Firmenkarten für Mitarbeitende: Die Vorteile von Corporate Cards

Die Verwaltung von Ausgaben wird für Unternehmen, die zunehmend vernetzt und ortsunabhängig arbeiten, immer anspruchsvoller. Hier kommen Firmenkarten oder Corporate Cards ins Spiel. Sie bieten eine einfache und digitale Methode, um sämtliche Geschäftsausgaben zu verwalten und zu kontrollieren. Immer mehr Unternehmen, vom kleinen Start-up bis hin zum Großkonzern, setzen auf diese Art von Karten, um Geschäftsausgaben abzuwickeln und zu tracken. Doch was genau ist eine Firmenkarte und warum ist sie für Unternehmen so wertvoll? Wir geben Ihnen einen umfassenden Einblick in die Funktionsweise von Firmenkreditkarten, stellen die Vorteile vor und beantworten die wichtigsten Fragen.

Definition: Was ist eine Firmenkarte?

Eine Firmenkarte, auch Corporate Card, Corporate Credit Card oder Prepaid-Firmenkarte genannt, ist eine spezielle Kreditkarte, die von einem Unternehmen an seine Mitarbeiter:innen ausgegeben wird. Sie dient dazu, geschäftliche Ausgaben wie Reisekosten, Hotelbuchungen, Geschäftsessen oder auch verschiedene andere Ausgaben, die individuell anfallen und von Angestellten verursacht werden, zu decken.

Im Gegensatz zu persönlichen Kreditkarten sind Firmenkarten in der Regel auf das Unternehmen und nicht auf einzelne Mitarbeiter:innen registriert. Zweiteres ist aber bei einigen Anbietern ebenfalls möglich. In beiden Fällen erhalten die die Firmenkarten ausstellenden Unternehmen so einen Einblick in die Bewegungen der einzelnen Personen. Sie können alle Transaktionen direkt überwachen, Ausgabenrichtlinien und Budgets definieren sowie Karten bei unangemessener Nutzung sperren.

Ziele von Corporate Cards

Das übergeordnete Ziel des Einsatzes von Corporate Cards ist es, den Verwaltungsaufwand für die Spesenabwicklung und -abrechnung so gering wie möglich zu halten.

In den meisten Fällen stellt das Unternehmen die Karte zur Verfügung und übernimmt die Verantwortung für die Abrechnung und Zahlung der anfallenden Gebühren. Aus Sicht der Mitarbeiter:innen heißt das: sie müssen nicht in Vorleistung gehen. So bleibt die „finanzielle Last“ der anfallenden, geschäftlichen Ausgaben beim Unternehmen.

Das System soll so sicherstellen, dass alle geschäftlichen Transaktionen klar und transparent erfasst werden. Im Controlling sorgt das zusätzlich dafür, dass jederzeit ein klarer Blick über anfallende Ausgaben möglich ist – und damit die Liquidität gesichert respektive bei einem Liquiditätsengpass eingegriffen werden kann.

Wie funktionieren Firmenkreditkarten?

Firmenkreditkarten und Corporate Cards funktionieren im Grunde wie „normale“ Kreditkarten. Sie haben jedoch im Normalfall spezielle Merkmalen und Funktionen, die auf Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten sind. Nach der Ausstellung einer Corporate Card an eine:n Mitarbeiter:in können diese mit der Karte wie mit jeder anderen Kreditkarte bezahlen. Verantwortliche erhalten eine Übersicht über die Ausgaben ihrer Angestellten und Teams.

Es gibt zwei gängige Abrechnungsmodelle für Firmenkreditkarten:

1. Zentrale Abrechnung: Als Verantwortliche:r erhalten Sie eine monatliche Abrechnung aller Transaktionen mit den dazugehörigen Belegen. Die Kosten werden direkt vom Unternehmenskonto abgebucht.
2. Individuelle Abrechnung: Jede:r Nutzer:in einer Corporate Card erhält eine eigene Abrechnung seiner Karte. Nach Prüfung der Belege und Freigabe durch die Buchhaltung werden die Kosten vom Unternehmenskonto übernommen.

Bei den meisten Firmenkarten erhalten Sie zudem ein Online-Backend zur Verwaltung. Dort können Sie Ausgabenrichtlinien festlegen, Limits setzen oder Karten temporär sperren.

Vorteile von Corporate Cards und Kreditkarten für Unternehmen

Die Einführung von Corporate Cards erleichtert nicht nur die Abwicklung von Geschäftsausgaben, sondern bieten auch zahlreiche andere Vorteile:

• Vereinfachte Buchhaltung: Da alle Transaktionen sauber erfasst werden, können Belege und Quittungen leichter zugeordnet werden – das beschleunigt den Abrechnungsprozess.
• Liquiditätsmanagement: Durch den zeitlichen Spielraum zwischen dem Kauf und dem tatsächlichen Kontoabbuchungstermin können Unternehmen ihre Liquidität besser steuern und optimieren.
• Kontrolle über Geschäftsausgaben: Mit den Online-Verwaltungstools, die viele Anbieter von Firmenkarten bieten, können Unternehmen Ausgaben in Echtzeit überwachen, Firmenkarten-Guthaben festlegen und bei Bedarf Limits für einzelne Mitarbeiter:innen anpassen.
• Weltweite Akzeptanz: Firmenkreditkarten werden fast überall akzeptiert. Das ist vor allem für Angestellte, die international unterwegs sind, hilfreich.
• Zusätzliche Vorteile und Prämien: Einige Corporate Card-Anbieter bieten Bonusprogramme, Rabatte oder Versicherungsleistungen, die den Mitarbeiter:innen und dem Betrieb zusätzliche Vorteile bringen.
• Sicherheit: Im Falle von Verlust oder Diebstahl können Corporate Cards schnell gesperrt werden. Das verringert das Risiko finanzieller Verluste.

Wo Licht, da auch Schatten – Firmenkarten bringen auch einige Nachteile mit sich. Das Offensichtliche zuerst: Es besteht das Risiko des Missbrauchs durch die Nutzer:innen der Karten. Ohne klare Richtlinien und Überwachung können die Karte für persönliche oder unnötige und nicht abgesprochene Geschäftsausgaben genutzt werden.

Wer außerdem viele Corporate Cards beantragt, sie aber eigentlich gar nicht benötigt, zahlt unnötig viele Gebühren. Bei einer Abwägung für oder wider den Geschäftskarten kommen viele jedoch schnell zum nachvollziehbaren Schluss, dass sich die Investition und der anfängliche administrative Mehraufwand lohnt.

Anbieter von Corporate Cards

Der Markt für Firmenkarten wächst immer weiter. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Anbietern, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnittene Kreditkartenlösungen bieten. Dabei müssen es nicht immer traditionelle Banken und Kreditinstitute sein – ganz im Gegenteil. Es gibt auch viele FinTech-Unternehmen, die sich auf ein solches Geschäftsmodell spezialisiert haben. Häufig bieten diese bei ihren Corporate Cards auch zusätzliche Funktionen wie Ausgabenmanagement-Tools, Echtzeit-Benachrichtigungen oder integrierte Softwarelösungen für die Buchhaltung an.

Einer der prominentesten und „klassischen Anbieter“ ist American Express (AmEx) mit speziellen Business Cards, die zusätzliche Vorteile wie Bonuspunkte oder Reiseversicherungen bieten. Auch Visa und Mastercard, die weltweit größten Kreditkartenunternehmen, haben spezielle Angebote für Unternehmen, die häufig von Banken in Kombination mit anderen Dienstleistungen vermarktet werden.

Gerade für kleinere Unternehmen sind aber sicherlich die FinTech-Lösungen interessant. Hier sind vor allem in Deutschland Qonto und Pleo Vorreiter, die umfangreiche und in der Regel technisch raffinierte Lösungen im Vergleich mit den traditionellen Kreditinstituten anbieten.

Firmenkarten erstellen: Risiken und Herausforderungen

Bevor Sie sich mit dem Einkauf und Erstellen von Firmenkarten beschäftigen, sollten Sie die Risiken und Herausforderungen abwägen.

Das größte Risiko ist der mögliche Verlust oder Diebstahl der Karte. Wenn ein Firmenkarten-Halter oder eine Besitzerin einer Corporate Card nicht aufpasst, können die Kreditkarten in die falschen Hände geraten – was wiederum ernsthafte finanzielle Folgen haben kann. Das gilt allerdings nur dann, wenn die Karten nicht rechtzeitig gesperrt werden.

Hier kommt wieder ein Vorteil ins Spiel: In der Regel gibt es eine Echtzeit-Übersicht über alle Firmenkarten und Ausgaben. Sobald also etwas suspekt erscheint, können Sie die Corporate Cards mit wenigen Klicks sperren. Dennoch sollten alle Mitarbeiter:innen, die in Besitz einer Firmenkarte sind, entsprechend geschult werden.

Zudem wichtig:

• Auswahl eines seriösen Anbieters, der einen schnellen und zuverlässigen Support bietet
• Möglichkeit, Limits und Sperrungen einzurichten – diese sollten aktiv genutzt werden
• Zu niedrige Limits sind ebenso wie zu hohe nicht zu empfehlen
• Klare Richtlinien für die Verwendung der Karten festlegen, an die sich alle Nutzer:innen halten müssen.

Werden diese Vorgaben berücksichtigt, steht der erfolgreichen Nutzung von Firmenkreditkarten oder auch -debitkarten nichts mehr im Wege.

Fazit: Kreditkarten für Mitarbeitende erleichtern den Geschäftsalltag

Firmenkarten sind für viele Organisationen mittlerweile mehr als bloße Zahlungsmittel – sie sind die Verknüpfung von finanzieller Flexibilität und einer effizienten Buchhaltung. Viele sehen die Möglichkeit, Corporate Cards zu nutzen, als zusätzlichen Benefit für die Angestellten, schließlich erleichtern sie die Abwicklung von Auslagen und Ausgaben erheblich.

Gleichzeitig erfordert die Ausgabe der Firmenkreditkarten aus Sicht des Unternehmens auch ein umsichtiges Management. Mit Tools wie Agicap können Sie die Ausgaben der Firmenkarten im Blick behalten, Ihre finanziellen Abläufe optimieren und sicherstellen, dass die Vorteile von Firmenkarten in vollem Umfang genutzt werden. Mit dem Cash-Management-Tool integrieren Sie die meisten gängigen Anbieter von Firmenkarten automatisch auf einem übersichtlichen Dashboard, wo auch alle anderen Zahlungsströme sichtbar werden. Testen Sie Agicap jetzt kostenlos!

FAQ: Meistgestellte Fragen zu Firmenkarten

Was ist eine Firmenkreditkarte?

Eine Firmenkreditkarte (Corporate Card) ist eine spezielle Art von Kreditkarte, die Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellen. Sie dient dazu, geschäftliche Ausgaben zu tätigen – beispielsweise für Dienstreisen, Besprechungen oder den Kauf von Büromaterialien. Die Ausgaben werden dem oder der Nutzer:in anschließend erstattet oder direkt vom Unternehmenskonto abgebucht.

Was darf mit einer Firmenkreditkarte bezahlt werden?

Die zulässigen Ausgaben variieren je nach Unternehmensrichtlinie – der Anbieter der Karten macht dazu keine Angaben. Häufig werden sie für Dienstreisen, Hotelbuchungen, Geschäftsessen und andere geschäftsbezogene Ausgaben verwendet. Wichtig: Alle Nutzer:innen sollten die entsprechenden Unternehmensrichtlinien genau kennen, damit sie sich an sie halten können.

Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?

Nicht jede:r Mitarbeiter:in erhält automatisch eine Firmenkarte. Organisationen legen oft bestimmte Kriterien fest – zum Beispiel die Position im Unternehmen, ob regelmäßige Reisen stattfinden oder schlicht der Verantwortungsbereich eine Corporate Card erfordert.

Ist eine Corporate Card eine Debitkarte?

Nein, eine Corporate Card ist nicht zwingend eine Debitkarte. Eine Corporate Card oder Firmenkarte ist meist eine spezielle Kreditkarte, die Unternehmen ihren Angestellten für geschäftliche Ausgaben zur Verfügung stellen. Während Transaktionen mit einer Debitkarte direkt vom zugehörigen Bankkonto abgebucht werden, ermöglicht eine Corporate Credit Card Zahlungen auf Kreditbasis – abgerechnet wird dann erst im Nachhinein.

Was sind die Risiken von Corporate Cards?

Das größte Risiko für Unternehmen bei einer Firmenkarte ist eine nicht abgesprochene und für den Betrieb schädliche Nutzung durch Mitarbeiter:innen. Privates Verwenden, zu großzügige Einkäufe für Kunden, unverhältnismäßig teure Reisen – all das fällt in diese Kategorie. Zudem können die Karten gestohlen werden. Hier gibt es durch einfache und schnelle Sperrungen jedoch in der Regel keine größeren Verluste.

Was ist der Unterschied zwischen Corporate Card und Kreditkarte?

Sowohl Corporate Cards als auch klassische Kreditkarten sind Kreditkarten – allerdings haben sie unterschiedliche Zwecke. Während eine Firmenkarte speziell für die geschäftlichen Bedürfnisse eines Unternehmens und seiner Angestellten entwickelt wurde und oft zusätzliche Vorteile wie Reportings oder spezielle Versicherungsoptionen bietet, wird eine herkömmliche Kreditkarte in der Regel für den privaten Gebrauch ausgestellt.