Comparatif : les meilleurs logiciels de gestion des dépenses (spend management)

Cet article s’adresse aux équipes financières et comptables de PME et ETI cherchant à mettre en place un logiciel de gestion des dépenses dans leur entreprise. Il est donc davantage destiné aux futurs administrateurs et gestionnaires qu’aux utilisateurs. Son objectif est de vous permettre de faire le meilleur choix.

Qu’est-ce qu’un logiciel de spend management ?

Un logiciel de gestion des dépenses (spend management software) est un logiciel qui permet de gérer et d’optimiser sa manière de dépenser de l'argent. La gestion des dépenses consiste à planifier, analyser et contrôler les dépenses de l’entreprise.

Ce processus englobe la gestion de la chaîne d'approvisionnement, la sous-traitance et l’e-procurement. En somme, le spend management consiste à dégager les pistes en vue de maximiser l’efficacité des dépenses sans mettre en péril sa capacité à bien fonctionner. C’est justement à cela que sert un logiciel de spend management.

Dans une ère où tous les entrepreneurs cherchent à automatiser leurs processus, les logiciels de spend management ont eux aussi fait leur apparition. Par définition, un logiciel de spend management aide une entreprise à gérer ses dépenses de manière simple et automatisée. Il en existe de différentes gammes sur le marché, des simples outils de numérisation aux logiciels de comptabilité tout-en-un. Ainsi, tous les outils du marché ne se valent pas.

Comment choisir un logiciel de spend management

Il faut s'intéresser à cinq critères pour choisir son logiciel de gestion des dépenses.

Il y a cinq critères pour choisir son logiciel de gestion des dépenses.

1. Le périmètre. Il s’agit par exemple d’éviter de sélectionner un logiciel conçu pour les freelances et artisans lorsqu’on est une entreprise réalisant 30 M€ de chiffre d’affaires, mais aussi de savoir s’il gère ou non les notes de frais. Pour rappel, dans le cas des notes de frais, le salarié réalise une dépense professionnelle avec un moyen de paiement personnel (ex : il paie un team building avec sa carte bancaire personnelle) et demande ensuite à être remboursé.

2. Les tarifs. Pour bien les comprendre, il faut savoir qu’un éditeur de logiciel de spend management à 3 principales sources de revenus : la licence d’utilisation du logiciel (en général un frais fixe mensuel), les frais d’interchange (il gagne un peu d’argent à chaque fois que vous faites une transaction) et le placement des sommes déposées sur le compte que vous avez ouvert chez lui pour utiliser son logiciel (que l’on appelle aussi wallet ou portefeuille). Certains choisiront de générer des revenus à chaque occasion tandis que d’autres vous rétrocéderont directement de la valeur (via la gratuité et/ou le cashback).

3. Les fonctionnalités. Les logiciels de gestion des dépenses ont en règle générale un socle commun de fonctionnalités, telles que la possibilité de créer et gérer des cartes de paiement physiques et virtuelles. Néanmoins, tous n’offrent pas les mêmes fonctionnalités. La règle pour ne pas se perdre dans des comparaisons sans fin est toujours de revenir à vos besoins.

4. Les avis utilisateurs. Qu’il s’agisse d’avis de votre réseau ou trouvés sur internet, ceux-ci sont toujours utiles pour vous aider dans votre choix. Attention cependant à bien comprendre le contexte dans lequel ils sont partagés. Vérifiez par exemple que leurs auteurs ont des besoins similaires aux vôtres sans quoi leurs retours seront sans doute peu pertinents pour vous.

5. La facilité de déploiement et d’utilisation. Elle comprend deux volets, l’un pour les administrateurs et gestionnaires, qui comprend souvent la question des API, et l’autre pour les utilisateurs.

Tableau comparatif des logiciels de spend management

Ce tableau comparatif vous permet de comparer visuellement 7 solutions de gestion des dépenses présentes en France, principalement sur les critères tarifaires et fonctionnels.

		Agicap	Mooncard	Spendesk	Regate	Pennylane	Pleo	Payhawk
Tarifs	Licence	Gratuite*	Payantes, sur devis	Gratuit jusqu'à 4 cartes et 1 entité, payant au-delà	Payante. Seulement dans le plan Full, à partir de 240 € / mois	Sur devis au-delà de 16 salariés	Gratuit jusqu'à 3 utilisateurs, payant au-delà	Payantes, sur devis
	Cashback	Non	Indirectement via des Miles Flying Blue	Non	Non	Non	Jusqu'à 1% sous conditions	Oui
Fonctionnalités	Cartes physiques et virtuelles	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
	Validation des dépenses	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
	Gestion et collecte des reçus	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
	Valeur probante des reçus	Oui	Oui	Oui	Oui	Non	NC	Oui
	Gestion des notes de frais	Non	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
	Gestion des budgets	Non	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
	Pré-comptabilité	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
	Intégration avec outils comptables	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
	Reporting		Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
	Gestionnaire de compte dédié	Oui	NC	Seulement sur certains tarifs	NC	NC	Seulement sur certains tarifs	Seulement sur certains tarifs

Positionnement des logiciels de spend management

Si le prix du logiciel de spend management est votre principal critère de choix, cette cartographie vous permet de comparer en un instant les 7 solutions retenues sur la base du prix de leur licence et de la présence ou non de cashback.

Cette seconde cartographie vous permet de comparer ces 7 logiciels selon leur tarif et la profondeur de leur offre, en dehors de la gestion des dépenses :

Quels sont les éditeurs de spend management ?

Voici notre sélection des meilleurs logiciels de spend management du marché :

Agicap

Agicap est un éditeur de logiciels de gestion de trésorerie créé à Lyon en 2016, qui compte plus de 7 000 PME et ETI clientes en Europe. C’est une solution tout-en-un de prévision de trésorerie, paiement des factures fournisseurs, relance client et gestion des dépenses. Il s’agit du seul logiciel de gestion des dépenses gratuit (sous conditions d’utilisation).

Mooncard

Mooncard est un éditeur de logiciel de gestion des dépenses fondé à Paris en 2016, qui compte plus de 6 000 entreprises clientes en Europe, parmi lesquelles des grands groupes et acteurs du secteur public. Elle a notamment pour particularité d’avoir développé une carte carburant multi-enseignes.

Spendesk

Spendesk est un éditeur de logiciel de gestion des dépenses créé en 2016, qui compte 4 000 clients en Europe. L’entreprise est devenue en 2022 la 26e licorne française (startup valorisée à plus d’un milliard d’euros).

Regate

Regate est une plateforme tout-en-un de gestion financière et comptabilité créée en 2019, qui compte plus de 10 000 entreprises et experts-comptables clients.

Pennylane

Pennylane est une plateforme tout-en-un de gestion financière et comptabilité, qui comporte notamment une solution de gestion des dépenses. Fondée en 2019 à Paris, elle a la particularité de s’adresser aussi bien aux équipes financières qu’aux experts comptables. L’entreprise revendique 80 000 clients, majoritairement des indépendants et TPE.

Pleo

Pleo est un éditeur de logiciel de gestion des dépenses fondé à Copenhague en 2015, qui compte plus de 25 000 entreprises clientes en Europe.

Payhawk

Payhawk est un éditeur de logiciel de gestion des dépenses créé en 2018 en Bulgarie. Il est devenu en 2022 la première licorne bulgare, bien que ses bureaux principaux soient situés à Londres. L’entreprise compte plus de 1 000 clients dans 32 pays.

Conclusion : De nouveaux acteurs apparaissent sur le marché des logiciels de gestion des dépenses pour les entreprises, ce qui est une bonne nouvelle pour vous puisque cela stimule l’innovation et la compétitivité des offres.

Si les fonctionnalités sont sensiblement les mêmes, cela n’est pas le cas des tarifs ni de l’intégration à une suite logicielle complète.

Nous espérons que cet article vous aidera dans votre choix. N’hésitez pas à tester l’offre d’Agicap en matière de gestion des dépenses en cliquant ci-dessous.