La gestion de trésorerie est un élément indispensable à prendre en compte dans le pilotage au quotidien d’une entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Malheureusement, un grand nombre de petites et moyennes entreprises mettent la clé sous la porte chaque année à cause d’une gestion de trésorerie sur Excel trop approximative. Mais c'est loin d’être une fatalité : avec le bon outil de gestion de trésorerie et une méthode efficace, il est possible de voir venir les problèmes potentiels avant qu’ils ne mettent à mal la société.
Modèle gratuit de gestion de trésorerie sur Excel
Aujourd’hui, nous vous proposons d’optimiser votre gestion de trésorerie grâce à un modèle Excel de gestion de trésorerie téléchargeable gratuitement.
Vous pouvez d’ores et déjà vous procurer le modèle en cliquant sur le lien ci-dessous. Ensuite, place aux explications qui vous permettront d’utiliser l’outil au mieux !
Comment utiliser le modèle Excel de gestion de trésorerie ?
Pour remplir le tableau, rien de très compliqué. Dans un premier temps, renseignez votre trésorerie disponible au début du premier mois (case jaune fluo). Ensuite, faites apparaître vos opérations passées ou à venir : encaissements(factures clients, subventions…) et décaissements (salaires, fournisseurs à payer, loyer…). Attention, lors de votre saisie, soyez attentif aux délais de paiement s’il y en a.
Gérer sa trésorerie sur Excel au quotidien
Avant d’aller plus loin, il est important de savoir de quoi on parle. Et pour ça, quoi de mieux qu’une petite définition ?
Tableau de gestion de trésorerie sur Excel : définition
Pour faire simple, un tableau de gestion de trésorerie est un outil qui permet au dirigeant de suivre la manière dont évolue la trésorerie de son entreprise jour après jour, semaine après semaine, en fonction des opérations passées et à venir (facture client en attente d’encaissement, factures fournisseur à régler, etc.).
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Pourquoi suivre sa trésorerie ?
Il est possible qu’au moment où vous lisez ces lignes, vous soyez sceptique quant à l’utilité d’un tel dispositif. Nous allons donc vous expliquer en quoi c’est un outil extrêmement pertinent et comment il peut vous aider à mieux gérer la trésorerie de votre entreprise.
- Anticipation. Marre d’être pris au dépourvu par les pénuries de cash ? N’en dites pas plus, la solution est ici. Grâce aux hypothèses que vous formulez, le tableau de trésorerie Excel vous permet d’identifier les périodes durant lesquelles vous risquez de rencontrer à l’avance.
- Tranquillité. Peut-être suivez vous l’évolution de votre trésorerie en faisant quelques calculs de tête, ou sur papier ? En vidant votre tête de ces informations, vous pourrez vous focaliser sur les missions les plus stratégiques, et envisager le futur plus sereinement.
- Prise de décision. En réussissant à dissocier les périodes d’activité soutenues de celles plus calmes, vous avez un avantage de taille : le luxe de pouvoir soupeser et comparer les différentes actions que vous voulez mettre en place dans le futur. Envie d’investir dans une machine onéreuse en juillet ? Votre trésorerie prévisionnelle durant ce mois montre des signes de faiblesse ? Alors peut être qu’il est plus sage de reporter l’achat au mois suivant. Et dans le même temps, de trouver une solution à votre pénurie de trésorerie avant qu’elle ne puisse se manifester. Vous faites ainsi d’une pierre deux coups !
- Accès au financement. Que vous soyez entrepreneur en train de démarrer votre start-up ou dirigeant d’une entreprise déjà sur les rails, vous serez certainement amené à rencontrer un banquier au moins une fois : demande de prêt, de découvert… Les situations peuvent être très variables. Pour déterminer s’il va accéder ou non à votre demande, le banquier va raisonner d’une manière extrêmement simple : “Est-ce que cette entreprise sera en mesure de rembourser sa dette le moment venu ?” En montrant à votre banquier que vous suivez votre trésorerie de manière fine ET prévisionnelle, vos chances de voir votre opération couronnée de succès sont accrues. Si en plus, vous lui présentez un plan de trésorerie prévisionnel réaliste, vous mettrez toutes les chances de votre côté. A ce titre, vous pouvez consulter notre article dédié, qui vous explique, étape par étape, comment construire votre plan de trésorerie.
Bonnes pratiques, astuces... Retrouvez 25 conseils de DAF pour mieux gérer votre trésorerie dans cet ebook gratuit :
Utiliser Excel pour gérer sa trésorerie
Utilisé par de nombreuses entreprises à des fins multiples, Excel est un bon moyen pour gérer votre trésorerie. Le premier point intéressant, c’est son âge. Oui oui, vous avez bien lu ! Sur le marché depuis plusieurs années, le logiciel a reçu de multiples mises à jour au fil du temps pour aujourd’hui proposer des fonctionnalités bien rodées. Excel est également un outil relativement puissant qui permet une manipulation des données poussée : tri, graphiques, formules de calcul… Autant de possibilités qu’une gestion de trésorerie sur papier n’autorise pas. De la même manière il vous est possible d’avoir des résultats imagés de vos analyses, même s’il n’est pas toujours évident d’obtenir la représentation voulue. Attention cependant, mal maîtrisé, Excel peut vite être source d’erreur et de perte de temps, d’autant plus si vous êtes plusieurs à suivre la trésorerie de l’entreprise. Heureusement, beaucoup de ressources existent sur Internet au cas où vous souhaiteriez mettre en place une gestion de trésorerie plus simple et plus automatique.
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Gestion de trésorerie sur Excel au quotidien : nos conseils
Puisque l’argent est le nerf de la guerre pour les entreprises, la gestion de trésorerie doit être la plus rigoureuse possible. Mais contrairement aux idées reçues, ce n’est pas une discipline “figée” : analyser votre trésorerie une fois en début de mois et n’y revenir que 30 jours après ne suffit pas. La trésorerie est évolutive, mobile, et à ce titre, doit être gérée à fréquence régulière. Quoi qu’il en soit, cela ne se fait pas tout seul, et si vous vous contentez de mettre à jour votre tableau de flux de trésorerie Excel une fois de temps en temps, les risques de vous retrouver dans une situation inattendue et délicate sont décuplés. Fort heureusement, plusieurs astuces peuvent vous permettre d’éviter cela :
- Dans un premier temps, prenez l’habitude de suivre l’état de votre trésorerie au jour le jour : encaissements et décaissements doivent être surveillés de près. En mettant à jour votre fichier Excel régulièrement, vous ne devriez pas y consacrer plus de 5 minutes par jour.
- En fonction du secteur d’activité de votre entreprise, soyez toujours au courant des délais de paiement : de votre côté, assurez vous que quand vous allez payer, cela ne mettra pas en péril vos finances. Pour ce qui est des clients, ne laissez pas un une facture en attente au delà du délai convenu. Si cela devait malgré tout se produire, n’hésitez pas le contacter dans les plus brefs délais pour vous enquérir de la situation.
- La gestion de trésorerie n’est jamais “terminée” ! Considérez cela comme une tâche de fond. En procédant par itérations successives (et en fonction des changements que vous observerez), vos prévisions deviendront de plus en plus précises.
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Exemple de gestion de trésorerie sur Excel
Afin d’expliciter tout ce qui a pu être dit, voilà un petit cas concret qui vous permettra de mieux appréhender l’outil. Prenons l’exemple de M. Dupond, artisan et chef d’entreprise. Il sait que sa trésorerie de début de mois est de 1000 €, qu’il inscrit dans la case jaune fluo. A partir de là, il va s’atteler à remplir son tableau pour qu’il finisse par ressembler à l’image ci-dessous.
Puisque M. Dupond cherche à déterminer sa trésorerie disponible pour la fin du mois de janvier, il lui faut procéder de la manière suivante :
- Identifier les encaissements et décaissements du mois. Factures, notes de frais,impôts, loyer, subventions… Tout doit être inventorié de manière claire et lisible.
- Reporter les informations dans le tableau en faisant attention à la date des paiements.
- Vérifier que tous les flux de trésorerie sont bien liées au mois de janvier. On le répétera jamais assez, mais soyez très attentif aux délais de paiement.
- Ensuite, l’outil va calculer automatiquement la trésorerie de fin de mois. Il ne vous reste plus qu’à en tirer les conclusions nécessaires au bon fonctionnement de votre activité !
Quelles alternatives à Excel
Excel c’est bien, mais souvent chronophage et pas forcément très intéressant. D’autant plus que ce n’est pas le logiciel le plus facile à prendre en main et qu’il n’est pas très “visuel”. Si vous voulez des graphiques illustrant la situation, il vous faudra piocher dans les fonctionnalités avancées, et, pour peu que vous ne soyiez pas très à l’aise avec ces dernières, vous risquez de vous acharner dessus en vain.
Si vous souhaitez des alternatives à Excel pour de la gestion de trésorerie, sachez qu’il en existe plusieurs que nous vous détaillons ici pour que vous puissiez vous faire une idée.
Les logiciels comptables
Comme leur nom l’indique, ces outils visent avant tout à réaliser la comptabilité de votre entreprise. En complément, certains logiciels comptables proposent un module annexe de gestion de trésorerie.
L’inconvénient de ces outils comptables est de deux ordres :
- d’une part, ils nécessitent généralement d’être à l’aise avec certains notions comptables (et à ce titre, sont plutôt destinés à des profils “financiers”). De surcroît, le vocabulaire comptable est relativement pointu, ce qui peut poser des problèmes de compréhension. Par ailleurs, ces outils sont en général assez consommateurs en temps.
- Enfin, la comptabilité est avant tout tournée vers l’analyse du passé, pas du présent ou du futur. Vous pouvez effectivement les équiper de modules supplémentaires pour gérer la trésorerie, mais ce n’est pas le coeur de l’outil.
En conclusion
Prévoir c’est bien, mettre en place une méthode de gestion de trésorerie évolutive au jour le jour, c’est mieux ! Que ce soit par le biais d’un tableur Excel ou en utilisant une solution spécialisée comme Agicap, gérer votre trésorerie au quotidien vous permet de piloter votre entreprise plus sereinement, sans craindre de devoir faire face à des mauvaises surprises.
Pour maîtriser vos besoins de trésorerie et éviter tout frein majeur dans le développement de votre entreprise, il existe une solution performante : vous équiper d’un logiciel de gestion de trésorerie.
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