Gestion des dépenses, comptabilité et paiements enfin réunis
Pilotez toutes vos dépenses de la demande d’achat au règlement. Automatisez vos rapprochements et fluidifiez la gestion de votre poste fournisseurs.
Gestion des dépenses et contrôle de vos budgets
Conformité à la réforme de la facturation électronique
Expérience intuitive pour une adoption immédiate
Contrôlez l’intégralité de vos processus d’achat
Sur une plateforme unique, gérez toutes les étapes de votre processus d’achat. Obtenez une vue d'ensemble maîtrisée et naviguez facilement d'une maille à l'autre pour un suivi précis.
de réduction des tâches manuelles
de réduction des dépenses
plus rapide sur la clôture comptable
Dématérialisez et automatisez vos processus d’achats
Import automatique des factures et reçus
Réceptionnez toutes vos factures électroniques via notre Plateforme Agréée. Tous vos autres documents sont traités via email, scan mobile ou import PDF avec extraction des informations clé par le meilleur OCR du marché.
Gestion des bons de commande et de livraison
Centralisez vos bons de commandes et bons de livraisons directement dans Agicap. Comparez bons de commandes, bons de livraisons et factures afin d’effectuer votre rapprochement à 2 ou 3 facteurs.
Flux de validation personnalisables
Paramétrez des flux de validation en fonction du montant, du fournisseur ou du centre de coût. Notifiez les décisionnaires pour plus de fluidité.
Exécutez vos paiements dans le monde entier
Paiements sécurisés depuis Agicap
Exécutez vos paiements directement depuis vos banques via les protocoles de paiement locaux et internationaux (EBICS TS, H2H, SWIFT, BACS, etc.).
Gestion des bénéficiaires
Bénéficiez d’un processus sécurisé pour l’ajout des bénéficiaires et soyez alertés en cas de changements.
Multi-devises
Générez vos fichiers de paiements selon les formats et devises requis, conformément à la norme ISO 20022.
Règles de validation
Mettez en place la simple ou double signature. Bénéficiez d’une validation directement sur l’application mobile.
Accélérez et fiabilisez vos clôtures comptables
Pré-comptabilité
Associez automatiquement chaque dépense aux comptes comptables sur la base du fournisseur ou du centre de coûts.
Connectivité ERP
Synchronisez votre plan comptable. Exportez automatiquement vos écritures vers votre ERP avec lettrage automatique.
Réduisez vos coûts et pilotez vos budgets en temps réel
Suivi des budgets par centre de coûts
Créez des centres de coûts et définissez des budgets pour contrôler les dépenses au niveau des équipes. Visualisez en temps réel la consommation des budgets et leur impact sur votre trésorerie.
Catégorisation automatique des dépenses
Affectez et catégorisez automatiquement toutes les dépenses à un centre de coûts.
Demandes d’achats et processus de validation
Assurez-vous que chaque dépense engagée par l'entreprise a été préalablement validée.
Définition de restrictions de paiements
Restreignez l’utilisation des cartes en fonction de vos règles internes.
Des cartes Corporate adaptées à tous vos usages
Collecte des justificatifs
Récupérez sans effort 100% des justificatifs de vos équipes.
Paramétrage de plafonds
Définissez instantanément les limites et les autorisations pour chaque carte.
Gestion multi-devises
Dépensez dans le monde entier et dans toutes les devises grâce aux cartes Agicap Mastercard.
Cartes physiques et virtuelles
Emettez des cartes virtuelles pour des achats ponctuels et des abonnements. Distribuez des cartes physiques à vos collaborateurs.
Surveillez vos budgets et les dépenses. Depuis votre téléphone
Passez à la facturation électronique avec la Plateforme Agréée d’Agicap
Anticipez la réforme de 2026 et améliorez votre performance cash avec la Plateforme Agréée (ex-PDP) d’Agicap, certifiée par le gouvernement.
Explorez l'ensemble des produits de notre plateforme
Gestion du poste clients
Payez de manière sécurisée sur une interface unique. Exécutez vos paiements dans le monde entier, dans toutes vos devises.
Connectivité
Connectez toutes vos banques et ERP. Bénéficiez d’une unique source de vérité. Redistribuez la donnée vers vos outils métiers.
Paiements
Payez de manière sécurisée sur une interface unique. Exécutez vos paiements dans le monde entier, dans toutes vos devises.
Gestion de trésorerie
Connectez, prévoyez et optimisez vos flux de trésorerie.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des dépenses ?
Un logiciel de gestion des dépenses est une solution qui centralise, automatise et sécurise l'ensemble des flux de dépenses d'une entreprise : demandes d'achat, bons de commande, factures fournisseurs, notes de frais, cartes d'entreprise et paiements.
Concrètement, il remplace les circuits de validation par e-mail et les tableurs dispersés par un workflow structuré, traçable et connecté à la comptabilité. Chaque dépense engagée suit un chemin défini : demande, approbation selon les règles internes, justificatif associé, imputation comptable, puis paiement. Aucune étape ne peut être court-circuitée.
Ce que couvre typiquement un tel outil :
La gestion des demandes d'achat et des bons de commande : formalisation et contrôle de l'engagement avant toute dépense
Le rapprochement automatique entre bons de commande, bons de livraison et factures fournisseurs (à 2 ou 3 facteurs selon les outils)
La collecte et l'archivage des factures fournisseurs, y compris en format électronique
La gestion des notes de frais et des cartes d'entreprise
Les workflows de validation paramétrables par montant, service ou type de dépense
La pré-comptabilité automatisée : catégorisation, plan comptable, export vers l'ERP
Le suivi en temps réel des engagements et de leur impact sur la trésorerie
Chiffre clé : En 2025, seules 20 % des entreprises françaises émettent leurs factures dans un format structuré permettant leur traitement automatique, selon le Baromètre France Num 2025. C'est précisément ce retard que la réforme de la facturation électronique, obligatoire à partir de septembre 2026, va contraindre les entreprises à combler. Pour les autres, cela se traduit concrètement par des saisies manuelles chronophages, des risques d'erreurs et une visibilité financière dégradée.
Pour une PME ou une ETI, un logiciel de gestion des dépenses n'est pas un simple outil d'automatisation administrative. C'est un levier de pilotage financier à part entière : chaque décaissement est anticipé, chaque budget suivi en temps réel, et l'impact sur la trésorerie est immédiatement mesurable.
Agicap intègre nativement la gestion des dépenses au cash management, ce qui signifie que chaque dépense validée se reflète automatiquement dans vos prévisions de trésorerie, sans import manuel ni double saisie.
Demandez une démonstration pour voir comment structurer votre poste fournisseurs avec Agicap.
Quel est le meilleur logiciel de gestion des dépenses pour une PME ou une ETI ?
Il n'existe pas de réponse universelle : le meilleur logiciel de gestion des dépenses pour une PME ou une ETI est celui qui couvre l'ensemble du cycle Purchase-to-Pay, de la demande d'achat au paiement fournisseur, tout en s'adaptant à la complexité de votre organisation (multi-entités, multi-banques, workflows d'approbation spécifiques).
Les critères déterminants :
Couverture fonctionnelle complète : gestion des bons de commande, factures fournisseurs, notes de frais et cartes d'entreprise dans un outil unique
Intégration native à la trésorerie : chaque dépense validée doit se refléter automatiquement dans vos prévisions de cash, sans export ni ressaisie
Scalabilité : capacité à gérer plusieurs entités et des volumes importants sans perte de fiabilité
Connectivité : interfaçage avec votre ERP, vos banques et votre logiciel comptable
Certains outils du marché couvrent bien un périmètre limité : gestion des cartes collaborateurs, procure-to-pay ou multi-entités internationales. Consultez notre comparatif des logiciels de gestion des dépenses.
Mais rares sont ceux qui relient nativement la gestion des dépenses au pilotage de trésorerie. C'est sur ce point qu'Agicap se distingue : chaque dépense engagée s'inscrit automatiquement dans le prévisionnel de trésorerie, et les paiements fournisseurs sont exécutés directement depuis la plateforme, via protocole EBICS TS, Swift ou H2H, avec workflows de validation et signature sécurisée, sans passer par un outil tiers. Pour les PME et ETI qui pilotent plusieurs entités simultanément, cette combinaison pilotage des dépenses, exécution des paiements et visibilité trésorerie dans un outil unique est un différenciateur structurant.
Découvrez comment Agicap structure votre poste fournisseurs, demandez une démonstration.
Comment Agicap centralise-t-il la gestion des dépenses ?
Agicap regroupe dans une seule interface l'ensemble des dépenses de l'entreprise : demandes d'achat, factures fournisseurs dématérialisées, notes de frais, justificatifs, cartes d'entreprise et workflows de validation, jusqu'à l'exécution des paiements.
Concrètement, cela signifie que :
Chaque dépense est tracée, catégorisée et rattachée à un budget ou un centre de coût dès son émission
Les justificatifs sont joints directement depuis l'application mobile ou l'interface web, sans ressaisie
Les circuits d'approbation sont configurables selon les seuils, les valideurs et l'organisation de l'entreprise
Les paiements fournisseurs sont exécutés directement depuis la plateforme, via protocole EBICS TS, Swift ou H2H
La pré-comptabilité est automatisée et les exports vers l'ERP se font sans retraitement manuel
Chaque action, de la saisie à la validation, impacte automatiquement les prévisions de trésorerie en temps réel. C'est ce qui permet aux équipes finance de reprendre le contrôle sur les engagements avant le paiement, pas après.
Metallbude, société spécialisée dans le mobilier design, en témoigne : depuis la centralisation de ses dépenses sur Agicap, chaque flux est tracé quotidiennement et les tensions de trésorerie sont anticipées avant qu'elles ne surviennent.
Découvrir le module Poste fournisseurs, demandez une démonstration personnalisée.
Peut-on adapter le logiciel si l'entreprise se structure ou se développe ?
Oui. Agicap est conçu pour accompagner la croissance des PME et ETI, y compris dans des configurations multi-entités. Vous pouvez ajouter des utilisateurs, connecter de nouveaux comptes bancaires, créer des circuits de validation supplémentaires ou intégrer de nouvelles entités, sans perte de données ni interruption de service.
Trois dimensions d'adaptation concrètes :
Organisation : les droits d'accès sont gérés de façon granulaire, chaque profil (DAF, responsable comptable, manager opérationnel) dispose d'un niveau de visibilité et d'action adapté à son rôle
Croissance externe : les nouvelles entités acquises s'intègrent à la plateforme existante, avec consolidation immédiate des flux et de la trésorerie sur une interface unique
Écosystème SI : Agicap se connecte aux principaux ERP et logiciels comptables du marché via connecteurs ou API, sans projet informatique complexe
C'est un point particulièrement structurant pour les PME ou ETI en build-up ou en expansion : un groupe hôtelier accompagné par Agicap est ainsi passé de 8 à plus de 50 entités sans multiplier les outils ni les ressources finance.
Échangez avec un expert Agicap sur votre configuration.
Quels bénéfices concrets une PME ou une ETI tire-t-elle d'un logiciel de gestion des dépenses ?
Un logiciel de gestion des dépenses bien choisi produit des effets mesurables, rapidement.
Les quatre bénéfices clés :
Gain de temps opérationnel : moins de ressaisies, moins de relances, moins de justificatifs manquants. Les validations se font en quelques clics, depuis n'importe quel support
Maîtrise budgétaire renforcée : chaque dépense est rattachée à un budget en temps réel, avec des alertes de dépassement qui permettent d'agir avant que l'écart ne se creuse
Réduction du risque de fraude et d'erreurs : chaque étape du processus (validation, modification, refus) est tracée et soumise à des règles de contrôle paramétrables, ce qui limite les dérives et renforce les contrôles internes
Visibilité cash immédiate : chaque dépense validée impacte automatiquement les prévisions de trésorerie, sans export ni ressaisie
Chiffre clé : Selon EY France (janvier 2026), le coût de traitement d'une facture passe en moyenne de 15 € dans un processus manuel à 1,70 € dans un environnement intégré, soit une réduction de près de 90 %. Au-delà de cette économie directe, l'absence d'automatisation fragmente le prévisionnel de trésorerie et dégrade la visibilité sur les engagements.
Tobias Stermer, CEO de Metallbude, résume l'enjeu : "Nous voyons les flux de trésorerie tous les jours et savons combien il nous reste à la fin de la journée."
Calculez le ROI d'une gestion des dépenses structurée, parlez-en à un expert Agicap
Quand envisager de passer à un logiciel de gestion des dépenses ?
Plusieurs signaux indiquent qu'un outil structuré devient nécessaire.
Les signaux d'alerte opérationnels :
Les validations de factures se font encore par e-mail
Les justificatifs sont difficiles à retrouver en cas de contrôle
Les budgets sont suivis sur Excel avec un décalage de plusieurs jours
Les retards de paiement fournisseurs se multiplient sans explication claire
Pour une PME ou une ETI, le seuil de déclenchement est souvent lié à la complexité organisationnelle : dès lors que plusieurs entités, plusieurs valideurs ou plusieurs banques entrent en jeu, les outils fragmentés deviennent un frein à la performance financière.
Un signal réglementaire à ne pas ignorer : à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en capacité de recevoir des factures électroniques. L'obligation d'émission s'appliquera aux ETI et grandes entreprises dès cette date, puis aux PME à partir de septembre 2027. C'est une opportunité concrète pour structurer l'ensemble du processus Purchase-to-Pay, bien au-delà de la simple conformité.
Chiffre clé : Selon EY France (janvier 2026), 70 à 90 % des factures sont encore émises en PDF dans les entreprises françaises, et les processus achats restent très manuels dans la majorité des organisations.
Évaluez votre niveau de maturité sur la gestion des dépenses avec un expert Agicap
Comment intégrer un logiciel de gestion des dépenses à son ERP ou à sa comptabilité ?
L'intégration d'un logiciel de gestion des dépenses à son ERP peut représenter un chantier IT significatif : certains outils nécessitent un projet de plusieurs mois mobilisant des ressources techniques importantes. Agicap fait exception sur ce point : l'intégration se fait via connecteurs natifs, API ou SFTP, sans que cela nécessite de mobiliser une équipe IT dédiée.
La plupart des logiciels du marché proposent ces modes de connexion pour automatiser les échanges avec les principaux ERP et logiciels comptables. Agicap s'interface nativement avec un large écosystème : Sage (100, FRP 1000, X3), SAP (Business One, S/4 HANA), Microsoft Dynamics 365, Cegid, Odoo, Oracle NetSuite, EBP, Pennylane, entre autres. Les écritures sont automatiquement catégorisées selon le plan comptable, les journaux d'achat sont générés sans retraitement manuel, et le lettrage des comptes fournisseurs est automatisé.
L'intégration peut se faire progressivement :
Étape 1 : dématérialisation des factures et synchronisation des flux bancaires
Étape 2 : automatisation de la pré-comptabilité et des exports vers l'ERP
Étape 3 : avec Agicap, extension au rapprochement automatique des bons de commande et des factures, et automatisation complète du cycle Purchase-to-Pay
Cette approche par étapes permet de structurer le projet sans mobiliser les ressources informatiques internes, et de valider chaque brique avant de passer à la suivante.
Un groupement de laboratoires médicaux français a ainsi connecté Agicap à son ERP Sage 100 via API : résultat, 100% des écritures comptables du journal de banque sont désormais automatisées, soit 380 000 écritures par an et une semaine de travail économisée chaque mois.
