Ausgaben effizient verwalten: So behalten Sie den Überblick

Wenn Sie einen CFO oder einen Mitarbeiter des Finanzmanagements fragen, was im Arbeitsalltag Priorität hat, bekommen Sie überall die gleiche Antwort: „Cash ist King”. Denn bevor zukünftige Ausgaben geplant werden können, muss überprüft werden, wo Geld ausgegeben wird. Letzteres ist nicht immer leicht zu kontrollieren.

In diesem Gastbeitrag von Spendesk wird näher darauf eingegangen, was es wirklich bedeutet, Ausgaben zu kontrollieren. Sie erfahren, welche konkreten Ansätze Ihnen dabei helfen, den Überblick über die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter zu behalten und wie Sie potenzielle Lösungen schnell einsetzen können.

Was ist Ausgabenkontrolle?

Vereinfacht ausgedrückt beschreibt die Ausgabenkontrolle, wie viel Einfluss und Kontrolle ein Unternehmen über die Firmenausgaben hat. Je besser das Finanzteam die Ausgaben des Unternehmens kontrollieren kann, desto besser können sie den Cashflow managen und fundierte Finanzprognosen erstellen.

Wichtiger Hinweis: Ausgabenkontrolle muss nicht gleichbedeutend mit Kostensenkung sein. Tatsächlich sind strategische Ausgaben für das Unternehmenswachstum von wesentlicher Bedeutung. Die Budgetierung von Ausgaben und Investitionen spielt in diesem Kontext eine wesentliche Rolle.

Vielmehr stellt die Ausgabenkontrolle sicher, dass Sie wissen, wieviel, was und wo im Unternehmen ausgegeben wird. Zudem sollte jede Zahlung genehmigt sein, und Budgets respektiert werden.*

Um die Übersicht über Ausgaben zu behalten, brauchen Finanzteams vor allem Transparenz, d.h. die Übersicht darüber, wohin das Geld fließt und wer es ausgibt. Doch während Lohn- und Gehaltsabrechnung, Miete und Nebenkosten in der Regel kaum schwanken, ist die Verwaltung von punktuellen Mitarbeiterausgaben oft nicht klar geregelt.

Ausgabenkontrolle betrifft viele Prozesse

Es steht fest, dass Unternehmen und Mitarbeiter Geld ausgeben müssen, um wirklich gute Arbeit zu leisten. In den letzten Jahren - vor der wirtschaftlichen Krise 2020 - sind die Ausgaben für alles, von monatlichen Abos bis hin zu Dienstreisen und den damit verbundenen Spesen, rasch angestiegen.

Dennoch mangelt es bei einigen Schlüsselprozessen oft an angemessener Kontrolle:

• Einkauf und Lieferantenbeziehungen: insbesondere in Unternehmen mit informellen Prozessen und ohne Einkaufsabteilung.

• Ad-hoc-Ausgaben: die meisten Unternehmen verlassen sich bei ihren Teams auf Ehrlichkeit und gesunden Menschenverstand und haben keine passende Lösung dafür, die Ausgaben zu überwachen.

• Abonnements und Online-Zahlungen: da die Budgets für SaaS-Tools schnell ansteigen, haben die Finanz- und Budgetverantwortlichen Mühe, jede ausgehende Zahlung zu kontrollieren.

• Geschäftsreisen: Unternehmen geben, von Krisen abgesehen, große Summen für Geschäftsreisen aus. Dazu zählen Kundentermine, die Teilnahme an Konferenzen und Messen sowie Meetings mit Kollegen an anderen Firmenstandorten.

Doch wenn nicht genau klar ist, wer welche Einkäufe getätigt hat, und wo die Belege für die Zahlungen sind, macht das die Buchhaltung und auch die Steuererklärung kompliziert und diese können sich oft über mehrere Wochen hinziehen.

Wenn Mitarbeiterausgaben außer Kontrolle geraten: fünf mögliche Konsequenzen

Doch welche konkreten Folgen können für ein Unternehmen entstehen, wenn nicht genug Kontrolle über Firmenausgaben besteht und die Ausgaben außer Kontrolle geraten?

Mögliche Folgen sind:

• Schlechte Finanzplanung
• Unnötiger Verwaltungsaufwand
• Hohe Fehlerquote
• Steigendes Betrugsrisiko
• Instabilität

So kontrollieren Sie Ihre Unternehmensausgaben

Mittlerweile sollte klar sein, dass eine gute Ausgabenkontrolle für jedes Unternehmen unerlässlich ist. Wie können Sie diese also erreichen? Wenn Sie auf der Suche nach einer Software und neuen Prozessen sind, finden Sie hier sechs wesentliche Elemente.

1. Geeignete Zahlungsmittel

Wir haben gesehen, welche Probleme durch klassische Spesenabrechnungen und Firmenkreditkarten entstehen können, denn es handelt sich um altmodische Hilfsmittel, die in einer modernen Welt nicht mehr mithalten können.

Die einfache Abhilfe besteht darin, jedem Mitarbeiter Zugang zu sicheren, effizienten und kontrollierten Zahlungsmitteln zu verschaffen.

Diese sollten Folgendes beinhalten:

• Physische Karten mit individuell anpassbaren Limits für jeden Mitarbeiter. Diese haben den Vorteil, dass die Mitarbeiter z.B. auf Dienstreisen Ausgaben nicht mit ihrem eigenen Geld vorstrecken und somit auch keine Spesenabrechnungen einreichen müssen.

• Virtuelle Karten für Online-Zahlungen. Diese können für einmalige Zahlungen und monatliche Abos generiert werden und verhindern, dass dieselbe Firmenkarte von mehreren Mitarbeitern für Online-Zahlungen verwendet wird. Vorteil: Ihr Finanzteam behält die Übersicht.

• Automatisierung von Spesen und Rechnungen. Damit können Mitarbeiter Rechnungen einreichen und Auslagen direkt über eine Plattform und nicht auf Papier beantragen. Sie geben die Daten einmal ein, und sie sind für Manager und das Finanzteam sofort einsehbar.

2. Alle Ausgaben in Echtzeit

Egal, welche Zahlungsmittel Sie wählen, Sie müssen sicherstellen, dass Sie Ihre Ausgaben in Echtzeit verfolgen können. Wenn Sie erst wissen, was ausgegeben wurde, wenn es bereits zu spät ist, ist es schwierig, Ausgaben effizient zu managen.

Das bedeutet, dass Sie eine zentrale Plattform oder ein Dashboard benötigen. Ihr Finanzteam und Ihre Manager sollten in der Lage sein, jede Zahlung und ihren Status in Echtzeit sehen zu können.

Heute verlassen Sie sich vielleicht auf Ihr Rechnungswesen, um all dies zu verfolgen. Aber es wird erst aktualisiert, wenn die Kreditkarten- und Spesenabrechnungen der Mitarbeiter eintreffen. Eine echte Ausgabenkontrolle sollte Ihrem Team zu jeder Zeit Zugriff auf alle Zahlungen geben.

3. Einfache Belegerfassung

Wie bereits erwähnt, bereitet vor allem der Monats- und Jahresabschluss für Finanzteams viel Arbeit. Ein Hauptproblem dabei sind fehlende Belege, ohne die Ausgaben nicht validiert werden können. Entweder muss das Unternehmen für die entstandenen Kosten aufkommen, oder den Mitarbeitern werden die Auslagen nicht erstattet. Daraus entstehende Streitigkeiten führen nicht zuletzt zu Unmut unter den Mitarbeitern.

Als Teil Ihrer neuen Lösung für das Ausgabenmanagement mit passenden Zahlungsmethoden brauchen Sie eine einfache Möglichkeit für die Mitarbeiter, Belege sofort zu digitalisieren. In der Realität heißt das: Rechnungsbelege zu sichern, bevor sie verloren gehen.

In der Regel ist eine Lösung dafür eine leicht zu bedienende mobile App. Sie machen einfach ein Foto vom Beleg und die App ordnet den Beleg der entsprechenden Zahlung zu. Außerdem erhalten Mitarbeiter bei fehlenden Belegen regelmäßige Erinnerungen per E-Mail, Slack oder Push-Nachricht.

4. Richtlinien für eine gesunde Ausgabenkultur

Eine klare Richtlinie für Spesenabrechnungen ist eine gute Möglichkeit, um Kosten unter Kontrolle zu halten. In Ihrer Richtlinie sollte festgelegt sein, welche Arten von Ausgaben für Ihre Mitarbeiter erlaubt sind, und wie sie dabei vorgehen sollten.

Am besten bauen Sie Regeln und Einschränkungen in das Zahlungsmittel selbst ein. Wenn Ihr Verkaufsteam physische Karten mit einem Ausgabenlimit verwendet, die es daran hindert, z.B. Alkohol zu kaufen, bleibt ihm keine andere Wahl, als diese Regeln zu befolgen.

Sie können dasselbe mit virtuellen Karten für Online-Ausgaben tun und sogar globale Limits festlegen, die für alle Zahlungsmethoden gelten. Ihre Marketingleitung kann z.B. 10.000€ pro Monat für Werbung, Reisen und Tools ausgeben, ohne für jede Ausgabe eine separate Freigabe einholen zu müssen. Wenn dieses Limit erreicht wurde, kann zusätzliches Budget beim Finanzverantwortlichen angefragt werden.

Klare Richtlinien sind der Schlüssel, um die Ausgaben unter Kontrolle zu halten. Bei den besten Richtlinien müssen sich die Mitarbeiter jedoch keine Regeln merken - denn die Richtlinien sind bereits in die Zahlungsmethoden integriert.

5. Ausgaben im Voraus genehmigen

Um die Ausgaben wirklich kontrollieren zu können, müssen Manager und Finanzteams in der Lage sein, Kosten im Voraus zu genehmigen oder abzulehnen. Ihre Aufgabe ist es unter anderem, für die Einhaltung der Budgets zu sorgen und sicherzustellen, dass Mitarbeiter und Kollegen die Firmengelder verantwortungsbewusst ausgeben.

Wenn jedoch jede noch so kleine Zahlung manuell genehmigt werden muss, führt das bei Mitarbeitern und Managern zu Zeitverlust. Es gibt viele Möglichkeiten, Zahlungen freizugeben, aber wie wir sehen, ist dieser Prozess in nur 10% der befragten Unternehmen automatisiert. Dabei ist es mehr als einfach, Parameter für die Vorabgenehmigung von Unternehmensausgaben festzulegen. Solange die Mitarbeiter bestimmte Kriterien erfüllen, müssen sie nicht jedes Mal um eine Freigabe bitten.

Diese Vorabgenehmigungen können in einer App oder Plattform verwaltet und gespeichert werden. Alles, was außerhalb dieser definierten Kriterien liegt, kann manuell - ebenfalls über dieselbe App oder Plattform - genehmigt oder abgelehnt werden. Dabei erhalten Manager:innen eine Benachrichtigung und können Ausgaben mit einem Klick genehmigen. Eine E-Mail, ein Anruf oder ein persönliches Gespräch sind nicht mehr erforderlich. Je weniger Sie sich bei der Verwaltung Ihrer Ausgaben auf persönliche Gespräche und mündliche Freigaben verlassen, desto gesünder sind Ihre Ausgabenprozesse.

6. Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung

Zunächst zwei Statistiken, die Sie möglicherweise beunruhigen werden:

1. 85% der Mitarbeiter geben zu, auf Spesenabrechnungen falsche Angaben zu machen.
2. Kreditkartenbetrug ist mit Abstand die häufigste Form des Finanzbetrugs in den Vereinigten Staaten.

Daher sind Unternehmen, die sich auf Spesenabrechnungen und gemeinsame Firmenkarten verlassen - die überwiegende Mehrheit der Unternehmen - ständig Betrugsrisiken ausgesetzt. Dies liegt auch daran, dass derartige Zahlungsmethoden schwer nachzuverfolgen sind.

Eine ordnungsgemäße Ausgabenkontrolle sollte es Ihnen ermöglichen, ungewöhnliche Zahlungen schnell zu erkennen. Spesenabrechnungen und Firmenkarten sind diesbezüglich nicht aussagekräftig, da man in der Regel erst Wochen später weiß, was ausgegeben wurde.

Im Fall von Spesenabrechnungen haben Sie zwar mehr Kontrolle, aber keinen Zugriff auf das Bankkonto des Mitarbeiters. Man kann also nie wirklich wissen, wohin das Geld wirklich geflossen ist.

Eine gute Lösung für das Ausgabenmanagement zeigt stattdessen jede Transaktion in Echtzeit und liefert dem Finanzmanagement aktuelle Daten. Am wichtigsten dabei ist es jedoch, dass Sie unerwartete Mehrausgaben, ungewöhnliche Lieferanten und unter verdächtigen Umständen ausgegebene Gelder schnell erkennen können.

Kurz gesagt, Sie haben eine bessere Übersicht und mehr Kontrolle und das bedeutet: weniger Spielraum für Betrug.

Mehr Kontrolle über alle Unternehmensausgaben

Mehr Kontrolle über alle Ausgaben ist in der Regel das Ergebnis von mehr Transparenz und Übersicht darüber, wo und wie Firmengelder ausgegeben werden. Wenn Sie in Echtzeit wissen, wer in Ihrem Unternehmen gerade wo und wie viel Geld ausgibt, dann haben Sie mit Sicherheit eine gute Ausgabenkontrolle.

Viele Unternehmen verlassen sich jedoch nach wie vor auf veraltete Zahlungsmethoden, die ihnen zu wenig oder fast keine Transparenz bieten. Sie warten bis zum Ende des Monats und versuchen rückwirkend alle Zahlungen nachzuvollziehen. Aber es geht auch anders!

Mehr zum Thema smarten „Ausgabenmanagement” und wie Sie langfristig den Überblick behalten, erfahren Sie auch auf Spendesk.