Tout savoir sur la mise en place d’un cash pooling

Méthodes de gestion de trésorerie qui consiste à regrouper plusieurs comptes bancaires en un seul, le cash pooling offre de nombreux avantages. C’est toutefois une technique dont la mise en place nécessite une réelle maîtrise des enjeux et des contraintes pratiques mais aussi juridiques et fiscales.

Nous vous expliquons tout pour la mettre en place dans votre entreprise.

Cash pooling : définition

Aussi appelé cash management, le cash pooling****désigne l’ensemble des techniques liées à la centralisationde trésorerie. C’est pour cette raison qu’on parle en français de centralisation de trésorerie ou de mise en commun de trésorerie. Concrètement, la technique du cash pooling permet donc de réunir dans un compte bancaire unique les comptes de l’ensemble des sociétés d’un groupe.

Il s’agit donc de centraliser, au niveau de la société mère, les comptes des filiales d’un même groupe afin d’équilibrer le compte de l’ensemble du groupe. En d’autres termes, tout le cash du groupe est regroupé au sein d’un pool de trésorerie unique (compte centralisateur) puis redistribué entre les filiales selon leurs besoins en liquidités.

Pourquoi le cash pooling ?

L’objectif de l’opération est donc de faciliter la gestion et l’optimisation des besoins ainsi que des excédents de liquidités de l’ensemble du groupe. Toutes les écritures comptables des filiales sont accessibles au même endroit et en un seul coup d'œil. Les gestionnaires de trésorerie du groupe peuvent ainsi facilement visualiser et mesurer la liquidité globale du groupe. Il s’agit ainsi pour la holding (la société mère) de répartir les liquidités entre les différents groupes du groupe.

Les comptes présentant un solde négatif peuvent ainsi être renfloués par ceux qui présentent des excédents afin d’éviter des intérêts débiteurs élevés. Il s’agit donc avant tout d’une technique visant à réduire les frais financiers de l’ensemble du groupe.

En effet, certaines filiales peuvent être en déficit de trésorerie alors que d’autres réalisent des excédents de trésorerie. Le cash pooling permet donc de lisser les comptes de l’ensemble du groupe pour que les entités défaillantes n’aient pas à demander des financements en dehors du groupe. Elles évitent de subir des taux d'intérêt trop importants et un risque de liquidité.

Cette technique est donc utilisée dans les grandes entreprises ayant plusieurs filiales. Toutefois, dans le cas de groupes ayant des filiales dans différents pays, la mise en place d’un cash pooling international est parfois difficile voire interdite. Cela s’explique par les différences dans les systèmes juridiques et fiscaux entre les pays.

Les conditions de mise en place du cash pooling

Voici les conditions à remplir pour mettre en place le cash pooling :

Évaluation des besoins et des contraintes

Toutes les sociétés peuvent mettre en place du cash pooling à partir du moment où la société mère et ses filiales disposent d'un lien de capital direct ou indirect entre elles.

D'autre part, il faut également vérifier les statuts des sociétés, mère et filles. Dans le cadre du cash pooling, chacune doit mentionner dans ses statuts la mise en place du cash pooling interne.

Mise en place des outils et des processus de gestion

Un certain nombre d'outils doivent être mis en place pour pouvoir instaurer le cash pooling :

• La signature d'une convention de cash pooling (différent de la convention de trésorerie) entre la maison-mère, les filiales et la banque. Celle-ci doit organiser les modalités de fonctionnement de la procédure de cash pooling : objet, durée, clauses de suspension, clauses de résiliation anticipée, la juridiction compétente en cas de litige, le droit applicable).
• La fixation des taux d'intérêt dus par les sociétés débitrices. Les sociétés qui bénéficient des flux de trésorerie de la part de la société mère doivent payer des taux d'intérêt.

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Le processus mis en place dépend du type de cash pooling mis en place :

Le cash pooling physique

Le cash pooling physique consiste en un transfert physique de fonds vers un compte bancaire centralisé. On appelle ce compte centralisateur “compte pivot” ou “master account”. Celui-ci n’est pas forcément dans la banque de la société-mère.

C'est quoi le nivellement d'un compte bancaire ?

On appelle aussi cette méthode le nivellement comptable.

Il existe 3 types de nivellement des comptes :

• Le Zba ou Zero balancing accountou remise à zéro quotidien des comptes. Le cash pooling ZBA est une technique permettant de visualiser l’ensemble de la trésorerie du groupe depuis un seul compte. Concrètement, elle consiste à remettre à zéro tous les comptes des filiales et d'effectuer les transferts de fonds nécessaires vers la banque centralisatrice chaque jour.

• Le TBA ou Target balancing account (cash pooling TBA). Les comptes sont centralisés (sur le compte centralisateur) uniquement si leur solde créditeur atteint un certain seuil préalablement fixé. On appelle ce seuil "pied de compte". Les soldes débiteurs, eux, sont toujours apurés.

• Le FBA ou Fork balancing account(cash pooling FBA). Un montant est fixé à l’avance et l’objectif de l’opération est de faire en sorte que le compte de la filiale soit stabilisé à ce montant à la fin de chaque journée.

Le cash pooling notionnel

Il s’agit ici de centralisation “virtuelle” et non de centralisation réelle comme dans le cas du cash pooling physique. On parle alors de “fusion d’échelle d’intérêt”.Ainsi, les comptes des différentes entités ne sont pas physiquement regroupées dans un compte unique. Ce sont les taux d’intérêt appliqués qui sont appliqués à l’ensemble des comptes comme sur un seul. L'avantage est donc de réduire les frais bancaires.

De même, le calcul de la dette bancaire effective s’effectue sur l’ensemble du groupe (en agrégé).

Un cash pooling hybride peut aussi être mis en place par certaines sociétés : une combinaison de cash pooling notionnel et de cash pooling physique.

Formation des équipes et des partenaires

Le cash pooling nécessite un réel savoir-faire de la part des équipes. Il nécessite notamment de connaître les réglementations en vigueur ainsi que les contraintes juridiques et fiscales.

C’est pour cette raison que certaines entreprises font suivre une formation spécifique à leurs équipes. Les équipes de gestion de trésorerie doivent notamment savoir :

• Réaliser un diagnostic de pré-implémentation
• Connaître les différents aspects de la centralisation: centralisation de la gestion des besoins et des excédents, centralisation des paiements, centralisation de la gestion des soldes bancaires, la gestion pour compte
• Connaître les spécificités de chaque type de cash pooling et de chaque technique de nivellement
• Comprendre les enjeux des opérations de cash pooling (et trouver des solutions en cas de problème)
• Maîtriser tous les aspects de la mise en place du cash pooling (aspects techniques, organisationnels, juridiques et fiscaux), afin d’avoir une vision globale des problématiques et des enjeux
• Maîtriser les différents outils informatiques (système d’information) nécessaires à la mise en oeuvre du cash pooling

Bilan de la mise en place du cash pooling

Voici comment comptabiliser le cash pooling dans les comptes du groupe.

Le cash pooling concerne le compte “451 Groupe”. Il s’agit d’enregistrer, en positif, les montants émis par le cash pooling et, en négatif, les montants des fonds avancés par le groupe.

Au bilan, le cash pooling peut figurer à l'actif au titre des “autres créances” ou au passif au titre des “emprunts et dettes financières divers”.

Cash pooling : inconvénients

Les filiales avec une meilleure performance financière pourraient notamment se plaindre d’une perte d’autonomie qui en résulterait.

Le cash pooling pourrait inhiber leurs efforts au profit de filiales moins performantes. En effet, celles-ci auraient aimer ré-utiliser leurs excédents pour financer leurs propres projets.

En conclusion, le cash pooling est une technique de gestion de trésorerie qui offre de nombreux avantages. Cependant, il faut savoir que des inconvénients existent.