Kostenvergleichsrechnung: Welche Vorteile und Nachteile bringt sie mit sich?
In vielen Unternehmen ist die Kostensituation angespannt. Steigende Energiepreise sorgen für deutlich mehr Geldabfluss. Und nicht wenige Unternehmen leiden nach wie vor unter den Folgen der Corona-Krise. Dennoch sind Investitionen häufig erforderlich und kaum vermeidbar. Wenn jedoch eine Investitionsentscheidung ansteht, spielt der Kostenfaktor eine große Rolle. Stehen verschiedene Investitionsalternativen zur Auswahl, sollten Unternehmen berechnen, welche Option am kostengünstigsten wäre. Das kann mit der Kostenvergleichsrechnung ermittelt werden. Dieser Beitrag gibt einen Einblick zu dem Verfahren.
Kostenvergleich: Definition
Was ist überhaupt ein Kostenvergleich? Einen Kostenvergleich kennt wohl jeder auch aus dem privaten Bereich. Man interessiert sich beispielsweise für den Erwerb eines bestimmten Produkts und möchte die Kosten vergleichen, um zu ermitteln, welches Produkt (wo) am günstigsten erworben werden kann. Nicht nur die Anschaffungskosten selbst spielen hier eine Rolle. Auch Lieferkosten, laufende Kosten u.v.m. müssen berücksichtigt werden.
Beispiel: Vor der Anschaffung eines neuen Fernsehers liest Kunde A die Werbeangebote verschiedener Shops. Nicht nur die Modelle werden verglichen. A vergleicht auch:
- Wie viel kostet der Fernseher beim jeweiligen Shop?
- Ist die Lieferung kostenfrei oder kostenpflichtig?
- Wird die Montage des Fernsehers angeboten und wenn ja, wie teuer ist diese?
Der Vergleich der Gesamtkosten am Ende ist für A ausschlaggebend für seine Kaufentscheidung.
Was im privaten Vergleich selbstverständlich ist, ist für Unternehmen ebenfalls von großer Bedeutung: Die Kostenkontrolle. Ob ein Wirtschaftsgut neu angeschafft oder ersetzt werden muss: Investitionsentscheidungen sind alltäglich und wirken sich auf die Liquiditätssituation eines Unternehmens erheblich aus. Die Anschaffungskosten allein sind hier jedoch nicht ausschlaggebend.
Vor allem die Folgekosten durch eine Investition können die Liquidität erheblich belasten. Umso wichtiger ist es, die Kosten im Blick zu halten. Denn die Budgets sind in der Regel begrenzt und sollten nicht überschritten werden.
Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten der Kostenkontrolle. So können beispielsweise die Kosten einer Periode mit den Kosten einer anderen Periode verglichen werden (zum Beispiel: Kosten 2020 mit den Kosten 2021). Doch auch innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts kann es zu einem Kostenvergleich kommen für bestimmte Projekte. Es gibt also verschiedene Arten des Kostenvergleichs.
Beispiel Kostenvergleich: Tabelle
Unternehmer A möchte wissen, wie sich die Kosten 2021 für sein Geschäftsgirokonto im Vergleich zum Vorjahr entwickelt haben. Die Buchhaltung stellt ihm die Daten entsprechend in einem Kostenvergleich per Excel zusammen:
| Kontobezeichnung | Konto SKR 03 | Kosten in 2020 | Kosten in 2021 | Differenz |
|---|---|---|---|---|
| Nebenkosten des Geldverkehrs | 4970 | 170,00 EUR | 190,00 EUR | 20,00 EUR |
Durch einen simplen Kostenvergleich sieht der Unternehmer, dass die Kosten gestiegen sind. Die Auswertung der Daten aus der Buchhaltung können hier also bereits erste Erkenntnisse liefern.
Kostenvergleichsrechnung: Definition
Bei der Kostenvergleichsrechnung handelt es sich um ein statisches Verfahren der Investitionsrechnung. Die Berechnung kann entweder perioden- oder stückkostenbezogen erfolgen.
Beim gängigen Periodenvergleich werden – vereinfacht gesagt - alle Kosten, die innerhalb eines Jahres durch ein Investitionsobjekt entstehen, aufgestellt und mit den anderen möglichen Investitionsobjekten verglichen. Auch die Nutzungsdauer wird betrachtet.
Beim Stückkostenvergleich wird berücksichtigt, dass verschiedene Objekte unterschiedliche Ausbringungskapazitäten haben können. Wenn also beispielsweise eine Produktionsmaschine angeschafft werden soll, dann wird hier ermittelt, welche Kosten "pro Stück" entstehen.
Kostenvergleichsrechnung: Formel
Bei der Kostenvergleichsrechnung werden die Gesamtkosten des Investitionsobjekts betrachtet. Die Berechnung ist hier beim Periodenvergleich vereinfacht wie folgt:
*Gesamtkosten = Fixkosten + Variable Kosten *
Wichtig: In der Kostenvergleichsrechnung werden nicht nur sog. pagatorische Kosten (also Kosten mit tatsächlichem Zahlungsvorgang) berücksichtigt. Auch sog. kalkulatorische Kosten (Anderskosten, Zusatzkosten) werden betrachtet. Deshalb müssen bei der Kostenvergleichsrechnung auch kalkulatorische Abschreibungen und kalkulatorische Zinsen berücksichtigt werden. Ob diese unter den Fixkosten oder gesondert ausgewiesen werden, kann in der Darstellung unterschiedlich gehandhabt werden.
Tipp: Kostenvergleichsrechnung als Tabelle darstellen
Die Kostenvergleichsrechnung kann in Excel erstellt werden. Die Darstellung als Tabelle macht den Vergleich besonders übersichtlich und hat sich daher bewährt.
Hinweis: Wer bereits moderne Software-Tools einsetzt, profitiert in der Liquiditätsplanung. So können beispielsweise Szenarien erstellt werden, wie sich eine mögliche Investition auf die Cashsituation im Unternehmen auswirken könnte. Die Berechnungen durch die Kostenvergleichsrechnung können hier einfach integriert werden.
Kostenvergleichsrechnung: Kritische Menge
Im Zusammenhang mit der Kostenvergleichsrechnung stößt man regelmäßig auf den Begriff "kritische Menge". Mit der kritischen Menge kann ermittelt werden, ab welcher Menge welche der betrachteten Investitionsoptionen der anderen überlegen ist. Man rechnet also mit der zu erwartenden Produktionsmenge.
Wenn also das eine mögliche Investitionsobjekt ab einer gewissen Produktionsmenge günstiger ist als das andere und diese sog. kritische Menge überschritten wird, dann kann dies für eine Investition in dieses Objekt sprechen. Allerdings sei hier auch angemerkt: In der Praxis ist es nicht immer einfach, die Produktionsmenge verlässlich zu schätzen.
Vor- und Nachteile der Kostenvergleichsrechnung
Bei der Kostenvergleichsrechnung handelt es sich um ein relativ simples Verfahren. Es kann schnell berechnet werden, welche Alternative die wenigsten Kosten verursacht. Gerade, wenn Budgets nur sehr begrenzt vorhanden sind für bestimmte Investitionen, kann die Kostenvergleichsrechnung wichtige Entscheidungshilfen liefern.
Allerdings sei hier auch erwähnt, dass die Kostenseite nicht der einzige wichtige Faktor bei einer Investitionsentscheidung ist. Wenn beispielsweise ein Anbieter außergewöhnlich zuverlässig ist bei Serviceleistungen, die die Wartung eines Produkts betreffen, dann kann dies nicht immer quantitativ abgebildet werden. Und auch nachhaltige Aspekte können eine Investitionsentscheidung beeinflussen.
Die Kostenvergleichsrechnung bezieht sich außerdem – wie der Name vermuten lässt – ausschließlich auf die Kostenaspekte einer Investition. Mögliche Erlöse infolge der Investition werden hier nicht betrachtet. Das macht die Betrachtungsweise etwas einseitig.
Wenn beispielsweise Maschine A zwar auf den ersten Blick wesentlich teurer ist, jedoch qualitativ hochwertige Produkte entwickelt und zu mehr Gewinn führen würde, wäre das ebenfalls entscheidungsrelevant – wird jedoch von der Kostenvergleichsrechnung nicht ermittelt.
Zudem lassen sich nicht alle Kosten vorab verlässlich ermitteln. Manche Kosten müssen geschätzt werden. In der Realität kann es dann zu Abweichungen kommen.
Die Kostenvergleichsrechnung basiert auf der Annahme, dass es sich tatsächlich um vergleichbare Optionen handelt. Wenn bei einer Option andere Kostenarten vorliegen als bei der anderen Option, kann die Berechnung schon schwierig und komplex werden. Und wenn eine Maschine beispielsweise eine Nutzungsdauer von 10 Jahren hat, die andere jedoch eine Nutzungsdauer von 20 Jahren – dann muss auch dies entsprechend umgerechnet werden.
Fazit: Kostenvergleichsrechnung liefert eine Erstinformation
Viel zu oft kommt es noch zu Investitionsentscheidungen ohne belastbare Daten. Vor allem bei kleineren Unternehmen ist naturgemäß die Liquiditätssituation häufig angespannt. Und doch kann es passieren, dass eine Maschine ausfällt und beim Suchen nach Ersatz auf die Schnelle nicht alle Kostenaspekte im Bewusstsein sind. Später kommt dann auf einmal die Erkenntnis, dass die Investition in dieses bestimmte Produkt ein Fehler war und eine andere Alternative sich viel besser gerechnet hätte.
Die Kostenvergleichsrechnung kann für eine Investitionsentscheidung schnell und einfach eine Information zu den Kostenaspekten liefern. Vor allem vor großen Investitionen sollten Unternehmen jedoch weitere Berechnungen anstellen. So kann beispielsweise zusätzlich eine Gewinnvergleichsrechnung oder Rentabilitätsrechnung erforderlich sein.
Dennoch ist der Kostenaspekt einer Investitionsentscheidung wichtig. Wenn sich bereit früh abzeichnet, dass die Kosten für ein bestimmtes Produkt das Budget sprengen würden, kann es sinnvoll sein, über Alternativen nachzudenken: Wäre es denkbar, dass ein Produkt geleast statt angeschafft wird? Wie würde sich das auf die Kostenstruktur auswirken?
