La gestion de trésorerie est un élément clé du succès d’une entreprise, qui demande aux dirigeants des petites entreprises d’y accorder une grande attention.
Pourtant, encore aujourd’hui, trop de TPE/PME sont confrontées à des problèmes de trésorerie qui auraient parfois pu être évitées.
En cause ? Généralement un suivi trop superficiel et des outils inadaptés. Et effectivement, la gestion de trésorerie n’est pas une mission annexe, dont on peut s’acquitter “quand on a un moment” en fin de mois.
Mais alors que faire ? Nous avons décidé de vous concocter ce guide vous détaillant ce qu’il faut savoir : enjeux, techniques et conseils ou encore erreurs à éviter.
Découvrez comment établir une gestion de trésorerieefficace et ne vous laissez plus surprendre par les difficultés !
Besoin de conseils pour mieux gérer la trésorerie de votre entreprise ? Découvrez notre guide complet en vidéo :
Pourquoi gérer sa trésorerie ?Pourquoi gérer sa trésorerie ?
Éviter les difficultés grâce à l’anticipation
La vie d’une entreprise n’est pas un long fleuve tranquille et nombreux sont les facteurs qui peuvent faire varier sa trésorerie, pas forcément pour le meilleur.
Fort heureusement, la gestion de trésorerie repose en grande partie sur l’anticipation. En effet, si les problèmes potentiels peuvent être décelés suffisamment en avance, il devient tout de suite plus simple de déployer des mesures correctives pertinentes avant même l’apparition des complications. Ainsi, un dirigeant qui prend la peine de prévoir diminue considérablement le risque de mauvaises surprises et peut ainsi dormir sur ses deux oreilles.
Économiser de l’argent et en gagner
Non ce n’est pas une blague : en vous occupant de votre trésorerie efficacement, il est tout à fait possible de réaliser des économies conséquentes.
Par exemple, vous allez pouvoir identifier certaines charges inutiles (ex : abonnements que vous n’utilisez plus) ou encore éviter de payer des agios et des commissions bancaires à répétition en anticipant et en évitant d’éventuels trous de trésorerie.
Par ailleurs, si vous avez besoin d’augmenter votre fonds de roulement (i.e. votre trésorerie disponible), vous serez en mesure de négocier des conditions plus avantageuses en vous y prenant bien en avance, et en faisant jouer la concurrence : en effet, c’est lorsqu’une entreprise est au pied du mur qu’elle est obligée d’accepter les solutions de financement les plus défavorables.
Enfin, une bonne gestion de trésorerie peut permettre à une entreprise de littéralement gagner de l’argent.
En effet, un dirigeant attentif va pouvoir déceler si son activité dégage des excédents de trésorerie, et le cas échéant, les placer, afin d’engranger des intérêts sur le long terme. Ce placement de liquidités permet d’ailleurs de créer une réserve qui pourra permettre à la société de financer des investissements plus tard, ou encore de pouvoir continuer à fonctionner même cas de retard de paiement client par exemple.
Comment réaliser des prévisions de trésorerie pertinentes ?
Anticiper, prévoir… Ces mots, vous avez déjà dû les lire plusieurs fois depuis que vous avez commencé votre lecture.
Passons donc aux explications concrètes !
Si vous souhaitez construire des prévisions de trésorerie, vous allez devoir vous appuyer sur un outil communément appelé le “plan de de trésorerie prévisionnel”.
Si ce terme technique ne vous dit pas grand chose, cette partie vous est dédiée, pas de panique !
Point par point, nous allons vous expliquer ce qu’est un tableau de trésorerie et quelle est son utilité, comment le construire et surtout, et de quelle manière l’utiliser efficacement.
Plan de trésorerie prévisionnel : définition et enjeux
Un plan de trésorerie prend la forme d’un tableau vous permettant d’inventorier l’ensemble des flux de trésorerie présents et futurs de votre activité pour en tirer des conclusions, et vous permettre de prendre des mesures adaptées si nécessaire.
Si l’intérêt d’un tel outil peut vous sembler limité à première vue, détrompez-vous. En effet, un budget de trésorerie bien réalisé est comparable à un phare éclairant l’obscurité : il vous permet de déceler les dangers potentiels à l’avance (que vous ne seriez pas forcément capable de voir venir autrement), de soupeser les différentes options envisageables de manière sereine et de formuler des hypothèses d’activité afin de mettre en place des actions de redressement pertinentes.
Les décalages de trésorerie font aussi partie intégrante de la vie d’une entreprise. La plupart d’entre eux sont liés à son fonctionnement “normal” mais il est néanmoins capital pour un dirigeant de pouvoir déterminer à quel moment il peut espérer voir de l’argent rentrer ou au contraire, les périodes au cours desquelles il sera amené à effectuer des décaissements importants. Mais surtout, il doit être en mesure d’identifier rapidement si sa société va pouvoir continuer à payer ses charges alors que les recettes des ventes (et autres encaissements) se font attendre.
Ici encore, le plan de trésorerie a son mot à dire ! En effet il est organisé de manière à faire apparaître le solde de trésorerie de chaque mois (y compris de ceux à venir).
Cette information est particulièrement utile pour les entreprises saisonnières, qui ont besoin de savoir à l’avance si leurs réserves de trésorerie peuvent leur permettre de continuer à payer les différentes charges en attendant le retour de la saison haute.
Comment construire un plan de trésorerie ?
Un tableau de trésorerie se décompose en 2 parties : la première, qui liste les encaissements, la seconde, les décaissements.
La première chose à faire est de créer l’ossature de votre tableau : commencez par attribuer chaque mois à une colonne (les tableaux prévisionnels sont employés pour anticiper jusqu’à 12 mois de manière générale).
Puis, créez un premier bloc qui contiendra vos différents postes de rentrée d’argent. Faites la même chose pour vos décaissements. Enfin, créez une ligne pour votre solde de trésorerie de début de mois et une pour celui de fin de mois. La première valeur à inscrire est votre solde de départ, qui représente la somme des liquidités dont dispose votre entreprise au moment de débuter vos prévisions.
Ensuite, quelques étapes distinctes sont à respecter pour parvenir à un résultat satisfaisant.
Mettre à plat les encaissements
Maintenant que l’ossature de votre plan est en place, vous devez faire en sorte de lister l’intégralité de vos postes d’encaissements.
Au sein-même de votre liste, nous vous conseillons de séparer vos entrées d’argent en deux catégories :
- D’un côté, les encaissements récurrents ou tout du moins attendus pour un mois donné. Ici, vous aurez simplement à reporter le même montant pour chaque mois. On retrouve principalement les revenus issus de facturations clients régulières (abonnements, contrat se renouvelant…)
- Ensuite, les encaissements irréguliers. On peut citer ici :
- Toutes les ventes dont les montants ne sont pas récurrents
- Les subventions
- L’argent que vous pensez récupérer grâce à des financements. Ici, les choses se corsent un peu lorsque vous voudrez définir des objectifs, puisque vous allez devoir formuler des hypothèses : par exemple, si votre entreprise travaille sur un modèle saisonnier, faites de votre mieux pour prédire (au plus juste soyons clairs : personne n’est devin !) quelle quantité d’argent vous pensez gagner grâce à vos ventes sur cette période.
Faire l’inventaire des décaissements
Une fois que vous en avez fini avec vos recettes, passez à la partie moins amusante mais tout aussi importante qu’est l’inventaire des mouvements de trésorerie sortants (décaissements).
La marche à suivre est quasiment identique que pour les encaissements ; faites la distinction entre charges fixes et variables :
- les premières ne vont vraisemblablement pas varier d’un mois sur l’autre et sont indépendantes du niveau d’activité de votre société, ce qui vous permet de les prévoir avec exactitude longtemps en avance. Citons par exemple :
- Les loyers
- Les abonnements divers
- Les différents impôts et taxes
- les charges variables, quant à elles, sont par définition sujettes à changement et généralement liées au niveau d’activité de l’entreprise. L’idée n’est pas forcément d’obtenir des prévisions complètement justes (ce qui n’est pas vraiment faisable), mais plutôt de réaliser des estimations pragmatiques qui peuvent vous permettre d’avoir une vision aussi globale que possible sur vos flux de trésorerie. En voici quelques unes :
- Les frais d’électricité d’eau, de gaz…
- Les achats de matières premières
- Les éventuels frais d’activité
Notez qu’au sein de ces charges variables se trouvent ce que l’on appelle les charges exceptionnelles. Ce sont des frais que votre entreprise n’a pas à supporter de manière générale, mais qui se matérialisent après un imprévu : machine en panne, vol, incendie… Soyons honnêtes, il est très compliqué de prédire l’occurrence de ces événements. En revanche, il est tout à fait possible de minimiser leur impact, grâce à des réserves de trésorerie dont nous avons déjà vanté les mérites plus haut dans cet article.
Remplir le tableau de trésorerie
Une fois que vous êtes certain d’avoir listé encaissements et décaissements de manière exhaustive (on ne le répétera jamais assez, mais ce point est d’une importance capitale !), il ne vous reste plus qu’à reporter vos données dans le tableau de trésorerie, en fonction de vos catégories et sous-catégories. Cela fait, vous pourrez calculer vos soldes de trésorerie pour les mois suivants. Mieux, chaque fois que vous serez amené à modifier, supprimer ou ajouter une valeur, les différents soldes prévisionnels seront automatiquement ajustés !
Comment l’utiliser ?
Vous voici donc avec un plan de trésorerie tout propre, prêt à l’emploi. Nous allons maintenant vous donner quelques conseils pour vous aider à tirer le plein potentiel de votre outil !
- Mettez à jour vos données aussi souvent que nécessaire : vous venez de signer un gros contrat de manière inattendue ? Une machine vient de casser et les pièces pour la remettre en état de marche sont onéreuses ? N’attendez pas trop longtemps pour ajouter ces nouveaux flux de trésorerie à votre tableau.
- Ne tombez pas (trop) dans la surenchère. Oui, il est nécessaire de développer votre activité si vous souhaitez la faire prospérer. Non, ce n’est pas parce que vous avez de bons résultats prévisionnels qu’il faut tout de suite penser à réaliser des investissements lourds. Dites vous que posséder des réserves de trésorerie est une très bonne chose : non seulement vous pouvez placer l’excédent, mais en plus c’est une sécurité qui vous permettra de faire face plus sereinement aux imprévus.
- Réalisez des scénarios ! Une fois que votre tableau est construit, nous vous recommandons de le dupliquer en plusieurs exemplaires afin d’établir différents scénarios. Optimiste, pessimiste ou simplement pragmatique en imaginant qu’un événement précis ait lieu : en ayant différents cas à votre disposition, vous pourrez mesurer la solidité de la trésorerie de votre entreprise face à différentes situations pour, si nécessaire, prendre des mesures préventives.
- Gardez constamment à l’esprit que la date à laquelle vous émettez une facture ne représente pas forcément le moment où vous allez recevoir l’argent. Par exemple, vous pouvez éditer une facture le 5 juillet, mais ne toucher l’argent de la vente que 2 mois après. Surveillez donc constamment les délais de paiement clients et inscrivez les encaissements de vos ventes aux dates correctes
Comment établir un suivi de trésorerie efficace ?
Suivre l’évolution réelle de votre trésorerie le plus régulièrement possible
La gestion de trésorerie n’est pas une discipline figée dans le temps : les changements peuvent survenir à tout moment ! Aussi, vous devez faire en sorte de maintenir vos prévisions au goût du jour, car attendre la fin de la semaine ou d’avoir un moment peut vous jouer de mauvais tours. En prenant l’habitude de reporter dans votre tableau vos flux réels et ainsi que vos nouvelles factures engagées, vous limiterez les risques de rupture de liquidités que vous n’auriez pas prévu.
En outre, si vous vous rendez compte que quelque chose cloche dans vos prévisions, vous aurez plus de temps pour vous assurer que vos craintes sont fondées et le cas échéant déployer des correctifs adaptés. Voici quelques conseils pour réaliser un suivi de trésorerie pertinent.
Utiliser les bons outils
Bâtir un prévisionnel de trésorerie est une mission qui demande du temps et de la rigueur. Aujourd’hui, il existe plusieurs manières de procéder, mais laquelle est la plus optimale ? C’est ce que nous allons voir.
- La première option est de réaliser vos prévisions sur papier : c’est une solution relativement simple d’accès, mais nous ne saurions vous la recommander. La saisie manuelle des données accroît drastiquement le risque d’erreurs, et le papier en tant que support peut être perdu ou endommagé très facilement. De plus, cette méthode complique grandement la modification des données : il va vous falloir raturer votre document de travail ou utiliser un crayon à papier, ce qui est à proscrire !
- Passons ensuite à Excel, qui peut également être utilisé pour réaliser un tableau de trésorerie. C’est un logiciel fiable qui permet de faire beaucoup de choses… à condition d’avoir le temps et d’être bien formé dessus : en effet, il est relativement complexe d’utilisation et peu adapté pour des TPE/PME. De surcroît, le risque d’erreurs de saisie est toujours présent et le côté peu visuel de l’outil ne joue pas en sa faveur lorsqu’il est question d’estimer les flux à venir.
Ainsi, vous pouvez savoir à tout moment comment se porte votre trésorerie mais également anticiper les éventuelles difficultés à l’avance, sans y passer plus de quelques minutes par jour.
Comment choisir son logiciel de trésorerie, en détails :
Quelles sont les erreurs à éviter ?
Négliger les délais de paiement
Les délais de paiement clients
Accorder des délais de paiement à vos clients n’est pas une mauvaise idée en soi : vous leur donnez des marges de manœuvre, leur témoignez une certaine confiance et pouvez ainsi établir une relation commerciale saine. Pour autant, cela ne veut pas dire que vous devez accepter d’accorder des délais de paiement à l’intégralité de votre clientèle. Le fait est que vous devez régulièrement payer vos charges, dont certaines à intervalles réguliers. Pour être sûr de pouvoir vous acquitter de ces règlements, vous avez besoin d’une trésorerie disponible suffisante. Imaginez alors que vous accordez systématiquement à vos clients la possibilité de vous payer à 60 jours par exemple : vous risquez de vos retrouver en situation de cessation de paiement si votre trésorerie initiale est insuffisante, et ce même si votre carnet de commande est plein.
Soyez donc prudent et réservez cette possibilité à vos clients qui le valorisent le mieux !
Les délais de paiement fournisseurs
Se faire payer dans les temps est une chose, mais pensez également à optimiser les délais possibles auprès de vos propres fournisseurs : plus vous parvenez à étaler vos règlements sur la durée, moins votre trésorerie sera tendue. Faites donc en sorte de négocier des délais à votre avantage auprès de vos différents fournisseurs et prestataires afin d’alléger la pression qui pèse sur vos réserves de trésorerie !
Gérer les stocks de manière trop superficielle
Ni trop, ni pas assez ! Plus facile à dire qu’à faire, c’est vrai. Pour autant, rien ne vous empêche de faire votre possible : les stocks pèsent dans tous les cas sur votre trésorerie, mais vous pouvez faire en sorte que leur impact reste acceptable.
Les stocks représentent de la trésorerie immobilisée, puisque vous avez payé pour acquérir des biens que vous ne vendez pas immédiatement et qui vous coûtent même de de l’argent à conserver : loyer du local, obsolescence progressive de la marchandise… Prenez donc garde à limiter vos stocks.
Pour autant, ne tombez pas dans le travers opposé. Trop peu de stock n’est pas forcément une meilleure idée (mais tout dépend du secteur d’activité). Une rupture peut en effet avoir des répercussions pour le moins gênantes sur votre activité : impossibilité de satisfaire vos clients, baisse du Chiffre d’Affaires, etc.
Que faire en cas de difficultés de trésorerie ?
Augmenter votre chiffre d’affaires
Vous ne comprenez pas pourquoi vous faites face à des problèmes de trésorerie alors que vos charges vous semblent optimisées ? C’est peut-être que votre Chiffre d’Affaires est insuffisant. Plusieurs options peuvent être envisagées :
- Augmenter vos prix : attention, rien ne sert de doubler vos tarifs, vous risqueriez de faire fuir vos clients ! Préférez une augmentation limitée, quitte à la réitérer à plusieurs reprises. Mais si vous choisissez cette option, soyez conscients qu’une hausse de tarifs doit généralement être justifiée d’une manière ou d’une autre, alors faites en sorte que votre argumentaire soit solide !
- Conserver un client coûte moins cher que de devoir en trouver un nouveau, alors faites tout ce que vous pouvez pour les fidéliser ! Un client satisfait est un client qui rachète et qui recommande autour de lui, gardez cela en tête.
Vous pouvez commencer par accorder de petites attentions à vos clients, pas forcément quand ils s’y attendent : anniversaire, dixième commande, offre spéciale exclusive… Il n’y a de limites aux possibilités que votre imagination, mais mettez-vous à la place de vos clients et demandez-vous quelle surprise vous aimeriez recevoir. - Développer votre visibilité est un autre levier extrêmement puissant pour faire grimper votre chiffre d’affaires. Votre entreprise possède un réel savoir-faire ? C’est bien, mais si personne ne sait que vous existez, cela ne sert à rien (c’est un peu de l’exagération, mais l’idée est là).
Fort heureusement, il existe aujourd’hui d’innombrables moyens de faire savoir que vous êtes là : réseaux sociaux, site internet, salons en tous genres, développement de la stratégie marketing… Demandez-vous comment vous pourriez mettre en avant votre expertise pour attirer plus de clients potentiels !
Diminuer vos charges
Faire grimper les prix est une chose, mais ce n’est pas forcément possible, surtout si la concurrence intense. Heureusement, il existe plusieurs moyens de réduire vos coûts, donc voici quelques exemples :
- Faire la guerre au gaspillage : lumière constamment allumée, postes de travail jamais arrêtés, chauffage en marche quand ce n’est pas nécessaire… Les exemples sont nombreux. Quoi qu’il en soit, tentez de le réduire au maximum en adoptant des petites gestes au quotidien, les économies peuvent être conséquentes à terme. De même, vous pouvez sensibiliser votre personnel à cet enjeu pour réaliser plus d’économies !
- Vous pouvez également centraliser vos achats avec d’autres entreprises afin de bénéficier de tarifs plus intéressants. Si vous faites déjà appel à un fournisseur en particulier, il ne faut pas hésiter à renégocier les termes du contrat afin qu’ils soient plus avantageux : faites jouer la concurrence ou mettez en avant vos longues années de collaboration par exemple…
- Enfin, pensez à décaler certains investissements dans le temps : effectivement, vous finirez dans tous les cas par débourser l’argent nécessaire à votre acquisition, mais vous pourrez en revanche économiser sur d’autres aspects. Par exemple, en investissant plus tard, vous ne serez plus contraint de contracter un emprunt bancaire (et donc de payer des agios parfois élevés).
Recourir à des financements adaptés
Si les trous de trésorerie ne sont pas forcément évitables, cela ne doit pas pour autant saper votre motivation : des solutions existent, et parmi elles, les financements de trésorerie. Voici 3 des principaux types de financements qui peuvent vous permettre de faire face aux problèmes rencontrés.
L’emprunt bancaire
Dans le cadre de l’emprunt, vous sollicitez une banque afin qu’elle vous prête une certaine quantité d’argent qui doit vous permettre de remettre votre entreprise dans le droit chemin. En échange, vous allez devoir rembourser ce prêt dans un délai plus ou moins long, le tout majoré d’agios variables en fonction du taux appliqué. C’est alors à vous de constituer un dossier de prêt le plus complet et convaincant possible afin de négocier les termes les plus inéressants auprès de votre banquier !
L’autorisation de découvert
Cette seconde option est relativement connue puisqu’elle permet à votre entreprise de continuer à fonctionner avec un compte bancaire débiteur, c’est à dire avec une provision inférieure à 0 €.
Le plafond maximal de découvert est établi à l’issue des négociations que vous devez mener avec votre banquier, de même que la durée pendant laquelle l’autorisation est valable. Encore une fois, cette solution n’est pas gratuite, et vous devrez, en échange du service rendu par la banque, lui régler des intérêts sous forme de mensualités.
Nous vous conseillons de négocier cette autorisation AVANT d’avoir des difficultés : cela facilitera l’obtention d’un découvert, et vous permettra d’obtenir des conditions financières plus avantageuses.
L’affacturage
L’affacturage est une technique grâce à laquelle une entreprise peut céder ses créances clients à un organisme financier spécialisé appelé le “factor”, en échange de leur financement quasi-immédiat (24 à 48 heures dès que le contrat est signé). Très adaptée aux sociétés disposant de nombreuses factures en attente de paiement. Notez que pour se prémunir d’éventuels impayés, le factor créer un fonds de garantie. Afin de l’alimenter, il prélève donc un pourcentage sur chaque facture cédée jusqu’à ce que le plafond maximal déterminé au préalable soit atteint, ce après quoi l’entreprise pourra voir ses factures entièrement financées (à l’exception des commissions prélevées par le factor).
A savoir que dans le cadre de l’affacturage, le factor peut (moyennant un supplément) s’occuper de la gestion du poste clients (relance, recouvrement…), ce qui peut vous libérer du temps pour des missions plus stratégiques.
