Vous souhaitez disposer d’une vue claire de votre trésorerie, maîtriser les coûts et stimuler la performance financière de votre structure ? Découvrez le Spend Management, ou gestion des dépenses, c’est la stratégie qui optimise les finances de votre entreprise avec une analyse des données très précise.
Mais comment cela fonctionne-t-il vraiment ? Quels sont ses avantages et comment peut-il transformer votre entreprise ?
Qu'est-ce que le "spend management"ou gestion des dépenses ?
Pour améliorer la gestion financière d’une entreprise, il existe une approche stratégique nommée Spend Management. En français, cela signifie “gestion des dépenses”. Elle concerne la planification, l’analyse et le contrôle des dépenses d’une entreprise. Son objectif est de maximiser l'efficacité de chaque dépense engagée dans la création de produits et de services. Cela touche à :
- La sous-traitance ;
- L'approvisionnement ;
- L'e-procurement ;
- Et la gestion de la chaîne d'approvisionnement.
Par le biais de méthodologies et d'outils spécifiques, le spend management vise tous les aspects des dépenses indirectes (Indirect spend management), de l'achat à la livraison, en passant par le paiement des fournisseurs. Elle permet d’explorer de nouveaux potentiels de croissance. Pour cela, elle dégage des ressources financières grâce à un programme de réduction des coûts.
Connaissez-vous tous les tenants et aboutissants de la gestion de trésorerie ? Besoin d’une remise à niveau en gestion de trésorerie ? Découvrez Cash Academy, une formation 100 % gratuite !
Quelles sont les dépenses de gestion ?
Les dépenses de gestion, aussi appelées dépenses opérationnelles ou indirectes, sont tous les coûts associés au fonctionnement quotidien d'une entreprise. On y retrouve les :
- Salaires des employés ;
- Frais de location ou d'amortissement des locaux ;
- Factures d'énergie ;
- Frais de marketing et de publicité ;
- Coûts de recherche et développement ;
- Frais de maintenance et de réparation ;
- Frais administratifs tels que les services juridiques, comptables et de consultance.
Les dépenses indirectes sont de natures très variées. Dans un environnement complexe et décentralisé, elles sont difficilement traçables et souvent peu structurées. D’où la nécessité de les inclure dans la stratégie d’une entreprise et le bilan financier.
Pourquoi intégrer la gestion des dépenses dans la stratégie de l'entreprise ?
La gestion des dépenses intervient pour structurer, suivre et optimiser ces dépenses.
Une gestion inhérente à la stratégie globale d’une entreprise
Le Spend Management est corrélée aux objectifs d’une organisation. En effet, il :
- Coordonne les demandes d'achat et les commandes ;
- Les associe à des contrats négociés, à des stocks et à des catalogues ;
- Dématérialise et structure la chaîne des dépenses pour une conformité optimale et une réduction du travail administratif.
Il vise également à réintégrer les achats non autorisés ou hors contrats dans la chaîne officielle. Cette procédure améliore ainsi lavisibilité sur les dépenses réalisées, en cours ou planifiées par rapport aux budgets.
Cettetransparence en temps réel favorise des décisions éclairées et une gestion optimisée des dépenses.
Mesurer les performances et les résultats de la gestion des dépenses
Lorsque vous mettez en place des politiques de Spend Management, il convient d’en évaluer les performances et les résultats afin de juger de leur efficacité.
Pour cela, sélectionnez divers indicateurs clés de performance ou KPI comme :
- Le coût total d'acquisition, qui mesure l'ensemble des coûts associés à un achat ;
- Le pourcentage d'économies réalisées par rapport aux prévisions ;
- L'analyse des données et des tendances de dépenses ;
- La conformité des dépenses par rapport aux budgets et aux contrats ;
- Et le taux de satisfaction des utilisateurs finaux.
Afin d’avoir une vue d’ensemble concise et en temps réel des performances de votre gestion d’entreprise, utilisez des outils de reporting et d’analyse.
Défis et solutions de spend management
La gestion des dépenses comporte de nombreux challenges :
- La dispersion des dépenses ;
- Le manque de visibilité
- Et la non-conformité aux politiques d'achat.
La tâche se complexifie lorsqu'il s’agit de suivre et de contrôler les dépenses à travers plusieurs départements et fournisseurs. Par ailleurs, des achats non autorisés ou hors contrat peuvent entraîner une augmentation des coûts.
Il existe des solutions pour faire face à ces défis : ce sont des outils technologiques innovants. Et grâce à eux, vous pouvez :
- Centraliser les informations ;
- Améliorer la visibilité des dépenses ;
- Faciliter leur contrôle ;
- Favoriser la conformité en intégrant les politiques d'achat dans le processus d'approbation des dépenses.
Enfin, l'analyse des données identifie les tendances de dépenses, décèle les économies potentielles, aide à l’élaboration d’un plan de trésorerie prévisionnel et améliore la prise de décision stratégique.
Un exemple de gestion de trésorerie
Considérons une entreprise de commerce électronique qui vit une croissance rapide. Elle connaît une augmentation des transactions et des dépenses. Néanmoins, la gestion de la trésorerie est devenue complexe en raison de l'absence d'un système de suivi des dépenses centralisé. De plus, les achats non planifiés et les dépenses excessives commencent à éroder les marges bénéficiaires.
L’entreprise décide alors d’implémenter une solution de Spend Management pour centraliser toutes les informations sur les dépenses. Cela lui offre également une visibilité en temps réel sur la trésorerie :
-
Les dépenses sont classées par catégorie (par exemple, marketing, inventaire, frais généraux), ce qui facilite l'identification des domaines de dépenses excessives ;
-
En utilisant cet outil, le comptable découvre que les coûts de marketing représentent une part disproportionnée du budget ;
-
En renégociant les contrats avec les agences de publicité et en optimisant les dépenses publicitaires, le dirigeant réussit à réduire ces coûtsde 15% ;
-
Il améliore ainsi sa marge bénéficiaire.
Cette stratégie permet également à l’entrepreneur de prévoir les flux de trésorerie futurs avec une plus grande précision. Ainsi, il planifie des investissements stratégiques et évite les problèmes de liquidité.
Quelles sont les solutions logicielles disponibles pour la Cloud gestion des dépenses ?
Découvrez les outils innovants qui existent pour mener un contrôle et une analyse approfondie des dépenses.
Systèmes de gestion des achats et des approvisionnements
Une solution de gestion d’achats et d'approvisionnements propose une plateforme unifiée qui pilote ces activités du sourcing jusqu’à la facturation avec un suivi :
- Des commandes ;
- La gestion des fournisseurs ;
- Et le contrôle des stocks.
Cela facilite la coordination et l’efficacité et rationalise le processus d’achat tout en permettant d'analyser les dépenses afin d’identifier les opportunités d’économies.
Business spend management : automatisation des processus de gestion des dépenses
Cette procédure est une autre solution technologique qui optimise la gestion des dépenses. Elle accélère les processus financiers en automatisant les tâches administratives à faible valeur ajoutée telles que :
- Le traitement des factures ;
- La réconciliation des dépenses ;
- Et le suivi des paiements.
Elle réduit les erreurs humaines, améliore la conformité et libère du temps pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
Négociations avec les fournisseurs et gestion des contrats
La gestion des dépenses comporte également la négociation avec les fournisseurs et la gestion des contrats. Elle est facilitée par des logiciels de "cash collect".
Ces outils aident à :
- Suivre et à gérer les contrats avec les fournisseurs ;
- Négocier les termes ;
- Et à surveiller les performances des fournisseurs.
Ils offrent l’opportunité d’établir une meilleure communication avec les fournisseurs, une visibilité sur les dépenses contractuelles et une plus grande capacité à négocier des conditions favorables.
Gestion des dépenses en temps réel : Saas spend management
Pour une visibilité en temps réel sur les dépenses, des solutions comme Agicap offrent une plateforme intégrée pour la gestion de trésorerie.
En effet, Agicap permet de :
- Suivre les dépenses en temps réel ;
- D'analyser les tendances des dépenses ;
- Et de prévoir les flux de trésorerie futurs.
C'est une solution complète qui offre une analyse approfondie des dépenses. Ainsi, vous êtes en mesure de prendre des décisions financières éclairées.
Avec notre solution, vous gérez activement votre trésorerie, optimisez vos dépenses et planifiez votre croissance future de manière plus efficiente.
La gestion des dépenses ou Spend Management est une approche stratégique performante pour piloter les dépenses. En choisissant la bonne combinaison d'outils, les entreprises optimisent leur gestion des dépenses et améliorent leur santé financière. Agicap vous permet de maîtriser de manière optimale votre trésorerie. Testez-le gratuitement.
Pour en savoir plus sur la gestion des paiements en entreprise :
