Comment améliorer la gestion des note de frais dans votre entreprise

Lorsqu'un salarié engage des dépenses dans le cadre de son poste, il peut obtenir un remboursement. C'est ce qu'on désigne par le concept de note de frais. La gestion des notes de frais peut représenter un coût important pour une entreprise, c'est pourquoi l'améliorer et l'optimiser peut avoir un réel impact dans votre entreprise.

Dans cet article, nous vous expliquons comment améliorer la gestion de vos notes de frais.

Définition note de frais

Utilisée par bon nombre d’entreprises, la note de frais est un document qu’un collaborateur présente au service de la comptabilité pour demander le remboursement des dépenses qu’il a engagées à titre personnel dans le cadre de son poste.Il peut s’agir de dépenses liées :

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• Aux repas ;

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• Aux frais d’hébergement ;

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• A l’achat de consommables ;

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• Aux frais de déplacement ;

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• Etc.

Selon le code du travail, l'employeur est tenu de rembourser tout frais que l'employé réalise au profit de l'entreprise lorsque celui-ci est en mission.

Une fois validé par le service comptabilité, les notes de frais sont enregistrées puis il est procédé au remboursement desdits frais.

Il faut savoir que les sommes remboursées dans le cadre des notes de frais sont exonérées de cotisations sociales. C'est ainsi que des entreprises maquillent certaines de leurs dépenses en dépenses professionnelles afin d'échapper au paiement des cotisations sociales. On appelle cela une fraude à la note de frais. Il existe d'autres formes de fraude à la note de frais perpétrées cette fois-ci par les salariés (développées plus loin dans cet article).

D’autre part, il est aussi possible pour le salarié d’obtenir une déduction de ses frais professionnels sur le compte de son impôt sur le revenu. Ainsi, même s’ils ont déjà fait l’objet d’un remboursement, le salarié peut inscrire le montant imposable au titre des frais réels dans sa déclaration de revenus. Il pourra alors obtenir une réduction d’impôt à condition que les frais correspondants ont été nécessaires dans son travail.

Il existe deux façons de rembourser les frais professionnels au sein d’une entreprise :

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• Sous forme d’allocations forfaitaires. C’est la méthode la plus couramment utilisée par les entreprises notamment en ce qui concerne les indemnités kilométriques, les frais de restauration, les frais d’hébergement et de déplacement.

Pour la mettre en place, les entreprises se réfèrent aux plafonds mis en place par l’Urssaf. Cependant, le montant exact des remboursements est prévu dans le contrat de travail ou la convention collective applicable.

Cette méthode simplifie la gestion des notes de frais car dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’exiger des justificatifs prouvant les dépenses.

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• Indemnisation sur la base des dépenses réelles. Le remboursement se fait ainsi sur la base des dépenses réellement engagées par les salariés, sur présentation des justificatifs nécessaires.

En réalité, dans la pratique, certaines entreprises sont obligées de combiner ces deux modes de remboursement des frais professionnels. Il existe en effet des types de dépenses qui ne peuvent être indemnisés que sous le régime réel. Il s’agit notamment des :

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• Frais supportés par le salarié dans le cadre du télétravail ;

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• Frais de salariés en situation de détachement à l’étranger ;

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• Frais de déménagement dans le cadre de la mobilité professionnelle ;

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• Frais des salariés envoyés en mission de la métropole vers les DOM-TOM ou vice versa ;

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• Frais engagés par le salarié pour s’adapter à l’utilisation d’une nouvelle technologie ou d’un nouvel outil.

Le remboursement des notes de frais est soumis au principe de la prescription quinquennale. Autrement dit, au-delà de 5 ans après leur réception, les notes de frais ne sont plus remboursables.

Voici un exemple de template Excel pour suivre vos dépenses professionnelles :

Découvrez comment fonctionne la gestion des dépenses dans Agicap grâce à cette vidéo détaillée :

Sources :

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• (1) GBTA : How much do expense reports really costs a compagny

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• (2) Captio : contrôler et anticiper les fraudes des collaborateurs au sein du service RH

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• (3) Xelians : étude sur les coûts d'archivage

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• (4) Silae : Comment éviter la fraude aux notes de frais ?

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• (5) Culture RH : Fraude aux notes de frais : Comment les repérer ? Les prévenir ?