Tout savoir sur le spend management (ou gestion des dépenses)
Vous êtes DAF, dirigeant, faites partie d'une équipe finance et vous vous demandez comment réduire les dépenses de votre entreprise ? Cet article est fait pour vous. Nous y détaillons l'intérêt du spend management, les étapes pour mettre en place un processus de gestion des dépenses, les gains que vous pourrez en retirer ainsi que les meilleures pratiques.
Qu'est-ce que le "spend management" ou gestion des dépenses ?
Le spend management est l'ensemble des processus qui maximisent l'efficacité de chaque dépense engagée par l'entreprise, grâce à leur planification, analyse et contrôle. Cela touche à :
- La sous-traitance ;
- L'approvisionnement ;
- Et la gestion de la chaîne d'approvisionnement.
Par le biais de méthodologies et d'outils spécifiques, le spend management vise tous les aspects des dépenses indirectes (Indirect spend management), de l'achat à la livraison, en passant par le paiement des fournisseurs. Elle permet d’explorer de nouveaux potentiels de croissance. Pour cela, elle dégage des ressources financières grâce à un programme de réduction des coûts.
Retrouvez ci-dessous notre grand comparatif des logiciels de gestion et de suivi des dépenses ⬇️
Différence entre procurement, gestion des notes de frais et gestion des dépenses professionnelles
Le procurement fait référence à la fonction de gestion des achat de biens et de services dans une entreprise. Cela englobe la rédaction des cahiers des charges; le sourcing de fournisseurs, la mise en concurrence et la négociation.
La gestion des notes de frais, elle, concerne le suivi et le remboursement des dépenses engagées par les employés dans le cadre de leurs activités professionnelles. Il peut s'agir par exemple de frais de déplacements, repas, hébergement etc.
Vous l'aurez probablement compris : la gestion des dépenses professionnelles intègre un ensemble plus large de pratiques visant à contrôler et à optimiser les dépenses de l'entreprise.
Quelles sont les dépenses de gestion ?
Les dépenses de gestion, aussi appelées dépenses opérationnelles ou indirectes, sont tous les coûts associés au fonctionnement quotidien d'une entreprise. On y retrouve les dépenses suivantes :
- Salaires des employés ;
- Frais de location ou d'amortissement des locaux ;
- Factures d'énergie ;
- Frais de marketing et de publicité ;
- Coûts de recherche et développement ;
- Frais de maintenance et de réparation ;
- Frais administratifs tels que les services juridiques, comptables et de consultance.
Les dépenses indirectes sont de natures très variées. Dans un environnement complexe et décentralisé, elles sont difficilement traçables et souvent peu structurées. D’où la nécessité de les inclure dans la stratégie d’une entreprise et le bilan financier.
Pourquoi intégrer la gestion des dépenses dans la stratégie de l'entreprise ?
La gestion des dépenses intervient pour structurer, suivre et optimiser ces dépenses.
Une gestion inhérente à la stratégie globale d’une entreprise
Le Spend Management est corrélée aux objectifs d’une organisation. En effet, il :
- Coordonne les demandes d'achat et les commandes ;
- Les associe à des contrats négociés, à des stocks et à des catalogues ;
- Dématérialise et structure la chaîne des dépenses pour une conformité optimale et une réduction du travail administratif.
Il vise également à réintégrer les achats non autorisés ou hors contrats dans la chaîne officielle. Cette procédure améliore ainsi la visibilité sur les dépenses réalisées, en cours ou planifiées par rapport aux budgets.
Cette transparence en temps réel favorise des décisions éclairées et une gestion optimisée des dépenses.
Mesurer les performances et les résultats de la gestion des dépenses
Lorsque vous mettez en place des politiques de Spend Management, il convient d’en évaluer les performances et les résultats afin de juger de leur efficacité.
Pour cela, sélectionnez divers indicateurs clés de performance ou KPI comme :
- Le coût total d'acquisition, qui mesure l'ensemble des coûts associés à un achat ;
- Le pourcentage d'économies réalisées par rapport aux prévisions ;
- L'analyse des données et des tendances de dépenses ;
- La conformité des dépenses par rapport aux budgets et aux contrats ;
- Et le taux de satisfaction des utilisateurs finaux.
Afin d’avoir une vue d’ensemble concise et en temps réel des performances de votre gestion d’entreprise, utilisez des outils de reporting et d’analyse.
Les défis du spend management
La gestion des dépenses comporte de nombreux challenges :
- La dispersion des dépenses ;
- Le manque de visibilité
- Et la non-conformité aux politiques d'achat.
La tâche se complexifie lorsqu'il s’agit de suivre et de contrôler les dépenses à travers plusieurs départements et fournisseurs. Par ailleurs, des achats non autorisés ou hors contrat peuvent entraîner une augmentation des coûts.
Les étapes pour mettre en place le spend management
la gestion des dépenses passe traditionnellement par 4 phases distinctes dans les entreprises à mesure que celles-ci grandissent et organisent leur équipe financière.
Etape 1 : quelques cartes et beaucoup de notes de frais
Dans beaucoup d'entreprises, il existe souvent des cartes avec des mots de passe partagés. Ces dépenses cohabitent avec des dépenses faites avec les cartes personnelles des employées. Celles-ci sont remboursées à postériori (en passant par des notes de frais). Au-delà du fait qu'il est très chronophage pour les services comptables qui doivent récupérer tous les justificatifs, ce modèle n'est pas très sécuritaire (notamment à cause du partage des codes).
À noter : récupérer tous les justificatifs est très important car cela permet aux entreprises de récupérer la TVA.
Etape 2 : une carte par département ou par équipe
Que ce soit en passant par une banque ou un logiciel de spend management. Les banques ont souvent des processus d'approbation plus longs et plus complexes pour l'obtention d'une carte d'entreprise. Le suivi peut aussi être plus complexe en passant par une banque. Certaines ne fournissent que des relevés de carte d'entreprise mensuels, ce qui ne permet pas d'avoir un suivi des dépenses en temps réel.
Etape 3 : approuver les dépenses et la collecte des reçus
Grâce aux logiciels de spend management, vous pouvez simplifier le processus d'approbation des dépenses et la collecte des reçus. Cela se met généralement en place comme suit :
-
les employés soumettent leurs dépenses directement dans le logiciel avec les informations clés (date, montant, catégorie de dépense, description etc). Il peuvent ajouter des reçus numériques, captures d'écran ou photo de leurs justificatifs.
-
Les dépenses soumises sont envoyées aux responsables pour approbation. Ils peuvent approuver ou refuser les dépenses directement dans le logiciel.
-
Les reçus et justificatifs sont centralisés, ce qui facilite la collecte et l'organisation des reçus pour la comptabilité et les audits. Les reçus peuvent être facilement recherchés, triés et exportés en fonction des besoins.
Etape 4 : automatiser la liaison avec les budgets, la pré-comptabilité et la récupération de TVA
C'est l'étape finale pour une gestion des dépenses optimisée. Choisissez un logiciel de gestion des dépenses capable de gérer les budgets, la pré-comptabilité et la récupération de TVA.
Intégrez-le à votre logiciel de gestion de trésorerie et/ou votre logiciel comptable. Cela permettra une synchronisation automatique des données entre les systèmes.
Vous pourrez ensuite fixer vos budgets : créez et attribuez des budgets pour chaque département, projet ou employé dans le logiciel de spend management.
Pour la pré-comptabilité, configurez les règles de catégorisation des dépenses et de rapprochement des transactions dans le logiciel. Cela facilitera la préparation des données comptables et réduira les erreurs manuelles.
Un ROI est assuré grâce au fait que la plupart des logiciels de spend management sont capable de récupérer automatiquement la TVA sur les dépenses éligibles. Il faudra en amont configurer les taux de TVA applicables et identifier les dépenses éligibles à la récupération de TVA.
Une fois ces étapes en place, il faudra former les personnes qui utiliseront la solution pour soumettre leurs dépenses et suivre leurs budgets. Plus l'adhésion est bonne, plus la gestion des dépenses sera facilement optimisée.
Pour finir, il ne vous restera plus qu'à utiliser les rapports et les analyses fournis par le logiciel de spend management pour identifier les tendances de dépenses, les économies potentielles et les domaines d'amélioration.
Mesure de l'efficacité et bénéfices d'un logiciel de spend management
Certains indicateurs peuvent vous permettre de mesurer l'efficacité de votre suivi des dépenses.
De manière globale, vous pourrez évaluer la visibilité et le contrôle des dépenses avant et après l'implémentation du logiciel. Une meilleure visibilité et un meilleur contrôle permettent une prise de décision plus éclairée et une gestion plus efficace des dépenses.
Réduction des dépenses
Vous devriez avoir un meilleur contrôle des dépenses : évaluez s'il y a une réduction des coûts après implémentation de votre logiciel. Cela peut inclure les coûts directs (frais de déplacement, achats de fournitures, etc.) et indirects (temps de traitement des dépenses, coûts administratifs, etc.).
Vous devez pouvoir constater une baisse des dépassements de budgets car vous avez accès à vision en temps réel sur les dépenses et l'approbations de celle-ci. Cela doit faire réaliser des économies à votre entreprise.
De plus, certains logiciels de gestion et de suivi des dépenses professionnelles sont gratuits (sous conditions d'utilisation).
Gain de temps pour clôturer vos comptes
Évaluez ensuite le temps de traitement des dépenses et de la clôture des comptes. Le temps passé à clôturer les comptes doit diminuer grâce à la rapidité de collecte des justificatifs ainsi qu'à précompta. Cela permet également réduire le taux d'erreurs.
Augmentation de la TVA déductible et réduction du résultat imposable
Evaluez également le ROI côté récupération de TVA. Comparez le % de TVA récupéré avant et après l'implémentation du logiciel. Entre la collecte automatique des justificatifs et la hausse du nombre de justificatifs, vous devriez augmenter la part de TVA déductible.
Les bonnes pratiques pour une gestion et un suivi des dépenses optimaux
Utiliser la valeur probante des documents
La valeur probante fait référence à l'existence d'un processus qui peut prouver l'existence d'un fait ou d'un événement, dans un contexte juridique ou administratif. Dans notre cas, il s'agira de la crédibilité d'un justificatif de dépense par exemple.
Pour assurer cette valeur probante, vous pouvez mettre en place une Piste d'Audit Fiable (PAF). Cette PAF enregistre tous les événements, conserve les preuves, contrôle les accès et suit les modifications pour assurer la traçabilité et l'authenticité de la facturation. Ainsi, vous n'aurez plus besoin de conserver les justificatifs papier.
Rester souple dans l'établissement des budgets
Le rolling forecast permet de rester souple dans la réalisation d'un budget grâce à une approche dynamique et adaptable. Contrairement à un budget annuel fixe, le rolling forecast consiste à faire des prévisions glissantes : la durée sur laquelle se matérialisent les prévisions est toujours la même, ce qui fait "avancer" le prévisionnel de semaine en semaine. Cela se matérialise ainsi :
Un exemple de rolling forecast avec un budget sur 12 mois.
Cela permet à l'entreprise de réévaluer et d'ajuster ses prévisions en fonction des changements de marché, des nouvelles opportunités ou des défis rencontrés.
Dépenser un budget complet n'est pas la seule option
On peut avoir tendance à dépenser l'entièreté d'un budget en pensant qu'un nouveau budget au moins équivalent sera alloué pour la prochaine période ou qu'il n'y a pas d'autre choix. Mais ce n'est pas toujours nécessaire.
Plusieurs stratégies existent : si le budget n'est pas dépensé dans sa totalité, le montant restant peut être réimputé au service ou département concerné. Autre méthode : incentiver les équipes sur le ROI du budget qui leur est confié.
L'intérêt d'utiliser un logiciel de spend management
Pour un suivi et une gestion des dépenses optimisés sur le long terme, il est recommandé d'utiliser un logiciel de spend management. Voici 3 bonnes raisons de considérer ce genre d'outil :
__Meilleure visibilité et contrôle __ Vous avez une visibilité complète sur les dépenses de l'entreprise, en consolidant toutes les données liées aux achats et aux dépenses. C'est idéal pour mieux comprendre où va l'argent et d'identifier les domaines où des économies peuvent être réalisées.
Automatisation des processus C'est complexe voire impossible sans un logiciel de gestion des dépenses. Cela réduit les tâches manuelles et les erreurs potentielles.
__Analyse des données __ Vous disposerez de graphiques et de tableaux de bords personnalisés, permettant d'identifier les tendances, les anomalies et les opportunités d'économies.
Quels sont les meilleurs logiciels de spend management ?
Pour vous aider à choisir le logiciel de spend management le plus adapté à vos objectifs et à votre entreprise, nous avons réalisé un grand guide qui expose les critères à prendre en compte et nous comparons les meilleurs logiciels du marché.
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Pour conclure, on peut souligner l'importance d'avoir un suivi très précis des dépenses qui sont réalisées dans votre entreprise. Le suivi peut se faire manuellement mais l'utilisation d'un logiciel adapté vous fera gagner un temps précieux et vous fera faire des économies qui sont souvent sous-estimées.
