Was gehört alles zu den laufenden Kosten?

In einem Unternehmen fallen zahlreiche laufende Kosten an. Für diese Kosten werden ausreichend liquide Mittel benötigt. Doch was sind laufende Kosten überhaupt? Und warum spielen sie so eine große Rolle? Hier ein Überblick.

Laufende Kosten einfach erklärt

Bestimmte Kosten fallen im Unternehmensalltag regelmäßig an. Und genau diese Kosten müssen finanziell gedeckt sein. Laufende Kosten sind also bestimmte Ausgaben, die immer wieder anfallen und notwendig sind, um den Betrieb aufrecht zu erhalten.

Laufende Kosten fallen übrigens nicht nur im Wirtschaftsleben an. Auch Privatpersonen müssen regelmäßig bestimmte Ausgaben tätigen. Das kann beispielsweise die Wohnungsmiete sein oder auch Versicherungsbeiträge. Und auch bei Kapitalanlagen spielen laufende Kosten bei der Berechnung der Rendite eine Rolle. Wer beispielsweise in Fonds investiert, muss auch Verwaltungsvergütungen, Transaktionskosten und weitere laufender Kosten aufbringen.

Warum laufende Kosten so wichtig für die Planung sind

Häufig werden auch Betriebskosten als laufende Kosten bezeichnet. Sie sind erforderlich, damit der operative Geschäftsbetrieb eines Unternehmens unterhalten werden kann.

Mit anderen Worten: Ein Unternehmen muss regelmäßig bestimmte Ausgaben tätigen. Und genau dafür werden liquide Mittel benötigt. Unternehmen müssen also bereits in der Liquiditätsplanung die laufenden Kosten berücksichtigen.

Bei der Finanzierung eines Unternehmens spielt das Kostenmanagement eine große Rolle. Nur, wenn klar ist, welche Kosten überhaupt anfallen, kann auch ermittelt werden, wie viel Geld ein Unternehmen flüssig haben muss.

Zielsetzung muss jedoch sein, dass die liquiden Mittel nicht nur knapp für die laufenden Kosten reichen, sondern auch beispielsweise Investitionen in neue Technologien finanziert werden können. Ein Unternehmen kann auf Dauer nur wettbewerbsfähig bleiben, wenn es auch in der Lage ist, Innovationen voranzutreiben. Hierfür sind Investitionen oft unerlässlich. Deshalb muss die Liquiditätsplanung über die laufenden Kosten hinausgehen.

Variable und fixe Kosten

Zu den laufenden Kosten zählen sowohl variable Kosten als auch Fixkosten. Doch worum geht es dabei noch einmal?

Kosten, die konstant innerhalb bestimmter Perioden anfallen und Bestandteil der Gesamtkosten des Unternehmens sind, werden als Fixkosten bezeichnet. Fixkosten fallen unabhängig von Bezugsgrößen an (z. B. Produktionsmenge). Ein typisches Beispiel ist hier die Miete: Wenn eine Produktionshalle gemietet wird, muss die monatliche Miete bezahlt werden – völlig unabhängig davon, ob gerade viel, gar nicht oder wenig produziert wird.

Ganz anders die variablen Kosten: Sie sind von bestimmten Bezugsgrößen abhängig und deshalb nicht unbedingt konstant. Ein typisches Beispiel ist hier der Verbrauch von Material: Wenn die Produktion erhöht wird, wird auch mehr Material verbraucht. Je nach Produktionsauslastung steigen also die Materialkosten.

Sowohl die variablen als auch die fixen Kosten fallen regelmäßig an. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über ausreichende Mittel verfügen, sowohl die variablen als auch fixen Kosten stemmen zu können.

Wenn laufende Kosten nicht gedeckt sind

In manch einem Unternehmen kann es zu Liquiditätsengpässen kommen. Kurzfristige Engpässe können häufig kompensiert werden. Doch wenn absehbar ist, dass ein Unternehmen Schwierigkeiten bekommt, die laufenden Kosten zu decken, dann ist das eine alarmierende Situation. Das Liquiditätsmanagement muss sicherstellen, dass die Zahlungsfähigkeit gewährleistet ist. Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung sind Gründe für die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens. Und dies gilt es zu vermeiden.

Laufende Kosten: Beispiele

Doch was zählt nun konkret zu den laufenden Kosten? Charakteristisch ist, dass es sich um Kosten handelt, die regelmäßig anfallen. Dazu gehören beispielsweise

• Lohn- und Gehaltskosten
• Mietkosten
• Stromkosten
• Energiekosten (wie Heizungskosten)
• Kosten für den Wasserverbrauch
• Materialkosten
• IT-Kosten
• Lizenzgebühren für Software
• Telefonkosten
• Kosten für Buchhaltung und Steuerberatung
• Vertriebskosten
• Werbekosten

Diese Beispielliste könnte noch beliebig verlängert werden. Es gibt also zahlreiche verschiedene Positionen, die zu den laufenden Kosten zählen können.

Was zählt denn dann nicht zu den laufenden Kosten?

Kosten die nicht regelmäßig anfallen, wie beispielsweise einmalige Ausgaben, werden nicht unter die laufenden Kosten gezählt. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine größere Investition tätigt, zählt dies nicht unbedingt zu den laufenden Kosten.

Laufende Kosten orientieren sich an individuellen Gegebenheiten

Die laufenden Kosten können je nach Branche, Unternehmensgröße und Rechtsform variieren. Ein Dienstleistungsunternehmen wird beispielsweise wesentlich weniger Materialkosten haben als ein Industrieunternehmen. Bei großen Unternehmen sind die Personalkosten ein wesentlicher Faktor –Soloselbstständige hingegen haben zwar keine Personalkosten für Mitarbeiter in dem Sinne, müssen jedoch sicherstellen, dass die Einnahmen ausreichen um private Ausgaben zu begleichen. Der Einnahmen sollten sprichwörtlich „zum Leben reichen“. Und dazu gehören nun mal auch die privaten laufenden Kosten.

Auch die Rechtsform hat einen maßgeblichen Einfluss auf die laufenden Kosten: Soloselbstständige, die beispielsweise ihre Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung erstellen, können die Ausgaben für Buchhaltung und ggf. Steuerberater wesentlich überschaubarer halten als beispielsweise eine bilanzierungspflichtige GmbH, die für die Abschlusserstellung Buchhaltungsfachkräfte einstellen (oder die Buchhaltung outsourcen) sowie Steuerberatung und Wirtschaftsberatung beauftragen muss.

Die laufenden Kosten werden also durch die individuelle Situation des Unternehmens beeinflusst. Klar ist: Manche Kosten sind unvermeidlich. Unternehmen müssen deshalb ihre Liquiditätsplanung entsprechend ausrichten.

Laufende Kosten planen und kontrollieren

Die laufenden Kosten müssen ständig im Blick gehalten werden. Die aktuellen wirtschaftlichen Entwicklungen haben dazu geführt, dass in vielen Unternehmen die Kosten enorm gestiegen sind. Problematisch wird die Situation vor allem dann, wenn die Transparenz bei der Kostenseite fehlt. Und leider ist das in nicht wenigen Unternehmen der Fall. Doch wer den Überblick verliert, geht existenzielle Risiken ein.

Im Idealfall sollten Unternehmen die Kosten in Echtzeit überwachen. So können sie schnell feststellen, ob der Kostendruck überhandnimmt und Handlungsbedarf besteht. Je früher reagiert wird, desto besser. Moderne Softwarelösungen bieten hier bereits die Möglichkeit, Echtzeitdaten auszuwerten und beispielsweise Ein- und Auszahlungen tagesaktuell zu erfassen. So können auch Liquiditätsplanungen schnell und zeitnah angepasst werden.

Laufende Kosten senken

Wenn die laufenden Kosten erheblich steigen, müssen Unternehmen Maßnahmen erwägen. Häufig werden dann insbesondere die Fixkosten unter die Lupe genommen. Denn diese (oft monatlich) konstanten Kosten fallen besonders ins Gewicht.

Kostensenkungsmaßnahmen fassen dabei nicht selten die Lohn- und Gehaltszahlungen ins Auge. Im Februar 2023 wurde beispielsweise bekannt, dass der US-Autohersteller Ford 3.800 Stellen in Europa streicht. Allein in Deutschland sollen innerhalb von knapp drei Jahren rund 2.300 Jobs wegfallen. Die Maßnahme sei laut Ford nötig, um wettbewerbsfähige Kosten zu erreichen und "den Weg in eine nachhaltig profitable Zukunft zu ebnen".

Hinweis: Auch wenn Stellenstreichungen als Kostensenkungsmaßnahme häufig sehr wirkungsvoll sind, sollten Unternehmen diesen Schritt sehr genau überdenken. Mitarbeiterentlassungen sind heikel. Sie müssen arbeitsrechtlich korrekt ablaufen, der Betriebsrat muss miteinbezogen werden – und natürlich leidet die Atmosphäre im ganzen Betrieb, wenn es zu Kündigungen kommt. Doch nicht nur das: Wird ein Mitarbeiter entlassen, verlässt damit viel Know-how das Unternehmen. In Zeiten des Fachkräftemangels kann dieser Verlust sehr schwer zu kompensieren sein.

Nicht immer sind es jedoch Personalkosten, die für Kostensenkungen geprüft werden: Aktuell sind die Energie- und Stromkosten im Fokus. In vielen Unternehmen sind diese massiv gestiegen. Kann ein Anbieterwechsel beispielsweise zu geringeren Grundgebühren führen? Gibt es andere Möglichkeiten, die Energiekosten zu senken (beispielsweise durch vermehrten Einsatz von Energiesparlampen)?

Laufende Kosten optimieren

Wie sollten Unternehmen also vorgehen?

1. Unternehmen müssen die laufenden Kosten erfassen und Transparenz schaffen– im Idealfall durch ein Monitoring in Echtzeit.
2. Die Liquiditätsplanung muss die laufenden Kosten kalkulieren und die entsprechenden Mittel dafür sicherstellen.
3. Wenn die Kosten steigen, muss analysiert werden, woran das liegt und ob es alternative Möglichkeiten gibt (zum Beispiel ein Lieferantenwechsel).
4. Die laufenden Kosten sollten so gering wie möglich sein. Kostensenkungsmaßnahmen lassen sich in wirtschaftlich angespannten Zeiten nicht immer vermeiden.
5. In der Planung sollten nicht nur die laufenden Kosten bedacht werden: Unternehmen sollten hier immer großzügig einen Puffer einplanen, damit auch beispielsweise Kostensteigerungen gedeckt werden können.