Der Cash Flow Forecast ist ein wichtiges Hilfsmittel zum Planen der Unternehmensaktivitäten und zum Treffen von wichtigen strategischen Entscheidungen, da er anzeigt, wie viel liquide Mittel ein Unternehmen in den kommenden Monaten zur Verfügung haben wird. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie man einen Cash Flow Forecast erstellt und wie moderne Tools Sie dabei unterstützen können, immer auf den Cent genau Ihre Liquidität zu kennen.
Cash Flow Forecast: Definition
Ein Cash Flow Forecast dient zur kurz- und langfristigen Prognose der ein- und ausgehenden Geldströme eines Unternehmens. Er hat das Ziel, Verantwortliche mit seiner Prognose bei strategischen Entscheidungen zu unterstützen und Liquiditätsengpässe zu vermeiden.
Unterschied Liquiditätsplanung & Cash Flow Planung
Im englischsprachigen Raum wird bei der Cash Flow Planung auch vom Cash Flow Statement gesprochen. „Forecasting cash flow statement“ bedeutet dann so viel wie Cash Flow Forecasting oder das Erstellen einer Cash Flow Prognose.
Die Cash Flow Planung ist eng mit der Liquiditätsplanung verwandt. Während der Cash Flow Flussgrößen darstellt, d.h. die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens, ist die Liquidität das verrechnete Ergebnis der ein- und ausgehenden Cash Flows. Überwiegen die ausgehenden Cash Flows in ihrer Gesamtgröße, ist die Liquidität negativ; sind die eingehenden Cash Flows höher als die ausgehenden, ist die Liquidität positiv.
Cash Flow Forecast in Excel mit Template
Allgemeine Vorgehensweise zur Erstellung einer Cash Flow Prognose
Häufig wird der Cash Flow Forecast anhand eines Template in Excel erstellt. Man generiert dazu eine Tabelle, bei der sämtliche Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt werden. Das erfolgt in den meisten Fällen auf Monatsbasis, d.h. alle Einnahmen und Ausgaben eines Monats werden in die Tabelle eingetragen.
Beispiele für Einnahmen sind:
- Kundenzahlungen
- Steuerrückerstattungen
- Subventionen
- Sonstige Einnahmen
Beispiel für Ausgaben sind:
- Personalgehälter und Löhne
- Kosten für Rohstoffe, Materialien und Waren
- Allgemeine Betriebskosten (Strom, Wasser, Heizung)
- Lizenz-/Abogebühren für Software
- Gebäudemieten
- Steuernachzahlungen
Anschließend werden diese Cash Flows miteinander verrechnet und ergeben entweder einen negativen oder positiven Monatsendsaldo. Der Monatsendsaldo ist dann der Anfangssaldo für den nächsten Monat, und wird dort mit sämtlichen Einnahmen und Ausgaben verrechnet. Durch dieses rollierende System entsteht zunächst eine Cash Flow Übersicht für die vergangenen Monate.
Trägt man für die kommenden Monate Schätzgrößen für die ein- und ausgehenden Cash Flows in die Tabelle ein, erhält man einen Cash Flow Forecast. Wie genau dieser ist, hängt davon ab, wie gut man die Cash Flows für die Zukunft abschätzen kann. Je genauer man sein Geschäft, den Markt und die Einflüsse auf das Unternehmen kennt, desto präzisere Cash Flow Prognosen lassen sich erstellen.
Arbeiten mit der Prognose
Beim Cash Flow Forecast handelt es sich um ein Werkzeug, mit dem man aktiv arbeiten kann. Trägt man die erwarteten zukünftigen Cash Flows in die Tabelle ein und berechnet die Monatsendsalden, lässt sich manchmal schon im Voraus erkennen, ob sich ein Liquiditätsengpass einstellt.
Vielleicht geht während der Sommermonate die Nachfrage zurück? Berücksichtigt man diesen Umstand in der Prognose, sieht man, ob man noch genügend Geld (sprich: Cash) zur Verfügung haben wird, um die laufenden Kosten während der Flaute zu decken. Das verschafft Verantwortlichen mehr Zeit, Lösungen zu finden, um einen eventuellen Liquiditätsengpass gar nicht erst entstehen zu lassen.
Im anderen Fall, wenn man mit hohen Liquiditätsüberschüssen rechnet, weil man in der kommenden Zeit sehr hohe Einnahmen erwartet, kann dies ebenfalls schon bei der frühzeitigen Planung helfen. Verantwortliche können damit besser günstige Zeitpunkte für Investitionen abschätzen und schon die Weichen stellen, damit das operative Geschäft sich optimal weiterentwickelt und das Unternehmen wächst.
Cash Flow Forecast Tool: Was sollte es können?
Excel als Forecasting Tool
In vielen Unternehmen wird Excel als Cash Flow Forecast Tool benutzt, weil es auf den Rechnern schon vorinstalliert ist und sich deshalb anbietet. Wenn Sie schon einmal einen Cash Flow Forecast per Excel-Template erstellt haben, haben Sie jedoch wahrscheinlich schon festgestellt, dass das eine komplexe Angelegenheit sein kann.
Die Komplexität steigt mit der Anzahl an ein- und ausgehenden Cash Flows. Haben Unternehmen mehrere Bankkonten, auf denen täglich zahlreiche Transaktionen stattfinden, stellt jede einzelne davon einen Cash Flow dar. Konsequenterweise müssten deshalb alle Transaktionen manuell in der Cash Flow Tabelle eingetragen werden, um ein absolut genaues Bild zu bekommen. Das ist sehr zeitaufwändig, weswegen die Cash Flow Planung von vielen Unternehmen vernachlässigt wird und deshalb nicht 100% genau ist.
Unternehmen verschenken bei dieser Vorgehensweise sehr viel Potenzial. Auf der einen Seite können Aufträge entgehen, weil man denkt, dass man nicht genügend Mittel zur Verfügung hat, um diese anzunehmen; auf der anderen Seite kann man sich durch einen ungenauen Überblick über die Liquidität in falscher Sicherheit wiegen, weil vielleicht weniger Mittel vorhanden sind als der Forecast aufzeigt. Die Gefahr für einen Liquiditätsengpass steigt.
Spezielle Cash Flow Forecast Tools
Mittlerweile gibt es Tools, die speziell zur Erstellung von Cash Flow Forecasts entwickelt wurden. Eines davon ist zum Beispiel Agicap. Indem es sich automatisch mit den Bankkonten des Unternehmens verbindet und von dort täglich alle Kontotransaktionen abruft, werden die Cash Flow Übersicht und der Forecast automatisch aktualisiert. Das Eintippen von Einnahmen und Ausgaben in eine Excel-Tabelle entfällt.
Da das Risiko für einen Liquiditätsengpass sinkt, wenn man die erwarteten Einnahmen und Ausgaben so genau wie möglich abschätzen kann, ist es sinnvoll, wenn man sämtliche relevanten Daten, die Einfluss auf den Cash Flow haben, in der Planung abbildet. Hier spielen moderne Cash Flow Forecast Tools ihre größte Stärke aus. Sie bieten nämlich die Möglichkeit, mit anderen Tools zu kommunizieren.
Tauscht das Cash Flow Tool zum Beispiel mit einem Rechnungsmanagement-Tool Daten aus, können so gleich automatisch die Fälligkeitsdaten aller Rechnungen in den Cash Flow Forecast übernommen werden, was einen noch genaueren Blick auf die zukünftige Liquidität erlaubt.
