Tout savoir sur le processus d'achat

La procédure d’achat est un ensemble d'actions effectuées par une entreprise afin qu’elle puisse disposer des produits et services nécessaires pour le développement de ses activités. C’est donc une démarche essentielle en matière de rendement et de productivité. Découvrez ce que vous devez savoir sur la procédure d’achat.

Importance du processus d’achat dans l’entreprise

Une bonne procédure d’achat permet à une entreprise d’avoir une organisation efficace de sa trésorerie.

Une entreprise ne peut se développer si elle ne bénéficie pas des ressources nécessaires pour ses activités. Plus l’activité de l’entreprise est importante, plus les besoins en ressources sont importants.

Le processus d’achat permet ainsi d’optimiser les différentes démarches dans :

• Le suivi des dépenses ;
• Le suivi des paramètres d’achats (volume, délais de livraison…).

Une procédure optimale d’achat permet également d’optimiser les coûts. Il permet notamment de mieux comprendre la composition du prix et du montant total des achats.

C’est un travail important car il permet de sourcer vos fournisseurs ainsi que les offres adaptées aux activités de l’entreprise.

Gérer le processus d’achat

Identifier l’ensemble des besoins

Cette étape du processus consiste à déterminer avec précision les produits ou services dont l'entreprise a besoin pour fonctionner.

Dans cette situation, il est nécessaire de rédiger des cahiers des charges afin de clarifier avec précisions les besoins de chaque service. Ces documents sont établis de manière :

• Détaillée : si les fournisseurs répondent à un besoin simple.
• Fonctionnelle : si les fournisseurs sont chargés de trouver des solutions à des problèmes complexes.

Voici les points à indiquer dans un cahier des charges :

• Contexte de l’achat ;
• Détail des spécificités des produits/services ;
• Critères commerciaux (prix, objectif, condition de paiement, etc. ) ;
• Critères des fournisseurs.

Recherche de fournisseur : le sourcing

La recherche des fournisseurs doit être réalisée en fonction des besoins de l’entreprise. Elle doit aussi prendre en compte le marché et les différents acteurs dans le domaine. L’objectif est de trouver les fournisseurs les plus adaptés en fonction des besoins et du budget.

Lancement d’un appel d’offre et communication

Une fois le sourcing terminé, vous devez contacter directement les fournisseurs potentiels à travers des appels d'offres. Cela vous permet de recevoir plusieurs propositions commerciales et de choisir la plus adaptée.

A cette étape, vous devez envoyer aux éventuels fournisseurs un document constitué :

• Des exigences et des dates qui régissent l’appel d’offres ;
• Du cahier des charges ;
• Des termes et conditions selon vos besoins ;
• Du détail de la mission proposée aux termes de l’appel d'offres.

Analyser et déterminer le meilleur prestataire

Une fois l’appel d’offres envoyée et les offres reçues, c’est le moment de les analyser pour choisir la plus adaptée à vos besoins.

Pour faire le choix de l’entreprise, vous devez vous baser sur différents critères d’analyse.

• Qualité des produits / services proposés ;
• Montant des produits / services ;
• Conditions des délais de livraison et conception des produits ;
• Situation financière de l’entreprise.

Une analyse bien réalisée permet de déterminer les offres qui correspondent le mieux aux objectifs de l’entreprise et de sélectionner celles qui proposent les meilleurs avantages.

Négociation du contrat

Dans le cadre d’une négociation de contrat avec des fournisseurs, il est nécessaire de concevoir une stratégie bien élaborée en interne.

Il est nécessaire de déterminer précisément ce que doivent apporter les fournisseurs et les clauses à négocier selon les besoins de l’entreprise. Une bonne négociation permet de trouver une situation gagnant-gagnant pour vous et les fournisseurs.

Conclusion du contrat

C’est la dernière démarche à suivre dans la procédure d’achat. Il s’agit d’établir un contrat entre les deux parties. Ce contrat est constitué des droits et obligations que vous avez envers vos fournisseurs, et inversement.

Chaque paramètre doit donc être vérifié pour éviter les blocages futurs. Dans un tel document, vous devez indiquer :

• Les critères de rupture de contrat ;
• Les tarifs et conditions de paiement ;
• La procédure en cas de litige ;
• Les obligations du fournisseurs ;
• Vos obligations ;
• Les droits du fournisseurs ;
• Vos droits.

Une fois que les deux parties sont d’accord, il ne reste qu’à signer le contrat pour officialiser la collaboration.

Améliorer le processus d’achat : l’audit

Un audit est une démarche importante dans le développement d’une entreprise. Dans le cadre d’une procédure d’achat, les enjeux autour de la réduction des coûts sont essentiels. L’audit est un moyen de les comprendre et d’identifier les points d’optimisation.

En effectuant un audit de la procédure d’achat, l’entreprise répond aux besoins de performance et de réactivité.

Il faut savoir que l’audit met en évidence les atouts et les défauts de la filière. Cette action permet de mettre en évidence les points essentiels qui permettent d’optimiser les achats.

Par ailleurs, l’audit est un bon moyen de renforcer sa relation avec les fournisseurs. Ce processus permet de faire un diagnostic de la collaboration. Vous pourrez par exemple découvrir que vous auriez besoin d’eux pour des éléments complémentaires.

Enfin, l’audit contribue à optimiser la performance de l’entreprise analysant dans quelle mesure les cahiers des charges sont respectés.

Schéma d’un processus Achat

Réduction des dépenses opérationnelles grâce à l’amélioration du processus achat

Améliorer le processus d’achat permet de bénéficier de nombreux avantages, et notamment de réduire les dépenses opérationnelles. Il s’agit donc de :

• Effectuer un audit de la procédure d’achat pour avoir un référentiel unique qui évalue les achats ;
• Définir les dépenses selon la catégorie des achats et leur volume pour déterminer ce que peut économiser l’entreprise ;
• Trouver des solutions pour réduire les coûts ;
• Centraliser les demandes et automatiser la procédure ;
• Sensibiliser les collaborateurs sur la démarche ;
• Faire un sourcing précis pour potentiellement trouver de nouveaux fournisseurs

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