Tout savoir sur le spend management (ou gestion des dépenses)

Vous êtes DAF, dirigeant, faites partie d'une équipe finance et vous vous demandez comment réduire les dépenses de votre entreprise ? Cet article est fait pour vous. Nous y détaillons l'intérêt du spend management, les étapes pour mettre en place un processus de gestion des dépenses, les gains que vous pourrez en retirer ainsi que les meilleures pratiques.

Qu'est-ce que le "spend management" ou gestion des dépenses ?

Le spend management est l'ensemble des processus qui maximisent l'efficacité de chaque dépense engagée par l'entreprise, grâce à leur planification, analyse et contrôle. Cela touche à :

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• La sous-traitance ;

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• L'approvisionnement ;

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• Et la gestion de la chaîne d'approvisionnement.

Par le biais de méthodologies et d'outils spécifiques, le spend management vise tous les aspects des dépenses indirectes (Indirect spend management), de l'achat à la livraison, en passant par le paiement des fournisseurs. Elle permet d’explorer de nouveaux potentiels de croissance. Pour cela, elle dégage des ressources financières grâce à un programme de réduction des coûts.

Retrouvez ci-dessous notre grand comparatif des logiciels de gestion et de suivi des dépenses ⬇️

Différence entre procurement, gestion des notes de frais et gestion des dépenses professionnelles

Le procurement fait référence à la fonction de gestion des achat de biens et de services dans une entreprise. Cela englobe la rédaction des cahiers des charges; le sourcing de fournisseurs, la mise en concurrence et la négociation.

La gestion des notes de frais, elle, concerne le suivi et le remboursement des dépenses engagées par les employés dans le cadre de leurs activités professionnelles. Il peut s'agir par exemple de frais de déplacements, repas, hébergement etc.

Vous l'aurez probablement compris : la gestion des dépenses professionnelles intègre un ensemble plus large de pratiques visant à contrôler et à optimiser les dépenses de l'entreprise.

Quelles sont les dépenses de gestion ?

Les dépenses de gestion, aussi appelées dépenses opérationnelles ou indirectes, sont tous les coûts associés au fonctionnement quotidien d'une entreprise. On y retrouve les dépenses suivantes :

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• Salaires des employés ;

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• Frais de location ou d'amortissement des locaux ;

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• Factures d'énergie ;

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• Frais de marketing et de publicité ;

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• Coûts de recherche et développement ;

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• Frais de maintenance et de réparation ;

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• Frais administratifs tels que les services juridiques, comptables et de consultance.

Les dépenses indirectes sont de natures très variées. Dans un environnement complexe et décentralisé, elles sont difficilement traçables et souvent peu structurées. D’où la nécessité de les inclure dans la stratégie d’une entreprise et le bilan financier.

Pourquoi intégrer la gestion des dépenses dans la stratégie de l'entreprise ?

La gestion des dépenses intervient pour structurer, suivre et optimiser ces dépenses.

Une gestion inhérente à la stratégie globale d’une entreprise

Le Spend Management est corrélée aux objectifs d’une organisation. En effet, il :

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• Coordonne les demandes d'achat et les commandes ;

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• Les associe à des contrats négociés, à des stocks et à des catalogues ;

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• Dématérialise et structure la chaîne des dépenses pour une conformité optimale et une réduction du travail administratif.

Il vise également à réintégrer les achats non autorisés ou hors contrats dans la chaîne officielle. Cette procédure améliore ainsi la visibilité sur les dépenses réalisées, en cours ou planifiées par rapport aux budgets.

Cette transparence en temps réel favorise des décisions éclairées et une gestion optimisée des dépenses.

Mesurer les performances et les résultats de la gestion des dépenses

Lorsque vous mettez en place des politiques de Spend Management, il convient d’en évaluer les performances et les résultats afin de juger de leur efficacité.

Pour cela, sélectionnez divers indicateurs clés de performance ou KPI comme :

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• Le coût total d'acquisition, qui mesure l'ensemble des coûts associés à un achat ;

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• Le pourcentage d'économies réalisées par rapport aux prévisions ;

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• L'analyse des données et des tendances de dépenses ;

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• La conformité des dépenses par rapport aux budgets et aux contrats ;

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• Et le taux de satisfaction des utilisateurs finaux.

Afin d’avoir une vue d’ensemble concise et en temps réel des performances de votre gestion d’entreprise, utilisez des outils de reporting et d’analyse.

Les défis du spend management

La gestion des dépenses comporte de nombreux challenges :

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• La dispersion des dépenses ;

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• Le manque de visibilité

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• Et la non-conformité aux politiques d'achat.

La tâche se complexifie lorsqu'il s’agit de suivre et de contrôler les dépenses à travers plusieurs départements et fournisseurs. Par ailleurs, des achats non autorisés ou hors contrat peuvent entraîner une augmentation des coûts.

Voici un exemple de template Excel pour suivre vos dépenses professionnelles :

La solution Agicap

Notre solution intégrée de Spend management permet d'automatiser la gestion et le paiement des factures fournisseurs, en les collectant, vérifiant, validant et payant au plus près du suivi de trésorerie. Grâce à une plateforme centralisée et automatisée, les entreprises peuvent gagner du temps et de l'argent en optimisant leurs processus de paiement. Avec Agicap Spend Management, les règlements fournisseurs sont automatisés et sécurisés grâce à des droits d'accès personnalisés et des systèmes de validation. Les paiements groupés sont facilités et programmables aux moments opportuns, permettant une gestion efficace des dépenses. En outre, notre solution simplifie les processus de comptabilité en intégrant le paiement des fournisseurs et la préparation de la tenue comptable sur une seule interface. Le pré remplissage automatique des comptes permet de gagner du temps sur la saisie des données.

En somme, Agicap Spend Management facilite la gestion des dépenses en offrant une solution centralisée et automatisée qui allie simplicité, sécurité et efficacité. En intégrant parfaitement cette fonctionnalité au logiciel Agicap, nous permettons aux entreprises de gagner du temps, d'optimiser leurs processus financiers et de bénéficier d'une vision claire et en temps réel de leurs dépenses. Ainsi, Agicap Spend Management s'impose comme un véritable partenaire de réussite pour les directions financières et les équipes comptables.

Retrouvez toutes les informations juste ici ⬇️

Pour conclure, on peut souligner l'importance d'avoir un suivi très précis des dépenses qui sont réalisées dans votre entreprise. Le suivi peut se faire manuellement mais l'utilisation d'un logiciel adapté vous fera gagner un temps précieux et vous fera faire des économies qui sont souvent sous-estimées.