Ein schnelles Unternehmenswachstum verlangt nach einer Steigerung der Arbeitseffizienz. Schließlich muss mit denselben Kräften schnell mehr erreicht werden. Da hilft es, wenn man manuelle Prozesse, die wenig Gehirnschmalz, dafür aber Zeit beanspruchen, durch digitale Tools beschleunigen kann. Es lassen sich dabei auch die Finanzen automatisieren, wie die Controller des erfolgreichen E-Commerce BitterLiebe erkannten, als sie die digitalen Tools Pliant und Agicap in der Kombination für eine effektivere Liquiditätsplanung zu nutzen begannen.
Finanzen automatisieren: Warum war das für BitterLiebe wichtig?
Spätestens seit dem Auftritt seiner Gründer in der Fernsehsendung “Die Höhle der Löwen” im Oktober 2018 ist das E-Commerce BitterLiebe in Deutschland bekannt. Das Startup aus Mannheim gastierte bei der beliebten Investoren-Show mit seinem innovativen Ansatz für gesunde Präparate, hergestellt aus Naturkräutern, deren Bitterstoffe das Wohlbefinden steigern sollen.
Die Gründer Jan Stratmann und Andre Sierek vertreiben heute ihre Tropfen, Pulver, Tees und Kapseln mit Bitterstoffen nicht nur erfolgreich über ihren Online-Shop. Auch in Drogeriemärkten wie dm, Rossmann und Budnikowsky werden die Produkte angeboten. Im Jahr 2021 belief sich der Umsatz auf 10 Millionen Euro.
Eine der über 20 Mitarbeiter:innen im Unternehmen ist Sabrina Kast, die fast von Anfang an dabei war und heute Operations Manager bei der BitterPower GmbH ist, dem Unternehmen hinter der Marke BitterLiebe. Sie verantwortet die Bereiche Unternehmensverwaltung und Buchhaltung. Als Teil eines digital-affinen E-Commerce sah sie die Notwendigkeit geboten, auch die Finanzabteilung zu digitalisieren, und so die Finanzen zu automatisieren. “Dass Sachen immer weiter unabhängig werden von manuellen Eingaben – das ist uns wichtig.”
So waren die Prozesse vor der Automatisierung der Finanzen
Bevor sie die Firmenkredikarte von Pliant nutzten, wurden Ausgaben wie Geschäftsreisen von den Mitarbeitern ausgelegt und dann mit der Reisekostenabrechnung beglichen. Auch andere Ausgaben, etwa für Einkäufe, wurden früher auf Basis von Belegen manuell vom Konto überwiesen. Der Prozess erwies sich als ebenso mühsam, wie das Zusammentragen solcher und anderer Transaktionen in einer Excel-Tabelle, um die Liquidität zu planen. Das schnell wachsende Startup benötigte aber bald Tools, um diese zunehmend aufwändigen Prozesse transparenter und schneller abzubilden. Hier kamen Pliant und Agicap ins Spiel.
Die Erwartungen der Mitarbeiter:innen an die Tools waren hoch:
- Alle relevanten Daten müssen automatisiert an einem Ort gesammelt und nicht noch manuell nachgetragen werden.
- Alle finanzrelevanten Daten werden fortlaufend aktualisiert und sind auf einen Blick abrufbar, damit alle Entscheider Zugriff auf die gleichen Informationen haben.
- Keine fehlenden Belege mehr, da die Firmenkreditkarten für mehrere Mitarbeiter das Ausgabeverhalten im Unternehmen genau nachvollziehbar machen.
- Die Liquidität ist zeitnah und präzise planbar für eine schnelle Auswertung und Entscheidungsfindung über zukünftige Investitionen.
Schauen Sie zum Thema gerne auch in unser Webinar mit BitterLiebe:
So arbeitet BitterLiebe heute mit Pliant und Agicap
Sabrina Kast nutzt die Software von Pliant, um virtuelle Kreditkarten schnell und unkompliziert jedem Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. Auch verwendet sie dabei die Möglichkeit für bestimmte Dienstleister und Ausgabenkategorien eigene Karten mit einem festgelegten Limit anzulegen. So hat sie die Ausgaben stets unter Kontrolle. Die Pliant-App hilft dabei, indem die Anwendung jede Mitarbeiter:in daran erinnert, sämtliche Belege hochzuladen. So hat auch Kast stets im Blick, welche Mitarbeiter:in auf einen fehlenden Beleg im System angesprochen werden muss.
Die bezahlten und offenen Belege wandern von Pliant hinüber zur Software von Agicap. Dort werden diese und andere Ausgaben neben den Einnahmen des Unternehmens gestellt und fortlaufend und in Echtzeit die aktuelle und zukünftige Liquidität von BitterLiebe abgebildet. Das geschieht anhand von Dashboards, die die Finanzdaten aus sämtlichen Konten und Verwaltungsprogrammen zieht, kategorisiert und aufbereitet.
Die Szenarienfunktion von Agicap erlaubt es dann, diese und individuell geplante Zahlungsflüsse im Unternehmen in die Zukunft zu projizieren und die Liquidität zu einem zukünftigen Zeitpunkt zu ermitteln.
“Agicap verschafft uns Sicherheit für die Planung und für die Optimierung des Cashflows. Am Schluss ermöglicht es uns den Abgleich zwischen Plan- und Ist-Werten,” so Sabrina Kast, die Pliant und Agicap einfach und unkompliziert über finAPI einbinden konnten. Seitdem sprechen die Tools miteinander und übernehmen den Datentransfer von alleine.
Fazit: Finanzen automatisieren mit digitalen Tools ist die Zukunft
Sabrina Kast ist überzeugt, dass die Integration der zwei Tools Pliant und Agicap ein wichtiger Schritt war, um bei BitterLiebe die Finanzen zu automatisieren, um, mit ihren Worten, „mit wenig manuellem Aufwand den Überblick zu behalten und eben die Zeit und Manpower in die Entscheidungen und Reaktionen zu investieren und nicht in die Bearbeitung der Daten”. Deshalb rät sie als Operations Manager anderen Unternehmen auch: “Schau, wo du durch Automatisierung und Anbindung dir das Leben erleichtern kannst, um Zeit für andere Dinge zu haben”.
