A tutti può capitare di compiere un errore in fase di fatturazione, inserendo importi o dati sbagliati: quando ci si accorge che una fattura già emessa e consegnata al cliente riporta una somma inferiore rispetto a quella effettivamente dovuta, è necessario correre ai ripari al più presto – qualunque sia la motivazione dell’errore – con l’emissione di una nota di debito. Si tratta di un documento fiscale che consente, appunto, di correggere l’inesattezza senza bisogno di generare una nuova fattura. Se vuoi sapere che cos’è esattamente una nota di debito (o addebito) e in cosa si differenzia da una nota di credito, in quali occasioni occorre emetterla e quali caratteristiche deve immancabilmente avere, non ti resta che continuare a leggere.

Nota di debito: significato

Una nota di debito, o nota di addebito, è un documento contabile, appartenente alla categoria delle note di variazione, che serve per correggere gli importi esposti in una fattura già emessa, aumentandone l’imponibile e la relativa IVA. Tale documento permette, in altre parole, di rettificare una fattura che, per via di un errore di calcolo o per altri motivi, riporta una somma più bassa di quella dovuta, senza bisogno di doverla annullare ed emetterla di nuovo. La nota di debito assolve quindi la funzione di una fattura integrativa per l’importo maggiore da addebitare al cliente ed è necessaria per mettersi in regola con la contabilità ed evitare l’applicazione di sanzioni in caso di accertamenti fiscali.

Che differenza c’è tra fattura e nota di debito?

La nota di debito e la fattura hanno a che fare entrambe con la vendita di un prodotto o servizio. Pur avendo una forma simile, i due documenti presentano tuttavia funzioni e tempistiche diverse.

La fattura, nello specifico, permette di attestare la vendita della merce o l’erogazione del servizio e viene fornita al compratore una volta completata l’operazione di acquisto. Essa riporta al suo interno gli estremi del venditore, la quantità di beni acquistati o delle prestazioni effettuate e le loro caratteristiche, i prezzi unitari, l’importo complessivo e le imposte da versare allo Stato.

La nota di debito, invece, si emette solo in un secondo momento, senza limiti di tempo, esclusivamente nel caso in cui sia necessario integrare gli importi indicati sulla fattura precedentemente emessa.

Ambedue i documenti, comunque, devono essere registrati nel registro delle fatture emesse.

Inoltre, come avviene per le fatture, le modalità e le tempistiche di pagamento di una nota di debito sono generalmente indicate all’interno del documento. In caso di mancato saldo da parte del debitore, si potrà procedere esattamente come si farebbe per una fattura non pagata, ricorrendo a misure via via più “drastiche” a seconda della gravità della situazione (invio di promemoria via email, telefonate, lettere di sollecito, diffida formale, ecc.).

Differenza tra nota di debito e nota di credito

Nota di debito e nota di credito sono entrambe note di variazione, ovvero dei documenti che permettono di rettificare l’importo indicato su una fattura già consegnata al destinatario. Tra le due tipologie di note c’è però una differenza fondamentale:

• la nota di debito rappresenta una nota di variazione in aumento in quanto si emette allo scopo di integrare l’importo precedentemente fatturato, modificandolo a favore della società emittente. Il cliente che riceve una nota di debito è quindi tenuto a regolarizzare la situazione tramite il pagamento della somma mancante.

• la nota di credito, invece, è una nota di variazione in diminuzione, che serve per stornare parzialmente o integralmente la somma indicata in fattura (ad esempio, per un reso della merce o per un errore di prezzo) e modifica dunque l’importo a favore del cliente. In questo caso è la società emittente che, se il saldo è già avvenuto, deve procedere alla restituzione di una parte o dell’intera somma corrisposta dal cliente.

In pratica, la nota di debito si emette quando l’importo fatturato risulta inferiore rispetto all’importo effettivo e, di conseguenza, l’IVA applicata è minore di quella dovuta. La nota di credito, al contrario, si associa a una fattura che riporta un importo maggiore rispetto a quello stabilito e, se non rettificata, comporterebbe quindi un addebito di imposta superiore a quanto dovuto.

Le due tipologie di note si distinguono anche dal punto di vista dell’obbligatorietà:

• le note di credito sono facoltative: la loro emissione è utile alla società emittente per evitare di pagare più del necessario, ma non è indispensabile per l’Agenzia delle Entrate, in quanto non compromette gli adempimenti fiscali.

• le note di debito sono obbligatorie per legge: se ci si accorge di aver inserito in fattura un importo più basso del dovuto bisogna necessariamente emettere una nota di variazione in aumento, in quanto un imponibile maggiore determina anche un’IVA maggiore e il mancato pagamento della differenza genererebbe un danno all’Erario.

Nota di variazione in aumento: esempio

Per capire meglio come funziona una nota di variazione in aumento (nota di debito), proviamo a fare un esempio concreto.

Supponiamo di aver precedentemente concordato con un cliente il compenso di 2.000€ esclusa IVA per la prestazione di un determinato servizio, ma di aver emesso per errore una fattura di 1.500€ (dunque con importo inferiore rispetto agli accordi presi). Questo significa che ci troviamo in credito nei suoi confronti di 500€.

Per rimediare all’errore, possiamo quindi emettere una nota di debito dell’importo di 500€. La variazione in aumento dell’importo della fattura comporta, inoltre, anche il ricalcolo dell’imponibile e dell’IVA, come mostrato nella tabella qui sotto.

	Compenso concordato	Fattura emessa	Nota di debito
Importo	2.000€	1.500€	500€
IVA (22%)	440€	330€	110€
Totale da pagare	2.440€	1.830€	610€

Emissione nota di debito: i motivi

La nota di debito si emette ogniqualvolta occorre correggere una fattura già in essere, integrando l’importo indicato (imponibile o IVA) per evidenziare il maggior debito nei confronti dell’Erario e mettersi così in regola con gli adempimenti fiscali.

È bene precisare che, per le fatture elettroniche, la necessità di emettere una nota di variazione in aumento sopravviene solo se la fattura errata è già stata inviata e accettata dal Sistema di Interscambio (SDI). In caso contrario, è sufficiente correggerla e procedere all’invio, senza modificare il numero progressivo.

Tra i principali motivi che richiedono la creazione di una nota di debito ci sono gli errori legati all’importo fatturato: ad esempio, l’inserimento di un prezzo diverso rispetto a quello precedentemente concordato con il cliente, un’inesattezza nel calcolo dell’aliquota IVA o uno sconto non applicato correttamente. La nota di debito può rendersi necessaria anche per via di errori logistici: ad esempio, quando il fornitore consegna una quantità di merce superiore rispetto a quella ordinata. Essa può altresì servire per stornare una nota di credito creata per sbaglio oppure per addebitare al cliente le spese di spedizione.

Come già detto in precedenza, in presenza di una variazione in aumento dell’imponibile (e di conseguenza della relativa imposta), l’emissione di una nota di debito è obbligatoria per legge, indipendentemente dalla causa per la quale si è resa necessaria.

Per quanto riguarda le tempistiche, non esistono limiti temporali specifici: la nota di variazione in aumento può essere emessa una settimana dopo, così come sei mesi dopo, non appena ci si accorge dell’errore. Tuttavia, se si supera il termine della liquidazione periodica relativa alla fattura errata, è prevista l’applicazione di sanzioni per omessa fatturazione. Queste ultime possono però essere minimizzate ricorrendo al ravvedimento operoso (in questo caso vale il principio del prima paghi, minore sarà la sanzione attribuita).

Come creare una nota di debito?

I passaggi per creare una nota di debito sono fondamentalmente identici a quelli necessari per creare una fattura, ma occorre specificare nell’intestazione che si tratta, appunto, di una “nota di debito”.

In generale, una nota di debito deve contenere i seguenti elementi:

• gli estremi del venditore e dell’acquirente;
• l’indicazione che si tratta di una “nota di debito”;
• la numerazione (che prosegue quella delle fatture);
• la data, che deve essere successiva alla data della fattura alla quale si riferisce;
• il riferimento alla fattura originaria, con numero e data di emissione;
• le motivazioni per la quale si emette la nota;
• l’importo da integrare a quello indicato nella fattura originaria.

Come emettere una nota di debito elettronica?

Dal 1° luglio 2022 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per tutte le partite IVA (salvo poche eccezioni). Di conseguenza, anche le note di debito (o di credito) correlate alle fatture elettroniche, devono essere emesse in formato digitale.

Per emettere una nota di debito elettronica si può utilizzare il sistema gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate oppure affidarsi a un tool di fatturazione elettronica (esattamente come avviene per le fatture).

In base al tipo di errore da correggere, si dovrà scegliere tra due categorie di documenti:

• se si tratta di una modifica sostanziale, come un errore nell’importo e nella percentuale IVA, bisognerà emettere una nota di debito ordinaria, corrispondente al codice TD05.
• quando l’errore da rettificare riguarda esclusivamente l’aliquota IVA, si potrà allora emettere una nota di debito semplificata per sola IVA, selezionando la voce TD09.

Come emettere una nota di debito senza IVA?

Non tutte le note di debito richiedono l’inserimento dell’IVA. In alcuni casi specifici, infatti, è possibile emettere una nota di debito senza IVA.

Ad esempio, quando l’errore riguarda esclusivamente l’importo, mentre il calcolo dell’IVA risulta corretto, nella nota di debito occorre inserire solo la modifica del totale imponibile.

Un’altra casistica è quando si devono applicare degli sconti o dei buoni spesa: anche qui l’indicazione dell’IVA sulla nota di debito non è prevista.

Lo stesso discorso vale, infine, per le note di debito relative a fatture emesse da professionisti in regime forfettario, che non richiedono l’inserimento dell’IVA.

Come registrare una nota di debito?

Esattamente come le fatture, anche le note di debito devono essere correttamente registrate dopo la loro emissione. Le modalità e le tempistiche di registrazione sono identiche a quelle delle fatture.

In particolare, la registrazione contabile di una nota di debito avviene tramite l’inserimento nei registri IVA e nel Libro Giornale, avendo cura di indicare il numero e la data della fattura da rettificare.

Come annullare una nota di debito

Se dopo aver emesso una nota di debito ci si accorge di aver compiuto degli errori, è possibile annullarla.

Per annullare una nota di debito errata occorre semplicemente emettere una nota di credito di importo equivalente (esattamente come per annullare una nota di credito bisogna emettere una nota di debito). Successivamente, si potrà procedere con l’emissione della nota di debito corretta.

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