Spend Management Software: Die 7 besten Tools für 2023
Viele Unternehmen setzen auf eine Spend Management Software, um ihre Ausgaben geordnet zu dokumentieren und jederzeit darauf zugreifen zu können. Das ist vor allem für Betriebe hilfreich, bei denen viele verschiedene Posten und Mitarbeiter:innen Ausgaben verursachen – beispielsweise, weil sie auf Reisen sind. In diesem Artikel stellen wir Ihnen sieben Tools vor, mit denen Sie Ihre Ausgaben tracken und auch analysieren können.
Was gibt es für Spend Management Softwares?
Bevor wir auf die Tools genauer eingehen, hilft eine Einordnung der Begrifflichkeiten. In der Praxis wird eine Spend Management Software auch als Expense Management Software oder Ausgabenmanagementlösung bezeichnet. Zwar gibt es hier und da marginale Unterschiede im Leistungsumfang – im Kern meinen aber alle Softwares dasselbe.
Auf dem Markt gibt es daher unter unterschiedlichen Bezeichnungen dutzende Anbieter, mit denen Sie Ihre Ausgaben sowohl erfassen, als auch analysieren können. Alle vorzustellen, würde den Rahmen sprengen. Sie lernen daher sieben Spend Management Softwares kennen, die eine gute Bandbreite aller Lösungen abdecken. Günstige Softwares, teure Tools, Lösungen für das reine Management, Lösungen für die Analyse der Ausgaben – für jeden Anwendungsfall ist etwas dabei.
Die 7 besten Spend Management Softwares 2023 im Vergleich
Sie finden in der Tabelle eine Kurzübersicht aller sieben vorgestellten Tools, die wir Ihnen im weiteren Verlauf des Artikels im Detail vorstellen. Die Liste erhebt keinen Vollständigkeitsanspruch und ist auch nicht nach Leistungsumfang oder Ähnlichem geordnet.
Welche Software letztlich für Sie die beste Lösung ist, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Viele der Anbieter bieten kostenlose Testversionen oder geführte Demos an – nutzen Sie diese, um die für Ihre Zwecke am besten passende Spend Management Software zu finden.
| Software | Features | Vorteile |
|---|---|---|
| Agicap Kostenlos testen |
[Cash-Management-Software](https://agicap.com/de/artikel/cash-management-software/), die Liquiditätsverwaltung mit Spend Management kombiniert, sodass Unternehmen ihre Ausgaben und Liquidität im Blick behalten können, Fokus auf Reportings und Analysen der Ausgaben (und Einnahmen) | Automatische Kategorisierung von Ausgaben Liquiditätsprognosen Szenario-Analysen zentrales Dashboard zur besseren Übersicht maßgeschneiderte Pakete für verschiedene Unternehmensgrößen |
| Expensify | Ausgabenmanagementlösung, die es Unternehmen einfacher machen soll, Belege zu erfassen und Geschäftsausgaben zu verwalten | One-Click-Ausgabenerfassungy Integration mit Buchhaltungstools benutzerdefinierte Ausgabenreportings automatisierte Genehmigungsworkflows mobile App |
| Spendesk | Ausgabenkarten in Kombination mit einfach zu bedienender Spend Management Software, dadurch verbesserte Ausgabenkontrolle und Berichterstattung | Virtuelle und physische Karten für Mitarbeiter:innen Echtzeit-Überwachung von Ausgaben benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows Integration mit Buchhaltungssystemen Compliance-Berücksichtigung |
| Rydoo | Reise- und Ausgabenmanagement-Tool, das den Prozess von der Buchung bis zur Rückerstattung der Ausgaben an Mitarbeiter:innen vereinfacht | Digitale Belegerfassung und -sammlung Echtzeit-Ausgabenüberwachung Integration mit Buchhaltungstools Compliance-Berücksichtigung mobiler Zugriff mehrsprachiger Support |
| Zoho Expense | Spend Management Software als Teil einer großen ERP-Suite, die den gesamten Prozess von Ausgabenerfassung bis -analyse umfasst | Intuitive Belegerfassung mehrstufige Genehmigungsprozesse Integration mit Buchhaltung und Banking anpassbare Reportings und Analysen mobile App |
| Pleo | Unternehmenskarten mit integrierter Spend Management Software, die das Ausgabenmanagement für alle Beteiligten vereinfacht | Echtzeit-Tracking aller Transaktionen automatische Belegerfassung spezifische Ausgabenlimits Integration mit Buchhaltungssoftware mobile App |
| SAP Concur | Integrierte Software für Ausgabenmanagement, die volle Sichtbarkeit und Kontrolle über Unternehmensausgaben bietet, vor allem für Konzerne interessant | Vollständige Integration mit SAP-Systemen automatisierte Rechnungsverarbeitung mobile Belegübermittlung benutzerdefinierte Compliance-Regeln umfassende Berichtsfunktionen |
Die 7 besten Softwares für Ausgabenmanagement vorgestellt
Agicap
Agicap ist ein Cash- und Spend-Management-Tool, das vom gleichnamigen Anbieter aus Berlin am Markt etabliert wurde. Der Fokus der Software liegt auf Liquiditätsverwaltung und -analyse. Zudem bietet die Software Funktionen im Debitoren- und Kreditorenmanagement.
Wenn Sie Ihre Ausgaben effizient verwalten und tracken, Kategorien überwachen und Ihre Liquidität überwachen möchten, ist Agicap mit diesen Funktionen genau das richtige Tool für Sie:
- Anbindung von über 150 Finanztools und 3.000 Bankkonten zur Synchronisierung aller Ausgaben und Einnahmen
- tagesaktuelle Überwachung aller Zahlungsströme inklusive automatisiertem Mahnwesen
- Zentrales Dashboard für Ausgabenberichte und -analysen
- Umfangreiche Szenario-Analysen
Agicap lässt sich in einer Demoversion kostenlos testen. Vorgefertigte Preise gibt es nicht: Alle Pakete werden individuell zusammengestellt und bepreist.
Expensify
Expensify ist eine in den USA ansässige und global angebotene Spend Management Software, die sich durch „One-Click-Ausgabenerfassung“ und die einfache Integration mit dutzenden Buchhaltungstools auszeichnet. Mit Expensify können Sie sämtliche Ausgaben verfolgen, benutzerdefinierte Reportings und Spesenabrechnungen erstellen und automatisierte Genehmigungsworkflows einrichten.
Wer Expensify nutzen möchte, kann das in der kostenlosen Version machen. Sobald Sie aber tiefergehende Analysen machen möchten, müssen Sie zusätzliche Features hinzubuchen – die Preisstruktur ist modular aufgebaut.
Spendesk
Spendesk kombiniert Ausgabenkarten für jede:n Mitarbeiter:in mit einem nutzerfreundlichen Software-Tool, um den gesamten Ausgabenprozess zu vereinfachen und zu digitalisieren. Mit virtuellen und physischen Karten, der Echtzeit-Überwachung von Ausgaben und benutzerdefinierten Genehmigungsworkflows bietet die deutsche Spend Management Software eine umfassende Lösung für Sie, wenn Sie Ihr Ausgabenmanagement smarter gestalten möchten.
Wenn Sie Spendesk für Ihr Spend Management einsetzen möchte, können Sie aus drei Plänen (Starter, Essentials, Scale) wählen. Die Preise gibt es nach einer Demo nur auf Anfrage.
Rydoo
Rydoo ist eine Spend Management Software, die mit intuitiver Oberfläche punkten kann. Zu den Funktionen zählen unter anderem eine digitale Belegerfassung, die Überwachung aller Ausgaben in Echtzeit und die Integration zahlreicher Finanz- und Buchhaltungssoftwares. Zudem bietet der Anbieter eine mobile App an.
Die Software ist ab 8 Euro in der Essentials-Version pro Monat pro Nutzer:in erhältlich.
Zoho Expense
Zoho Expense ist eine Tool-Ausprägung der Zoho Suite, die wiederum ein ganzheitliches ERP-System abbildet. Innerhalb dieses Kosmos ist Zoho Expense die Expense und Spend Management Software, mit der Sie sämtliche Ausgaben erfassen, verfolgen und analysieren können. Außerdem lassen sich andere Tool sowie Bankkonten in die Software integrieren, die auch eine mobile App bietet.
Die Preise für Zoho Expense liegen bei mindestens 3 Euro pro Monat pro Nutzer:in – selbst die teure Enterprise-Version ist mit 8 Euro pro User:in pro Monat verhältnismäßig günstig.
Pleo
Pleo ist als Business Spend Management Software bekannt für seine Firmenkarten mit verknüpfter Software, die das Ausgabenmanagement für alle Beteiligten vereinfacht. Mit Echtzeit-Transaktionsbenachrichtigungen, automatischer Belegerfassung und personenspezifischen Ausgabenlimits bietet Pleo eine innovative Lösung für die Abwicklung und auch Kontrolle sämtlicher Ausgaben in Ihrem Unternehmen.
Das Besondere: Im Paket „Starter“ können Sie die Software und Firmenkarten bereits komplett kostenlos nutzen. Wer mehr möchte, muss zwischen 39 und 79 Euro pro Monat zahlen. Pleo lässt sich zuvor kostenlos testen (Paket „Essential“) oder in einer Demo kennenlernen (Paket „Advanced“).
SAP Concur
Der Name SAP dürfte beinahe allen ein Begriff sein, die sich mit ERP-Software auseinandersetzen. Mit SAP Concur bietet das deutsche IT-Unternehmen auch eine Spend Management Software an, die das Ausgabenmanagement vereinfachen soll. Rechnungen werden vom System automatisiert verarbeitet, über die Funktionen wie Concur Expense, Travel und weitere werden verschiedene Bereiche im Spend Management abgedeckt.
SAP Concur können Sie in einer kostenlosen Demoversion testen, Angaben zu den Preisen macht der Anbieter nicht.
Was versteht man unter Spend Management?
Spend Management steht für die ganzheitliche Verwaltung, Kontrolle und Optimierung der Ausgaben eines Unternehmens. Das schließt alle Prozesse ein, die mit dem Einkauf von Produkten und Dienstleistungen verbunden sind – von der Anforderung über die Genehmigung bis hin zur Bezahlung und Analyse der Daten. Es fallen allerdings nicht nur klassische Kosten wie solche für Waren oder die Gebäudemiete in den Definitionsbereich – auch beispielsweise Reisekosten oder andere Ausgaben, die Mitarbeiter:innen tätigen, zählen dazu.
Spend Management zielt in diesem Rahmen darauf ab, die Effizienz der verknüpften Prozesse zu steigern, Kosten zu senken, die Compliance zu gewährleisten und die Transparenz über die Unternehmensausgaben zu erhöhen.
Da Verantwortliche mit manuellen Prozessen dabei oft an ihre Grenzen stoßen, kommen passende Softwarelösungen wie die, die wir Ihnen vorgestellt haben, zum Einsatz.
Spend Management vs. Expense Management Software
Spend Management und Expense Management Software werden oft synonym verwendet – auch von Softwareanbietenden. Streng genommen haben sie jedoch leichte Unterschiede.
Expense Management legt den Schwerpunkt auf die Verarbeitung und Kontrolle von Mitarbeiterausgaben wie Reisekosten und Spesen. Spend Management hingegen umfasst die ganzheitliche Verwaltung aller Ausgaben.
In der Praxis überlappen sich diese Bereiche häufig, weshalb beide Begriffe austauschbar im Softwarebereich eingesetzt werden.
Spend Management Software: SaaS oder On-Premise?
Sie können Ihre Spend Management Software als SaaS- (Software as a Service) oder On-Premise-Lösung implementieren. Beide Ansätze haben ihre eigenen Vor- und Nachteile:
- SaaS: Bei der SaaS-Variante wird die Software online von Ihrem Anbietenden gehostet und bereitgestellt. Die Vorteile liegen in der schnellen Implementierung, niedrigeren Kosten und der Möglichkeit, jederzeit und überall Zugriff zu haben. Der große Nachteil: Sie brauchen jederzeit eine stabile Internetverbindung – zudem ist eine SaaS-Lösung aus Datenschutzsicht nicht immer unbedenklich.
- On-Premise: On-Premise-Lösungen werden auf Ihren eigenen Servern gehostet. Das gibt Ihnen mehr Kontrolle und Raum für Personalisierung – gleichzeitig ist der Aufwand (Anfangsinvestition, Wartungsaufwand, Implementierungszeit) deutlich höher.
Fazit: Business Spend Management Software zur besseren Übersicht
Ob Sie sich für eine der vielen verfügbaren Cloud- und damit SaaS-Lösungen oder eine On-Premise-Software entscheiden: Alle bieten im Normalfall ähnliche Funktionen, die Sie beim Management Ihrer Ausgaben unterstützen.
Wer einen Schritt weitergehen will und nicht nur seine Ausgaben tracken, sondern auch umfassend zur Liquiditätsplanung analysieren möchte, sollte auf ein Tool wie Agicap zurückgreifen. Es eignet sich als Ergänzung neben einer klassischen Spend Management Software ideal – probieren Sie es selbst 30 Tage lang kostenlos aus!
