Wie Sie Ihre Buchhaltung effizient automatisieren können

Die Rolle von Finance Teams ändert sich. Traditionell haben Finance Teams in KMUs - Buchhalter, Finanzmanager und CFOs - ihre Rolle in erster Linie als Kontroll- und Compliance-Instanz gesehen. Sie prüften, ob die Bücher jedes Quartal ausgeglichen waren, und sorgten für die Einhaltung der Vorschriften der Finanzbehörden. Sprich: Control und Compliance. Doch die Welt verändert sich: Die Geschäftszyklen beschleunigen sich, immer mehr Unternehmensdienstleistungen werden in die Cloud verlagert, und die Arbeitswelt wird zunehmend digital. Doch wie sollten Sie die Buchhaltung automatisieren?

Buchhaltung automatisieren: Eine Herausforderung für Finance Teams

Um mithalten zu können, müssen sich Finance Teams anpassen. Die modernsten Finance Teams übernehmen neben ihren traditionellen Aufgaben immer mehr Funktionen im Tagesgeschäft ihres Unternehmens.

Sie tun dies, indem sie genaue und aktuelle Finanzinformationen erstellen und diese den relevanten Stakeholdern zur Verfügung stellen. Diese Stakeholder - z. B. Marketing-, Vertriebs- und Produktabteilungen können diese Informationen benutzen, um werterschöpfendere Entscheidungen zu treffen.

Diese Stakeholder sind dem Markt am nahesten - nicht die Buchhalter selbst - und sollten daher sowohl die Verantwortung als auch die Möglichkeit erhalten, bessere Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Geschäftsinformationen zu treffen.

Die zwei Säulen der automatisierten Buchhaltung

Hier gibt es zwei wichtige Säulen: Die erste ist ein schnellerer Abschluss, die zweite ist mehr Transparenz.

Schnellerer Abschluss

In traditionellen Unternehmen werden die Abschlüsse monatlich oder vierteljährlich erstellt. Monatsabschlüsse werden allerdings des Öfteren erst zwei Wochen nach Beginn des neuen Monats erstellt. Vierteljährliche Abschlüsse dauern manchmal sogar noch länger. Warum ist dies der Fall?

Die Antwort ist, viele Finance Teams kleiner und mittlerer Unternehmen in Deutschland können einfach nicht schneller arbeiten. Und die Hauptursache für diese Langsamkeit sind oft analoge, papierbasierte Prozesse.

Beispielprozess: Rechnungsmanagement nach alter Schule

Nehmen wir einen zentralen Finanzprozess unter die Lupe: den Prozess des Rechnungsmanagements. Dieser Prozess, der manchmal auch als "Purchase to Pay"-Prozess bezeichnet wird, ist der Ablauf, bei dem Unternehmen Waren oder Dienstleistungen bestellen. Er umfasst wie sie die Rechnungen verarbeiten, und wie sie die Transaktionen bezahlen und buchen.

Für viele Unternehmen in Deutschland ist dieser Prozess immer noch papierbasiert. Die Rechnungen gehen per Post ein. Anschließend werden Rechungsfreigaben mit Mappen eingesammelt. Nach der Rechnungsfreigabe werden die Zahlungen manuell ausgelöst. Und schließlich werden die Transaktionen manuell in der Buchhaltungssoftware gebucht.

Dieser Prozess kann sich über einen langen Zeitraum hinziehen. Im Schnitt benötigen KMUs laut Candis in Deutschland im Durchschnitt 12 Tage zwischen Rechnungseingang und Rechnungsfreigabe. Und das ist nur ein Schritt im Prozess.

Das Endergebnis ist, dass Finance Teams, selbst wenn sie schneller abschließen wollten, dies einfach nicht können. Die Prozesse dauern einfach zu lange. Ohne schnelle Abschlüsse kann das Finance Team die wichtigen Daten dann nicht weitergeben.

Mehr Transparenz

Daten müssen nicht nur schnell und akkurat sein, sondern auch für die internen Stakeholder zugänglich, d.h. transparent, sein. Um interne Finanzdaten transparenter zu machen, sind zwei Veränderungen erforderlich, eine in der Denkweise und die andere in der Form.

Die Veränderung in der Denkweise besteht darin, dass man den Mitarbeitern zutrauen muss, interne Finanzdaten nutzen zu können.

Dies steht im Gegensatz zu der Mentalität in traditionellen und hierarchischen Unternehmen, dass Finanzdaten zu komplex sind, um sie "normalen" Mitarbeitern anzuvertrauen. Aber ganz ehrlich: wenn Sie Ihren Mitarbeitern keine Finanzdaten anvertrauen können, haben Sie die falschen Mitarbeiter eingestellt.

Die zweite Veränderung betrifft die Form. Finanzberichte können für Nicht-Buchhalter verwirrend sein. Endlose Zahlenreihen, unentzifferbare Akronyme und keine offensichtliche Struktur: es ist nicht hilfreich, Ihren Mitarbeitern die Finanzdaten einfach in den Schoß zu legen. Stattdessen sollten die Daten in einem einfachen, leicht anzupassenden Format zur Verfügung gestellt werden.

Schnelle Abschlüsse + mehr Transparenz

Werden schnelle Abschlüsse mit mehr Transparenz kombiniert, kann man sich eine Welt vorstellen, in der die genauesten Geschäftsdaten, auch etwa zur aktuellen Liquiditätssituation, nahezu in Echtzeit von denjenigen abgerufen werden können, die sie benötigen. Dies ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung und letztlich eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen wachsen können.

Wie Sie ans Ziel kommen

Es gibt keine Einheitslösung für alle. Jedes Finance Team ist anders, und jede Organisation ist anders. Es gibt jedoch einige Schlüsselelemente, die man im Auge behalten sollte.

• Digitalisierung: Die Finanzabteilungen müssen genauso digitalisiert werden wie der Rest des Unternehmens. Die Digitalisierung ist nicht mehr nur etwas für die Marketingabteilung.
• Automatisierung: Finance Teams sollten die Automatisierung als ein Mittel zum Zweck sehen: und zwar, als eine Möglichkeit, weniger Zeit mit manuellen Aufgaben zu verbringen.
• Die Cloud: Immer mehr Unternehmensdienste werden in die Cloud verlagert. Cloud-Software birgt Risiken in Form von Datensicherheit. Sie bietet aber auch eine Vielzahl von Vorteilen, wie z. B. den Zugang zu Plattformen, die von überall aus zugänglich sind, und kontinuierliche Upgrades.

Fazit: Wie Sie die Buchhaltung am besten automatisieren

Die Welt wird immer schneller und komplexer, und die Finance Teams müssen mit ihr Schritt halten. Das bedeutet, dass Finanzteams sich von einer reinen Compliance- und Controlling-Mentalität zu einer geschäftsfördernden Rolle wandeln müssen.

Sie können dies erreichen, indem sie ihren Organisationen genaue, relevante Finanzdaten im Rechnungsmanagement zur Verfügung stellen, die Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Alles, was dazu nötig ist, sind schnellere Abschlüsse, mehr Transparenz und eine Software, wie z.B. CANDIS, die Sie auf dem Weg dorthin unterstützt.