7 Tipps für effektives Liquiditätsmanagement bei der Unternehmensgründung

Wer sein eigenes Unternehmen gründen möchte, muss viele verschiedene Positionen gleichzeitig ausfüllen. So sind Gründer und Gründerinnen meist nicht nur Geschäftsführende, Marketing- und Sales-Verantwortliche, sondern auch für finanzielle Aspekte des neuen Unternehmens verantwortlich. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Liquidität, die gewährleistet, dass die Firma gegenüber Gläubigern zahlungsfähig bleibt und offene Verbindlichkeiten auch langfristig beglichen werden können. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie das Liquiditätsmanagement bei der Unternehmensgründung funktioniert und wie Sie Ihren Cashflow mit sieben einfachen Tipps im Griff behalten.

Inhalt:

Tipp 1 für Liquiditätsmanagement bei der Unternehmensgründung: Realistischen Liquiditätsplan erstellen

Als essenzieller Bestandteil des Businessplans sollten Gründer und Gründerinnen auch besonderes Augenmerk auf einen realitätsnahen Liquiditätsplan legen. Der Liquiditätsplan beleuchtet die erwarteten Einnahmen und Ausgaben und stellt diese gegenüber. Besonders für junge Unternehmen, die sich um Gründerzuschüsse oder Kredite bemühen, kann ein solcher Plan entscheidend sein. Dies ist der erste wichtige Schritt für effektives Liquiditätsmanagement bei der Unternehmensgründung.

Dennoch sollten die darin prognostizierten Zahlen nicht zu optimistisch geschätzt werden. Schnell verfallen Jungunternehmer und -unternehmerinnen der Versuchung, ihre finanzielle Zukunft ohne Risiken und Stolpersteine zu sehen. Daraus können mittel- bis langfristig jedoch weitreichende Konsequenzen entstehen, die die weitere Entwicklung des Unternehmens immens hemmen können.

Um einen realistischen Liquiditätsplan zu erstellen, sollten Sie bei der Unternehmensgründung folgende Tipps beherzigen:

• Nehmen Sie sich genügend Zeit für die Planung
• Holen Sie - soweit bereits vorhanden - Feedback von verschiedenen Abteilungen ein
• Nutzen Sie ausreichend Daten, anstelle eines groben Bauchgefühls
• Verwenden Sie ein passendes Tool für Liquiditätsprognosen

Tipp 2: Rechnungen zeitnah begleichen

Offene Rechnungen so schnell wie möglich zu zahlen ist ein klassisches Instrument, um die Liquidität eines Unternehmens planbarer zu machen.

Natürlich wird sich durch die Ausgaben der kurzfristige Cashflow verschlechtern, allerdings weiß das Management so genau, wie es um die aktuelle Finanzlage der Firma steht.

Wer Rechnungen zu weit in die Zukunft schiebt, läuft Gefahr, den Überblick zu verlieren. Das führt dazu, dass die Liquidität falsch bzw. zu hoch eingeschätzt wird und neue Ausgaben genehmigt werden. Zu einem späteren Zeitpunkt kommt dann eine gebündelte Lawine an Kosten auf das Unternehmen zu, was unter Umständen und je nach Höhe der aufgeschobenen Rechnungszahlungen zu einer finanziellen Notlage führen kann.

Viele Unternehmen gewähren zudem preisliche Nachlässe, wenn Sie Ihre Rechnungen schnell begleichen. Die reduzierten Kosten spiegeln sich wiederum positiv in Ihrem Cashflow wider. Wie Sie diese Methode auch umgekehrt für Ihr eigenes Unternehmen anwenden können, erfahren Sie im nachfolgenden Abschnitt.

Tipp 3: Preisnachlässe für schnelle Zahlungen gewähren

Den oben bereits angesprochenen Preisnachlass auf schnelle Zahlungen (häufig in Form von Skonto) können auch Sie sich zu Nutze machen, um den Cashflow Ihres Unternehmens zu verbessern.

Laut dem Zeitwert des Geldes ist Geld, das man heute hat, mehr wert als das, was man erst morgen verwenden kann. Denn sofort verfügbare Finanzmittel können reinvestiert werden und morgen im besten Fall bereits Gewinne abwerfen. Insbesondere in der Phase der Unternehmensgründung ist das essenziell für schnelles Wachstum und nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit.

Bieten Sie Ihren Kunden und Kundinnen also Preisnachlässe wie z.B. Skonto auf schnell bezahlte Rechnungen an, um von folgenden Vorteilen zu profitieren:

• Umsätze werden schneller realisiert
• Kunden und Kundinnen haben einen Anreiz zu zahlen, was ggf. Zahlungsausfälle reduziert
• Ihre Liquidität wird kurzfristig verbessert und mittel- bis langfristig planbarer
• Schnell realisierte Umsätze können zeitnah reinvestiert werden

Ein üblicher Skontosatz liegt zwischen 2 und 3 Prozent. Diesen können Sie dann als Preisnachlass mit dem regulären Rechnungsbetrag verrechnen.

Gut zu wissen: Wichtig zu verstehen ist an dieser Stelle, dass man bei einem zeitbezogenen Preisnachlass von Skonto spricht. Der bekanntere Begriff Rabatt bezieht sich hingegen auf mengenmäßige Nachlässe (auch diese können unter Umständen ein wirksames Mittel für die Erhöhung Ihrer Liquidität sein).

Tipp 4: Buchhaltungsprogramm für lückenlose Belegerfassung

Auch der vierte Tipp bezieht sich auf den Überblick, den Gründer und Gründerinnen zu jeder Zeit über all ihre Einnahmen und Ausgaben haben sollten. Die Basis dafür: Belege, die Zeitpunkt, Höhe und Kundenkontakt des jeweiligen Auftrags klar aufzeigen.

Besonders in der Gründungsphase haben Unternehmer und Unternehmerinnen viele Aufgaben gleichzeitig zu meistern. Diese sind nicht selten mit hoher Bürokratie und Organisationsaufwand verbunden. Dennoch sollte stets die Ordnung über ein- und ausgehende Rechnungen behalten werden.

Buchhaltungsprogramme bieten hierfür eine ideale Lösung, um alle relevanten Dokumente im Blick zu behalten. Mit ihnen können Sie unter anderem:

• Ausgangsrechnungen automatisch versenden
• Eingangsrechnungen automatisch bezahlen lassen
• Belege einscannen und digital filtern und verwalten
• Steuererklärung einfacher und schneller einreichen

All diese Vorteile führen dazu, dass Sie Zeit und Arbeit sparen, schneller an offene Forderungen kommen und offene Verbindlichkeiten zeitnah begleichen. Letztendlich spiegelt sich das in einer präziseren Liquiditätsplanung und einem verbesserten Cashflow wider.

Tipp 5: Professionelles Mahnwesen und Inkasso

Manchmal sind auch Preisnachlässe nicht Anreiz genug. Wenn die Rechnung nach Ablauf der Zahlungsfrist noch nicht beglichen wurde und Zahlungserinnerungen ebenfalls keinen Effekt erzielen konnten, ist es Zeit, das Mahnwesen anzustoßen.

Wichtig ist hierbei, gewisse Regeln und Etiketten einzuhalten, um ein professionelles Mahnwesen anzuwenden, das säumige Kundinnen und Kunden nicht verschreckt. Denn trotz der überfälligen Zahlungen möchte natürlich kein Unternehmen seine Kundschaft verärgern und sie verlieren.

Besonders bei jungen Firmen, die sich aktuell noch in der Gründungsphase befinden, birgt dieses Thema viele Unsicherheiten und bedarf speziellem Fingerspitzengefühl.

Mahnstufen

Wenn ein Kunde oder eine Kundin Ihre Rechnung nicht bezahlt, erfolgt die erste Mahnung. Sie ist auch als Zahlungserinnerung bekannt. Sollten Sie nach 14 Tagen keine Rückmeldung erhalten haben, kann die zweite Mahnstufe eingeleitet werden, die für gewöhnlich etwas rigoroser zur Zahlung auffordert. Als häufig letzte Instanz des Mahnwesens erfolgt die dritte Mahnung, in der mit rechtlichen Schritten gedroht werden kann.

Mahngebühren

Für die Bestimmung der Mahngebühren gibt es keinerlei gesetzliche Richtlinien. Generell hängt die Gebührenhöhe davon ab, ob der Kunde oder die Kundin eine Privatperson oder ein Unternehmen ist. Bei Privatpersonen dürfen bei der ersten Mahnung keine Gebühren erhoben werden. Erst in der zweiten Mahnstufe können Sie Gebühren von 2 bis 5 Euro verlangen. Die Gebühren werden für gewöhnlich bei der dritten noch erhöht. Bei Geschäftskunden darf rechtlich sogar eine Mahnpauschale von 40 Euro angesetzt werden.

Inkasso als finale Lösung

Sobald junge Firmen mit ihrem Mahnwesen an ihre Grenzen stoßen, kann ein professionelles Inkasso-Unternehmen beauftragt werden.

Inkasso bezeichnet im Finanzwesen den Einzug von offenen Forderungen und Inkasso-Unternehmen werden von Firmen darauf angesetzt, diese Beträge durch Expertise und fachliche Kompetenz einzuholen.

Begleichen Kundinnen und Kunden nach der Zusendung eines Vollstreckungsbescheides die offene Forderung nicht, leitet das Inkasso-Unternehmen rechtliche Vollstreckungsmaßnahmen ein.

Natürlich birgt das Beauftragen von Inkasso-Dienstleistern zusätzliche Kosten für Unternehmen in der Gründungsphase, aber dennoch sollte dieser Schritt als letzte Instanz nicht gescheut werden, um offene Beträge einzuholen, die Liquidität zu sichern und nicht zuletzt ein klares Signal an zukünftige Kundinnen und Kunden zu senden.

Tipp 6: Ratenzahlungen bei Engpässen vereinbaren

Jeder kennt das Sprichwort: Wer Geld verdienen möchte, muss Geld ausgeben. Und besonders in der Gründungsphase trifft das häufig zu; Rohstoffe müssen bestellt, Tools implementiert und erste Mitarbeitende bezahlt werden. Doch wenn das eigene Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckt und bereits große Investments und Ausgaben getätigt werden, kann es schnell zu finanziellen Engpässen kommen, die auch den Cashflow der Firma verschlechtern.

Das Zauberwort: Ratenzahlung. Wann immer Sie in einem finanziellen Engpass Kostenpositionen in mehreren kleinen Raten begleichen können, sollten Sie diese Chance nutzen, um den Liquiditätsfluss auf einem angemessenen Niveau zu halten.

Wenn diese Option im Vorhinein nicht explizit angeboten wird, sollten Sie sich bei Lieferanten & Co. nach Möglichkeiten der Ratenzahlung erkundigen - sprechenden Menschen wird bekanntlich geholfen.

Tipp 7: Aktualität des Liquiditätsmanagements gewährleisten

Um fundierte Entscheidungen für den weiteren Kurs Ihres Unternehmens treffen zu können, müssen Sie sich stets auf aktuelle Zahlen verlassen können. Das gilt natürlich auch für das Liquiditätsmanagement.

Mit einer passenden Software wie Agicap und Liquiditätsplanung in Echtzeit sind Sie immer auf der sicheren Seite und lassen nur die aktuellsten Daten in die Berechnung Ihres Cashflows einfließen.

Ein softwaregestütztes Liquiditätsmanagement erlaubt Ihnen dabei diverse Vorteile gegenüber einer Planung in Excel & Co.:

• Zeitersparnis durch die Verringerung manueller Arbeit
• Fehlerreduktion und Aktualität durch automatische Prozesse
• Verknüpfung zu Bankkonten und somit Planung in Echtzeit

Fazit: Liquiditätsmanagement als unterschätzter Erfolgsgarant der Unternehmensgründung

Viele Unternehmensgründer und -gründerinnen behandeln das Thema Liquiditätsplanung zwischen all den anderen Aufgaben eher stiefmütterlich. Wer sich allerdings frühzeitig mit seinem Cashflow befasst, kann auch nachhaltig am Markt bestehen und sein Unternehmen kursgenau in eine erfolgreiche Zukunft steuern.

Das erkannte auch die Online-Agentur Digitales Studio und identifizierte dadurch die in diesem Artikel präsentierten Tipps zur Liquiditätsplanung in der Unternehmensgründung:

1. Realistischen und unbeschönigten Liquiditätsplan erstellen
2. Eingangsrechnungen zeitnah bezahlen
3. Skonto für schnelle Zahlungen einräumen
4. Buchhaltungsprogramm für lückenlose Belege nutzen
5. Professionelles Mahnwesen und Inkasso etablieren
6. Ratenzahlungen bei finanziellen Engpässen vereinbaren
7. Aktuelle Daten im Liquiditätsmanagement verwenden

Wer in der Anfangsphase der Existenzgründung diese Tipps beherzigt, kann mit Sicherheit viele Fallstricke vernachlässigter Liquiditätsplanung umschiffen und so stets die Kontrolle über ein- und ausgehende Zahlungsströme behalten.