Unternehmensführung effizienter gestalten mit digitalem Expense Management

Das Expense Management ist in einer digitalisierten und schnelllebigen Geschäftswelt ein wichtiger Bestandteil effizienter Unternehmensführung geworden. Durch optimierte Prozesse im Umgang mit betrieblichen Ausgaben können Unternehmen nicht nur ihre Finanzen transparenter gestalten, sondern auch wertvolle Ressourcen und Zeit sparen. Doch was genau steckt hinter dem Konzept des Expense Managements? Welche Ausgaben sollten Sie im Blick behalten und welche Tools helfen dabei?

Definition: Was ist Expense Management?

Expense Management, wörtlich übersetzt „Ausgabenmanagement“, bezeichnet den Prozess, mit dem Unternehmen sämtliche betriebliche Ausgaben überwachen, registrieren, verarbeiten und analysieren. Reisekosten, Büromaterial, Wareneinkäufe, Mitarbeiterausgaben – alle Arten von Ausgaben zählen dazu, auch wenn das Expense Management oft auf die klassischen Spesen reduziert wird, die bei Geschäftsreisen anfallen.

Das übergeordnete Ziel ist es, finanzielle Kontrolle zu haben, um die eigene Liquidität zu wahren und gleichzeitig die Effizienz zu steigern, indem interne Abläufe optimiert werden.

Expense Management hilft dabei, alle Ausgaben zu erfassen, unnötige zu vermeiden und Muster zu erkennen. Das hilft bei der Liquiditätsplanung und lässt Sie in der Konsequenz bessere strategisch-finanzielle Entscheidungen führen.

Welche Ausgaben und Belege zählen zum Expense Claim Management?

Expense Claim Management bezeichnet den konkreten Prozess der Erfassung, Einreichung und Genehmigung von Ausgabenbelegen durch Mitarbeitende. Das geschieht meist über eine spezielle Software.

Zu diesen Ausgaben und Belegen zählen unter anderem:

• Reisekosten: Hierzu gehören Flugtickets, Hotelbuchungen, Mietwagen, Verpflegung und andere reisebezogene Kosten, die während Geschäftsreisen anfallen.
• Bürobedarf und -material: Einkäufe wie Papier, Tintenpatronen, Laptop- / Computerzubehör und andere Materialien fürs Büro.
• Berufsbezogene Schulungen: Kurse, Seminare oder Workshops, die als Weiterbildungsangebot genutzt werden.
• Firmenveranstaltungen: Kosten für Betriebsfeiern, Teambuilding-Events oder andere firmeninterne Veranstaltungen, die zur Mitarbeitermotivation oder -bindung dienen.
• Dienstfahrzeuge: Benzin- oder Energiekosten, Wartung, Parkgebühren oder andere mit Geschäftsfahrzeugen verbundene Ausgaben.
• Kundenbewirtung: Essen, Getränke oder Kosten für Unternehmungen, die im Rahmen von Geschäftstreffen oder zur Kundenpflege anfallen.

Wichtig: Natürlich ist die Liste nicht vollständig. Je nach Unternehmen und Branche fallen verschiedene Ausgabenarten an.

Diese Ausgaben werden normalerweise durch Quittungen, Rechnungen oder andere Belege dokumentiert, die dann zur Erstattung eingereicht werden. Ein effektives Expense Claim Management stellt sicher, dass diese Belege korrekt erfasst, geprüft und archiviert werden, und dass die Erstattungen zeitnah und genau erfolgen.

Automatisiertes Expense Management

Automatisiertes Expense Management vereinfacht die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Ausgaben verwalten. Durch die Automatisierung werden manuelle Prozesse und Papierberge an Quittungen reduziert. Während es früher normal war, sämtliche Belege schriftlich ausgehändigt zu bekommen, per Post zu schicken oder persönlich abzugeben, wo sie dann manuell verarbeitet und aufbewahrt wurden, hat sich der Prozess stark gewandelt.

Heute werden Belege im Expense Management digital erfasst, automatisch dank KI-gestützter Lösungen kategorisiert und in Echtzeit verarbeitet. Das ermöglicht nicht nur eine schnellere Rückerstattung von Spesen, sondern gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben – Stichwort Datenschutz und Speichervorgaben.

Darüber hinaus können durch die Digitalisierung der Vorgänge auch Fehlerquellen minimiert und Betrugsversuche frühzeitig erkannt werden. Unternehmen setzen dafür auf Expense Management Software.

Funktionen von Expense Management Software

Expense Management Software hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Heute bieten viele spezialisierte Anbieter entsprechende Tools an. Zu den wichtigsten Funktionen, die den gesamten Ausgabenverwaltungsprozess optimieren, zählen:

• Digitaler Belegimport: Mitarbeitende können ihre Belege einfach per Smartphone fotografieren und digital hochladen.
• Automatische Kategorisierung: Die Software erkennt und kategorisiert Ausgaben basierend auf den hochgeladenen Informationen – das beschleunigt den Zuordnungsprozess deutlich.
• Integrationsmöglichkeiten: Viele Tools ermöglichen die Integration mit Buchhaltungssystemen oder ERP-Systemen, was einen nahtlosen Datenfluss zwischen den Systemen gewährleistet.
• Compliance-Überwachung: Durch vordefinierte Regeln und Richtlinien stellt die Software sicher, dass alle Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
• Berichterstattung und Analyse: Mit Dashboards und Reporting-Tools können Unternehmen Ausgaben- und Liquiditätsanalysen sowie darauf basierend entsprechende Optimierungen vornehmen.
• Kurzum: Unternehmen verwalten mit einer Softwarelösung ihre Ausgaben deutlich effizienter.

Passende Expense Management Tools und Apps

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Softwareanbieter, die im Bereich Expense Management (oft auch Spend Management genannt) unterwegs sind. Zu den bekanntesten und besten zählen Zoho mit Zoho Expense, Expensify, Pleo, Circular und Rydoo.

Daneben gibt es zahlreiche weitere Tools, die im Expense Management unterstützen und mit ihren Funktionen teilweise dort ansetzen, wo herkömmliche Tools aufhören. Ein Beispiel ist Agicap. Mit der Cash-Management-App fassen Sie sämtliche Einkommens- und Ausgabenströme zusammen und analysieren so in Echtzeit Ihre Liquidität.

Fazit: Expense Management digital aufstellen

Das Management von Unternehmensausgaben und Belegen spielt in der heutigen Geschäftswelt eine entscheidende Rolle. Es hilft Unternehmen, ihre Ausgaben transparenter und effizienter zu verwalten – gleichzeitig bietet es mithilfe der richtigen Analyse auch Einblick in potenzielle Einsparungsmöglichkeiten.

Traditionelle, oft zeitaufwändige Prozesse werden in diesem Bereich mittlerweile durch automatisierte und optimierte Lösungen ersetzt. Durch die Auswahl eines geeigneten Expense Management Tools können Sie nicht nur ihre internen Abläufe verbessern, sondern auch sicherstellen, dass steuerlich und rechtlich alles korrekt abgewickelt wird.