Logiciel de gestion des factures fournisseurs

Élément essentiel de la gestion commerciale, la facturation assure le bon fonctionnement d’une entreprise. Aujourd’hui, avec leur numérisation, la gestion des factures est devenue plus simple. Les logiciels de gestion de facturation sont ainsi devenus des outils essentiels au sein des services financiers.

Découvrez dans cet article les meilleurs logiciels de gestion des factures fournisseurs.

Les meilleurs logiciels de facturation fournisseurs

Agicap

Agicap est un logiciel de gestion qui permet aux PME d’économiser du temps et de gagner en efficacité dans la gestion de leur trésorerie. Concernant les factures fournisseurs, l’outil permet d’automatiser le pilotage et le paiement de ces factures. Vous avez la possibilité de gérer votre poste fournisseur une seule et même interface et ainsi optimiser votre activité.

Avec le logiciel, un service comptabilité gagne jusqu’à 70% de temps sur la gestion des factures fournisseurs. Ceci est possible grâce à un système de validation des pièces en un clic, un dispositif d’alerte et de relance, etc. Les factures sont ainsi suivies en temps réel.

Dolisim

Parmi les meilleurs logiciels de facturation sur le marché, Dolisim est idéal pour la gestion des factures fournisseurs. Cet outil est simple, efficace, fonctionnel et aide grandement dans la gestion des achats d’une entreprise.

Dolisim est d’ailleurs un logiciel complet dans le suivi des fournisseurs. Il permet également d’éditer des devis, des factures et de suivre les paiements. Les différentes fonctionnalités et les données présentées par l’outil permettent de faciliter les relations avec les fournisseurs.

Sage

Sage est un outil de gestion de facture fournisseurs simple et intuitif qui permet de gagner du temps. L’outil vous permet de vous libérer de certaines tâches administratives chronophages liées à la comptabilité ou à l’aspect commercial, notamment le pointage des factures fournisseurs.

Sage est très puissant et requiert donc pour les collaborateurs d’être formés.

Néanmoins, il permet de suivre avec précision et fluidité les paiements en ligne ou le suivi des factures impayées. C’est un outil complet qui permet de gérer tous les aspects liés à la facturation.

Sellsy

Sellsy est un logiciel CRM dont les fonctionnalités se sont étendues à la gestion des factures fournisseurs. La solution de facturation est personnalisée et permet l’établissement des relances automatiques ainsi que le suivi des paiements. Ces fonctionnalités permettent de gérer efficacement les relations avec les fournisseurs et d’automatiser les facturations récurrentes.

La saisie comptable est automatique et le rapprochement bancaire proposé par le logiciel permet de faire un suivi précis de la trésorerie.

Pennylane

Pennylane est un logiciel de gestion d’entreprise complet adapté aux TPE et aux PME. Ce logiciel cible les entreprises en pleine croissance et qui enregistrent un volume important de flux fournisseurs.

L’outil permet d’automatiser la collecte et la saisie des factures fournisseurs. Vous pouvez plus facilement suivre l’état des factures et avoir ainsi une maîtrise sur les dépenses. La solution permet de payer rapidement les fournisseurs sans avoir à utiliser votre extranet bancaire.

Ce module de paiement des fournisseurs facilite ainsi le quotidien des services comptabilités ayant d'importants flux avec fournisseurs.

Stripe

Stripe est initialement un outil d’encaissement des paiements. Toutefois, l’entreprise a lancé plusieurs services pour compléter son offre, notamment Stripe Connect, qui permet de régler ses factures fournisseurs. L’outil peut s’adapter à toutes les tailles d’entreprise et permet d’assurer la gestion de leurs activités.

Stripe permet ainsi de faciliter la réception des factures et les intégrer aux paiements. L’avantage principal est un meilleur suivi des mouvements de trésorerie.

Qonto

Créée en 2016, Qonto est un compte bancaire professionnel qui permet de faciliter la gestion d’une entreprise. Ce n’est donc pas un logiciel de factures à proprement parler. Toutefois, la startup se veut être une solution financière tout-en-un.

Leurs équipes ont donc mis en place un espace fournisseur qui centralise toutes les activités liées aux fournisseurs, notamment la gestion des factures.

L’avantage est que ces fonctionnalités sont intégrées, ce qui fluidifie les paiements et le suivi.

Openflex

Openflex est un logiciel de gestion ERP CRM. A l’instar de Sage, il nécessite d’être formé pour l’utiliser car il est puissant et a beaucoup de fonctionnalités.

Il propose des fonctionnalités connexes à la gestion de la facturation fournisseurs, comme la possibilité d’enregistrer les commandes de réapprovisionnement.

Il est aussi possible d’éditer des devis, bons de commande / réception ainsi que des factures fournisseurs.

Son principal avantage est son aspect tout en un vis à vis des fournisseurs car Openflex ne se limite pas aux aspects administratifs.

MonAE

MonAE est un outil de facturation destiné à améliorer et faciliter la gestion de trésorerie d’une entreprise. Ce logiciel est adapté aux besoins des PME, startups, auto-entrepreneurs ou encore aux associations.

MonAE offre plusieurs fonctionnalités comme le suivi en temps réel de la trésorerie de l’entreprise. Il est adapté à une variété de secteurs, par exemple l’agriculture, l’aéronautique, les associations, les ONG…

En ce qui concerne les relations avec les fournisseurs, le logiciel propose l’une des meilleures solutions en matière de facturation. Il gère automatiquement les factures fournisseurs tout en prenant en compte les retards de paiement ainsi que les remises et avoirs.

Incwo

Incwo est un ERP conçu pour les TPE et les PME. Il propose toutes les fonctionnalités importantes dans la gestion des achats et des factures fournisseurs, notamment la gestion des dépenses, le suivi des paiements, le scan des tickets de caisse ou des factures depuis un mobile, le passage de commandes aux fournisseurs, etc.

Il permet ainsi de centraliser l’ensemble des données sur les fournisseurs.

A lire aussi : Quels sont les meilleurs logiciels de facturation en 2022 ?

C’est quoi un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation est un outil informatique qui permet de gérer facilement les factures d’achats et de vente d’une entreprise ainsi que les tâches administratives. Ce type d’outil permet d’envoyer et saisir les factures, les archiver, suivre les retards ou les impayés, et de relancer.

L’objectif final d’un logiciel de facturation est d’optimiser la gestion de la trésorerie d’une entreprise. Il permet aussi de faire gagner du temps aux équipes comptabilité.

Les différents types de logiciels de facturation

On distingue 4 grands types de logiciels de facturation.

Logiciels de facturation pour les TPE-PME

Un logiciel de facturation pour les TPE-PME est un outil qui doit être simple à utiliser et ne proposer que les fonctionnalités indispensables (édition des factures, suivi des retards de paiement, etc.). C’est par exemple le cas d’Agicap, qui est adapté aussi bien aux TPE qu’aux PME.

La solution doit être généralement gratuite ou à un tarif assez bas. Son objectif principal est de faire gagner du temps sur les tâches administratives et permettre aux dirigeants de se focaliser sur le développement de leur entreprise.

Logiciels de facturation pour les grandes entreprises

Les grandes entreprises ont une structure et des processus plus complexes que les TPE / PME. Il est donc nécessaire d’utiliser un logiciel de facturation complet et puissant, même s’il est plus compliqué à utiliser.

L’outil doit être ainsi équipé de toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion de la facturation : stocks, comptabilité, suivi paiement, CRM, etc.

Enfin, il doit pouvoir être aussi utilisé par de nombreux utilisateurs, et donc proposer plusieurs comptes.

Logiciels de facturation pour les entrepreneurs

Comme pour les TPE / PME, le logiciel de facturation destiné aux entrepreneurs doit être simple et abordable afin qu’ils puissent se concentrer sur le lancement de leur activité.

Logiciels de facturation intégrés

Ce type de logiciels est directement intégré à la structure informatique interne. Ils sont notamment connectés aux autres outils, par exemple l’outil utilisé par les équipes commerciales.

Ce type de logiciels de facturation permet une meilleure fiabilité des données et une meilleure stabilité à l’utilisation.

Pourquoi faire appel à un logiciel de facturation ?

Voici les raisons pour lesquelles, il est nécessaire de faire appel à un logiciel de facturation :

• Base de données « fournisseurs » centralisée : le logiciel permet de centraliser toutes les fiches « fournisseurs » en centralisant les informations essentielles
• Règles de facturation respectées : le logiciel permet d’être en norme vis-à-vis des obligations législatives et réglementaires en vigueur.
• Risque d’erreurs réduit : l’utilisation du logiciel limite grandement les erreurs dans l’élaboration et le suivi des factures.
• Gain de temps : un logiciel de facturation facilite la gestion des factures, ce qui permet aux salariés de pouvoir se consacrer à d’autres tâches.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de facturation ?

La gestion des devis et factures

L’une des fonctionnalités principales et communes à ces outils est la gestion des devis et factures. Ces outils permettent ainsi d’élaborer des devis et factures conformes en :

• Organisant les données relatives aux fournisseurs
• Calculant les montants dus HT et TTC
• Classant les factures
• Respectant les dispositions légales

Le logiciel de facturation va ainsi présenter les informations relatives à l’entreprise et leurs fournisseurs. Il archive la prestation, les montants à régler et les différentes conditions. L’outil permet d’automatiser les différents procédés dans le cadre de la facturation.

Suivi des créances clients

Les logiciels de facturation stockent les informations clés sur les clients et les fournisseurs, ainsi que les dates de facturation.

Ils permettent ainsi aux équipes comptables de mettre en place un suivi automatique des créances clients.

Concrètement, le logiciel peut vous notifier s’il y a des retards de paiement. Il peut également faire des relances automatiques aux clients par email. Certains logiciels permettent aussi de facturer directement les fournisseurs à vos clients.

A lire aussi : Comment bien gérer les dettes fournisseurs en entreprise ?A lire aussi : Diminuer les encours clients fournisseurs

La création de factures aux normes en vigueur

Comme pour la création de devis, les logiciels de facturation permettent de créer des factures conformes. Le logiciel a effectivement la capacité de convertir les devis en factures ou de créer une nouvelle facture.

L’outil permet ainsi d’intégrer le numéro de facture et les différentes informations essentielles ainsi que les mentions obligatoires. Cela va vous permettre d’envoyer directement la facture au client grâce au logiciel.

La seule condition est que le logiciel soit lui-même à jour en termes de normes. Or, c’est le cas pour la plupart d’entre eux.

La gestion de la TVA

Un bon outil de facturation calcule et affiche la TVA lui-même sur une facture. Il peut aussi suggérer le bon taux, notamment grâce à l’intelligence artificielle.

Il peut aussi vous donner un récapitulatif de votre solde de TVA par période (TVA collectée - TVA déductible). Cela peut aussi aider à piloter la trésorerie d’une entreprise.

Il est aussi possible de paramétrer certains logiciels et saisir le le taux applicable selon les services ou les produits mis en vente.

La possibilité d’exporter les données

Pouvoir exporter des données de son logiciel de facturation est essentiel :

• D’autres services peuvent en avoir besoin, notamment le contrôle de gestion
• Cela peut-être utile pour les déclarations obligatoires (fiscales, TVA, etc.)
• Dans certains secteurs, les clients peuvent vous demander la balance de leur compte

L’outil doit pouvoir exporter toutes ses données au format le plus adapté (Excel, CSV, PDF, etc.).

Le paiement en ligne

Un logiciel de facturation qui propose le paiement en ligne permet de gagner du temps en gagnant plusieurs étapes sur le processus, et donc d’optimiser sa trésorerie.

En choisissant d’automatiser les paiements (virements ou cartes bancaires), vous pouvez générer automatiquement le paiement des factures aux termes souhaités.

La dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures est un enjeu récent pour les entreprises. En effet, toutes les entreprises traitant avec le secteur public doivent transmettre leurs factures par voie dématérialisée depuis le 1er janvier 2020.

Dans le privé, de plus en plus d’entreprises demandent à leurs fournisseurs de transmettre les leurs par voie dématérialisée par souci de simplicité et pour réduire leur impact carbone.

Il est donc important que votre logiciel de facturation ait les fonctionnalités relatives à la dématérialisation des factures.

Nos conseils sur le choix d’un logiciel de facturation

Le choix d’un logiciel de facturation doit se faire en fonction de la taille de l’entreprise. Pour une PME, une TPE ou un entrepreneur, mieux vaut privilégier les solutions simples à utiliser et qui proposent des fonctionnalités essentielles pour la facturation afin de perdre un minimum de temps avec les aspects administratifs.

Pour une grande entreprise, l’enjeu sera au niveau des fonctionnalités et de la puissance de l’outil, notamment ses possibilités d’intégration avec les autres outils internes.

Agicap : le logiciel de facturation dont vous avez besoin

En matière de gestion de facture fournisseur, Agicap est aujourd’hui l’un des leaders dans la gestion de la facturation en entreprise.

On sait que les problèmes de trésorerie sont responsables de la majorité des liquidations des TPE / PME.

Partant de ce constat, l’objectif d’Agicap est de vous aider à optimiser votre trésorerie, notamment en mettant à votre disposition ses outils d’automatisation de suivi et de paiement des factures fournisseurs, ainsi que son interface ergonomique permettant un suivi en temps réel.

Pour en savoir plus sur ce que peut faire Agicap pour vous, vous pouvez cliquer ici.

En conclusion, les logiciels de factures fournisseurs sont des outils indispensables dans la gestion et le suivi de la facturation. Ils permettent entre autres de limiter les coûts et de gagner du temps.