Gewinn- und Verlustrechnung: Ein wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses. Unternehmen, die einen Jahresabschluss erstellen, müssen also auch eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Viele wichtige Informationen ergeben sich in dieser Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen. Dabei müssen gesetzliche Vorgaben beachtet werden. Dieser Beitrag gibt einen kurzen Überblick und zeigt, wie die Gewinn- und Verlustrechnung aufgestellt werden kann.

Inhalt:

Gewinn- und Verlustrechnung: Definition

Bei der Gewinn- und Verlustrechnung handelt es sich um eine Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen eines buchführungspflichtigen Unternehmens innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Häufig wird die Gewinn- und Verlustrechnung auch mit GuV abgekürzt.

In diesem Beitrag soll vor allem die Gewinn- und Verlustrechnung nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) betrachtet werden.

Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluss

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses. So stellt das Handelsgesetzbuch in § 242 Absatz 3 klar: „Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluss.“

Bei der Aufstellung der Gewinn- und Verlustrechnung sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einzuhalten. Dazu gehört auch, dass die Gewinn- und Verlustrechnung (min.) zehn Jahre lang aufbewahrt werden muss.

Unternehmen müssen hier sorgfältig vorgehen. Wer im Rahmen der Jahresabschlusserstellung eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellt, die nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht, riskiert, dass der komplette Jahresabschluss für nichtig erklärt wird (vgl. § 243 HGB).

Bedeutung der Gewinn- und Verlustrechnung

Manch ein Unternehmer mag denken, dass die Aufstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung nur erfolgen muss, um den gesetzlichen Verpflichtungen bei der Jahresabschlusserstellung nachzukommen. Doch tatsächlich sind die Informationen aus einer Gewinn- und Verlustrechnung auch unterjährig von großer Bedeutung. Daher erstellen viele Firmen sogar monatlich eine Gewinn- und Verlustrechnung.

Unternehmen können bei ihrer Planung anhand der Gegenüberstellung ermitteln, ob ein Jahresüberschuss oder -fehlbetrag zu erwarten ist. Und das hat wiederum zahlreiche Konsequenzen. Eine Gewinn- und Verlustrechnung, die darauf hinweist, dass sich ein großer Jahresüberschuss ergeben wird, ist ein Indiz für ein erfolgreiches Geschäftsjahr. Diese Information ist nicht nur für das Management relevant. Auch Kreditgeber oder mögliche Investoren werden sich für diese Information interessieren.

Analyse der Gewinn- und Verlustrechnung

Allerdings sei auch darauf hingewiesen: Die Gewinn- und Verlustrechnung allein gibt noch keinen tiefgehenden Einblick zu den wirtschaftlichen Verhältnissen eines Unternehmens. So kann sich beispielsweise durchaus ein Jahresüberschuss ergeben – obwohl das Unternehmen möglicherweise bereits Liquiditätsengpässe hat. Für das Liquiditätsmanagement eines Unternehmens müssen daher weitere Daten analysiert und im Blick gehalten werden. Und auch bei der Bilanzanalyse durch externe Leser des Jahresabschlusses werden weitere Informationen untersucht.

Gewinn- und Verlustrechnung: Vorlage und Formel

Wie muss die Gewinn- und Verlustrechnung aussehen? Grundsätzlich ist eine Darstellung in Kontoform (Soll/Haben) oder in Staffelform (Posten werden untereinander aufgeführt) denkbar.

Kapitalgesellschaften müssen die Gliederungsvorschriften des § 275 Handelsgesetzbuch (HGB) einhalten. Hier wird die Gewinn- und Verlustrechnung zwingend in Staffelform dargestellt.

Die Unternehmen können zwischen zwei verschiedene Verfahren wählen:

• Gesamtkostenverfahren oder
• Umsatzkostenverfahren.

Die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren wird vereinfacht wie folgt aufgestellt:

GuV nach dem Gesamtkostenverfahren

1. Umsatzerlöse
2. Erhöhung oder Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen
3. andere aktivierte Eigenleistungen
4. sonstige betriebliche Erträge
5. Materialaufwand
6. Personalaufwand
7. Abschreibungen
8. sonstige betriebliche Aufwendungen
9. Erträge aus Beteiligungen, davon aus verbundenen Unternehmen
10. Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens, davon aus verbundenen Unternehmen
11. sonstige Zinsen und ähnliche Erträge, davon aus verbundenen Unternehmen
12. Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
13. Zinsen und ähnliche Aufwendungen, davon an verbundene Unternehmen
14. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
15. Ergebnis nach Steuern
16. sonstige Steuern
17. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

An dieser Stelle sei kurz darauf hingewiesen, dass beim Gesamtkostenverfahren bei den Posten Materialaufwand, Personalaufwand und Abschreibungen nach § 275 HGB noch weitere Unterteilungen vorzunehmen sind. Hier soll jedoch nur ein kurzer, einfacher Überblick zur Berechnung gegeben werden.

Die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren wird wie folgt aufgestellt:

GuV nach dem Umsatzkostenverfahren

1. Umsatzerlöse
2. Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen
3. Bruttoergebnis vom Umsatz
4. Vertriebskosten
5. allgemeine Verwaltungskosten
6. sonstige betriebliche Erträge
7. sonstige betriebliche Aufwendungen
8. Erträge aus Beteiligungen, davon aus verbundenen Unternehmen
9. Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens, davon aus verbundenen Unternehmen
10. sonstige Zinsen und ähnliche Erträge, davon aus verbundenen Unternehmen
11. Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
12. Zinsen und ähnliche Aufwendungen, davon an verbundene Unternehmen
13. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
14. Ergebnis nach Steuern
15. sonstige Steuern
16. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

Eine Vereinfachung zur Aufstellung der Gewinn- und Verlustrechnung gibt es für Kleinstkapitalunternehmen.

Hier reichen folgende Posten aus:

• Umsatzerlöse,
• sonstige Erträge,
• Materialaufwand,
• Personalaufwand,
• Abschreibungen,
• sonstige Aufwendungen,
• Steuern,
• Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag.

Hinweis: Die Verpflichtung bei der Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung nach § 275 HGB gilt für Kapitalgesellschaften. Andere Unternehmen können auch von der Darstellung abweichen.

Viele Unternehmen, die nicht zu der Gliederung nach § 275 HGB verpflichtet wären, entscheiden sich jedoch freiwillig für diese Form. Ein Grund kann darin liegen, dass viele mögliche Investoren/Kreditgeber sich an die Darstellungsform gewöhnt haben und so eine bessere Vergleichbarkeit – auch mit anderen Unternehmen, hergestellt wird.

Das Gesamtkostenverfahren wird sehr häufig gewährt bei der Aufstellung der Gewinn- und Verlustrechnung. Es gilt in der Praxis als das etwas einfachere Verfahren, da sämtliche benötigte Daten unkompliziert aus der Finanzbuchhaltung übernommen werden können. Das Umsatzkostenverfahren gilt hingegen als aussagekräftiger.

Gewinn- und Verlustrechnung: Beispiel

Unternehmen A erstellt seine Gewinn- und Verlustrechnung für 2020 nach dem Gesamtkostenverfahren. Die GuV sieht wie folgt aus:

GuV nach dem Gesamtkostenverfahren

1. Umsatzerlöse > 280.000 Euro
2. Erhöhung/Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen > + 20.000 Euro
3. andere aktivierte Eigenleistungen > + 10.000 Euro
4. sonstige betriebliche Erträge > + 5.000 Euro
5. Materialaufwand > - 58.000 Euro
6. Personalaufwand > - 85.000 Euro
7. Abschreibungen > - 30.000 Euro
8. sonstige betriebliche Aufwendungen > - 25.000 Euro
9. Erträge aus Beteiligungen > + 2.000 Euro
10. Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens > + 4.000 Euro
11. sonstige Zinsen und ähnliche Erträge > + 500 Euro
12. Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens > - 1.000 Euro
13. Zinsen und ähnliche Aufwendungen > - 500 Euro
14. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag > - 13.000 Euro
15. Ergebnis nach Steuern > 109.000 Euro
16. sonstige Steuern < - 4.000 Euro
17. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag = 105.000 Euro

Das Unternehmen A hat also für 2020 einen Jahresüberschuss von 105.000 Euro erzielt.

Gewinn und Verlustrechnung: Excel und Rechner

Wer sich im Internet auf die Suche macht, kann zahlreiche Vorlagen und Rechner für die Gewinn- und Verlustrechnung in Excel finden. Dabei werden häufig auch Gewinn- und Verlustprognosen zur Verfügung gestellt.

Aber Achtung: Unternehmen sollten hier darauf achten, dass die Vorlage auch tatsächlich den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Wer eine seriöse Finanzbuchhaltungssoftware nutzt, findet hier in der Regel gesetzeskonforme Arbeitshilfen.

Hinweis: Nicht zu verwechseln ist die Gewinn- und Verlustrechnung übrigens mit sog. Gewinn- und Verlustrechnern beim Aktienhandel.

Gewinn- und Verlustrechnung: Elektronische Übermittlung

Unternehmen müssen beachten, dass die Gewinn- und Verlustrechnung (wie auch die Bilanz) zwingend elektronisch übermittelt werden muss. Eine entsprechende gesetzliche Verpflichtung ergibt sich aus § 5b EStG.