Quels sont les outils de facturation qui peuvent vous être utiles ?
Dans un univers de plus en plus numérisé, disposer d’un outil de facturation efficace et fiable est primordial pour toute entreprise souhaitant se développer. Que vous soyez à la tête d’une TPE ou d’une PME, un système de facturation optimisé peut grandement améliorer votre efficacité, réduire les erreurs et aider à maintenir une traçabilité précise de vos finances. Découvrons ce qu’est la facturation en ligne, les critères à prendre en compte et quelques logiciels gratuits.
Qu’est-ce que la facturation en ligne ?
La facturation en ligne permet d’émettre, de gérer et de suivre les factures de manière numérique. C’est un élément clé de la gestion digitale de la facturation qui facilite le suivi des transactions financières. Cette approche de la facturation comporte des avantages significatifs.
Réduction des erreurs
La facturation manuelle peut conduire à de nombreuses erreurs dues à une saisie incorrecte des informations. En utilisant un logiciel de facturation, vous minimisez ce risque en automatisant la majeure partie des processus. Par exemple, la saisie automatique des informations récurrentes, comme les données clients, peut être intégrée en un seul clic.
Rapidité et efficacité
Des outils de facturation en ligne comme Henrri ou Zervant accélèrent considérablement le processus de facturation et simplifient la gestion de trésorerie. Ainsi, plus besoin de perdre un temps inutile à créer des factures manuellement ou à gérer plusieurs intermédiaires au sein de l’entreprise. L'émssion et l’envoi de la facture se fait de manière numérique, rapide et efficace.
L’importance de la digitalisation des factures
La digitalisation des factures est devenue une nécessité incontournable pour les entreprises. Ce processus d’automatisation de la facturation a non seulement révolutionné la gestion des transactions financières, mais a également amélioré la productivité et enrichi les relations avec les clients.
Digitaliser les factures pour réduire les coûts
La facturation en ligne supprime les coûts associés à la création et à la gestion traditionnelle des factures. En effet, l’utilisation d’un outil de facturation numérique libère du temps autrement dédié à la gestion des factures. Par conséquent, les employés peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et sur des tâches stratégiquement plus importantes.
Une organisation améliorée
Avec un outil de facturation numérique, il devient plus facile d’organiser, de rechercher et de récupérer des factures spécifiques. Cette simplification de la gestion facilite également le respect des obligations fiscales et réglementaires. La conservation des documents et leur récupération en cas de besoin sont grandement simplifiées.
En cas de litige, vous disposez d’un historique de transactions facilement accessible grâce aux factures numériques. Le suivi des factures impayées est, lui aussi, facilité par l’automatisation des processus comme l’envoi de rappels de paiement par exemple.
À lire aussi : comprendre les 6 exigences de l'obligation à la dématérialisation des factures
Amélioration des relations clients
La facturation numérique a un impact positif sur les relations avec les clients. En effet, la simplification des procédures améliore l’expérience client. Vous pouvez leur offrir la possibilité de signer électroniquement et de payer en ligne, éliminant ainsi les procédures fastidieuses.
La communication avec les clients devient plus fluide et plus efficace, avec la possibilité d’envoyer les factures par e-mail et de recevoir les paiements instantanément en ligne.
Pour vous donner un maximum d'informations sur le sujet de la dématérialisation des factures, nous avions organisé un webinar avec RSM, cabinet d’audit, de conseil et d’expertise comptable.
Retrouvez le replay et la synthèse via ce lien. Nous y décryptons les thématiques suivantes :
- Comment gérer la coexistence des 2 systèmes ?
- Quelles seront les modifications à apporter dans son processus d'achat et de vente ?
- Quelles actions prendre dès maintenant pour s'y préparer ?
- Comment choisir ses prestataires (OD, PDP) ?
- Les équipes comptables vont-elles vraiment gagner du temps ?
- Quelles seront les conséquences sur les délais de paiement et le crédit fournisseur indû ?
Pourquoi vous devez optimiser votre système de facturation ?
Un système de facturation électronique peut non seulement vous faire gagner du temps, mais aussi centraliser toutes vos informations comptables dans une seule interface.
Amélioration du flux de trésorerie
Avec un outil de facturation optimisé, vous gérez vos flux de trésorerie de manière plus efficace. C’est un élément vital de la santé de votre entreprise pour sa croissance.
En accélérant le processus de facturation et en mettant en place un suivi rigoureux des factures impayées, vous pouvez réduire les délais de paiement et limiter les risques. L’automatisation de certaines factures garantit un flux régulier de revenus.
Développement de l’efficacité opérationnelle
La création, la gestion et le suivi des factures réduisent les erreurs de facturation et augmentent l’efficacité globale de l’entreprise. Les équipes commerciales et comptables disposent ainsi d’informations précieuses et actualisées, ce qui leur permet de se concentrer sur d’autres tâches stratégiques et à valeur ajoutée.
Respect de la conformité
Un outil de facturation numérique facilite le respect des obligations fiscales et réglementaires. Vous disposez ainsi d’une trace fiable de toutes les transactions et pourrez plus facilement retrouver vos données à partir d’un tableau de bord récapitulatif. Cela simplifie grandement la production de votre bilan comptable.
Quel logiciel de facturation ?
Le choix du bon outil de facturation dépend de plusieurs facteurs tels que la taille de votre entreprise, le secteur d’activité ou les besoins spécifiques. Voici quelques critères à prendre en compte.
L’intégration
Le logiciel de facturation doit pouvoir s’intégrer facilement aux autres systèmes utilisés au sein de votre entreprise, notamment les logiciels de comptabilité, les CRM pour la relation client et les systèmes de paiement. Assurez-vous que des rapprochements entre ces plateformes peuvent être réalisés simplement.
La facilité d’utilisation
Un bon outil de facturation doit être facilement pris en main par vos équipes. L’interface doit être intuitive et facile à utiliser. L’outil choisi doit permettre de créer, d’envoyer et de suivre les factures de la manière la plus simple possible.
La personnalisation
Chaque entreprise a des besoins spécifiques en fonction de sa taille et de son domaine d’activité. Le logiciel de facturation doit donc offrir des options de personnalisation pour répondre à ces besoins. Informez-vous notamment sur la possibilité de personnaliser les rappels de facturation, les modèles de paiement ou les conditions de paiement.
La conformité
Un outil de facturation efficace doit respecter l’ensemble des réglementations françaises et européennes. Toutes les mentions obligatoires à inclure dans les factures doivent donc être pré-remplies, même en cas de changement de la réglementation. Les règles de traitement des données doivent également être respectées.
Le support client
En cas de problème ou de questions sur la dématérialisation de vos factures, un bon logiciel doit disposer d’un service client solide. Vous devez donc pouvoir contacter ce service rapidement et facilement pour obtenir de l’aide.
Facture gratuite : quel est le meilleur logiciel gratuit de facturation ?
Plusieurs logiciels de facturation gratuits se démarquent par leurs fonctionnalités. Cependant, le choix d’un outil de facturation doit se baser sur les besoins spécifiques de votre entreprise.
Si vous recherchez un outil de facturation gratuit conjuguant facilité d’utilisation, fonctionnalités personnalisables, assistance client et sécurité, voici 3 logiciels qui se distinguent.
Henrri
Henrri est un outil de facturation gratuit offrant une variété de fonctionnalités dont :
- La gestion comptable (export comptable, journal des ventes, etc.) ;
- la facturation ou e-invoicing ;
- le reporting et l'e-reporting.
Grâce à son interface conviviale et à son solide service client via sa plateforme d’assistance, Henrri est facile à prendre en main.
Zervant
Zervant est un autre logiciel de facturation gratuit particulièrement apprécié des TPE et PME. Parmi ses fonctionnalités efficaces, on retrouve :
- Les rapports de vente ;
- le suivi des factures ;
- la base de données produits et clients.
Son application mobile est plébiscitée par les professionnels qui facturent lors de leurs déplacements.
Facture.net
Facture.net est l’un des outils de facturation les plus simples à utiliser. Ce logiciel en ligne offre des fonctionnalités comme :
- La numérotation automatique des factures ;
- la fonction “opportunités” pour lister les projets potentiels ;
- la fonction recherche par mots-clés.
Cependant, Facture.net ne dispose pas de service client ni d’application mobile, il est donc plutôt recommandé pour les freelance ou micro-entrepreneurs.
Quelle est la meilleure application pour faire des factures ?
Parmi les nombreuses applications de facturation disponibles, Zervant se distingue par son interface intuitive et ses fonctionnalités. Elle est adaptée aussi bien aux entrepreneurs individuels qu’aux PME.
L’application permet de créer des factures professionnelles, de suivre les paiements et d’envoyer des rappels automatiques aux clients. Zervant promet de pouvoir créer une facture en déplacement en moins d’une minute. Cette solution s’adresse donc aux professionnels souvent en extérieur, mais aussi à tous ceux qui souhaitent avoir accès à leur facturation à tout moment.
Choisir un outil de facturation gratuit et efficace est essentiel pour toute entreprise soucieuse de sa gestion financière. Les outils de facturation numériques tels que Zervant, Henrri et Facture.net sont des moyens efficaces pour optimiser la gestion de votre facturation. L’important est de sélectionner une solution qui répond à vos besoins et vous aide à atteindre vos objectifs financiers.
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