Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures est en vigueur depuis 2020 pour les transactions avec le gouvernement (B2G).La loi de finances de 2022 l’a toutefois rendue obligatoire pour les entreprises privées. Aussi appelé e-invoicing, il s'agit du processus qui consiste à éditer, transmettre et recevoir des factures électroniques.Comment mettre en place la dématérialisation des factures dans votre entreprise ? Nous vous expliquons tout dans cet article.

Qu’est-ce qu’une e-facture ?

Le terme e-facture désigne la facture électronique. Selon l’ordonnance du 15 septembre 2021 portant sur la réforme du droit des sûretés, il s’agit donc d’une facture "émise, transmise et reçue de manière dématérialisée”.

Elle se distingue donc de la facture en papier classique. D'ailleurs, son utilisation impose de suivre un processus bien défini pour être recevable.

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Une facture dématérialisée, c’est quoi ?

Parler de facture dématérialisée pour désigner une facture électronique est un abus de langage. Certes, les deux sont au format numérique. Cependant, une nuance existe.

En effet, une facture dématérialisée est une facture papier qui a été scannée puis numérisée pour être ensuite transmise sous une forme numérique.

On a vu que la facture électronique, à l’inverse, est un document qui a été édité et traité sous format électronique. Il s'agit donc d'un fichier électronique natif.

Une facture électronique c’est quoi ?

La facture électronique est le synonyme de e-facture. Il s’agit donc d’une facture qui a suivi le processus spécifique aux e-factures. Ce processus spécifique permet son traitement automatique et électronique par un logiciel OCR par exemple.

Dématérialisation des factures : ce que dit la loi

Quelle est la législation en matière de dématérialisation des factures ?

La facturation électronique a été introduite en Europe par la directive 2014/55/UE. Elle concerne alors uniquement les transactions B2G ou Business to Government.

En France, elle est effective depuis 2020 pour les transactions dans le secteur public.

Voici les autres textes de référence en la matière :

• Décret N°2020-1299 du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction
• Ordonnance N°2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction
• Le nouvel article 289 du Code général des impôts (CGI)
• L'article 26 de la loi de finances rectificative du 16 août 2022

La facturation électronique dans le B2G est aussi effective dans d'autres pays européens comme l'Allemagne, la Belgique, le Luxembourg ou encore le Portugal. La France reste toutefois le seul pays qui a étendu cette obligation aux entreprises privées.

Avantages et inconvénients de la dématérialisation des factures

La dématérialisation a été généralisée compte tenu du constat des avantages qu'elle procure. Elle comporte toutefois également certains inconvénients.

Les avantages

Voici les principaux avantages de la facturation électronique :

Réduire les coûts de l'entreprise

La facturation électronique s'avère moins coûteuse que la facturation papier. Il faut en effet compter en moyenne entre 5 et 20 euros pour le traitement manuel d'une facture papier.Le coût de stockage avoisine les 40 centimes. Les coûts peuvent donc revenir d'autant plus chers pour une entreprise d'une grande envergure qui traite avec de nombreux partenaires commerciaux.

Ainsi, avec la facturation électronique, comme tout est numérisé, les entreprises peuvent économiser du papier.

De plus, vous optimisez la gestion de l'espace au sein de vos locaux. De manière générale, en matière de fiscalité, tout document doit être archivé pendant 6 ans.Ce délai est ramené à 10 ans pour les documents commerciaux. Les entreprises se retrouvent donc facilement avec des piles de papiers à conserver.

Or, avec la facturation électronique, les archives sont également numérisées. Les entreprises peuvent donc libérer les espaces qui étaient normalement dévolus aux archives.

Améliorer la productivité

Le traitement des factures est automatisé via un logiciel dédié. La facturation électronique permet donc de gagner du temps. Aussi, vos employés peuvent se concentrer sur des tâches plus productives.

De plus, les entreprises gagnent également en efficacité car elles peuvent suivre en temps réel leur trésorerie.Pour cela, il suffit d'associer à votre logiciel de facturation votre outil comptable. Vous pouvez également opter pour un outil deux en un comme Agicap qui vous permet de gérer votre processus de facturation électronique et votre comptabilité.

Sécuriser le traitement des factures

Dites adieu aux erreurs de saisie. Vous pouvez également facilement effectuer un suivi de la transmission. Les risques de litige sont ainsi également réduits puisque les documents sont plus fiables.

Rendre service à l'environnement

Avec la facturation électronique, les entreprises utilisent moins de papier et réduisent l’impact logistique en diminuant les transports. En revanche, elles utilisent plus de serveurs, qui ne sont pas neutres en carbone.

Fluidifier et rendre votre processus de recouvrement plus efficace

Grâce à la facturation électronique, vous avez accès à tout moment aux factures impayées et relancez vos clients automatiquement. Un tel suivi en temps réel permet aussi de réduire les délais de paiement.A lire aussi : Les retards de paiement sont en forte hausse en France depuis début 2022

Optimiser l'archivage des documents

L'archivage des factures est centralisé et numérisé. Aussi, il est plus facile de les retrouver en cas de besoin.

La dématérialisation permet aussi d’accélérer le processus d'émission et transmission des factures.

Les inconvénients

Les grandes entreprises n'auront aucun mal à s'adapter à l'obligation de facturation électronique. Les petites structures, elles, devront faire face à certaines contraintes. La facturation électronique demande notamment un certain investissement lors de sa mise en place. Il faut notamment investir dans un logiciel de facturation fiable.

Par ailleurs, la mise en place de ce processus exige également des compétences informatiques, ce qui engendre des coûts en recrutement. De plus, les équipes devront également bénéficier d'un certain accompagnement pour les aider à s'adapter aux outils nécessaires.

Quid de la sécurité des données comptables ?Il s'agit de la question que beaucoup d'entreprises sont en droit de se poser. En effet, la dématérialisation suppose de stocker vos données sur une plateforme de stockage virtuelle. Les limites de ce procédé sont bien connues. Des données sensibles concernant l'entreprise pourraient ainsi tomber entre de mauvaises mains.

Face à ces problèmes, il est nécessaire de choisir les prestataires et les outils avec soin. Il faut opter pour un logiciel qui allie facilité d'utilisation et capacité d'automatisation des processus.

Pourquoi dématérialiser les factures ?

La dématérialisation des factures est une obligation que l'État a mis en place afin d'atteindre plusieurs objectifs :

• Renforcer la compétitivité des entreprises en allégeant leur charge administrative et en stimulant leur productivité
• Renforcer le contrôle des fraudes afin de privilégier les opérateurs économiques de bonne foi
• Faciliter les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA en mettant en place, à terme, un dispositif de pré-remplissage des déclarations
• Optimiser la récolte de données afin de disposer d'informations en temps réel permettant le pilotage de la politique économique du pays.

Comment dématérialiser les factures ?

Selon le calendrier prédéfini, l'obligation liée à la dématérialisation des factures sera pleinement opérationnelle d'ici 2026. Afin de ne pas être pris au dépourvu, vous gagnerez donc à vous préparer dès maintenant.

À lire aussi : comprendre les 6 exigences de l'obligation à la dématérialisation des factures

Voici un guide pratique pour vous aider à cet effet :

• Vérifier que vos données factures sont conformes aux normes exigées par le client destinataire. Vous devez notamment contrôler le format (XML ou PDF), les champs obligatoires pour le contenu du document, le canal de transmission.
• Mettre en place un protocole d'échange avec vos partenaires commerciaux afin d'uniformiser les modalités de transmission de factures entre vous.
• Mettre en place un outil de dématérialisation des factures doté de la reconnaissance optique. Une telle solution permet le système de collecte et de validation des factures.

Pour ce qui est de la forme, pour qu'une facture électronique soit reconnue, la bonne lisibilité, l'intégrité du contenu et l'authenticité de l'auteur doivent être garanties. Pour ce faire, trois solutions s'offrent à vous :

• La piste d'audit fiable
• La signature électronique
• L'EDI (Échange de données informatisé)

Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?

Autrefois, la dématérialisation ne concernait que les entreprises fournisseurs de l'État. On sait maintenant que cette obligation s'est généralisée dans les échanges entre les entreprises privées.

Désormais, la dématérialisation des factures concerne toutes les entreprises domiciliées en France et assujetties à la TVA. Cette obligation s'applique aux opérations d'achat/vente de biens ou de prestations de services réalisées sur le territoire national ou opérations domestiques.

Ainsi, les types de transactions suivantes sont exclues de cette obligation de dématérialisation :

• Les transactions avec des particuliers (B2C)
• Les opérations réalisées en dehors du territoire français
• Les transactions sectorielles comme les opérations bancaires, les opérations d'assurance et de réassurance, les opérations immobilières, les prestations dans le domaine de la santé, de la formation et de l'immobilier.

Dès lors qu'une transaction n'entre pas dans le domaine de l'e-invoicing, les entreprises sont alors tenues de transmettre les données correspondantes à l'administration fiscale. C'est l'obligation d'e-reporting.

Logiciel de dématérialisation des factures

L'utilisation d'un logiciel de dématérialisation des factures est ainsi devenu incontournable. Ces dernières sont pléthores sur le marché. Encore faut-il choisir avec méthode afin de trouver un outil adapté à vos réalités tout en étant efficace.

On vous livre quelques pistes pour choisir votre logiciel de dématérialisation :

Un outil conforme à la réglementation

Toutes les solutions de dématérialisation présentes sur le marché ne se valent pas sur le plan juridique. Le premier critère à prendre en compte est un outil qui puisse éditer des factures conformes à la réglementation en vigueur.

Il faut notamment savoir que les outils utilisant uniquement la technologie LAD ne sont pas conformes aux normes fixées pour 2024.

En effet, contrairement à la technologie LAD, une solution de facturation adaptée doit :

• Contrôler la cohérence des données lors de l'entrée des factures sur la plateforme,
• Recevoir et traiter des factures dans le format standard agréé
• Garantir l'intégrité et la lisibilité des données et l'authenticité de l'émetteur afin d'assurer la valeur légale des documents.

Assurez-vous également que votre logiciel soit fonctionnel avec Chorus Pro : mêmes formats pris en charge, mêmes protocoles de traitement, etc.

À lire aussi : tout savoir sur la piste d'audit fiable (PAF), obligation liée à la dématérialisation des factures

Un outil de dématérialisation sécurisé

On a vu que la question de la sécurisation des données est une réelle problématique à prendre en compte. C'est pour cette raison qu'il faut s'assurer que votre outil de dématérialisation puisse garantir la sécurisation de vos données ainsi que du processus dans son intégralité.

Pour cela, vous devez choisir un outil conforme à la PAF (Piste d'audit fiable). Seul un tel outil pourra assurer l'authenticité de l'émetteur, la lisibilité du document ainsi que l'intégrité de son contenu.

Un outil qui refuse systématiquement les factures non conformes est également une bonne option. Celui-ci envoie alors une alerte automatique à l'émetteur.

Enfin, votre outil doit également assurer l'archivage légal de vos factures électroniques. Un tel dispositif permet de garantir l'authenticité du document, le rendant ainsi recevable devant les instances judiciaires en cas de besoin.

Un outil qui automatise la saisie et la validation des factures

L'un des principaux avantages de la dématérialisation des factures réside dans le gain de temps qu'il procure. Pour en profiter pleinement, il vaut donc mieux choisir un logiciel de dématérialisation qui automatise les processus de saisie et de validation des factures.

L'outil idéal doit notamment assurer sur les trois points suivants :

• La collecte : optez pour un logiciel ayant des capacités de centralisation et prenant en charge des formats et des modes de dépôt variés
• La standardisation : privilégiez un logiciel qui permet de disposer de factures au format standardisé afin de vous permettre de gagner du temps grâce à l'intégration automatique par ERP. Ou mieux, un logiciel deux-en-un qui vous permettra de gérer les factures directement sur la plateforme.
• Le contrôle. Le logiciel que vous choisissez doit vous permettre de contrôler la présence et la cohérence des données

Un logiciel qui permet d'optimiser la gestion des fournisseurs

Un bon logiciel de dématérialisation doit aussi vous permettre de gérer au mieux vos relations avec vos fournisseurs.Pour cela, celui-ci doit donc être doté des fonctionnalités suivantes :

• Des tableaux de bord permettant de faire le suivi en temps réel des factures payées, impayées ou en retard.
• Statut de traitement des factures. Il faut que votre outil de dématérialisation factures vous permette de faire un suivi de l'évolution du traitement des factures
• Interface dédiée aux fournisseurs. L'outil de dématérialisation idéal est un réel espace communautaire accessible à vos fournisseurs et à titre gratuit. Ces derniers disposeront de leur propre compte pour faire le suivi des factures. Ils y trouveront également un certain bénéfice car ils n'auront alors pas à appeler les services comptabilité pour se renseigner sur l'état d'avancement des factures.
• Une traçabilité sur toutes les étapes du processus de traitement des factures, limitant ainsi les litiges.

Un logiciel SaaS adapté pour le télétravail

Le télétravail semble s'installer dans le monde du travail de manière durable.Aussi, toujours dans l'objectif d'optimiser vos processus internes, il vaut mieux opter pour un outil de dématérialisation propice à ce mode de travail. Il vous faut donc opter pour une solution qui soit accessible de n'importe où.

Une solution SaaS basée sur le cloud sera alors votre meilleure option. Ainsi, aucune installation ne sera requise et vos équipes pour y accéder à distance.

Agicap est justement un logiciel SaaS basé sur le cloud, et donc accessible de n'importe où.

Comment faire la dématérialisation des factures ?

Il existe des étapes à suivre dans le processus d'émission de facture électronique :

• La transformation de tous les documents papier en fichiers électroniques
• La création, la transmission et la réception des e-factures
• La saisie des données dans l'outil comptable
• La validation automatisée par le logiciel comptable
• Le choix du mode de paiement
• Approbation du paiement

Calendrier de dématérialisation factures

L'ordonnance N° 2021-1190 prévoit, en son article 3, un calendrier de mise en place progressive de la dématérialisation généralisée des e-factures :

• À partir du 1er janvier 2024 : obligation pour toutes les entreprises de réceptionner les factures électroniques envoyées par leurs fournisseurs ou leurs clients. Les grandes entreprises ont également obligation d'émettre leurs factures au format électronique.
• À partir du 1er janvier 2025 : c'est au tour des ETI (Entreprises de taille intermédiaire) d'émettre leurs factures en version électronique
• À partir du 1er janvier 2026 : les PME et les TPE auront aussi obligation de se mettre à la facturation électronique.

Pour résumer, à compter de janvier 2026, toutes les entreprises, peu importe leur taille, seront tenues de se mettre en règle. Elles devront alors émettre des factures électroniques pour toutes les opérations entre assujettis.

Pour toutes les opérations n'entrant pas dans le domaine d'application de la facturation électronique, le calendrier de mise en place du e-reporting est le même.

Ainsi, la facturation électronique est un processus obligatoire auquel toutes les entreprises assujetties à la TVA devront se conformer d'ici 2026. Par conséquent, plus tôt vous vous y mettrez, meilleur sera votre processus. Cela passe avant tout par le choix d'un logiciel adapté à vos objectifs et d'une efficacité opérationnelle impeccable. Solution SaaS de facturation, Agicap est un outil complet qui permet d'éditer et de recevoir des e-factures mais aussi d'effectuer des relances client automatisées.

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