Dans le cadre d’une vente ou d’une prestation de services, l’établissement d’une facture est toujours obligatoire. C’est un document officiel faisant foi juridiquement, comptablement et fiscalement. Il existe plusieurs modèles de factures qui permettent de s’aider. Néanmoins, certaines règles doivent être respectées.
Les mentions obligatoires d’une facture
Il faut savoir avant tout que lors d’une procédure de facturation, vous devez établir deux exemplaires. L’un est destiné à l’entreprise et à conserver pendant 10 ans à titre de traçabilité. L’autre par contre sera la facture remise au client. Néanmoins, pour que votre facture soit règlementaire, il doit normalement faire apparaître un certain nombre de mentions légales.
- Identité de l’entreprise : il s’agit de la dénomination sociale de la société ou le nom et prénom dans le cas d’une entreprise individuelle. L’adresse, numéro SIREN ou SIRET, numéro TVA intracommunautaire, immatriculation, numéro au RCS ou numéro au RM doivent être aussi mentionnés.
- Identité de l’acheteur : nom ou dénomination sociale, adresse, numéro d’identification à la TVA.
- Numéro de facture : il s’agit d’un numéro unique associé à la facture
- Date d’émission de facture : c’est la date durant laquelle le produit a été livré ou la prestation a été réalisée.
- Numéro de bon de commande : il s’agit d’un numéro associé à la commande de cette facture. Il permet d’associer une facture à la bonne commande.
- Désignation des produits / services : il s’agit des spécifications concernant les produits / services (nature, nom du produit, quantité, prix, référence…)
- Prix à payer, TVA et réductions appliquées : cela concerne le taux de TVA réglementaire. S’il y a des réductions ou des avoirs, ils doivent être aussi mentionnés.
- Date limite de paiement, retard et frais de recouvrement
- Montant total à payer (HT) et les taxes
Ces dispositions peuvent évoluer dans le temps. Par exemple, une évolution récente concerne la dématérialisation des factures.
À lire aussi : Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?
Exemple de modèle de facture
Voici un exemple basique d’une facture faite sous Excel. Vous pourrez la télécharger juste en dessous.
Modèle de facture Word ou Excel gratuit
Voici un modèle de facture aux formats Excel et Word à télécharger :
Comment utiliser le modèle de facture ?
Un modèle de facture doit toujours être modifié avec les informations spécifiques à la transaction ayant lieu.
Généralement, la facture est élaborée et transmise par le fournisseur, une fois le paiement effectué, ou avant. Cependant, elle peut être aussi transmise par le client pour représenter le paiement, selon l’article 1353 alinéa 2 du Code Civil.
Facture par le fournisseur
Le fournisseur, appelé aussi créancier, est souvent celui qui va diffuser la facture à régler. Ce document symbolise ainsi la créance du fournisseur qui est représentée par la mise à disposition de produits ou par la prestation de services. C’est une pièce comptable qui comporte plusieurs mentions obligatoires (que nous avons citées dans la première partie de cet article).
Si vous êtes fournisseurs, vous avez la possibilité de produire une facture suite à la réclamation de vos clients ou parce qu’elle est nécessaire dans votre comptabilité. Dans certains cas, vous devrez attendre que le montant soit versé sur le compte bancaire de votre entreprise. Vous ajoutez ensuite les mentions obligatoires mentionnées précédemment sur le document existant.
Dans d’autres cas, l’envoi de la facture se fait avant le paiement, notamment en B2B.
Il est important de noter que si vous réalisez une facture acquittée, vous ne devez pas créer de nouveau document, mais vous devez plutôt l'établir en fonction de la facture existante. Ceci permet de ne pas changer de numéro.
Vous avez ensuite la possibilité d’émettre la facture à votre client s’il l’exige. Toutefois, vous devez faire une copie du document et le conserver dans vos documents comptables. La copie peut être nécessaire en cas de problème.
Le délai de paiement
Le client est celui qui réceptionne la facture à régler et qui doit ainsi effectuer le paiement dans la limite du délai mentionné. Ce délai permet à un client d’optimiser la gestion de sa trésorerie. Il est d’ailleurs réglementé. Le règlement peut être alors justifié en le mentionnant sur la facture.
A lire aussi : Facture impayée : comment y faire face ?
Avant de réaliser ce type de document, le client doit attendre que le paiement ait été réalisé et que son compte ait été débité du montant. Il faut savoir que pour le client, la facture est le moyen pour prouver qu’il a réglé son paiement, notamment auprès des services fiscaux. Une copie de relevé bancaire ou un constat d’huissier peuvent aussi appuyer une preuve de paiement en cas de litige.
A lire aussi : Comment automatiser la gestion et le paiement des factures fournisseurs ?
Ainsi, le client peut transmettre cette pièce comptable avec une copie du relevé bancaire et justifier qu’il a parfaitement réalisé le paiement du créancier.
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