Spesenmanagement: Effiziente Verfahren für Ausgabenverwaltung

Spesenmanagement mag für manche nach einem langwierigen und komplizierten Prozess klingen – ohne die richtige Struktur kann der Prozess genauso ablaufen. Wer jedoch eine effektive und strukturierte Ausgabenverwaltung etabliert, erledigt sein Spesenmanagement einfach und digital. Gerade in einem dynamischen Geschäftsumfeld, in dem jeder Cent zählt, spielt eine transparente und effiziente Handhabung der Ausgaben eine entscheidende Rolle. Dies ist nicht nur für die Buchhaltung, sondern auch für die Liquiditätsplanung von großer Bedeutung. In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles rund ums Spesenmanagement und die Ausgabenverwaltung.

Definition: Was ist Spesenmanagement?

Spesenmanagement, oft wird auch das Synonym Ausgabenverwaltung verwendet, bezeichnet den Prozess der Erfassung, Überprüfung und Rückerstattung von betrieblichen Ausgaben, die von Mitarbeiter:innen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit anfallen und getätigt werden.

Oft handelt es sich dabei um Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand und Fortbildungen. Es zählen aber auch kleinere oder größere Anschaffungen für das Büro in die Kategorie – vereinfacht gesagt alles, was Angestellte selbst für das Unternehmen kaufen.

Die Hauptaufgabe des Spesenmanagements besteht darin, diese Ausgaben transparent und nachvollziehbar zu verwalten. Das stellt sicher, dass alle Ausgaben legitim sind, korrekt dokumentiert werden und sowohl für steuerliche Zwecke als auch zur Erstattung an den oder die Mitarbeiter:in korrekt behandelt werden.

Ausgabenverwaltung: Geld verwalten leicht gemacht

Auf den ersten Blick wirkt das Abwickeln der Spesen wie ein einfacher Prozess, der nicht viel Überlegung erfordert – das mag gerade für kleinere Unternehmen zu Beginn der Geschäftstätigkeit auch zutreffen. Sobald jedoch mehr Mitarbeiter:innen ins Unternehmen kommen und Ausgaben tätigen, wird es komplizierter.

Spesenmanagement ist übergeordnet in erster Linie eine Frage der Ordnung, vor allem aber hat es direkte finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen. Wer beispielsweise keinen Überblick darüber hat, wann welche Angestellten wofür das Unternehmenskapital ausgeben, läuft schnell Gefahr, dass unverhältnismäßig viel – möglicherweise sogar missbräuchlich – ausgegeben wird.

Ein effizientes Spesenmanagement ermöglicht es Unternehmen daher, ihre Ausgaben transparent zu halten und sicherzustellen, dass kein Geld durch ineffiziente Prozesse oder gar Betrug verloren geht.

Mitarbeiter:innen, die regelmäßig geschäftlich unterwegs sind oder in irgendeiner Form betriebliche Ausgaben haben, müssen in der Regel einen Spesenbericht anfertigen. Ohne ein geordnetes System wird das schnell zu einem bürokratischen Alptraum – Fehler, verspätete oder gar nicht erstattete Beträge und unnötige Diskussionen sind dann an der Tagesordnung. Außerdem wird es für die Buchhaltung zur Herausforderung, den Überblick über die vielen Belege und Anforderungen zu behalten.

Ein weiterer Aspekt, der für ein geordnetes Spesenmanagement spricht: Es geht nicht immer um die reine Abwicklung – sondern auch um Einsparpotenziale. Eine transparente Ausgabenverwaltung kann dabei helfen, potenzielle Einsparungen zu erkennen, indem beispielsweise häufige oder hohe Ausgaben identifiziert und überprüft werden. Sie bietet auch die Möglichkeit, die „Ausgabengewohnheiten“ der Mitarbeiter:innen (und des Unternehmens an sich) besser zu verstehen und gegebenenfalls zu optimieren.

Herausforderungen beim Spesenmanagement

Das Etablieren eines effektiven und transparenten Spesenmanagements ist mit den richtigen Systemen – dazu später mehr – keine allzu große Herausforderung. Dennoch gilt es, einige Hürden und Herausforderungen zu beachten:

• Belegführung: Das Sammeln und Aufbewahren von Belegen kann kompliziert sein. Physische Belege können leicht verloren gehen, die Aufbewahrung nimmt – vor allem bei einer großen Belegschaft – viel Platz ein. Digitales Spesenmanagement schafft hier Abhilfe.
• Zuordnung: Das korrekte Zuweisen von Ausgaben zu bestimmten Kostenstellen oder Projekten erfordert klare Richtlinien, um Verwirrung und Fehler zu vermeiden.
• Verzögerungen: Das Warten auf Erstattungen kann für Mitarbeiter:innen frustrierend sein und deren Zufriedenheit beeinträchtigen – hier sind Firmenkarten eine Überlegung wert. Gleichzeitig kann das Unternehmen durch verspätete Abrechnungen finanzielle Nachteile haben.
• Möglichkeit von Betrug: Ohne klare Kontrollmechanismen können Angestellte das Spesenmanagement-System ausnutzen und auch private Ausgaben tätigen – umso wichtiger sind klare Richtlinien und Kontrollen.

Digitales Spesenmanagement erleichtert den Prozess

Viele der Herausforderungen lassen sich mit einem digitalen, mobilen und cloudbasierten Spesenmanagement überwinden beziehungsweise die entsprechenden Risiken abmildern:

• Ende der Zettelwirtschaft: Mit digitalen Tools können Belege einfach fotografiert, dank OCR (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) erkannt und direkt im System gespeichert werden. Das verhindert den Verlust von Belegen und macht das Einreichen von Spesen schneller und einfacher.
• Automatisierung: Moderne Systeme können dank künstlicher Intelligenz Ausgaben automatisch bestimmten Kategorien oder Projekten zuordnen. Dies reduziert die manuellen Eingaben und minimiert Fehlerquellen.
• Schnelle Erstattungen: Ein digitaler Prozess kann die Zeit zwischen dem Einreichen von Spesen und deren Erstattung erheblich verkürzen – das wirkt sich positiv auf die Stimmung bei den Mitarbeiter:innen aus.
• Transparenz und Kontrolle: Mit digitalen Tools erhält die Finanzabteilung einen klaren Überblick über alle Ausgaben und kann Ungereimtheiten oder ungewöhnliche Ausgaben schnell erkennen.

Insgesamt führt die Digitalisierung des Spesenmanagements zu einer Effizienzsteigerung, Kostenreduktion und besseren Transparenz innerhalb des Unternehmens.

Cloudbasiertes und mobiles Spesenmanagement

Angestellte erwarten von ihren Arbeitgebern heute Flexibilität und Mobilität in allen Aspekten ihres Berufsalltags – cloudbasierte Spesenmanagement-Systeme erfüllen genau diese Erwartungen in der Ausgabenverwaltung. Es ist nicht mehr nötig, im Büro zu sein oder spezielle Software auf dem Firmencomputer zu haben. Ein Smartphone oder Tablet genügt in vielen Fällen.

Dies bietet nicht nur den Vorteil der Mobilität, sondern auch der Echtzeit-Verarbeitung. Belege können direkt nach Entstehung der Kosten erfasst werden, was das Risiko des Verlusts minimiert und die Genauigkeit der Erfassung erhöht. Und: Alle Daten werden zentral gespeichert und können von der Finanzabteilung und Buchhaltung jederzeit abgerufen werden.

Echtzeit-Einblick über alle Ausgaben

Für ein Unternehmen ist Transparenz im Finanzwesen entscheidend. Ein effizientes Spesenmanagement bietet genau das: einen sofortigen Überblick über alle laufenden und anstehenden Kosten. Digitale Tools ermöglichen es den Verantwortlichen, in Echtzeit zu sehen, wo und wann Geld ausgegeben wird. Das ist besonders wertvoll für die Liquiditätsplanung und kann helfen, Liquiditätsengpässe zu vermeiden oder frühzeitig zu erkennen.

Durch den Echtzeit-Einblick können Unternehmen auch kurzfristige finanzielle Entscheidungen treffen, die auf aktuellen Daten basieren. Es ist nicht mehr nötig, auf monatliche Reportings oder Kontoauszüge zu warten. Durch das digitale Erfassen von Spesen sind alle relevanten Informationen sofort verfügbar und können für Analysen, Berichte und Prognosen genutzt werden.

Genehmigung von Ausgaben und individuelle Freigaben

Gerade in größeren Unternehmen kann die Freigabe von Ausgaben ein kritischer Punkt im Spesenmanagement sein – wer darf was wo ausgeben? Digitale Lösungen bieten hier erhebliche Vorteile gegenüber analogen Prozessen. Sie ermöglichen es, Genehmigungsprozesse zu etablieren oder bereits vorher, beispielsweise beim Einsatz von Corporate Cards, Richtlinien und Budgets individuell festzulegen.

Das reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern stellt auch sicher, dass alle vorgegebenen Richtlinien eingehalten werden.

Spesenmanagement und Ausgabenverwaltung: Tools und Softwares

Alle genannten Vorzüge haben auch die meisten Unternehmen erkannt, entsprechend stark wächst der Markt für Spesenmanagement Software, Expense Management Software und Ausgabenmanagement Software – alles Synonyme für im Grunde dieselbe Softwarelösung.

Einige der bekanntesten Lösungen im Schnellüberblick:

• Expensify: Beliebtes Tool, sowohl für kleine Unternehmen als auch für Großkonzerne. Mit Expensify können Mitarbeiter:innen ihre Belege einfach scannen, das System erledigt den Rest – von der Kategorisierung bis zur Erstellung von Berichten.
• Concur: Ein Produkt von SAP, das sich besonders durch seine Integration in andere Unternehmenssysteme, allen voran natürlich sämtliche SAP-Ausprägungen, auszeichnet. Es bietet umfangreiche Funktionen für Reisekosten- und Spesenmanagement, inklusive Genehmigungsworkflows und Analysetools.
• Circula: Deutsche Spesenmanagement Software für die Reisekosten- und Belegabrechnung – inklusive mobiler App, Compliance-Checks und Integrationsmöglichkeiten in diverse andere Systeme.
• Agicap: Agicap ist primär für Liquiditätsmanagement bekannt, unterstützt Unternehmen also dabei, einen klaren Überblick über ihre Finanzen zu behalten. Die Integration von Spesendaten kann hierbei helfen, um jederzeit in Echtzeit eine präzise Liquiditätsplanung parat zu haben.

Welches Tool sich für welches Unternehmen am besten eignet, hängt immer von den individuellen Anforderungen ab. Neben den genannten Tools gibt es mit Rydoo, Zoho Expense, Pleo und vielen weiteren noch zahlreiche andere Software auf dem Markt.

Fazit: Ausgabenverwaltung im Unternehmen muss nicht komplex sein

Wenn Unternehmen wachsen, wird die Verwaltung von Ausgaben schnell komplex. Ein ausgefeiltes Spesenmanagement unter dem Einsatz der richtigen Tools kann hierbei Abhilfe schaffen. Durch einen klaren Echtzeit-Überblick wird nicht nur die Buchhaltung erleichtert – auch alle Mitarbeiter:innen freuen sich, wenn sie ihre Spesen einfach abrechnen und ihre Auslagen so schnell wie möglich zurückerhalten.

FAQ: Meistgestellte Fragen zum Spesenmanagement und der Ausgabenverwaltung

Was gehört alles zu den Spesen?

Spesen umfassen in der Regel alle Kosten, die einem oder einer Mitarbeiter:in im Rahmen des Berufsalltags entstehen. Dies beinhaltet unter anderem Reisekosten, Übernachtungskosten und alle anderen Ausgaben, die direkt mit der Arbeit in Verbindung stehen.

Wie berechnet man Spesen?

Die Berechnung von Spesen hängt von den internen Richtlinien eines Unternehmens und den steuerlichen Vorschriften ab – diese verändern sich immer wieder. In der Regel gibt es feste Sätze für bestimmte Ausgabentypen – beispielsweise Kilometerpauschalen für Fahrten mit dem eigenen Auto.

Wer zahlt die Spesenabrechnung?

In den meisten Unternehmen übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Spesenabrechnung, nachdem die Angestellten die entsprechenden Belege und einen Spesenbericht eingereicht haben. Alternativ kommen Firmenkreditkarten zum Einsatz, über die alles abgerechnet wird.

Ist der Chef verpflichtet, Spesen zu bezahlen?

Ja, in den meisten Ländern sind Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, die berufsbedingten Ausgaben ihrer Mitarbeiter:innen zu erstatten. Dabei immer Grundvoraussetzung: Die Spesen müssen im Rahmen der Unternehmensrichtlinien angefallen sein.