Qu’est-ce qu’un retard de paiement et comment le gérer ?

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Paiement en ligne

En France, les retards de paiement sont responsables d'un quart des faillites d'entreprises. (source : Les Échos, 2020) Pire, 94% des entreprises y voient un véritable fléau économique. (source : baromètre ARC-Ifop) Au sein de votre entreprise, un seul retard de paiement peut largement impacter la stabilité de votre trésorerie. Heureusement, des techniques et des législations existent pour limiter les risques, qui se sont accrus depuis le début de la crise du Covid-19. Retard de paiement et défaut de paiement : quelles différences ? Comment s'en prémunir et réagir en cas de non-respect des délais ? Quels outils pour anticiper ces impayés ? Dans cet article, découvrez comment minimiser les risques de retards de paiements.

Définition d’un retard de paiement

On parle de retard de paiement lorsqu’une somme d'argent prêtée arrive après la date d'échéance du paiement ou après l'expiration d'un délai de grâce pour le paiement. Il s’agit donc d’une durée d’attente anormalement longue et non prévue par le contrat, voire une absence totale de règlement des prestations. Le retard est ainsi acté si le paiement intervient après la date mentionnée sur la facture. Avant de réclamer quelques pénalités à vos débiteurs, assurez-vous de bien respecter les règles inscrites dans le contrat. Le recouvrement du non-paiement d'une dette commerciale est couvert par des cadres juridiques strictes, notamment dans le Code Générale des Impôts. Il régit les différentes obligations en la matière, dont les conditions de paiement. Un créancier peut alors réclamer des pénalités à son client en prenant en compte :

  • Le taux d’escompte en cas de paiement anticipé ;
  • La date d’échéance (paiement à réception, 30 jours, etc.) ;
  • Le taux d’intérêt en cas de retard de paiement ;
  • L’indemnité forfaitaire appliquée (40€ pour les factures adressées aux professionnels).

Et à défaut de paiement à l'échéance, le créancier pourra réclamer de plein droit des intérêts de retard, en appliquant la règle de calcul suivante :

Intérêts de retard = montant dû (TTC) X taux d'intérêt X (nombre de jours de retard / 365) Les retards de paiement peuvent avoir des causes très diverses : problèmes de gestion, conditions du marché, factures impayées…

A noter : des cadres juridiques spécifiques existent dans certains pays. Ils dictent les conditions dans lesquelles un paiement est considéré comme "tardif" et les types de frais, de pénalités et d'intérêts de retard pour récupérer les coûts supplémentaires de recouvrement de la dette.

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Définition du défaut de paiement

Un défaut de paiement survient quand un emprunteur ne paie pas son prêt à la date prévue. Le moment où un défaut de paiement se produit varie en fonction des conditions convenues entre le créancier et l'emprunteur. Certains prêts sont en défaut après un seul paiement, tandis que d'autres ne le sont qu'après trois paiements ou plus.

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La différence entre un retard de paiement et un défaut de paiement

Le défaut apparaît lorsque le débiteur conteste le règlement ou bien marque l’intention de ne pas payer. C’est à partir de la date de constat de défaut de paiement que l’entreprise peut remettre son dossier d’impayé ou sinistre à la société d’assurance-crédit. Il va engager des procédures de relance, d'abord amiables puis ensuite contentieuses, jusqu'à récupérer les sommes dues.

Dans ce cas, de graves répercussions peuvent survenir, comme l'obtention d'une mauvaise cote de crédit.

Les différents types de délais de paiement

Le paiement fait l'objet d'une négociation entre les partenaires dans les contrats professionnels. Le délai de paiement doit obligatoirement figurer sur la facture et dans les conditions générales de vente (CGV).

1/ Le paiement au comptant

Un paiement au comptant signifie qu’un client se trouve dans l'obligation de payer le service ou le bien le jour de la livraison ou de la réalisation.

2/ Le paiement à réception

A l’inverse d’un paiement au comptant, un client bénéficie d’un délai d'au moins une semaine, incluant le temps de réception de la facture, pour effectuer son versement dans le cas d’un paiement à réception.

3/ Le paiement avec délai par défaut

Dans le cadre d’un paiement avec délai par défaut, l’échéance maximale est fixée au 30e jour après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation (sauf mention spécifique).

4/ Le paiement avec délai négocié

Via un paiement avec délai négocié, des clauses particulières intégrées aux CGV peuvent étendre le délai jusqu'à 60 jours après l'émission de la facture. Dans certains cas, ce délai est même de 45 jours fin de mois, en partant de la date d'émission de la facture (si mention spécifique).

Conséquences des retards de paiement

Relation client-fournisseurs

Dans la relation client-fournisseur, certaines opérations sont essentielles pour conserver une confiance mutuelle. Respecter les délais de paiements en fait partie. Malheureusement, il peut arriver qu’un client ne vous transmettent pas les versements à échéance. Gardez en tête que de nombreuses causes peuvent être à l’origine de retards de paiement.

Ainsi, afin de ne pas détériorer cette relation, relancez rapidement la facture impayée et envoyez une lettre de facture impayée ou une lettre de retard de paiement, en indiquant quelques informations clés :

  • Les coordonnées des deux entreprises (nom, adresse) ;
  • la date de votre lettre ;
  • le contact principal dans votre entreprise ;
  • les références de paiement et le numéro de facture ;
  • le total dû ainsi que les intérêts et/ou pénalités accompagnés d’un court rappel des conditions du contrat.

Veillez à garder un garder un ton formel en vous tenant aux éléments factuels. Pour cela, vous pouvez par exemple vous appuyer sur les références de vos communications antérieures. Attendez la deuxième relance avant d’indiquer plus précisément la suite des événements et les risques encourus si votre client ne procède toujours pas au paiement (recouvrement de la dette, intérêts et pénalités associés, procédures judiciaires).

Le recours à un intermédiaire peut également aider à maintenir de bonnes relations afin d'atténuer la tension entre client et fournisseur.

Les relations bancaires

Au-delà de la relation fournisseur-client, un retard de paiement peut impacter l’entreprise avec ses créanciers, à commencer par les établissements financiers. En effet, ce crédit inter-entreprises non maîtrisé entraîne la recherche d’un financement supplémentaire via de nouveaux emprunts bancaires, creusant ainsi le déficit de votre trésorerie. Pour éviter de détériorer la confiance que possède votre banquier dans votre activité, vous devrez sans doute envisager d’assainir votre situation en comptant sur une augmentation de votre activité commerciale ou en répercutant ce coût sur vos tarifs.

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Les frais de retards

Les frais de retard doivent toujours être mentionnés dans les conditions générales de vente (CGV). Celles-ci doivent préciser les conditions d'application et le taux d'intérêt des pénalités dues en cas de retard de paiement.

Le taux d'intérêt correspond en principe au taux directeur (taux de refinancement ou Refi) semestriel de la Banque centrale européenne (BCE), en vigueur au 1er janvier ou au 1er juillet, majoré de 10 points. Il peut toutefois être inférieur, mais doit toujours dépasser le taux minimal de 2,28 %. En pratique, ces frais de retards sont appliqués sur le montant TTC de la facture.

A noter : un prestataire n’est pas dans l’obligation de réaliser un rappel par lettre recommandée concernant ces pénalités.

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Les indemnités de recouvrement

Dans le cadre d’un retard de paiement inter-entreprise, une indemnité forfaitaire de 40 € est due au créancier pour frais de recouvrement (non soumise à la TVA). En théorie, ce montant s'ajoute aux pénalités de retard et est due dès le lendemain de la date d'échéance. Son versement doit être effectué dans sa totalité, même en cas de paiement partiel de la facture à l'échéance, et ce quelle que soit la durée du retard. En pratique cependant, l’entreprise n'est tenue de l'appliquer ; on considère généralement qu’il s'agit d'un geste commercial.

L’indemnité de recouvrement ne s’applique qu’aux activités soumises au code de commerce et exclut par exemple les baux commerciaux et aux assurances. En revanche, elle ne s'applique pas si le débiteur est en cours de procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire.

Les conséquences des retards de paiements dans la gestion de la trésorerie et la culture du cash

Les retards de paiements n’épargnent malheureusement aucun secteur d’activité. Ainsi, lorsqu’un client tarde à payer un fournisseur, ce même fournisseur sera lui-même contraint de retarder ses versements auprès d’un autre prestataire, qui répercutera ses retards de paiement… Ce schéma peut alors engendrer des défaillances en chaînes, entraînant un cercle vicieux pour l’ensemble du secteur. C’est pourquoi il est essentiel de vous équiper avec les bons outils de gestion de trésorerie et d’instaurer une véritable « culture du cash ». Grâce à un logiciel tel qu’Agicap par exemple, vous pouvez suivre en temps réel tous les flux de trésorerie et connaissez précisément vos rentrées et sorties de liquidités, l’état de vos finances ou les paiements toujours en attente.

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4 étapes pour éviter les retards de paiement

Il est impossible de garantir l’absence de retard de paiements, surtout si vous possédez de nombreux prestataires, fournisseurs ou clients externes. Cependant, mettez-vous toujours d’accord en amont des modalités et conditions de paiements pour éviter au maximum le risque de retard de paiement.

1/ Vérifier la solvabilité de vos clients :

Il s’agit d’évaluer leur capacité à payer à temps, leur historique de paiement, leur dossier de crédit et même leur réputation.

Dans votre gestion de trésorerie, anticiper les risques reste l’une des meilleures stratégies pour éviter les retards ou défauts de paiement. Concentrez-vous sur certains aspects préventifs en collectant des informations indispensables sur vos clients. Vous devriez ainsi repérer rapidement certains profils, comme les mauvais payeurs ou les payeurs insolvables. Vous avez d’ailleurs tout à fait le droit de proposer à vos clients peu solvables des options afin de commencer ou continuer à collaborer ensemble, sans prendre de risques. Les assurance-crédit, les acomptes, les délégations de paiement ou les garanties bancaires sont autant de garde-fous mis à votre disposition. (voir ci-dessous) D’autres solutions existent, à l’image du scoring de défaillance établi à partir des données que vous avez récupéré au préalable.

2/ Clarifiez les conditions de paiement acceptées par les deux parties et fixez des limites de crédit.

Lors de la signature d’un contrat, vous pouvez également réduire le délai de paiement pour certains clients. Prévoyez des pénalités de retard dans vos CGV avec un taux suffisamment élevé (15 à 20 %) pour limiter les risques.

3/ Faites appel à un avocat spécialisé pour valider tous les termes du contrat.

Aussi, il est déconseillé de réaliser une commande ou d’acter une vente tant que l’accord n’a pas été signé et daté (de façon manuscrite ou électronique). Pour une meilleure communication, vous pouvez également inscrire ces conditions au dos de chaque facture. Attention néanmoins, une facture ne fait pas foi en matière d’accord juridique.

4/ Les outils pour lutter contre le retard de paiement

Différents outils sont à votre disposition afin lutter contre d’éventuels retards de paiements : les recouvrements de créances, l’assurance-crédit ou encore l’affacturage :

L’assurance-crédit L'assurance-crédit vous aide à trouver un équilibre basé sur les informations de solvabilité de vos clients. Vous pouvez alors transférer cet outil décisionnel à un tiers ; le financement et la couverture de votre poste clients sont assurés sous certaines conditions et en échange d’une commission. Cette dernière fluctue selon le risque encouru défini à partir de critères que vous ne maîtrisez pas. L’assurance-crédit est recommandée si vous dépendez de quelques clients stratégiques uniquement.

Le recouvrement de créances Privilégiez le recours au recouvrement de créances en dernier recours. Il ne s’agit pas là d’un outil décisionnel puisqu’il consiste à utiliser le dialogue pour obtenir d'un débiteur le paiement de la somme due. Trois types de recouvrement de créances : forcé, amiable ou pour le compte d’autrui.

Les autres outils contre les retards de paiement Afin de préserver votre trésorerie, l’affacturage apparaît également comme une option intéressante. Dans ce cas, vous cédez vos factures clients à une société spécialisée qui lui en règle le montant, déduction faite des intérêts et de sa commission.

Autre possibilité : demander que l’acheteur soit couvert par un garant financier (caution). Ce dernier s’engage ainsi à payer la dette si votre client se trouve dans l’impossibilité de le faire.

Une solution plus courante consiste à insérer une clause de réserve de propriété dans les bons de commande et/ou dans les conditions générales de vente, ce qui vous permet de conserver la propriété des biens vendus tant que leur prix n’est pas intégralement réglé et de les récupérer s’ils demeurent impayés.

Agicap contre les retards de paiement

Afin d’éviter les retards de paiement, le déploiement d’une solution comme Agicap permet non seulement d’économiser un temps précieux, mais également de réduire sensiblement les coûts. Notre outil de gestion de trésorerie vous permet de gérer le cycle d’achat de bout en bout, de la centralisation des factures à la dématérialisation instantanée des factures, en passant par un processus de validation ou aux paiements des factures en un clic… Découvrez l’outil Agicap dès maintenant.

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