Fixkosten im Unternehmen: Warum sie für Ihr Liquiditätsmanagement wichtig sind

In der Betriebswirtschaft fällt immer wieder der Begriff Fixkosten. Häufig findet man Aussagen von Unternehmern, wie: „Die Fixkosten sind zu hoch“ oder „Wir müssen die Fixkosten senken“. Doch was ist überhaupt mit dem Begriff Fixkosten im Unternehmen gemeint? Und welche Rolle spielen diese Kosten für Unternehmen – gerade auch im Liquiditätsmanagement? Dieser Beitrag gibt einen Überblick.

Fixkosten im Unternehmen: Definition

Als Fixkosten oder auch fixe Kosten werden Kosten bezeichnet, die konstant innerhalb bestimmter Perioden anfallen und Bestandteil der Gesamtkosten des Unternehmens sind. Sie entstehen unabhängig von Bezugsgrößen, wie beispielsweise der aktuellen Produktionsmenge.

Die Kosten entstehen aufgrund der Unternehmensstruktur. Daher werden sie manchmal auch als Strukturkosten bezeichnet (vgl. zum Beispiel im ControllingWiki des Internationalen Controller Vereins).

Charakteristisch für die Fixkosten ist also, dass sie immer wieder periodenbezogen und in konstanter Höhe entstehen. Deshalb sind sie auch von großer Bedeutung und belasten die Liquidität erheblich. Gerade Gründer stehen deshalb häufig vor der Frage: Wie können Fixkosten finanziert werden, wenn der Umsatz zu Beginn noch gering ist? Hier den richtigen Liquiditätsbedarf zu ermitteln, ist bereits erfolgsentscheidend.

Hinweis: Natürlich können sich auch bestimmte Fixkosten zu einem Zeitpunkt X erhöhen. Mit „konstanter Höhe“ ist hier insbesondere gemeint, dass die Kostenhöhe in der Regel gleichbleibend und damit für das Liquiditätsmanagement auch planbar ist. Eine Besonderheit gibt es: Wenn Fixkosten grundsätzlich konstant bleiben und nur zu einem bestimmten Intervall sprunghaft ansteigen, spricht man von sprungfixen Kosten.

Manchmal werden Fixkosten auch als Betriebskosten bezeichnet. Das ist grundsätzlich nicht falsch – schließlich fallen sie an, damit der Betrieb entsprechend geführt werden kann.

Wichtig: Fixkosten spielen für Unternehmen eine große Rolle. Wenn sie so hoch ausfallen, dass die Umsätze gerade so ausreichen, diese zu decken, dann kann ein Unternehmen keinen Gewinn erzielen. Deshalb spielen Fixkosten auch bei der Preiskalkulation eine große Rolle. Zielsetzung muss ein Umsatz ein, der sowohl die Kosten deckt als auch noch einen Überschuss ergibt.

Welche Kosten in einem Betrieb gehören zu den fixen Kosten?

Wer sich die Kosten eines Betriebs genauer anschauen möchte, sollte unterscheiden können zwischen den Fixkosten und den variablen Kosten in einem Unternehmen. Das ist nicht immer so einfach, denn Gemeinkosten können beispielsweise sowohl aus Fixkosten als auch aus variablen Kosten bestehen.

Was gehört also zu den Fixkosten - und was nicht? Sind Abschreibungen Fixkosten?

Beispiele für variable Kosten

Von den Fixkosten abzugrenzen, sind sog. variable Kosten. Variable Kosten sind – anders als fixe Kosten – von bestimmten Bezugsgrößen abhängig.

Wenn beispielsweise die Produktionsauslastung steigt, steigen auch die variablen Kosten. Typische Beispiele sind hier beispielsweise Kosten für Material, Hilfsmittel, Provisionen oder die Logistik.

Es gibt jedoch auch Kosten, die schwer zuordenbar sind. Beispielsweise Energiekosten bestehen sowohl aus variablen (Verbrauch) als auch fixen Kosten (Grundgebühr).

Beispiele für Fixkosten im Unternehmen

Doch was kann man sich unter den Fixkosten eines Unternehmens vorstellen? Jedes Unternehmen muss bestimmte Kosten für den Geschäftsbetrieb in Kauf nehmen. Dazu gehören Aufwendungen, die monatlich, quartalsweise oder jährlich anfallen, wie beispielsweise

• Miete
• Versicherungsbeiträge
• Kontoführungsgebühren
• Zinsaufwendungen
• Lohn- und Gehaltskosten
• Kosten für die IT
• Abschreibungen

Aufstellung zu Fixkosten im Unternehmen: Überblick bewahren

Die Kosten fallen also in jedem Fall an – die Frage für Unternehmen lautet jedoch: In welcher Höhe? Unternehmen sollten ihre Fixkosten auflisten. Im Liquiditätsmanagement können moderne Planungstools hier einen wichtigen Beitrag leisten. Wer genau weiß, welche Beträge regelmäßig anfallen und bezahlt werden müssen, kann diese Informationen auch in die Liquiditätsplanung und -kontrolle miteinfließen lassen.

Umgekehrt: Wenn ein Unternehmen seine Fixkosten auflistet und feststellt, dass die Kostenbelastung zu hoch ist, dann kann auch über Maßnahmen zur Senkung nachgedacht werden.

Monatliche Fixkostenaufstellung im Unternehmen

Für Unternehmen ist es existenziell wichtig zu wissen, wie hoch die Fixkosten sind, damit immer ausreichend liquide Mittel vorhanden sind, diesen Verpflichtungen auch nachkommen zu können. Wer Schwierigkeiten hat, zum Beispiel Miete, Löhne oder Versicherungsbeiträge zu bezahlen – also (nahezu) zahlungsunfähig ist - der ist (zumindest kurzfristig) insolvenzgefährdet. Um also eine Unternehmenskrise vermeiden zu können, muss ein Unternehmen wissen, welche Zahlungsverpflichtungen regelmäßig zu erfüllen sind.

Eine monatliche Fixkostenaufstellung kann dabei helfen, die Liquiditätsplanung entsprechend auszurichten. Sehr viele Kosten, wie Miete, Gehälter oder Lizenzgebühren, fallen monatlich an. Die Aufstellung kann für eine langfristige Liquiditätsplanung wichtige Impulse liefern.

Wie Unternehmen ihre Fixkosten berechnen: Formeln und Berechnungen

Doch wie werden die Fixkosten schlussendlich überhaupt berechnet? Die jeweiligen Fixkosten hängen immer von dem jeweiligen Unternehmen und dessen Geschäftstätigkeit ab. Generell sind die Fixkosten Teil der Gesamtkosten. Vereinfacht könnte man also sagen:

Fixkosten ermitteln: Die Gesamtkosten abzüglich der variablen Kosten ergeben die Fixkosten.

Grundsätzlich empfiehlt es sich jedoch, wenn Unternehmen eine Fixkostenaufstellung machen. Es gibt übrigens bereits viele Tools, die von Softwareanbietern bereits gestellt werden und in moderne Planungslösungen integriert werden können. Die Höhe der jeweiligen Fixkosten kann durch die Buchhaltungsdaten ermittelt werden. Auch Fixkostenanalysen können häufig bereits sehr einfach dank praktischer Excel-Tools erstellt werden.

Die Fixkosten sind auch eine wichtige Berechnungsgröße für weitere Analysen. Ein gutes Beispiel ist die Produktpreisermittlung. Bei der Produktion eines Produkts müssen für eine Preisfindung auch die Fixkosten entsprechend anteilig ermittelt werden. Fixe Kosten werden beispielsweise bei der Break-Even-Point Formel als Berechnungsgröße herangezogen.

Mit der Vollkostenrechnung werden sowohl fixe als auch variable Kosten berücksichtigt. Alternativ können Fixkosten auch mit der Deckungsbeitragsrechnung verrechnet werden. Fixkosten werden also für verschiedene Formeln als Berechnungsgröße herangezogen.

Corona-Hilfen für die Fixkosten von Unternehmen: Überbrückungshilfe IV

Die Fixkosten machen einen großen Teil der Gesamtkosten in vielen Unternehmen aus und können dadurch auch zum Risiko werden. Einige Branchen haben während der Corona-Pandemie erheblich gelitten und straucheln heute teilweise immer noch.

Die Fixkosten eines Unternehmens sind zwar einerseits leicht planbar – andererseits fallen sie auch in jedem Fall an. Das mussten viele Betriebe bitter erfahren. Ob Gastronomie, Hotellerie oder auch Friseurbetriebe – viele Geschäfte und Lokale wurden durch Lockdownmaßnahmen kalt erwischt. Die Lokale mussten schließen. Umsätze blieben aus – doch die Fixkosten mussten dennoch beglichen werden. Das sorgte für Existenzängste.

Die Bundesregierung gewährte deshalb Unternehmen Corona-Hilfen, um Insolvenzwellen zu vermeiden. Mit Überbrückungshilfen (zum Beispiel Überbrückungshilfe IV) wurden Unternehmen insbesondere bei den Verpflichtungen zu den Fixkosten unterstützt. Im Mai und Juni 2023 mussten viele Unternehmen noch Schlussabrechnung einreichen, um ggf. Rückzahlungsverpflichtungen zu ermitteln.

Fixkosten: Liste prüfen und Hilfe beantragen

Welche konkreten Fixkosten förderfähig waren, wurde vom BMWI detailliert aufgelistet. Dazu gehörten u.a.:

• Mieten und Pachten
• Weitere Mietkosten
• Zinsaufwendungen
• Abschreibungen
• Finanzierungskostenanteil von Leasingraten
• Kosten für Instandhaltung, Wartung oder Einlagerung von Anlagevermögen und geleaste Vermögensgegenstände einschließlich der EDV
• Ausgaben für Elektrizität, Wasser, Heizung, Reinigung
• Grundsteuern
• Betriebliche Lizenzgebühren
• Versicherungen, Abonnements und andere feste betriebliche Ausgaben

Wie Unternehmen ihre Fixkosten senken können

Ohne ein professionelles Kostenmanagement geht es nicht: Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, welche Kosten verursacht werden. Wenn die Gesamtkosten zu hoch sind, wird schnell darüber nachgedacht, bei welchen Posten der Hebel angesetzt werden kann, um Kosten zu senken. Hier ist es von Vorteil, wenn beispielsweise bekannt ist, welche durchschnittlichen Fixkosten in einer Produktion anfallen.

In vielen Unternehmen machen Personalkosten einen erheblichen Anteil der Fixkosten aus. Situationsbedingte Entlassungen sind aber mit Vorsicht zu genießen und heute in der Regel das letzte Mittel, dass ergriffen werden sollte – vor allem auch vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels.

Es gibt zahlreiche Ansatzpunkte, die Fixkosten kontinuierlich zu optimieren. Häufig werden Verträge abgeschlossen, die jahrelang ungeprüft laufen. Doch nicht immer bewährt sich jede Entscheidung auf Dauer. Es lohnt sich, regelmäßig die verschiedenen Posten unter die Lupe zu nehmen und auch zu prüfen, ob beispielsweise das jeweilige Abonnement überhaupt ausreichend genutzt wird.

Zudem gibt es manchmal neue Tarife oder Angebote, die attraktiver sind. Unternehmen sollten deshalb die verschiedenen Kosten immer kontinuierlich prüfen und ggf. Verbesserungsmaßnahmen ergreifen. Das stärkt auf Dauer die Liquidität.

Fixkosten durch verschiedene Maßnahmen reduzieren

Was können also Unternehmen tun? Hier einige Empfehlungen:

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick: Welche Fixkosten fallen an?
2. Gehen Sie bei der Fixkostensenkung strukturiert vor und untersuchen Sie einzelne Posten Schritt für Schritt.
3. Wenn bestimmte Fixkosten gestiegen sind, lohnt es sich, genauer hinzuschauen: Warum wurden ggf. Preise durch den Vertragspartner erhöht (z. B. Telefon- und Internetanbieter)? Kann ein anderer Tarif gewählt werden, der auf Dauer für das Unternehmen kostengünstiger ist oder sogar mehr Leistungen umfasst?
4. Holen Sie Vergleichsangebote ein: Lohnt es sich beispielsweise, einen neuen Stromvertrag abzuschließen? Wie sind die Konditionen für die Grundgebühr anderer Anbieter?
5. „Ach, das sind doch nur 20 Euro im Monat“ – Doch auch kleine Beträge machen in der Summe den Unterschied. Wenn beispielsweise die IT-Abteilung feststellt, dass Lizenzen kaum genutzt werden, kann es auch hier sinnvoll sein, die Softwarekosten genauer unter die Lupe zu nehmen.
6. Prüfen Sie Fixkosten nicht nur, wenn die Zeiten gerade schwierig sind und Kostensenkungsmaßnahmen schnell und dringend erforderlich sind. Wer beispielsweise einmal im Jahr prüft, welche Verträge auslaufen und sich automatisch verlängern würden, der kann frühzeitig weitere Optionen prüfen und die Fixkosten optimieren.

Wichtige Fragen zu Fixkosten kurz zusammengefasst

Hier sind wichtige Grundsätze zu Fixkosten mit fünf Fragen und Antworten kurz im Überblick zusammengefasst:

Was sind fixe Kosten?

Fixe Kosten sind unabhängig von der Produktionsauslastung oder ähnlichen Bezugsgrößen. Sie fallen konstant innerhalb bestimmter Perioden an (zum Beispiel monatlich, jährlich).

Welche typischen Beispiele gibt es? Was zählt zu den Fixkosten in einem Unternehmen?

Typische Beispiele sind monatliche Mietzahlungen oder auch jährliche Versicherungsbeiträge. Hier spricht man auch von fixen Gemeinkosten. Davon abzugrenzen sind beispielsweise variable Gemeinkosten, wie Stromkosten.

Welche Arten von Fixkosten gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Fixkosten, wie beispielsweise

• Personalkosten
• Mietkosten
• Abschreibungen
• Energiekosten (Achtung: können auch variabel sein)

Was sind fixe und variable Kosten?

Fixkosten fallen konstant an, variable Kosten sind hingegen von bestimmten Bezugsgrößen abhängig. Also beispielsweise von der Produktionsauslastung.

Wie berechnet man fixe Kosten?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Fixkosten zu ermitteln. Einfach ist die Formel:

Gesamtkosten abzüglich der variablen Kosten = Fixkosten