Die Betriebskosten im Unternehmen einfach erklärt
Die Betriebskosten im Unternehmen sind abhängig von der Branche und Größe des Unternehmens. Wir zeigen Ihnen hier, was alles zu den Betriebskosten gehört, welche man von der Steuer absetzen kann und wie sie sich senken lassen.
Betriebskosten im Unternehmen: Definition
Die Betriebskosten im Unternehmen sind nicht immer eindeutig definiert. Grundsätzlich handelt es sich dabei um die Kosten, die man aufwenden muss, um Umsätze zu erwirtschaften. Sie stellen also operative Kosten dar, die sich wiederum aus Fixkosten und variablen Kosten zusammensetzen.
Manche Unternehmen fassen jedoch unter den Betriebskosten nur die Fixkosten zusammen, also jenen Kostenanteil, der unabhängig von der Ausbringungsmenge ist. Wichtig ist letztendlich nur, dass alle, die im Unternehmen mit Kosten zu tun haben, dieselbe Definition von Betriebskosten haben, damit keine Missverständnisse oder Fehlkalkulationen entstehen.
Betriebskosten im Unternehmen: Übersicht & Beispiele
Folgende Liste gibt einen Überblick über die Betriebskosten in einem Unternehmen:
Fixe Betriebskosten • Personalgehälter und Löhne • Miete für Gebäude, Maschinen und Fahrzeuge • Zinszahlungen (z.B. zum Tilgen von Krediten) • Versicherungen • Allgemeine Betriebskosten: Heizung, Strom, Wasser, Müllabfuhr
Variable Betriebskosten • Materialkosten (z.B. für Rohstoffe) • Energiekosten für Produktion (abhängig von der Menge an hergestellten Produkten, wenn die Maschinen z.B. auch über Nacht laufen müssen, um einer hohen Nachfrage nachzukommen) • Löhne für Akkordarbeit • Transport- und Verpackungskosten für die ausgelieferten Produkte
Wie lassen sich die Betriebskosten im Unternehmen ermitteln?
Zur Ermittlung der Betriebskosten ist es zunächst notwendig, diese einheitlich zu definieren. Je nachdem, ob man darunter sowohl die fixen, als auch die variablen Kosten oder nur die Fixkosten zusammenfasst, werden sie auf verschiedene Weise ermittelt.
Zählt man zu den Betriebskosten sämtliche fixen und variablen Kosten, addiert man sämtliche Kostenpunkte aus diesen Kategorien:
Gesamte Betriebskosten = Fixkosten + variable Kosten
Betriebskosten lassen sich auch nur für verschiedene Teilbereiche im Unternehmen berechnen, zum Beispiel für die Fertigung. Dann werden nur die Fixkosten und die variablen Kosten, die im Produktionsbereich anfallen, berücksichtigt.
Betriebskosten in der Bilanz
Die Betriebskosten werden in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erfasst. Nutzt man bei der Erstellung der GuV das Gesamtkostenverfahren, teilt man die Betriebskosten in Material- und Personalaufwand, sowie in Abschreibungen und sonstige betriebliche Aufwendungen ein.
Nutzt man das Umsatzkostenverfahren werden die Kosten nach Kostenstellen aufgeteilt. Hierbei kommt der Betriebsabrechnungsbogen zum Einsatz, damit sämtliche Kosten verursachergerecht auf die einzelnen Kostenträger umgelegt werden können.
Kann man die Betriebskosten im Unternehmen absetzen von der Steuer?
Während man im Controlling von Betriebskosten spricht, spricht man im Steuerrecht von Betriebsausgaben. Das Einkommensteuergesetz (EstG) definiert sie so: „Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“
Das lässt den Schluss zu, dass alle Betriebskosten als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden können. Dem ist auch tatsächlich so, doch es gibt einige Ausnahmen. Nicht abziehbar sind folgende Ausgaben:
• Bewirtungskosten sind nur zu 70% abziehbar • Aufwendungen für Geschenke an Geschäftspartner dürfen nicht abgezogen werden, wenn sie den Wert von 35 Euro übersteigen • Nebenkosten für das Home Office dürfen nur in begrenztem Umfang abgezogen werden
Uneingeschränkt abziehbar sind dagegen folgende Kosten: • Personalkosten • Miete für Geschäftsräume • Versicherungen • Betriebliche Steuern • Kosten für Reparaturen und Instandhaltung der Geschäftsräume und Betriebsmittel
Wie lassen sich die Betriebskosten im Unternehmen senken?
Da es sehr viele verschiedene Betriebskosten gibt, gibt es auch sehr viele verschiedene Möglichkeiten, wie man diese senken kann. Je nachdem, in welchem Bereich man sehr hohe Kostenpunkte identifiziert, kann man sich Gedanken über Sparmaßnahmen machen – falls diese sinnvoll sind.
Energiekosten sparen
Was sehr banal klingt, kann sehr effektiv sein: Wer Strom und Wasser spart, und Heizung und Klimaanlage nicht unnötigerweise über Nacht laufen lässt, spart auf Dauer Kosten. Diese mögen nicht besonders hoch sein, wenn man sie für einen Monat betrachtet, doch Kleinvieh macht bekanntlich auch Mist, sodass über das Jahr betrachtet eine schöne Summe gespart werden kann.
Arbeitsprozesse digitalisieren und automatisieren
Die Digitalisierung hilft beim Verschlanken von Arbeitsprozessen. Das muss nicht einmal das Anschaffen modernster Produktionsmaschinen sein, sondern kann durchaus schon im Kleinen große Vorteile bringen.
Im Verwaltungs- und Finanzbereich kann beispielsweise moderne Software eingesetzt werden, die viele Routineprozesse automatisch erledigt. Das spart Mitarbeiter:innen Zeit, sodass die Effizienz steigt, weil sie sich auf andere, wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Personalkosten können dadurch eventuell auch eingespart werden, weil weniger Angestellte im administrativen Bereich benötigt werden.
Materialkosten senken
Zum Senken der Materialkosten haben Betriebe auch mehrere Möglichkeiten. Sie können günstiger einkaufen oder ihre Einkaufsstrategie anpassen, sodass gleichzeitig auch ihre Lagerhaltung optimiert wird, z.B. mit Hilfe von Just-in-Time-Beschaffung.
Durch das Sparen von Druckerpapier und Toner-Patronen kann ebenfalls über lange Sicht Verbrauchsmaterial eingespart werden.
Lagerhaltung optimieren
Unternehmen, die ein großes Lager haben, haben dadurch auch hohe Lagerkosten. Wer viel Material auf einmal beschafft, muss größere Summen vorfinanzieren, was die Liquidität belastet.
Das Prüfen der Beschaffungsstrategie ist in solchen Fällen sinnvoll. Vielleicht kann mit dem Lieferanten eine kleinere Abnahmemenge vereinbart werden und dafür kürzere Lieferintervalle. Die monatlichen Betriebskosten im Unternehmen lassen sich dadurch in kleineren „Häppchen“ auf das ganze Jahr verteilen, wodurch die monatliche Liquidität geschont wird.
