Comment suivre sa trésorerie en entreprise : mode d'emploi

La pénurie de trésorerie est un fléau pour les entreprises. Chaque mois, des milliers d’entre-elles en meurent. Voici notre mode d’emploi pour mettre en place un suivi de trésorerie en 3 étapes.

Suivre sa trésorerie est souvent perçu comme une tâche ingrate et complexe. Mais cela peut en être autrement ! Le suivi régulier de votre trésorerie est essentiel pour gérer et préserver la santé financière de votre entreprise, notamment durant les périodes difficiles. Agicap vous présente ce que vous devez savoir pour créer un tableau de suivi de trésorerie, analyser vos flux de trésorerie et prévenir les risques de défaillance.

Qu’est-ce-que le suivi de trésorerie ? Définition

Le suivi de la trésorerie d'une entreprise désigne les processus de contrôle et d'analyse des entrées et sorties de fonds d'une entreprise. Il permet de connaître la situation financière d'une entreprise et de prévoir ses besoins ainsi que de gérer les risques et anticiper les problèmes éventuels.

Quels sont les bénéfices à tirer d’un suivi de trésorerie quotidienne ?

Connaître le montant de vos liquidités aujourd’hui et les anticiper demain vous assure de maintenir votre trésorerie à flot. Finalement, cet exercice est fondamental pour garantir la pérennité de votre entreprise.

Si vous êtes un dirigeant d’entreprise, vous avez surement des questions qui reviennent sans cesse, au niveau de la gestion de trésorerie :

– Quel est mon niveau actuel de trésorerie ?

– Comment va-t-elle évoluer le mois prochain ?

– Que se passera-t-il si ce client me paye en retard ?

– Dois-je retarder le paiement de ce fournisseur ?

– Puis-je investir ?

Ces questions sont au cœur de la gestion de trésorerie en entreprise. Vous devez être en capacité d’y répondre chaque semaine, voire chaque jour, pour prendre les meilleures décisions de gestion pour votre entreprise. Les bénéfices ne sont pas seulement d’ordre financiers, ils sont aussi d’ordre stratégiques. Mettre en place un suivi de trésorerie c’est mieux comprendre les défis de son activité pour gérer à la fois les périodes fastes et celles où l’activité est en berne.

Ce suivi est encore plus critique pour les entreprises saisonnières car l’activité peut fortement fluctuer au cours des mois.

Vous l’aurez compris, le suivi de trésorerie renseigne aussi et surtout sur la performance de votre entreprise ! Le suivi du carnet de commande est clé mais il n’est pas suffisant. Méfiez-vous des éléments que vous n’avez pas dans vos radars et qui peuvent vous faire basculer dans le rouge : retard de paiement client, TVA, URSAFF, remboursement d’un emprunt, etc… Une vision complète des entrées et sorties de cash vous assure la maîtrise de votre activité.

Comment concrètement faire votre suivi de trésorerie ?

Voici 3 étapes à suivre, dans cet ordre, pour concevoir un tableau de suivi de trésorerie et suivre l’évolution de votre situation :

Etape #1 : Définissez vos catégories d’encaissements et de décaissement

Identifier l’ensemble des sources d’entrées et des sorties de cash de votre entreprise.

Côté encaissements d’une part, vous trouvez traditionnellement :

– Facturation client : renseignez vos clients historiques et recensez au fil de l’eau vos prospects

– Crédits bancaires : entrées d’argent émanant de financements bancaires

– Autres apports : apports personnels, investisseurs, etc.

Côté décaissements d’autre part, vous trouvez généralement :

– Fournisseurs / prestataires externes : matières premières, transporteur, etc.

– Charges de personnel : charges relatives aux salaires et primes

– Locaux : Loyer (atelier, commerce, etc.)

– Crédits bancaires : remboursement emprunt (principal et intérêt)

– Divers : Informatique, énergie, restauration, etc.

– Impôts et Taxes (TVA, CFE, Impôts sur les sociétés, etc.)

Vos catégories sont créées. Vous pouvez désormais saisir les montants d’encaissements et de décaissements passés et à venir pour chacune d’entre-elles dans votre budget de trésorerie.

Attention : essayez d’être le plus exhaustif possible dans le choix de vos catégories de décaissements : si vous oubliez un poste de dépense significatif, cela risque de fausser vos prévisions, avec une trésorerie réelle en deçà de ce que vous aviez prévu. N’hésitez pas à consulter notre article “Comment mettre en place un plan de trésorerie“, qui liste de manière détaillée les postes de décaissements à prendre en compte.

Savez-vous comment mieux anticiper votre trésorerie pour gagner en visibilité et vous dégager du temps ? Découvrez dans ce guide toutes les méthodes et astuces pour anticiper votre trésorerie grâce au plan de trésorerie :

Etape #2 : Faites des prévisions de trésorerie à 1, 3 et 6 mois

Commencez par renseigner mois par mois les encaissements et décaissements que vous prévoyez d’avoir le mois prochain, dans 3 mois et jusqu’à 6 mois si vous le pouvez.

Si certains encaissements sont difficiles à anticiper tant l’incertitude peut planer sur la vente ou non de vos produits, forcez-vous à renseigner des budgets d’encaissement pour fixer le cap de vos objectifs de vente.

Côté décaissement, l’exercice est plus simple. Commencez par projeter dans le futur toutes les sorties de trésorerie certaines qui vous incombent : paiement du loyer, salaires, remboursement d’un prêt, bref toutes les charges fixes sur lesquelles vous n’avez pas vraiment de marge de manœuvre.

Renseignez ensuite les décaissements futurs que vous prévoyez au regard de l’évolution de votre activité : rémunération d’un nouveau salarié, décaissement exceptionnel, etc.

Une fois que vous avez renseigné ces montants incertains d’encaissements et de décaissements, autrement dit, une fois votre prévisionnel de trésorerie construit, vous pouvez renseigner, au fil de l’eau, les encaissements et de décaissements réellement réalisés.

À lire aussi : tout savoir sur le budget prévisionnel

Etape #3 : Saisissez les encaissements et décaissements réellement réalisés

Afin de faire vivre vos prévisions et de les adapter à la réalité de votre entreprise, renseignez régulièrement vos encaissements / décaissements réalisés, c’est-à-dire les entrées / sorties d’argent réalisées ou en cours de réalisation (par exemple, vos factures émises en attente de paiement).

Premièrement, renseignez sur les trois derniers mois et pour les catégories que vous avez créées le montant des factures déjà payées ainsi que leurs dates effectives de règlement.

Deuxièmement, renseignez le montant de vos factures émises mais non encore payées ainsi que leurs dates de règlement prévues.

Le renseignement au fil de l’eau du montant de vos factures ainsi que des dates de paiements effectifs vous permettent de tenir à jour votre trésorerie et d’anticiper une éventuelle rupture de cash à court terme.

L’enjeu est énorme: éviter le paiement d’agios, faire comprendre à votre banquier vos besoins et négocier un crédit de financement, etc.

Plus vous serez en capacité de visualiser et donc d’anticiper l’évolution de votre trésorerie à court terme, plus vous serez réactif pour mettre en place les actions correctrices adéquates.

Quels outils pour un suivi et gestion de trésorerie efficace ?

Vous avez compris l’importance ainsi que les étapes pour mettre en place un suivi de trésorerie. Mais vous vous demandez sûrement quel outil utiliser : Excel ? Portail bancaire ? Un outil magique ?

– Excel: Outil qui a l’avantage d’être gratuit mais le gros désavantage d’être assez complexe d’utilisation, surtout si vous n’avez pas de compétences en modélisation financière. De plus, les tableaux de suivi ne sont pas rafraîchis automatiquement et nécessitent un travail quotidien fastidieux d'insertion des données.

– Portail bancaire : si le solde bancaire est fiable et mis à jour automatiquement, vous manquerez cependant de visibilité sur l’évolution de ce solde demain, après-demain et après après-demain. Mais n’oubliez jamais : la trésorerie ce n’est pas l’argent disponible sur le compte bancaire !

Bonnes pratiques, astuces... Retrouvez 25 conseils de DAF pour pour meilleure gestion de votre trésorerie dans cet ebook gratuit :

– Agicap : Logiciel de trésorerie entièrement en ligne. Visualisation au fil de l’eau des entrées et sorties de cash en cours et à venir. Vision intra-mensuelle pour anticiper le paiement d’agios. En conclusion, un outil intuitif, simple, qui peut devenir votre outil de gestion principal pour vous aider à maîtriser votre suivi de trésorerie.

Synthèse

Les bénéfices d’un suivi de trésorerie régulier ?

• Une meilleure vision des recettes et dépenses à venir, donc moins de mauvaises surprises
• Renseigne sur la performance de l’entreprise
• Permet de mettre en place des actions correctrices adaptées suffisamment en avance si besoin

Comment mettre en place un suivi de trésorerie efficace ?

• Faire l’inventaire des encaissements et décaissements de l’entreprise
• Construire un tableau de trésorerie puis entrer les recettes et dépenses définies au préalable
• Réaliser des prévisions sur des durées variables en utilisant des scénarii d’activité variables
• Mesurer les prévisions avec le réel et mettre à jour le plan de trésorerie

Visionnez cette vidéo pour trouver toutes les informations dont vous avez besoin sur le plan de trésorerie prévisionnel ⬇

Pourquoi utiliser le logiciel de suivi de trésorerie ?

• Le logiciel de suivi des flux de trésorerie vous permet de gérer vos entrées et sorties de fonds en temps réel.
• Il vous donne à tout moment une image claire et précise de votre situation financière.
• Il vous aide à anticiper vos besoins de financement et à optimiser votre rentabilité.
• il vous fait gagner du temps et de l'efficacité en automatisant vos tâches comptables et administratives et vous permet de consacrer votre énergie à des activités à forte valeur ajoutée.

Comment faire une analyse de la trésorerie ?

Pour analyser votre trésorerie, vous devez :

• Déterminer de quelles sources proviennent les fonds et où vous les dépensez. (entrées et sorties)
• Classer tous ces flux de trésorerie en catégories. On distingue les flux de trésorerie opérationnels, les flux de trésorerie d'investissement et les flux de trésorerie financiers. Vous trouverez plus d'informations sur les types de flux de trésorerie dans cet article.
• Calculez les mesures de l'activité financière. À l'aide de formules, vous pouvez calculer le flux de trésorerie d'exploitation, le besoin en fonds de roulement et d'autres indicateurs qui vous aideront à prendre des décisions financières.

Découvrez les principaux ratios financiers ici.

• Préparez un tableau des flux de trésorerie (template juste ici) qui donne un aperçu de l'évolution des flux de trésorerie.
• Analysez les résultats en comparant votre position au cours des différents mois et en les évaluant par rapport à votre plan et à la moyenne du marché.
• Établissez ou adaptez votre plan pour les périodes suivantes.

Quel outil utiliser pour réaliser des prévisions de trésorerie ?

• Excel est un outil complet mais difficile d’utilisation. De surcroît, la saisie à la main favorise les erreurs de saisie qui peuvent peser sur la trésorerie de l’entreprise.
• L’utilisation de portails bancaires permet une certaine automatisation de plusieurs paramètres, il est compliqué de réaliser des prévisions efficaces par leurs biais, ce qui est pourtant indispensable pour un suivi de trésorerie efficace.
• Agicap est un outil de trésorerie en ligne spécialement conçu être à la fois performant et accessible. Automatisation des prévisions, visualisation des entrées et sorties de cash au fil de l’eau ou encore représentation des donnée sous formes de graphiques intuitifs sont autant de caractéristiques qui font de la solution Agicap un choix pertinent pour surmonter les défis de la gestion de trésorerie.

Et vous, suivez-vous l’évolution de votre trésorerie ? Si oui, comment faites-vous ?