aziendale di conseguenza. Il cash flow statement, invece, mostra una fotografia di quello che è già accaduto. In italiano l’espressione cash flow statement viene tradotta con rendiconto finanziario, che è anche uno dei quattro documenti che compongono il bilancio d’esercizio.

Ecco qui la differenza: il bilancio d’esercizio (e tutto ciò che lo compone) è redatto a consuntivo e mostra dati certi e già realizzati. Il budget (di cassa e non solo) è invece dinamico e implica un certo margine d’errore – che può essere anche vicino allo zero, a seconda degli strumenti utilizzati per la sua preparazione.

La differenza tra budget e bilancio previsionale

È bene però, a questo punto, tenere in considerazione un’altra differenza. Parliamo della differenza tra budget e bilancio previsionale. Nella pratica, budget e bilancio previsionale sono spesso utilizzati come sinonimi: entrambi mostrano una previsione dell’andamento finanziario, economico, patrimoniale ecc., futuro.

A livello giuridico, tuttavia, budget e bilancio previsionale sono concetti distinti. Nel settore pubblico, il bilancio di previsione rappresenta un documento contabile obbligatorio per enti come Stato, regioni e amministrazioni locali. Mentre la logica di fondo rimane simile, la differenza sostanziale risiede nella natura giuridica: il bilancio di previsione è un adempimento formale, mentre il budget di cassa è uno strumento gestionale facoltativo, seppure fondamentale per una strategia aziendale efficace.

A cosa serve il budget di cassa?

Come abbiamo detto, il budget di cassa o tesoreria è uno strumento fondamentale per le aziende, perché consente una gestione più efficace della liquidità, inclusi i diversi componenti del patrimonio liquido (es. denaro in cassa, depositi bancari, crediti a breve termine).

La sua funzione principale è fornire una visione dettagliata dei saldi di liquidità, ovviamente allo scopo di prevenire eventuali difficoltà finanziarie – come un cash shortage improvviso. Riuscire ad anticipare i movimenti monetari, stimando con precisione entrate e uscite di cassa future, è infatti un ottimo punto di partenza nella valutazione di potenziali decisioni strategiche.

A voler sintetizzare, grazie alla costruzione di un budget di cassa un’azienda è in grado di:

• pianificare eventuali richieste di finanziamento
• rivalutare i tempi medi di incasso e pagamento
• valutare investimenti del surplus di cassa
• gestire con efficacia le spese immediate
• rispondere tempestivamente a un calo di vendite
• gestire il pagamento degli interessi e il capitale sui prestiti
• e così via.

Insomma, i possibili usi di un budget di cassa ben fatto sono molteplici e tutti contribuiscono a una gestione finanziaria lineare e efficace.

Il budget di cassa nelle PMI

Nelle piccole e medie imprese, l’adozione di strumenti di pianificazione finanziaria come il budget di cassa non è sempre spontanea o immediata. Spesso, soprattutto nelle realtà più piccole, si tende a sottovalutare l’importanza di una programmazione finanziaria strutturata, confidando più sull’esperienza e l’intuizione imprenditoriale che su analisi preventive rigorose.

Tuttavia, per un’azienda che ambisce per lo meno a rimanere solida, la costruzione di un budget di cassa non può che essere uno step strategico obbligato. Per fare un esempio, di fronte a una richiesta di finanziamento, gli istituti di credito richiedono documenti come il budget di cassa per poter compiere una valutazione approfondita. Questo significa che il budget di cassa rappresenta, in un certo senso, un vero e proprio indicatore della solidità finanziaria complessiva di un’azienda.

Dimostrando capacità di previsione, controllo dei flussi finanziari e consapevolezza strategica, un’impresa – piccola, media o grande che sia – trasmette alle banche un’immagine di affidabilità creditizia che spesso si traduce in condizioni di finanziamento più vantaggiose. Dunque, anche per le PMI, il budget di cassa si rivela fondamentale: non più un optional, ma un documento che fa la differenza nella gestione strategica dell’impresa.

La costruzione del budget di cassa come elemento del master budget

Pur mantenendo una certa centralità, il budget di cassa o tesoreria non è uno strumento autonomo, ma funziona all’interno di un sistema più complesso chiamato master budget. Il master budget è un documento programmatico complessivo e offre una visione integrata di tutta la pianificazione strategica sviluppata fino a un certo momento.

All’interno della struttura del master budget, il budget di cassa si colloca come un elemento di raccordo tra i diversi budget operativi (come quello delle vendite, della produzione, degli acquisti) e la dimensione finanziaria complessiva. Di fatto, un budget di tesoreria traduce tutte le previsioni operative in flussi di cassa concreti, il che permette di verificare la sostenibilità economica delle strategie pianificate.

Quanti altri tipi di budget ci sono nel master budget?

Definire un numero preciso di budget per master budget è complicato. Il numero può infatti variare in base ai reparti aziendali o all’approccio scelto per il budgeting (es. top down o bottom up). Tuttavia i più importanti sono all’incirca sei. Vediamoli uno per uno.

1. Budget operativi (es. di produzione)

I budget operativi sono strumenti di pianificazione riconducibili a ciascuna area funzionale dell’impresa. Si tratta di fatto di una previsione – definita in termini quantitativi – delle attività e delle risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi prefissati. Tra i budget operativi rientrano:

• il budget delle vendite
• il budget della produzione
• il budget del personale
• il budget commerciale
• ecc.

Bisogna immaginare i budget operativi come punto di partenza nella creazione di un budget, a cui poi seguiranno i budget che vediamo qui di seguito.

2. Budget economico

La redazione del budget economico è lo step successivo. Qui confluisce gran parte dei dati già raccolti in precedenza, nella fase dei budget operativi. Giusto per chiarezza, il budget economico corrisponde precisamente al conto economico previsionale, di cui segue struttura e modalità di redazione. Qui vengono indicati costi e ricavi previsti, in base a quelli già individuati dai diversi reparti aziendali.

3. Budget patrimoniale

Il budget patrimoniale corrisponde invece allo stato patrimoniale previsionale. A differenza del budget economico, che si concentra su ricavi e costi come abbiamo già visto, il budget patrimoniale si focalizza sugli asset e le passività aziendali, e fornisce un quadro completo della situazione patrimoniale prevista. La sua importanza strategica risiede nella capacità di:

• evidenziare l’equilibrio strutturale dell’impresa
• prevedere la composizione di attività e passività
• stimare il patrimonio netto atteso
• supportare decisioni di investimento e finanziamento

La sua struttura è la stessa di quella dello stato patrimoniale consuntivo; perciò si articola in tre macro-sezioni: attività, passività e patrimonio netto. Il tutto indicato in chiave previsionale.

4. Budget finanziario

Infine arriviamo al budget finanziario, detto anche – in Italia – rendiconto finanziario previsionale. Il budget finanziario viene spesso confuso con il budget di cassa, ma non si tratta della stessa cosa. Quest’ultimo infatti è soltanto una componente del più ampio budget finanziario che prevede la situazione finanziaria futura dell’azienda. Diciamo che, se il budget finanziario mostra una stima dei flussi di cassa (operativi, finanziari e da investimenti) previsti nel corso dell’anno successivo, il budget di cassa entra nel dettaglio mensile o trimestrale del cash flow – il che è utile per avere anche una visione complessiva della situazione finanziaria.

Non a caso, il budget di cassa non è l’unico documento che contribuisce alla costruzione del budget finanziario. Insieme a esso, anche il budget delle fonti e degli impieghi – che osserviamo qui di seguito.

Sullo stesso piano, budget di cassa e budget di fonti e impieghi

Sebbene entrambi contribuiscano al budget finanziario aziendale, il budget di cassa e il budget delle fonti e degli impieghi rappresentano due strumenti con caratteristiche e obiettivi diversi. La loro complementarietà è però cruciale per una visione finanziaria completa e strategica dell’impresa.

Il budget di cassa può essere immaginato come un termometro finanziario a breve termine, perché è capace di misurare con precisione la temperatura della liquidità aziendale. Si concentra sui flussi di cassa immediati, analizzando nel dettaglio le entrate e le uscite su base mensile o trimestrale. L’obiettivo è semplice ma fondamentale: prevenire possibili crisi di liquidità e garantire all'azienda la capacità di far fronte agli impegni finanziari a breve scadenza.

Il budget delle fonti e degli impieghi (detto anche capital budget) somiglia invece più a una mappa della situazione finanziaria. La sua prospettiva è più ampia e strategica e infatti abbraccia l’intero esercizio (12 mesi). Qui l’attenzione si sposta dall’immediato al lungo termine: l’obiettivo diventa valutare la sostenibilità finanziaria complessiva, identificando le potenziali fonti di finanziamento e gli impieghi previsti dalla strategia aziendale.

Il calcolo del budget di cassa, come farlo?

Andiamo adesso a fondo la questione budget di cassa. Come abbiamo detto si tratta un documento cruciale, ma – proprio per questo – è importante costruirlo secondo un metodo preciso e rigoroso. L’intero procedimento si basa su alcuni passaggi fondamentali: stimare le entrate e le uscite, calcolare il saldo, monitorare l’andamento e pianificare eventuali azioni correttive.

Primo step. Fai una stima del flusso di cassa

Il procedimento di stima del cash flow inizia con l’identificazione delle entrate e delle uscite di cassa, a cui poi seguirà un calcolo del saldo finale – ma lo vedremo dopo. Questo significa che è importante, già nei periodi precedenti, monitorare tutti i movimenti di cassa: sono infatti i dati storici a rappresentare il punto di partenza di una previsione del cash flow.

Qui quello che conta è ricorrere allo strumento giusto. In molti ancora utilizzano il caro vecchio Excel, nonostante tutti i suoi limiti intrinsechi nella gestione di un processo così delicato. Altri, specie le aziende più attente, sono già passati a soluzioni digitali automatizzate che semplificano il lavoro dei reparti di tesoreria, azzerando il rischio di errori. Bisogna tener conto che più sono precisi i monitoraggi, più elevato sarà il grado di accuratezza del cash flow previsionale.

In ogni caso, ricordati di monitorare tutti i flussi di cassa, a prescindere dalla loro origine. Nello specifico parliamo di:

– per le entrate

• incassi derivanti dalle vendite
• crediti commerciali riscossi
• dividendi o interessi maturati
• contributi o sovvenzioni

– per le uscite

• spese operative (es. materie prime)
• pagamenti ai fornitori
• tasse e imposte, tributi
• oneri finanziari

L’approccio ideale è assegnare ogni transazione a una categoria precisa, così che sia poi più facile – in un secondo momento – preparare il budget finanziario suddiviso per flussi.

Una volta raccolte queste informazioni, si calcola il saldo di cassa.

Come si calcola il saldo di cassa?

Il calcolo del saldo di cassa, nel budget di cassa, segue una semplice formula che trovi qui sotto:

• saldo iniziale + entrate di cassa – uscite di cassa

lì dove saldo iniziale sta per la quantità di denaro disponibile all’inizio del periodo preso in esame.

Calcolare il saldo di cassa nelle fasi del budgeting ha una doppia finalità: da un lato infatti allontana il rischio di deficit di cassa, che renderebbe necessario il ricorso a finanziamenti esterni; dall’altro invece serve a individuare un eventuale surplus di liquidità da investire.

Secondo step. Segui questo schema

Lo schema più adatto a un budget di cassa si compone di una colonna per le voci da considerare e una o più colonne per i mesi da prendere in considerazione. Supponiamo un budget di cassa trimestrale, avremo da un lato:

• saldo di cassa iniziale (x)
• entrate e uscite di cassa
• saldo di cassa finale (x + y + z)
• surplus (o deficit) di cassa (y)
• variazione liquidità per finanziamento (z)

[Qui le lettere x, y e z ci aiutano qui a comprendere come si rapportano tra loro le singole voci]. Dall’altro lato, invece, avremo gli importi per ogni mese del periodo preso in esame.

Qui sotto un esempio concreto ci aiuterà a capirci di più.

Esempio dello schema del budget di cassa

Questo esempio è un estratto rivisitato dal libro Programmazione e controllo (2007, Pearson).

	Aprile	Maggio	Giu
Saldo di cassa iniziale	€ 0	€ 550	€ 980
Entrate e uscite di cassa
Incasso da vendite	€ 46.000	€ 68.000	€ 68.000
Acquisto materie prime	€ (42.700)	€ (48.300)	€ (40.600)
Spese operative	€ (13.750)	€ (18.250)	€ (18.000)
Acquisto attrezzature	€ (3.000)
Totale entrate e uscite	€ (13.450)	€ 1.450	€ 9.400
Surplus o deficit di cassa	€ (13.450)	€ 2.000	€10.380
Variazione liquidità da finanziamento	€ 14.000	€ (1.020)	€ (10.300)
Saldo di cassa finale	€ 550	€ 980	€ 80

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Riferimenti

Alessandro Tullio, Dall’analisi del bilancio al budget, Ed. Ipsoa, 2004

ProfessionistaDigitale.it, “Il budget di cassa nel rapporto tra PMI e banca”, Ottobre 2020

Enrico Guzzetti, Il master budget. Un metodo semplice e pratico per la pianificazione e il controllo operativo, Ed. Franco Angeli, 2000

AA.VV. Programmazione e controllo, Ed. Pearson, 2007