Expense Management Software: Die 5 besten Tools für 2023
Eine Expense Management Software hilft Ihnen dabei, Spesen und Ausgaben zu tracken und so sämtliche Geschäftsausgaben effizient im Überblick zu behalten. In den meisten Fällen wird eine solche Software speziell für Reisekosten eingesetzt, die Funktionen reichen aber oft auch darüber hinaus. Wir stellen Ihnen fünf Expense Management Tools genauer vor.
Die 5 besten Expense Management Softwares 2023 im Vergleich
Sie kennen die Situationen: Unterwegs fallen Ausgaben an, Belege kommen bei verschiedenen Mitarbeiter:innen an, der Überblick über die Ausgaben fällt schwer. Genau dafür gibt es Expense Management Softwares – sie erleichtern alle genannten Prozesse auf digitale Art und Weise.
Wir stellen Ihnen in der folgenden Tabelle fünf Anbieter aus diesem Bereich vor, auf die wir später detaillierter eingehen. Wichtig zu wissen: Die Tabelle ist kein Ranking.
| Software | Features | Vorteile |
|---|---|---|
| Agicap Kostenlos testen |
Liquiditätsmanagement-Tool, das auch Ausgabenmanagement umfasst, speziell für KMU und schnell wachsende, auch größere Unternehmen | Echtzeit-Liquiditätsübersicht automatische Kategorisierung von Ausgaben Integration mit Buchhaltungssystemen und weiteren Tools sowie Bankkonten Budgetierung und Prognose |
| Zoho Expense | Klassische Travel and Expense Management Software, die den gesamten Prozess von Erfassung bis Genehmigung von Rechnungen abdeckt | Mobile Belegerfassung automatische Belegzuordnung integrierte Reisekostenerstattung Analyse- und Berichtstools |
| Expensify | Cloud Expense Management Software, die sich an Unternehmen jeder Größe richtet, englischsprachig | SmartScan-Technologie zur Belegerfassung automatisierte Genehmigungsabläufe Integration mit verschiedenen Buchhaltungs- und ERP-Systemen benutzerdefinierte Workflows |
| Circula | Deutsches Expense Management Tool für Reisekosten- und Belegabrechnung kompatibel mit verschiedenen Buchhaltungsstandards |
Mobile App zur Belegerfassung Compliance-Checks einfache Integration mit bestehenden Systemen |
| Rydoo | Ausgabentool, das den gesamten Prozess von Einreichung bis zur Buchung umfasst und digital optimiert | Automatisierte Belegerkennung KI zur Ausgabenkategorisierung Echtzeit-Budgetüberwachung Compliance-Monitoring umfassende Integrationen möglich |
Die 5 besten Expense Management Tools vorgestellt
Agicap
Agicap ist ein in Berlin ansässiges Unternehmen, das die gleichnamige Cash-Management-Software entwickelt hat. Das Tool deckt in einem seiner drei Hauptbestandteile auch das Ausgabenmanagement ab. Mit Agicap können Unternehmen jeder Größe ihre Liquidität im Auge behalten und Ausgaben effizient verwalten.
Das Expense Management Tool ist vor allem für Controller:innen interessant, die damit beauftragt sind, Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Folgende Funktionen im Ausgabenmanagement hat Agicap:
- Integration von mehr als 150 Systemen wie lexoffice, DATEV und SAP – so sind alle Zahlungsströme zentral an einem Ort verfügbar
- Automatische Kategorisierung von Ausgaben
- Liquiditätsprognosen und Szenario-Analysen auf Basis der gesammelten Daten
- Echtzeit-Übersichten auf zentralen Dashboards für schnelle Entscheidungsfindung und Einsicht zu jederzeit von überall aus
- Agicap ist in einer kostenlosen Demoversion verfügbar. Der Preis der kostenpflichtigen Pakete basiert anschließend auf Ihren individuellen Anforderungen und wird separat berechnet.
Zoho Expense
Zoho Expense ist eine Expense Management Software der klassischen Art und Teil der übergeordneten und umfangreichen Zoho Suite, zu der mehrere Tools für Buchhaltung, CRM und weitere gehören.
Mit der Software automatisieren Sie den gesamten Prozess von der Belegerfassung bis zur Genehmigung und integrieren nahtlos auch weitere Finanzsysteme. Zoho Expense ist zudem als mobile App verfügbar, wodurch Mitarbeiter:innen beispielsweise während Geschäftsreise Belege einfach übermitteln und verwalten können.
Die Preise von Zoho Expense, das sich an Unternehmen jeder Größe richtet, variieren und liegen je nach gewähltem Plan zwischen 3 und 8 Euro pro Monat und Nutzer:in. Zudem gibt es eine dauerhaft kostenlose Version, die allerdings im Leistungsumfang stark begrenzt ist.
Expensify
Expensify ist ein englischsprachiges Expense Management Tool. Das gleichnamige Unternehmen mit Hauptsitz in Oregon (USA) hat sein Tool mit einer „SmartScan-Technologie“ zur Belegerkennung und automatisierten Workflows ausgestattet. Damit reduzieren Sie die Zeit für die Ausgabenverwaltung erheblich.
Zu den weiteren Funktionen gehören individualisierbare Genehmigungsprozesse, Integration mit gängigen Buchhaltungs- und ERP-Systemen sowie Echtzeit-Überwachung und Kontrolle. Expensify ist wie Zoho Expense in einer Grundversion kostenlos erhältlich. Darüber hinaus richtet sich der Preis an den in Anspruch genommenen Funktionen.
Circula
Nach Agicap ist Circula die zweite in Berlin ansässige Expense Management Software in unserer Liste. Die Lösung für Reisekosten- und Belegabrechnung passt sich an lokale Buchhaltungsstandards an und bietet ein einfaches und transparentes System zur Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben.
Mit einer Mobile App zur Belegerfassung, Compliance-Checks sowie der Integration mit bestehenden Buchhaltungssystemen (u.a. DATEV, Personio, SAP) ermöglicht Circula eine einfache Verwaltung und Überwachung aller im Unternehmensalltag anfallenden Ausgaben.
Die Kosten der GoBD- und DSGVO-konformen Software, die in Deutschland gehostet wird, liegen je nach Plan zwischen 8 und 14 Euro pro Lizenz pro Monat bei jährlicher Zahlung. Sie können die Ausgabenmanagement-Lösung kostenlos testen.
Rydoo
Rydoo ist ein weltweit vertriebenes Expense Management Tool mit Niederlassungen in sieben Ländern und Hauptsitz im belgischen Mechelen. Mit der Software wickeln Sie den gesamten Ausgabenprozess von der Einreichung bis zur Buchung ab und können diesen digital optimieren.
Das moderne Tool für Spesenmanagement punktet mit einer intuitiven und benutzerfreundlichen Plattform und beinhaltet Funktionen wie Easy Scan (automatische Belegerfassung), KI-gesteuerte Ausgabenkategorisierung, Echtzeit-Budgetüberwachung, Compliance-Monitoring und umfassende Integrationen mit anderen Apps und Systemen.
Rydoo kostet in der Basisversion 8 Euro pro Monat pro Nutzer:in bei jährlicher Abrechnung. Den größeren Plan erhalten Sie für 10 Euro, der Enterprise-Plan ist nur auf Anfrage verfügbar.
Was ist eine Corporate Expense Management Software?
Mit einer Expense Management Software haben Sie ein Tool an der Hand, das bei der Organisation geschäftlicher Ausgaben hilft. Oft wird in diesem Kontext auch von Spend Management Software gesprochen, mit der Sie alle monetären Zahlungsausgänge im Blick haben – dazu zählen etwa Reisekosten oder Ausgaben für den Bürobedarf.
Welche Funktionen hat eine Expense Tracking Software?
Eine Expense Management Software, auch Expense Tracking Software genannt, verfolgt in erster Linie das Ziel der Automatisierung. Mit einem solchen Tool sparen Sie sich das manuelle Sammeln von Belegen und Ausführungen von Überweisungen.
Zu den Hauptfunktionen zählen:
- Mitarbeiter:innen können Belege und Rechnungen erfassen und direkt im System hochladen
- Genehmigungsprozesse lassen sich individuell anpassen und integrieren
- Das Tool lässt sich beziehungsweise integriert selbst andere Tools wie Buchhaltungssysteme und Lohnabrechnungssoftware
- Analysen und Reportings auf Basis der Ausgaben lassen sich erstellen, um beispielsweise den Überblick über die Liquidität zu wahren
- Eine mobile Version ermöglicht die Abwicklung aller Prozesse auch von unterwegs
Gibt es einen Unterschied zwischen Enterprise Expense Management Software und Accounting Software?
Eine Accounting Software – auch Buchhaltungssoftware genannt – umfasst meist nochmals mehr Bereiche und hat ausgereiftere Funktionen als eine reine Expense Management Software.
Während sich letztere vor allem auf die Ausgaben (expenses) konzentriert, wickeln Sie mit einer Account Software auch Einnahmen und größtenteils auch die Kommunikation mit Steuerberater:innen und dem Finanzamt ab.
Fazit: Expense Management Tools helfen bei der Ausgabenübersicht
Wenn Mitarbeiter:innen unterwegs sind und dabei Kosten verursachen, Angestellte über verschiedene Wege für das Unternehmen einkaufen oder Lieferantenrechnungen ankommen, ist eines wichtig: sie müssen korrekt erfasst und verbucht werden. Dabei hilft eine Expense Management Software.
Im Idealfall bietet sie zudem eine Liquiditätsübersicht an – so wissen Sie, ob Sie sich auch künftig diese Ausgaben leisten können. Eines der vorgestellten Tools, das das kann, ist Agicap. Probieren Sie die Expense Management Software noch heute kostenlos aus!
