Gestion du Procurement en Entreprise | Définition et objectifs

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Qu’il soit centralisé ou non, le procurement désigne le processus d’approvisionnement d’une entreprise. Il joue un rôle stratégique à la fois dans le fonctionnement opérationnel et dans la performance financière d’une structure. Le procurement requiert de maîtriser un certain nombre de méthodes qui sont à mettre en œuvre quotidiennement.

Définition du procurement management

Le procurement désigne la fonction de gestion d’achat dans une entreprise. Plus précisément, il indique le processus de recherche et d’acquisition de produits ou de services auprès de prestataires.

L’application du procurement en entreprise

Les responsables de cette mission assurent :

  • La mise en place des politiques d’achat adaptées,
  • Le choix des fournisseurs,
  • La mise en œuvre des conditions de paiement,
  • Le contrôle stratégique,
  • La négociation des contrats,
  • L’achat des biens.

Le procurement s’applique souvent au travers d’appels d’offres.

Le processus du procurement

Le procurement se décline en plusieurs étapes clés :

  • La rédaction des cahiers des charges pour les achats complexes nécessitant des spécifications techniques,
  • Le sourcing pour cibler les prestataires qui proposent le service ou le produit recherché,
  • La mise en concurrence des fournisseurs sélectionnés pour l’obtention d’offres,
  • Le closing qui clôture le processus par le choix du fournisseur, la négociation, la validation et la signature du contrat.

Le procurement implique la prise de décision d’achat au moyen de données fiables provenant de méthodes pointues d’analyse économique.

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Rôle et missions du procurement

Lorsqu’il est question d’évaluation des risques d’une entreprise, l’approvisionnement n’est pas le premier poste auquel le service de direction pense. Or, celui-ci est entièrement dépendant des prestataires. Des tensions à ce niveau de l’activité provoquent des répercussions directes sur la disponibilité et les prix des produits finaux.

Contrôle stratégique

Cette première étape consiste à :

  • Identifier le besoin de l’entreprise,
  • Décrire les caractéristiques du produit ou du service recherché,
  • Rédiger le cahier des charges.

L’action d’achat répond à un besoin. Identifier précisément ce besoin permet de mieux sourcer les fournisseurs et d’établir un cahier des charges. Ce dernier détaille les caractéristiques et les spécificités techniques recherchées par une entreprise. Selon les cas de figure, il peut prendre deux formes :

  • Le cahier des charges technique qui décrit donc des solutions techniques et des moyens de réalisation.
  • Le cahier des charges fonctionnel qui décrit les besoins et les services attendus.

Plus il est précis et plus les fournisseurs ont la possibilité de proposer plusieurs solutions.

Choix des fournisseurs

Le sourcing permet de sélectionner les fournisseurs qui répondent au mieux aux besoins de l’entreprise. Il implique :

  • De dresser une liste de fournisseurs référencés au moyen d’Internet, d’annuaires professionnels, de catalogue fournisseur, etc.
  • D’émettre des demandes d’informations (ou RFI « Request For Information ») afin de collecter des informations sur les prestataires présélectionnés.
  • Réaliser des audits de fournisseurs afin de prévenir les risques financiers et de garantir au maximum leur fiabilité technique et leur capacité logistique.

Avec les candidatures en main, le responsable du procurement a, à ce stade, défini des critères éliminatoires. Une analyse détaillée de chaque proposition s’impose. Il convient alors de vérifier plusieurs points essentiels :

  • Le respect des délais,
  • Le prix et les conditions de règlement,
  • La réputation du fournisseur, mais également sa capacité d’adaptation,
  • Etc.

La sécurité et la pérennité du prestataire sont également des critères à prendre en considération.

Établissement des conditions de paiement

Établir des conditions générales d’achat permet d’éviter tout litige entre une entreprise et ses fournisseurs en termes de :

  • Délais de paiement,
  • De livraison,
  • De mode de livraison,
  • Etc.

Ce cadre contractuel sécurisant informe le vendeur des conditions sous lesquelles l’entreprise envisage d’acheter la marchandise ou le service concerné.

Définition des politiques d’achats les plus adaptées

Cette étape permet de déterminer l’orientation et l’intention générale relatives aux approvisionnements d’une entreprise. La politique d’achat a pour objectif principal de guider le responsable selon les besoins et les objectifs de la structure. Elle répond à des impératifs :

  • Apporter une solution adaptée aux besoins d’achat de l’entreprise,
  • Instaurer une bonne relation avec les prestataires,
  • Adopter une position innovante et responsable afin d’être dans une démarche durable.

Cette stratégie permet ainsi d’établir une politique d’achat adaptée à l’entreprise et qui répond à l’évolution du marché des fournisseurs.

Négociation des contrats

Négocier le contrat est une étape cruciale du procurement. Il permet d’obtenir :

  • Le meilleur rapport qualité/prix,
  • Un délai de livraison optimal,
  • Un service adapté aux besoins de l’entreprise.

Mener une négociation nécessite une excellente préparation. Une stratégie efficace repose ainsi sur :

  • L’identification des clauses à négocier,
  • La définition des objectifs à atteindre,
  • La bonne connaissance des forces de l’entreprise (prévisions d’activité, flux d’achats, etc.),
  • L’intention de créer une bonne entente au sein de la future collaboration.

À l’issue de la négociation, le contrat doit être validé en interne auprès du service de direction.

Achat effectif des biens

Le paiement du bien acte son achat effectif. Il s’agit de la concrétisation de la relation contractuelle. L’établissement et la signature du contrat général d’achat sont ainsi primordiaux à ce stade. Il favorise la confiance mutuelle des deux parties. En effet :

  • Les modalités sont définies (arrhes, échelonnement de paiement, règlement à la livraison, délai de paiement, etc.),
  • Les imprévus sont également évités. L’entreprise assure ainsi sa trésorerie et le respect des engagements pris.

Le paiement ne marque pas la fin du processus de procurement. L’entreprise doit encore veiller au respect des conditions commerciales et au suivi de la livraison.

Le e-procurement

Lorsqu’une entreprise associe la digitalisation au procurement, elle obtient le e-procurement. En d’autres termes, il s’agit d’une plateforme d’achat interne destinée aux employés. Ces derniers y trouvent :

  • Le listing des fournisseurs de l’entreprise,
  • Un budget alloué à chacun des acteurs.

Le principal objectif de cette plateforme est la gestion du processus d’approvisionnement au sein d’un seul et même outil. Grâce à cette automatisation, l’accompagnement pas à pas dans ce processus d’achat est facilité. Le responsable d’achat a en effet la possibilité de :

  • Choisir les produits et services référencés,
  • Organiser la visibilité des produits,
  • Déterminer des besoins de validation d’achat selon des critères spécifiques,
  • Gérer la fluctuation des prix.

De plus, le paiement en ligne et la facturation immédiate améliorent considérablement le processus d’approvisionnement d’une entreprise.

Qu’est-ce que le purchasing ?

Si le procurement désigne une stratégie globale d’achat d’une entreprise, le terme purchasing se limite strictement à :

  • L’achat d’un bien ou d’un service,
  • Au suivi de la commande concernée,
  • Et à la réception de son paiement.

Le purchasing est en définitive un des maillons de la chaîne du procurement.

Importance du procurement

Le procurement a un rôle central au sein d’une entreprise. Il permet de surveiller de près la chaîne d’approvisionnement dans son ensemble. Des matières premières indisponibles, une augmentation des prix, tous les risques auxquels peut être exposée une entreprise sont maîtrisés. La stratégie du procurement met également en exergue l’importance d’entretenir une excellente relation avec les différents prestataires, et ce, afin de s’assurer de rester un client prioritaire.

Optimisation du procurement

Le coût des achats représente une part importante du chiffre d’affaires d’une entreprise. C’est en toute logique que l’optimisation de ce processus apparaît comme un enjeu clé pour tout dirigeant.

Dématérialisation des achats

Certaines tâches du procurement peuvent être extrêmement chronophages. Le processus d’achat traditionnel demande par exemple :

  • De remplir un bon à chaque commande.
  • Ce même bon transite ensuite par un ou plusieurs interlocuteurs
  • Afin d’être signé,
  • Et d’être envoyé au fournisseur.

Toutes ces étapes peuvent ralentir la chaîne d’approvisionnement. Grâce à la dématérialisation, l’ensemble des acteurs bénéficie d’un gain de temps considérable. Les délais d’achat sont réduits et les informations relatives aux fournisseurs sont centralisées.

Centralisation des données fournisseurs

La base de données centralisée est un excellent moyen de faciliter le sourcing des prestataires. Elle permet en effet de référencer chaque fournisseur, ainsi que le volume de transactions déjà effectuées. Ces informations sont également précieuses lors des négociations de contrat par exemple.

Évaluation des risques

Choisir un prestataire inclut implicitement une prise de risque, et ce, à plusieurs niveaux :

  • La conformité du produit,
  • La fluctuation des prix selon le cours des matières premières,
  • La tension sur l’approvisionnement ou la fiabilité du prestataire à respecter ses engagements,
  • Le respect du cahier des charges.

Référencer au minimum deux fournisseurs pour un même besoin peut être un moyen de limiter ce type de risques.

Acheter au bon moment

Gérer un planning d’achat permet d’anticiper et d’optimiser le processus de procurement. La meilleure stratégie serait certainement d’acheter au moment le plus opportun. La fluctuation des prix est également à prendre en considération dans ce planning. Il s’agit pour l’équipe en charge, de trouver le bon équilibre entre le maintien d’un niveau optimal des stocks et l’objectif de prix établi par l’entreprise.

Le procurement joue un rôle central dans la rentabilité et la santé financière d’une entreprise. Il se compose d’un large éventail d’activités connexes qui requièrent chacune une attention particulière. Opter pour un logiciel de gestion des approvisionnements permet de faciliter et d’optimiser cette fonction clé. D’une façon plus globale, l’automatisation des tâches est une solution compétitive pour toutes les structures. Le logiciel Agicap prend en charge, quant à lui, la gestion de votre trésorerie. Demandez une démo gratuite pour le découvrir.


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