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Les logiciels de relance paiement permettent de suivre les relances en cours et futures, d’automatiser les tâches de relance plus rapidement qu’avec des lettres de relance, et de suivre précisément les créances collectées. Les principales raisons de faire appel à un logiciel de relance sont la diminution des incertitudes liées aux encours clients, le gain de temps par l’automatisation des tâches, et le suivi concret de vos états de recouvrement. En outre, elle permet de réduire votre DSO et d'optimiser votre BFR.

Le logiciel de relance fonctionne généralement sous forme de tableau de bord, monitorant l’ensemble des factures en cours et à recevoir. Les meilleurs logiciels de relance vous permettent d’éditer le format mailing en fonction des différents clients ou grandes typologies de clients pour un gain de temps considérable. La fonction de planification et d’automatisation des relances est une étape importante pour le créancier, et permet au credit manager de se concentrer sur les tâches de recouvrement qui nécessitent le plus d’attention. Le logiciel de relance est souvent pensé pour travailler en équipe avec des fonctionnalités comme le statut de paiement d’une facture, ou les commentaires, pour renseigner de potentiels échanges avec le client par exemple.

Pour relancer efficacement un client il faut saisir le momentum. Il est nécessaire de ne pas attendre la date d’échéance (30j-60j après réception des marchandises / services). Pour cela, nous vous conseillons de ne jamais perdre la relation client-fournisseur en communiquant le plus souvent et sainement possible. La mise en place d’une routine de relance / recouvrement est conseillée (un jour spécifique de la semaine par exemple), et nous vous conseillons d’utiliser le logiciel en complémentarité des appels téléphoniques, pour le recouvrement des plus grosses factures, ou des encours les plus volatiles, par exemple.