Cash Management : Guide Complet

Fonction stratégique de n’importe quelle entreprise, le cash management représente un outil de gestion clé pour améliorer la productivité de la société et la gestion du besoin en fonds de roulement. Essentielle mais chronophage, la gestion de trésorerie s’effectue aujourd’hui de plus en plus grâce à des logiciels spécialisés. Comment optimiser votre cash management ? En quoi consiste-t-il réellement ? Quelles sont les tâches qui en découlent ? Quels outils et méthodes utiliser pour gérer au mieux votre trésorerie ? On vous explique tout sur le cash management dans cet article.

Qu'est-ce que le cash management ?

Inspiré du terme anglais de « cash management », la gestion de trésorerie repose sur le principe de la gestion des liquidités dans une entreprise, qu’elles soient présentes en caisse ou en banque. In fine, cela consiste à optimiser tous les flux financiers de l’entité ou du groupe, permettant le développement de la société. Gérer sa trésorerie implique donc d’évaluer avec précision les fonds de roulement nécessaires au cycle d’exploitation, c’est-à-dire l’argent disponible pour couvrir les dépenses courantes.

Concrètement, il s'agit de la manière dont une organisation particulière gère ses opérations financières, tels que :

• les investissements dans des projets à court terme et long terme ;
• la collecte des revenus (encaissements) ;
• le paiement de l’ensemble des dépenses et des dettes (décaissements).

Les quatre types de cash management :

1. Les flux de trésorerie provenant des activités d'exploitation. Ils figurent dans le tableau des flux de trésorerie d'une organisation et ne comprennent pas les flux de trésorerie liés aux investissements.
2. Les flux de trésorerie disponibles pour les capitaux propres (free cash flow to equity). Il représente le montant de trésorerie disponible après le réinvestissement du capital.
3. Les flux de trésorerie disponibles pour l'entreprise (free cash flow to the firm). Il est utilisé à des fins d'évaluation et de modélisation financière.
4. La variation nette de la trésorerie (net change in cash). Elle fait référence au mouvement du montant total des flux de trésorerie d'une période comptable particulière à une autre.

Souvent associée à un outil de reporting, le cash management offre une vue d'ensemble d'une situation financière. Dans le but de gagner un temps précieux et de minimiser les erreurs, il est conseillé de réaliser ces opérations de cash management via un logiciel de gestion de trésorerie, tel que le logiciel Agicap.

A noter que le cash management peut concerner un pays (cash management local) ou plusieurs pays. On parle alors de cash management international.

Quels sont les objectifs du cash management ?

Comme l’expression le laisse à penser, la gestion de la trésorerie repose principalement sur la mise en place d’actions pour assurer une liquidité et une rentabilité maximales. De manière intrinsèque, l’objectif est d’éviter de placer la société en défaut de paiement. Il est ainsi primordial de vérifier la traçabilité des flux financiers entrants ou sortants à travers :

· la collecte d'informations exhaustive et sécurisée ; · des moyens de paiement ; · la gestion des opérations à distance ; · le suivi des comptes ; · faciliter les procédures et l’évaluation des risques ; · la centralisation de la trésorerie afin de supprimer les doublons et les erreurs de ventilation.

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Cette tâche essentielle incombe généralement au dirigeant d’entreprise ou, dans certains cas, au service financier. Ils doivent notamment veiller à ce que le niveau de liquidités soit toujours suffisant (pour répondre aux obligations courantes et recouvrement des créances) et définir les meilleures stratégies pour mobiliser les liquidités inutilisées. Enfin, la gestion de la trésorerie représente un excellent garde-fou afin d’anticiper des imprévus tels que les mauvaises créances, le ralentissement économique, des délais de paiement importants, etc.

Cette fonction stratégique repose donc sur trois grands principes : la tenue des comptes, le traitement et l'optimisation des flux.

Quelles sont les tâches du cash management ?

Vous l’aurez compris, une gestion rigoureuse de la trésorerie garantit à l’entreprise une circulation optimale des liquidités nécessaires au bon fonctionnement de l’activité. Les principales tâches qui en découlent sont la gestion des créances, des prévisions, des stocks et des investissements.

La gestion des créances

La première tâche dans la gestion de trésorerie consiste à enregistrer toutes les ventes et les transactions financières. Le principe ici est d’assurer un recouvrement des créances assez rapide que possible pour éviter une pénurie de liquidités.

Il s'agit notamment de raccourcir les périodes d'encaissement, d'assurer un suivi régulier des encaissements, de négocier avec les fournisseurs des conditions favorables permettant de retarder les délais de paiement, ou de préparer des prévisions de trésorerie. En effet, plus le délai des recouvrements se raccourcit, plus l’entreprise disposera de liquidités suffisantes pour réaliser ses paiements. Ce suivi régulier réduit automatiquement les risques de coûts supplémentaires (pénalités, intérêts).

Cette gestion des créances représente un enjeu majeur pour une société autant que la gestion des dettes. Celles-ci surviennent généralement en cas d’achats à crédit : l’entreprise est alors tenue de procéder aux paiements correspondants dans un délai déterminé. Des solutions de facilité de crédits existent, tels que les crédits à court terme, mais engendrent généralement un coût. Une fois encore, il apparaît essentiel pour un dirigeant de maintenir un niveau de fonds suffisant pour rembourser les dettes en temps voulu.

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La gestion des prévisions

Toute activité commerciale doit viser la rentabilité comme objectif prioritaire à moyen et long terme. Par conséquent, planifier des investissements induit de conserver une certaine prudence en matière de dépenses afin de veiller à pouvoir supporter des périodes plus compliquées. Pour vous aider dans le suivi des flux de trésorerie passés et futurs, vous pouvez implémenter un outil dédié tel qu’Agicap dans votre processus de gestion de trésorerie.

La gestion des stocks

Parfois mis à l’écart des priorités dans le cash management, la gestion des stocks n’en reste pas moins une tâche clé au quotidien. Ainsi, un stock de biens ou de marchandises trop élevé peut signifier des ventes bloquées. Un manque à gagner de liquidités d’autant plus important pour les TPE ou PME, bien souvent en quête d’optimisations dans tous les aspects budgétaires. En optimisant la gestion des stocks, une entreprise s’assure d’améliorer le mouvement des liquidités.

Comment choisir son logiciel de trésorerie, en détails :

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La gestion des investissements

Éviter le manque de liquidité, assurer la stabilité financière à long terme et se protéger de l’insolvabilité : voilà les trois critères majeurs qui découlent d’une bonne gestion des investissements. Il est néanmoins important d'investir judicieusement l'excédent de liquidités disponibles. En effet, les liquidités inutilisées n’ont que peu d’intérêts puisqu’elles ne génèrent aucun rendement. En investissant dans des placements à court terme, une organisation doit garantir la liquidité et des rendements optimaux. Évidemment, cette décision doit être prise avec raison gardée et doit s’appuyer sur un calcul astucieux en ce qui concerne le ROI escompté. Le même principe s’applique donc à toutes les sociétés, quelles que soient leur taille ou leur ancienneté : ne jamais investir la totalité des fonds disponibles et réserver une partie des liquidités pour les éventuels imprévus.

Les autres fonctions

La gestion de la trésorerie comprend d’autres aspects, à l’instar du suivi des comptes bancaires, de la gestion des risques de change, de la gestion des services bancaires électroniques, de la mise en commun ou encore de la compensation des actifs.

Avantages et inconvénients du cash management

Les avantages :

Une gestion efficace de la trésorerie offre de nombreux avantages pour une entreprise. Elle permet par exemple d'éviter les pertes d'argent dues aux erreurs de traitement des transactions.

Grâce au cash management, un dirigeant possède des données chiffrées pour estimer les bénéfices en liquidités, sans retenir uniquement les bénéfices provenant des encours et des ventes à crédit. Le cash management aide ainsi à : · détecter les détournements de fonds ; · accélérer le cycle du fonds de roulement ; · récompenser les débiteurs qui effectuent des paiements plus rapides ; · développer les opérations d'une organisation.

Les inconvénients de la gestion de trésorerie :

Aussi cruciale soit elle, la gestion de la trésorerie peut vite devenir chronophage et requiert des compétences spécifiques. Sans l’utilisation d’outils de gestion de trésorerie ergonomiques et simples à prendre en main, tel que le logiciel Agicap, un dirigeant se trouve nécessairement contraint de faire appel à des consultants externes. Engager des experts en finance peut engendrer des frais de consultation non négligeables, notamment pour les TPE et PME. Dans tous les cas, il est recommandé d’allouer des ressources suffisantes pour la gestion de trésorerie, véritable pilier de toute société en croissance.

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Comment une entreprise peut-elle optimiser son cash ?

Une gestion rigoureuse et optimale de votre trésorerie implique le calcul du montant des fonds de roulement nécessaires au cycle d’exploitation de votre entreprise et le maintien de vos liquidités. Pour ce faire, commencez par appliquer les différentes stratégies ci-dessous.

Établissez votre plan de trésorerie prévisionnel

Pour mieux apprivoiser les flux financiers de votre entreprise, à savoir les encaissements et les décaissements, mettez en place un plan de trésorerie prévisionnel. Ce tableau permet d’enregistrer et d’anticiper les entrées et sorties de liquidités pour chaque mois. Il fait partie des outils indispensables afin de mener une gestion de trésorerie optimale à moyen et long terme.

Optimisez la gestion de vos stocks

La gestion des stocks fait partie intégrante du cash management (voir ci-dessus). Les optimiser, c’est avoir la garantie d’une fluidité et d’une traçabilité maximale. Cette gestion des stocks passe par :

• Le réapprovisionnement régulier, en commandant par exemple la même quantité de biens à dates fixes et basé sur votre expérience. Cette méthode est adaptée pour des entreprises déjà implantées dont la rotation de stock est relativement prévisible.
• Le réapprovisionnement au seuil minimal. Définissez un seuil minimal afin d’être alerté dès que les stocks deviennent insuffisants. Vous pouvez par exemple automatiser les nouvelles commandes, notamment pour des biens périssables ou saisonniers.
• Le réapprovisionnement à la commande. Cette méthode est idéale pour des biens qui s’écoulent de façon irrégulière et difficile à anticiper.

Ajustez les délais de paiements clients et fournisseurs

Chaque contrat stipule les modalités de paiements entre l’acheteur et le vendeur. Elles déterminent par exemple le délai de versement ou les pénalités qui en découlent en cas de retard. Vous avez donc tout intérêt à régler vos factures en temps et en heure à vos fournisseurs, en veillant à intégrer des clauses spécifiques afin de vous protéger d’agios. A l’inverse, mettez en place un service de suivi des factures clients et de relance lorsque cela est nécessaire.

Faîtes face à la saisonnalité et aux imprévus

Tourisme, agriculture, loisirs... De nombreux secteurs d’activité sont sujets à un degré de saisonnalité important, pouvant parfois impacter la trésorerie sur un semestre entier. Gardez des fonds suffisants pour les mois dont les bénéfices sont moindres et assurez-vous de récolter toutes vos recettes avant la basse saison. Ces liquidités de réserve vous permettront d’envisager le ralentissement de votre activité avec plus de sérénité.

Anticipez vos demandes d’emprunt

Enfin, tentez de conserver une bonne relation avec votre banquier. Présentez-lui par exemple votre tableau prévisionnel et montrez-lui que vous faîtes de la gestion de votre trésorerie une de vos priorités. Cette bonne entente facilitera sans doute l’octroi de prêts et d’emprunts à l’avenir.

Envisagez le cash pooling

La technique du cash pooling permet la gestion centralisée des comptes des filiales d’un même groupe sans violation du monopole bancaire. Via ce système, une entreprise optimise la gestion de la trésorerie de ses différentes filiales en visualisant en un clin d’œil leurs besoins et leurs excédents de trésorerie.

En mettant en place toutes ces stratégies de cash management, vous réduirez les coûts et augmenterez les recettes de votre entreprise.

Tout savoir sur le Cash pooling :

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