Was alles zu den Gesamtkosten zählt

Mit den allgemeinen Preissteigerungen kommen auch Unternehmen immer mehr unter Druck, was die Kosten angeht. Geschäftsmodelle, die bisher Gewinn erzielen konnten, kämpfen auf einmal darum, kostendeckend zu arbeiten. Das Liquiditätsmanagement muss sicherstellen, dass ausreichend liquide Mittel vorhanden sind, damit das Unternehmen für sämtliche Kosten aufkommen kann. Doch dafür ist eine Information von großem Interesse: Die Gesamtkosten eines Unternehmens. Was gehört alles zu den Gesamtkosten? Und wie werden sie berechnet? Hier ein Überblick:

Gesamtkosten: Definition

Der Name lässt es bereits vermuten: Die Gesamtkosten umfassen sämtliche Kosten, die innerhalb einer bestimmten Periode in einem Unternehmen anfallen. Im Englischen spricht man hier auch von "total cost".

Die Gesamtkosten werden häufig für weitere betriebswirtschaftliche Auswertungen unterteilt. So kann beispielsweise zwischen fixen und variablen Kosten unterschieden werden. Oder auch zwischen Einzelkosten und Gemeinkosten.

Achtung: Im Alltag wird der Begriff "Gesamtkosten" manchmal auch in anderen Zusammenhängen verwendet. Wenn beispielsweise eine größere Investition geplant wird und ein Kostenvoranschlag erstellt wird, kann es vorkommen, dass als Ergebnis die „Gesamtkosten“ aufgeführt werden. In der Kostenrechnung ist mit Gesamtkosten jedoch die Summe aller Kosten des Betriebs gemeint, die innerhalb eines bestimmten Betrachtungszeitraums anfallen.

Auch das Gesamtkostenverfahren wird in der Rechnungslegung in einem besonderen Zusammenhang erwähnt. Dabei geht es insbesondere um die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung. Doch dazu später mehr.

Wozu benötigt man die Berechnung der Gesamtkosten?

Die Gesamtkosten sind eine wichtige Information und Ausgangsbasis für unterschiedliche Berechnungen und Analysen. In der Kostenrechnung werden beispielsweise die Erlöse den Gesamtkosten gegenübergestellt. So kann das Unternehmen ermitteln, wie erfolgreich innerhalb einer bestimmten Periode gewirtschaftet wurde.

Unternehmen können jedoch beispielsweise auch ermitteln, welchen Anteil die variablen bzw. die fixen Kosten an den Gesamtkosten haben. Warum ist das interessant?

Kosten sind ein wichtiger Faktor

Insbesondere dann, wenn Unternehmen unter einem enormen Kostendruck stehen, ist es sinnvoll die Situation genauer unter die Lupe zu nehmen. Die fixen Kosten entstehen unabhängig davon, wie viel ein Unternehmen gerade produziert. So muss beispielsweise die Miete beglichen werden. Die variablen Kosten hingegen sind abhängig von der Beschäftigung des Unternehmens. Wenn also viel produziert wird, entstehen auch hohe Kosten, beispielsweise durch den Materialverbrauch.

Das Liquiditätsmanagement kann also langfristig die Fixkosten planen. Die variablen Kosten können sich kurzfristig aufgrund aktueller Entwicklungen verändern. Wenn ein Unternehmen nun beispielsweise feststellt, dass die Kosten zu hoch sind, muss analysiert werden, welche Maßnahmen ergriffen werden können. Wie haben sich die variablen Kosten entwickelt?

Auf Dauer sollten selbstverständlich insbesondere die Fixkosten nicht überhandnehmen. Das Controlling kann daher verschiedene Aspekte genauer betrachten:

• Welche Fixkosten haben den größten Anteil an den Gesamtkosten?
• Bei welchen Fixkosten könnte man sparen?
• Bieten sich Kostensenkungsmaßnahmen an?

Wenn beispielsweise ein günstigerer Telefon- und Internetanbieter gewählt wird, lassen sich die monatlichen Kosten bereits reduzieren.

Warum sind die Gesamtkosten so wichtig?

In einem Unternehmen fallen die unterschiedlichsten Kosten an. So müssen Unternehmen beispielsweise Materialien einkaufen, monatliche Softwaregebühren bezahlen, jeden Monat Gehälter überweisen, Versicherungsbeiträge begleichen, Strom- und Heizkosten stemmen u.v.m.

In der Kostenrechnung wird zwar häufig zwischen variablen und fixen Kosten unterschieden. Doch auch die Berechnung der Gesamtkosten kann für Unternehmen hilfreiche Informationen liefern – und zwar dann, wenn der Betrag mit anderen Berechnungsgrößen ins Verhältnis gesetzt wird.

Gesamtkosten und Kennzahlenanalysen: Beispiel

Die Gesamtkosten sind eine wichtige Berechnungsgröße, wenn verschiedene Kennzahlen ermittelt werden. Mit dem Kostendeckungsbeitrag werden beispielsweise die Umsatzerlöse und die Gesamtkosten ins Verhältnis gesetzt.

Die Formel lautet hier: Umsatzerlöse / Gesamtkosten * 100 = Kostendeckungsgrad

Ein Kostendeckungsgrad von mehr als 100 % bedeutet, dass Gewinne erzielt werden.

Beispiel: Ein Unternehmen hat im Betrachtungszeitraum 400.000 Euro Umsätze erzielt. Die Gesamtkosten lagen bei 350.000 Euro. Der Kostendeckungsgrad beträgt:

400.000 Euro / 350.000 Euro x 100 = 114 % (gerundet)

Das Unternehmen erzielt also Gewinne.

Abwandlung: Die Umsätze lagen bei 280.000 Euro, die Gesamtkosten bei 350.000 Euro. Der Kostendeckungsbeitrag liegt bei: 280.0000 / 350000 x 100 = 80 %

Das Unternehmen erwirtschaftet Verluste. Hier sollte genauer betrachtet werden, woran das liegt und die Entwicklung genau beobachtet werden. Kurzfristig muss dies nicht sofort problematisch sein. Wenn jedoch langfristig die Kosten nicht gedeckt werden können, ist das Unternehmen existenzgefährdet.

Tipp: Mehr zum Thema Kennzahlen finden Sie hier.

Gesamtkosten: Formel

Sehr häufig wird bei den Kosten in der Betriebswirtschaft zwischen fixen und variablen Kosten unterschieden. Die Gesamtkosten sind die Summe der Kosten. Die einfache Formel lautet also in der Kostenrechnung:

Variable Kosten + Fixe Kosten = Gesamtkosten

Gesamtkosten berechnen

Zur Berechnung werden alle Kosten herangezogen. Sowohl die variablen als auch die fixen Kosten müssen also erfasst werden.

Besonderheit: Gesamtkosten- und Umsatzkostenverfahren

Im Finanzbereich fällt auch manchmal der Begriff Gesamtkosten- bzw. Umsatzkostenverfahren.

Beim Gesamtkostenverfahren handelt es sich um eine besondere Form der Gestaltung einer Erfolgsrechnung (vgl. zum Beispiel das Gabler Wirtschaftslexikon). Dabei werden die Kosten einer Periode den Erlösen einer Periode gegenübergestellt bzw. die Aufwendungen den Erträgen. Mit dem Gesamtkostenverfahren wird das Betriebsergebnis ermittelt – oder im Falle eines Jahresabschlusses der Jahresüberschuss (oder ggf. Jahresfehlbetrag).

Das Gesamtkostenverfahren wird dabei ausdrücklich in den handelsrechtlichen Vorschriften thematisiert. So stellt sich beispielsweise bei der Jahresabschlusserstellung die Frage, wie die Gewinn- und Verlustrechnung zu gliedern ist. Nach § 275 Handelsgesetzbuch (HGB) können Unternehmen wählen: Die Gewinn- und Verlustrechnung ist in Staffelform nach dem Gesamtkostenverfahren oder dem Umsatzkostenverfahren aufzustellen.

Die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren ist zusammengefasst wie folgt zu gliedern (vgl. für die ausführliche Gliederung § 275 Absatz 2 HGB):

1. Umsatzerlöse
2. Erhöhung oder Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen
3. andere aktivierte Eigenleistungen
4. sonstige betriebliche Erträge
5. Materialaufwand
6. Personalaufwand
7. Abschreibungen
8. sonstige betriebliche Aufwendungen
9. Erträge aus Beteiligungen
10. Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens
11. sonstige Zinsen und ähnliche Erträge,
12. Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
13. Zinsen und ähnliche Aufwendungen,
14. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
15. Ergebnis nach Steuern
16. sonstige Steuern
17. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag.

Zum Vergleich: Die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren sieht zusammengefasst wie folgt aus (vgl hier § 275 Absatz 3 HGB):

1. Umsatzerlöse
2. Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen
3. Bruttoergebnis vom Umsatz
4. Vertriebskosten
5. allgemeine Verwaltungskosten
6. sonstige betriebliche Erträge
7. sonstige betriebliche Aufwendungen
8. Erträge aus Beteiligungen,
9. Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens,
10. sonstige Zinsen und ähnliche Erträge,
11. Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
12. Zinsen und ähnliche Aufwendungen,
13. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
14. Ergebnis nach Steuern
15. sonstige Steuern
16. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag.

Tipp: Wer zur Gliederung der GuV nach dem Gesamtkosten- oder Umsatzkostenverfahren verpflichtet ist u.v.m. finden Sie hier.

Im Zusammenhang mit der Jahresabschlusserstellung kann also der Jahresüberschuss bzw. der Jahresfehlbetrag in der Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren ermittelt werden.