Die 5 besten Ausgabenmanagement-Softwares für 2023 für jedes Budget
Mit einer Ausgabenmanagement-Software verschaffen Sie sich einen Überblick über sämtliche Ausgaben in Ihrem Unternehmen. Wir haben fünf Tools ausgewählt, die wir Ihnen in diesem Artikel genauer vorstellen wollen, damit Sie die gesamte Bandbreite sehen, was in Sachen Spend Management möglich ist.
Was sind die besten Ausgabenmanagement-Softwares 2023? Ein Vergleich
| Software | Features | Vorteile |
|---|---|---|
| Agicap Kostenlos testen |
Banksynchronisation Automatische Kategorisierung der Geldströme Cashflow-Forecast auf Tages-, Wochen- und Monatsbasis |
Echtzeitüberblick über sämtliche Einnahmen und Ausgaben Cashflow-Szenarien lassen sich vorausplanen |
| Finly | Soll-Ist-Vergleich von Budgetausgaben Automatisierte Zahlungen und Abgleich von Rechnungen Individuelle Freigabeprozesse |
Ausgaben-, Rechnungs- und Bestellungsmanagement in einem |
| Moco | Ausgabenmanagement nach Projekten Rechnungs- und Zeiterfassung Kapazitätsplanung im Projekt |
Ausgaben nachverfolgen und planen nach Projekten Besonders für Agenturen und projektbasierte Dienstleister geeignet |
| Pleo | Ausgaben in Echtzeit einsehen
Belege digital ablegen Integration in gängige Buchhaltungstools (z.B. Datev, Lexoffice, Sage) |
Zusätzlich zur Software auch Firmenkreditkarten für eine beliebige Anzahl an Angestellten erhältlich |
| Spendesk | Banksynchronisation Festlegen von Budgets für Teams Budgetfreigabe erfolgt automatisch nach Prüfung Ausgaben können nach Team und Mitarbeiter:innen nachverfolgt werden |
Echtzeitüberblick über die Ausgaben Automatische Prüfung von Budgets beschleunigt die Freigabe |
Die 5 bekanntesten Ausgabenmanagement-Softwares im Detail
Agicap
Die Liquiditätsmanagement-Software von Agicap eignet sich auch für das Spend Management. Die Software verbindet sich automatisch mit allen Bankkonten und Zahlungsdiensten (z.B. für Kreditkarte), sodass sämtliche Ausgaben immer in Echtzeit abgebildet sind.
Wird die Firmenkreditkarte zum Tätigen einer Ausgabe genutzt, erscheint der fällige Betrag auch sofort in der Liquiditätsplanung – je nachdem, wann das Abbuchungsdatum des Kreditkartendienstleisters ist. Ebenso wird mit eingehenden Rechnungen verfahren, sofern diese in einem Rechnungsmanagement- oder Buchhaltungstool hinterlegt sind, mit dem Agicap kommunizieren kann. Auf diese Weise entsteht ein höchst transparentes Bild über alle Ausgaben im Unternehmen.
Verantwortliche können Planzahlen festlegen, wie hoch die erwarteten Ausgaben in den kommenden Monaten sein werden und dann regelmäßig mit dem Ist-Stand abgleichen. Hohe Kostenpunkte und Ausgaben fallen dann sofort auf. Mit Hilfe der Liquiditätsplanung lassen sich auch die besten Zeitpunkte abschätzen, wann genügend liquide Mittel zur Verfügung stehen, um größere Ausgaben zu tätigen.
Finly
Finly ist eine englischsprachige, cloudbasierte Ausgabenmanagement-Software, in der beliebig viele Budgets festgelegt werden können. Die Ausgaben werden mit den Planzahlen verglichen, sodass Verantwortliche jederzeit sehen, ob die Ausgaben im Rahmen des Budgets sind.
Zusätzlich überwacht Finly auch Zahlungsziele von ein- sowie ausgehenden Rechnungen. Wird ein Zahlungsziel überschritten, zeigt das Tool dies an. Darüber hinaus ist es möglich, automatisierte Zahlungsvorgänge einzustellen, sodass die Zahlungsziele immer eingehalten werden.
Moco
Moco richtet sich speziell an Agenturen und Unternehmen, die projektbasiert arbeiten (z.B. IT-Dienstleister). Die Anwendung bietet ein Projektmanagement-Tool mit Personalplanung, Zeiterfassung und anderen Planungsfunktionen. Ein Budget wird dann jedem Projekt zugewiesen.
Eingehende Rechnungen und Belege werden einem Projekt zugeordnet, sodass man immer sieht, welche Ausgaben in einem Projekt entstanden sind und ob durch eine Ausgabe das Budget überschritten werden wird.
Pleo
In Pleo lassen sich Ausgaben in Echtzeit einsehen. Für Abteilungen oder einzelne Angestellte lassen sich individuell hohe Budgets festlegen, sodass Zahlungen bis zu einem bestimmten Rahmen nicht immer wieder erst von Vorgesetzten genehmigt werden müssen.
Tätigen Angestellte einen Kauf, fordert die Pleo-App sie umgehend zum Upload des Belegs auf. Sämtliche Belege werden somit digitalisiert und sind immer auffindbar und nachverfolgbar.
Zusätzlich zu seinem cloudbasierten Spend Management bietet Pleo auch Firmenkreditkarten an, welche in beliebiger Anzahl für die Angestellten bestellt werden können.
Spendesk
Spendesk ist für das Ausgabenmanagement konzipiert worden. Die Software kommuniziert mit den Bankservern sowie mit den angeschlossenen Zahlungsdiensten, sodass sämtliche Ausgaben des Unternehmens in einer Übersicht dargestellt werden können.
Für verschiedene Teams im Unternehmen können unterschiedliche Budgets festgelegt werden, damit die Teams eigene Ausgaben im dafür vorgesehenen Rahmen tätigen können.
Ob für eine Ausgabe genügend Mittel zur Verfügung stehen, prüft Spendesk automatisch. Somit entfällt auch der manuelle Freigabeprozess durch die Vorgesetzten, was zum einen das Tätigen der Ausgabe beschleunigt und zum anderen Teams mehr Eigenverantwortung einräumt.
Was ist eine Ausgabenmanagement-Software?
Eine Ausgabenmanagement-Software hilft Unternehmen dabei, den Überblick über ihre Ausgaben zu behalten, sodass ein vorgesehenes Budget möglichst nicht überschritten wird. Mit Hilfe von Liquiditätsmanagement-Tools lassen sich auch Budgets regelmäßig an die gegebene finanzielle Situation anpassen. Das ist vor allem für Unternehmen interessant, die bei ihrer Budgetierung einen Better oder Beyond Budgeting-Ansatz verfolgen.
Was ist der Nutzen einer Ausgabenmanagement-Software?
Eine Ausgabenmanagement-Software bringt Ordnung in die ausgehenden Geldströme eines Unternehmens. So verlieren Finanzverantwortliche nicht die Übersicht über die Kosten und vermeiden, dass Budgets überschritten werden oder sogar ein Liquiditätsengpass entsteht.
Was sind die Funktionen einer Ausgabenmanagement-Software?
Eine klassische Ausgabenmanagement-Software verfügt bestenfalls über eine Schnittstelle zu den Bankservern, damit die ausgehenden Transaktionen automatisch abgerufen werden können. Zusätzlich bietet ein solches Tool auch eine automatische Rechnungs- und Belegerfassung an, damit diese Daten ebenfalls in Echtzeit angezeigt werden können.
Eine Liquiditätsmanagement-Software geht noch einen Schritt weiter: Sie stellt nicht nur die Ausgaben, sondern auch die Einnahmen dar. Damit lassen sich Budgets dann auch während des Geschäftsjahres leicht anpassen, wenn man abschätzen kann, wie viel an Einnahmen und Ausgaben man in den kommenden Monaten zu erwarten hat.
Unsere Tipps zur Wahl einer Ausgabenmanagement-Software
Damit Sie so wenig Arbeit wie möglich mit der Ausgabenmanagement-Software haben, sollten Sie darauf achten, dass das Tool sich automatisch mit Ihren Geschäftskonten und, falls vorhanden, mit Ihrem Zahlungsdienst für die Firmenkreditkarte verbindet. Dann haben Sie per Knopfdruck die aktuellen Ausgaben vor Augen und müssen einzelne Transaktionen nicht manuell zusammentragen.
Je nachdem, nach welchen Konzepten Sie Ihre Budgets planen, kann auch eine Liquiditätsmanagement-Software für Sie interessant sein. Diese reduziert nicht nur das Risiko für Liquiditätsengpässe, sondern lässt Sie auch abschätzen, was Sie quartalsweise für einzelne Budgets ansetzen können – je nachdem, was Sie an Einnahmen in dieser Zeit erwarten.
Fazit: Cloudbasiertes Ausgabenmanagement im Unternehmen funktioniert nur mit der richtigen Software
Diese Ausgabenmanagement-Softwares lohnen sich In diesem Artikel haben wir Ihnen drei verschiedene Tools fürs Spend Management vorgestellt. Alle drei verfolgen dasselbe Ziel: Ihre Liquidität zu jedem Zeitpunkt sicherzustellen.
Für welche Software Sie sich entscheiden, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Möchten Sie eine möglichst genaue Darstellung Ihrer Liquidität und einzelnen Ausgaben, ist die Liquiditätsmanagement-Software von Agicap gut geeignet. Da in ihr auch die Einnahmen dargestellt sind, können Sie Ihre Budgets noch besser planen.
Arbeitet Ihr Unternehmen projektbasiert und vergibt für unterschiedliche Projekte unterschiedlich hohe Budgets, ist Moco eine gute Wahl. In dem Tool werden Rechnungen und Belege den einzelnen Projekten zugeordnet, sodass Projektverantwortliche jederzeit sehen, ob noch ausreichend Budget für kommende Ausgaben vorhanden ist.
Wollen Sie Ihren Mitarbeiter:innen mehr Verantwortung übertragen und sich selbst Zeit ersparen, indem Sie nicht mehr jede Investition genehmigen müssen, eignet sich Spendesk dafür sehr gut. In dem Tool legen Sie für Ihre Teams individuell die Budgets fest und Spendesk gibt nach erfolgreicher Budgetüberprüfung die Transaktion frei.
