Cartes corporate : utilité, fonctionnement et meilleures cartes 2023 !

Temps de lecture: 12 min.

Que vous soyez contrôleur de gestion, DAF, dirigeant d’entreprise ou membre d’une équipe financière ou comptable, cet article a été rédigé spécialement pour vous. Vous vous demandez si les cartes corporate sont un levier efficace pour optimiser les dépenses de votre entreprise ? Vous hésitez à confier ces cartes à vos employés ?

Vous découvrirez au fil de cet article que les cartes d’affaires ne sont pas seulement un moyen pratique de gérer les dépenses, mais qu’elles constituent un outil de gestion financière extrêmement efficace. Agicap vous guide à travers le fonctionnement, les avantages, les fonctionnalités ou précautions à prendre des corporate cards.

C'est quoi une carte corporate, carte business (ou carte d’affaires) ?

Une corporate card, ou carte d’affaire, est une carte de crédit dédiée aux dépenses professionnelles. Émise au nom de l’entreprise, elle permet aux employés de régler l’ensemble de leurs achats liés à l’activité de l’entreprise.

Ce moyen de paiement est mis à disposition des collaborateurs ou dirigeants de l’entreprise. Il a l’avantage de leur permettre de régler leurs dépenses professionnelles sans avoir à avancer les fonds. L’utilisation des corporate cards est autonome. C’est particulièrement utile lors de déplacements professionnels.

Quelle différence entre carte corporate et carte d’entreprise ?

Les termes carte corporate et carte entreprise sont parfois utilisés à tort pour désigner la même chose. Ces cartes présentent pourtant des différences subtiles. Les 2 cartes sont destinées à faciliter les dépenses professionnelles mais :

  • La carte corporate est une carte de crédit émise au nom de l’entreprise. Elle est souvent destinée aux grandes entreprises et est dotée de fonctionnalités avancées de suivi et d’analyse des dépenses. Sa personnalisation est plus flexible.

  • La carte d’entreprise est aussi une carte de crédit. Elle est plutôt adaptée aux petites et aux moyennes entreprises (PME). Ses fonctionnalités de suivi et de gestion des dépenses sont basiques et elle offre peu de flexibilité pour personnaliser les paramètres de la carte. Les salariés doivent donc continuer à effectuer des notes de frais, même s’ils n’ont plus d’avance à effectuer.

À noter : les termes "carte corporate" et "carte d'entreprise" peuvent varier d'une entreprise à l'autre, et les fonctionnalités et avantages spécifiques peuvent différer en fonction du fournisseur de cartes. Il est donc recommandé de consulter les détails spécifiques de chaque carte pour comprendre les différences exactes.

Quelle est l’utilité d’une carte corporate ?

La carte corporate est plus qu’un simple moyen de paiement, elle est un outil de gestion financière, puisqu’elle vous aide à mieux suivre, contrôler ou analyser les dépenses professionnelles. Elle remplace avantageusement les traditionnelles notes de frais et simplifie lagestion des dépenses en entreprise.

Les cartes de crédit personnelles sont généralement utilisées par les salariés pour effectuer les achats professionnels ou régler les dépenses quotidiennes (frais de bouche, de transport, etc.). Les cartes d’affaires sont conçues pour régler au nom de l’entreprise divers types de dépenses et évitent une gestion chronophage de notes de frais.

Les cartes d’affaires sont couramment utilisées pour :

  • Les frais de déplacement ou d’hébergement ;
  • les repas d’affaires ;
  • les achats de fournitures de bureau ;
  • les dépenses en matériel ou équipement ;
  • les abonnements ou services en ligne.

Quel type d’entreprise peut utiliser une carte corporate ?

Plusieurs types d’entreprises peuvent tirer profit de cet outil de gestion des dépenses :

  • Les grandes entreprises : des cartes corporate peuvent être attribuées à différents départements ou équipes. Elles seront alors utilisées pour gérer les frais de représentation ou de bouche, les dépenses liées aux voyages d’affaires ou aux achats de matériel.
  • Les PME : les cartes affaires sont un bon moyen pour les petites et moyennes entreprises de gérer les dépenses courantes. Les cartes donnent une relative autonomie aux équipes, tout en réduisant le temps de traitement des notes de frais. En contrôlant le suivi des transactions en temps réel, les équipes financières peuvent vérifier les dépenses et créer des alertes pour éviter les dépassements.

Comment fonctionne une carte affaire ?

Fonctionnement de base

La carte corporate est une carte bancaire quelconque, à la différence près qu’elle est directement reliée au compte de l’entreprise. La plupart des opérateurs de cartes de crédit (Visa, Mastercard, etc.) et des banques proposent désormais cette option.

Pour sécuriser les transactions de ces corporate cards, les établissements bancaires ont mis en place des services spécifiques. Il est ainsi possible d’établir :

  • Un contrôle des dépenses personnalisé (montant autorisé) ;
  • des catégories de marchands autorisés ;
  • des règles de dépenses individualisées.

Les transactions effectuées sont automatiquement intégrées dans votre logiciel de comptabilité ou de gestion des dépenses. Ainsi, vous disposez d’une vue d’ensemble des dépenses globales de l’entreprise.

Concevoir un programme efficace

Mettre en place un programme de corporate cards au sein de votre entreprise est une décision qui nécessite une réflexion approfondie. Pour cela, il vous faudra faire une analyse des besoins en vous posant les bonnes questions :

  • Quels salariés sont autorisés à posséder une carte de paiement ? (les cadres uniquement ? Certains départements ? Tous les employés ?)
  • De combien de cartes avez-vous besoin ?
  • Quels sont les montants des transactions autorisées ?
  • Quels types de dépenses seront couverts ? (voyages, fournitures, repas, etc.)
  • Quelles fonctionnalités sont indispensables ? (suivi en temps réel, limites de dépenses, intégration aux logiciels de comptabilité, etc.)
  • Quelles mesures de sécurité doivent être mises en place ? (gel des cartes, alertes aux transactions suspectes, etc.)
  • Quel est le budget prévu et y a-t-il des avantages financiers ? (cashbacks, récompenses, etc.)

En répondant à ces questions, vous pourrez mieux appréhender la mise en place d’ un programme de carte d’affaires, afin qu’il corresponde vraiment aux besoins de votre entreprise.

À quoi faire attention lorsque l’on confie une carte de paiement aux salariés d’une entreprise ?

Confier une corporate card à ses salariés est une décision qui peut apporter de nombreux avantages, en particulier en termes de flexibilité ou de gain de temps. Cela peut aussi comporter quelques risques qu’il faudra veiller à minimiser. Voici quelques points clés à considérer.

Établir des règles claires

Il est important de s’assurer que les employés comprennent à la fois les règles, mais aussi les fonctionnalités de la carte. Une formation rapide peut être mise en place pour limiter les erreurs.

Vous pourrez ainsi établir des directives claires sur ce qui constitue une utilisation acceptable et ce qui ne l’est pas. Une personne référente peut être chargée de la communication à ce sujet. N’oubliez pas de résumer ces règles dans un document officiel accessible par tous et veillez à sa diffusion.

Suivi en temps réel

La plupart des programmes de corporate cards proposent des fonctionnalités de suivi en temps réel des dépenses. Il est donc assez facile de détecter toute utilisation inappropriée rapidement, mais aussi de recueillir des données utiles sur les habitudes de dépenses.

Même avec un suivi en place, il est judicieux de vérifier régulièrement les rapports et relevés, au moins une fois par mois et plus fréquemment si des dépenses importantes sont engagées ou s’il s’agit d’un nouvel employé.

Limitation les dépenses

Parmi les fonctionnalités des cartes d’affaires, vous trouverez la limitation des dépenses. Ces limites peuvent concerner :

  • Des transactions : vous pouvez fixer un montant maximum pour chaque transaction ;
  • des limites quotidiennes/mensuelles : limitez les dépenses sur des périodes données (week-end, vacances, etc.) ;
  • des catégories de dépenses : limitez aux repas, voyages, fournitures ou à certains fournisseurs ;
  • des employés ou services : attribuez différentes limites selon les rôles ou le département de l’employé.

Il existe également des cartes corporates “one shot” qui ne serviront que pour une seule transaction. Cela limite les dépenses mais risque de multiplier les demandes de cartes corporates.

Ces limites de dépenses vous aideront à éviter les dépassements ou les abus, mais aussi à établir une planification financière plus fine. Automatiser une partie du contrôle des dépenses vous fait gagner un temps précieux, auparavant alloué à l’approbation de chaque transaction.

Rappeler les règles de sécurité

N’hésitez pas à rappeler aux porteurs de cartes les bonnes pratiques de sécurité comme ne jamais partager le code PIN ou garder la carte dans un endroit sécurisé. La carte doit de toute manière être associée à des mesures de sécurité comme des alertes en cas de transactions importantes ou inhabituelles.

Quel est l’intérêt d’une carte affaire pour la gestion des dépenses ?

Les corporate cards se présentent comme un outil indispensable dans la gestion des dépenses de nombreuses entreprises. Découvrez ici leurs principaux avantages.

Le suivi et le contrôle des dépenses

Les corporate cards ont l’avantage majeur d’apporter de la sécurité pour les dirigeants d’entreprise. Grâce à la définition personnalisée des paramètres de chaque carte, il est possible de fixer des plafonds de dépenses ou d’imposer des restrictions d’utilisation par catégorie de dépense ou par fournisseur.

Vous pouvez faire le choix de recevoir des notifications instantanées pour chaque transaction, ce qui vous permet de réagir rapidement en cas d’usage suspect ou non autorisé.

La simplification des processus

La gestion des notes de frais est facilitée grâce aux corporates cards, que ce soit pour les salariés comme pour l’entreprise. Côté entreprise : c’est un gain de temps, car les dépenses sont automatiquement traitées comptablement. Les transactions effectuées avec une corporate card peuvent être directement intégrées dans votre logiciel de comptabilité, évitant la saisie manuelle et réduisant le risque d’erreurs.

Côté salarié, plus besoin d’avancer les frais professionnels ni de gérer les notes de frais. En leur confiant une carte, vous leur donnez le moyen de gérer efficacement leurs dépenses professionnelles. Ce sentiment de responsabilité peut être bénéfique pour développer leur engagement au travail.

Une meilleure gestion de trésorerie

La carte affaire étant reliée aux comptes professionnels de l’entreprise, il est alors très simple de suivre en temps réel les dépenses professionnelles. Vous obtenez ainsi des rapports et analyses de ces dépenses rapidement.

En fonction du type de carte choisie, vous pouvez bénéficier d’undébit différé, ce qui peut améliorer votre flux de trésorerie. Les données collectées peuvent également être analysées pour identifier les tendances de dépenses ou les opportunités d’économies. Il vous sera aussi plus facile de mieux planifier vos budgets futurs en vous basant sur des données concrètes et actualisées.

Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir une carte corporate ?

Les types de dépenses

Le choix d’une carte corporate dépend en grande partie du type de dépenses que vos employés effectueront et du niveau de confiance accordé. Les options varient en termes de paramétrages et de restrictions.

Certaines cartes bancaires sont assez restrictives, avec des plafonds de dépenses et des limitations ou interdictions de retraits d’espèces. D’autres sont plus flexibles, permettant d’ajuster les plafonds ou les types de dépenses autorisés. De nouveaux prestataires vont plus loin en proposant un plus haut niveau de personnalisation, possédant jusqu’à 60 critères de paramétrage différents.

Il est ainsi possible de limiter l’utilisation de la carte à certaines plages horaires ou à des zones géographiques précises (en cas de voyage professionnel).

Les fonctionnalités et services

Chaque prestataire de cartes d’affaires propose un package différent. Parmi les critères de choix les plus importants se trouve la possibilité de limiter les dépenses. Choisissez une carte qui vous permet de fixer des limites de dépenses personnalisables pour une meilleure gestion du risque et un contrôle du budget.

Optez également pour une carte qui offre un suivi en temps réel des dépenses, cela facilitera la gestion et l’analyse des dépenses. Il est aussi intéressant de souscrire à des fonctionnalités de suivi robustes comme l’authentification à 2 facteurs pour les achats en ligne ou des alertes en cas de transactions suspectes.

Les délais de paiement

Le mode de paiement est aussi un critère important dans le choix d’une carte corporate. Vous pouvez opter pour :

  • Un débit immédiat : les fonds sont retirés dès que la transaction est enregistrée, permettant un meilleur suivi des dépenses. Ces cartes sont généralement moins coûteuses. Elles nécessitent un suivi plus régulier pour surveiller les dépenses imprévues. Le système vérifie que le compte professionnel soit approvisionné avant d’effectuer l’opération.
  • Un débit différé : vous disposez d’un mois en moyenne pour régler les dépenses puisque le compte est débité en fin de mois ou à la date convenue au préalable. Les dépenses sont ainsi regroupées et payées en une seule fois. Les cartes à débit différé sont souvent plus chères.

Les tarifs des cartes d’affaires

Le coût d’une carte d’affaires varie de 80 à 200 € par an en moyenne. Les cartes basiques peuvent être gratuites ou avoir un faible coût annuel (moins de 50 €). Les cartes premium offrent des avantages supplémentaires comme des assurances, des programmes de cashback ou d’autres services. Elles coûtent entre 100 et 150 € par an.

Certains fournisseurs vous factureront des frais pour les transactions spécifiques comme les transactions en devises étrangères. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer au retrait d’espèces ou à l’émission de rapports personnalisés.

Enfin, sachez que les abonnements aux corporate cards sont déductibles au titre des frais professionnels.

Les meilleures cartes corporate en 2023

Lors du choix de votre carte corporate, prenez en compte les critères d’éligibilité de chaque prestataire de cartes corporates. En effet, certains imposent un nombre minimum de cartes ou un budget voyage minimum. D’autres prestataires procèdent à des vérifications générales de l’état de santé de l’entreprise avant de s’engager.

Pour comparer les différents programmes de corporate cards, vous pouvez consulter cet article complet qui détaille les différents logiciels de gestion des dépenses et leurs corporates cards :

Lire le comparatif des meilleurs logiciels de spend management (gestion des dépenses)
  • Les plafonds de dépenses ;
  • les conditions tarifaires ;
  • les services additionnels comme les assurances voyages ;
  • les délais octroyés pour le débit différé ;
  • l’accompagnement prévu pendant l’implémentation des cartes.

Conclusion : les corporate cards sont un outil intéressant pour la gestion des dépenses en entreprise. Elles offrent non seulement un moyen pratique de suivre et de contrôler les dépenses, mais aussi de simplifier les processus et d’améliorer la gestion de trésorerie. Choisissez la carte correspondant le mieux aux besoins et au profil de votre entreprise en fonction de votre budget, des limitations ou du mode de gestion souhaités.


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