Comment améliorer la gestion des note de frais dans votre entreprise
Lorsqu'un salarié engage des dépenses dans le cadre de son poste, il peut obtenir un remboursement. C'est ce qu'on désigne par le concept de note de frais. La gestion des notes de frais peut représenter un coût important pour une entreprise, c'est pourquoi l'améliorer et l'optimiser peut avoir un réel impact dans votre entreprise.
Dans cet article, nous vous expliquons comment améliorer la gestion de vos notes de frais.
Définition note de frais
Utilisée par bon nombre d’entreprises, la note de frais est un document qu’un collaborateur présente au service de la comptabilité pour demander le remboursement des dépenses qu’il a engagées à titre personnel dans le cadre de son poste.Il peut s’agir de dépenses liées :
- Aux repas ;
- Aux frais d’hébergement ;
- A l’achat de consommables ;
- Aux frais de déplacement ;
- Etc.
Selon le code du travail, l'employeur est tenu de rembourser tout frais que l'employé réalise au profit de l'entreprise lorsque celui-ci est en mission.
Une fois validé par le service comptabilité, les notes de frais sont enregistrées puis il est procédé au remboursement desdits frais.
Il faut savoir que les sommes remboursées dans le cadre des notes de frais sont exonérées de cotisations sociales. C'est ainsi que des entreprises maquillent certaines de leurs dépenses en dépenses professionnelles afin d'échapper au paiement des cotisations sociales. On appelle cela une fraude à la note de frais. Il existe d'autres formes de fraude à la note de frais perpétrées cette fois-ci par les salariés (développées plus loin dans cet article).
D’autre part, il est aussi possible pour le salarié d’obtenir une déduction de ses frais professionnels sur le compte de son impôt sur le revenu. Ainsi, même s’ils ont déjà fait l’objet d’un remboursement, le salarié peut inscrire le montant imposable au titre des frais réels dans sa déclaration de revenus. Il pourra alors obtenir une réduction d’impôt à condition que les frais correspondants ont été nécessaires dans son travail.
Il existe deux façons de rembourser les frais professionnels au sein d’une entreprise :
- Sous forme d’allocations forfaitaires. C’est la méthode la plus couramment utilisée par les entreprises notamment en ce qui concerne les indemnités kilométriques, les frais de restauration, les frais d’hébergement et de déplacement.
Pour la mettre en place, les entreprises se réfèrent aux plafonds mis en place par l’Urssaf. Cependant, le montant exact des remboursements est prévu dans le contrat de travail ou la convention collective applicable.
Cette méthode simplifie la gestion des notes de frais car dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’exiger des justificatifs prouvant les dépenses.
- Indemnisation sur la base des dépenses réelles. Le remboursement se fait ainsi sur la base des dépenses réellement engagées par les salariés, sur présentation des justificatifs nécessaires.
En réalité, dans la pratique, certaines entreprises sont obligées de combiner ces deux modes de remboursement des frais professionnels. Il existe en effet des types de dépenses qui ne peuvent être indemnisés que sous le régime réel. Il s’agit notamment des :
- Frais supportés par le salarié dans le cadre du télétravail ;
- Frais de salariés en situation de détachement à l’étranger ;
- Frais de déménagement dans le cadre de la mobilité professionnelle ;
- Frais des salariés envoyés en mission de la métropole vers les DOM-TOM ou vice versa ;
- Frais engagés par le salarié pour s’adapter à l’utilisation d’une nouvelle technologie ou d’un nouvel outil.
Le remboursement des notes de frais est soumis au principe de la prescription quinquennale. Autrement dit, au-delà de 5 ans après leur réception, les notes de frais ne sont plus remboursables.
Voici un exemple de template Excel pour suivre vos dépenses professionnelles :
Les différents types de notes de frais
Dès lors que la note de frais porte sur une dépense engagée par un salarié dans le cadre de son travail et que le montant n’est pas excessif, elle est remboursable. Il existe différents types de notes de frais qui sont remboursables :
Les frais d’hébergement
Il s’agit des frais engagés par le salarié pour se loger dans le cadre d’une mission en déplacement. Pour être remboursables, de tels frais doivent ainsi concerner un déplacement missionné par l’entreprise. Autrement dit, il faut qu’il s’agisse d’un déplacement pour raisons professionnelles.
L’URSSAF a aussi avancé la notion de « grand déplacement ». Il s’agit d’un déplacement qui remplit les conditions suivantes :
- Dans un lieu se situant à plus de 50 km du domicile du salarié ;
- Avec un temps de trajet de plus de 1h30 en transport en commun.
La note de frais liée aux frais d’hébergement doit également indiquer certaines informations pour s’assurer des services exacts dont le salarié a pu bénéficier. Il s’agit d’éviter les excès comme le recours aux services sur-facturés et surtout superflus comme :
- La location de film ;
- Le minibar ;
- Etc.
La note de frais d’hébergement doit alors indiquer :
- Le nombre de nuitées ;
- Les frais imputés à la chambre.
Il faut savoir que l’employeur est tenu de verser des cotisations sociales dès lors que le prix de la nuitée avec petit-déjeuner inclus dépasse :
- 68,50 € en région parisienne ;
- 50,80 € ailleurs qu’à Paris.
Les dépenses de restaurant
Il arrive que, pour les besoins de son activité, un salarié doive organiser un repas professionnel pour inviter des partenaires ou des clients potentiels. Les frais correspondants sont donc remboursables car ils sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Encore faut-il qu’il demande au restaurateur de lui délivrer une facture avec, marqués au dos de celle-ci, la date et le nom de l’entreprise.
La note de frais correspondante doit également indiquer le nom et la profession des convives et la société qu’ils représentent.
Si, de par sa fonction, un salarié effectue un repas d’affaire plus d’une fois par semaine, il se voit attribuer un solde de tickets restaurant. Celui-ci est alors amputé à chaque repas.
Pour un salarié qui effectue un déplacement professionnel, un ticket de caisse suffit comme justificatif. Il doit cependant respecter les plafonds déterminés par l’URSSAF:
- 19,10 euros par repas si le salarié est obligé de prendre son repas au restaurant ;
- 9,40 euros dans le cas contraire.
Lorsque le lieu et/ou les conditions d’organisation de son activité oblige un salarié à prendre ses repas sur son lieu de travail, il peut bénéficier d’une indemnité de restauration. Le montant de celui-ci est plafonné à 6,70 euros.
Les indemnités kilométriques
Elles désignent les frais auxquels le salarié a droit à un remboursement quand il utilise son véhicule personnel dans le cadre de trajets professionnels.
Les indemnités kilométriques englobent :
- Les dépenses de carburant ;
- L’assurance ;
- L’entretien du véhicule ;
- Sa dépréciation ou l’usure. Les frais correspondants sont évalués sur la base d’un coefficient kilométrique (barème fiscal proportionnel au nombre de chevaux fiscaux du véhicule).
La note de frais correspondant à la demande de remboursement des frais kilométriques doit indiquer les informations suivantes :
- Le motif du déplacement ;
- Le lieu de déplacement ;
- La distance parcourue (en kilomètres) ;
- La puissance fiscale du véhicule (justifiée à l’aide du certificat d’immatriculation).
Les tickets de péage autoroutiers doivent être conservés comme justificatifs. Ils permettent en effet de prouver le déplacement et peuvent donc être joints à la note de frais kilométriques pour obtenir remboursement.
Il faut souligner que le trajet qui relie le domicile du salarié à son lieu de travail ne peut pas être inclus dans le décompte des indemnités kilométriques.
Modèles et exemples de notes de frais
Les notes de frais font l’objet d’un contrôle strict et régulier de la part de l’URSSAF et de l’administration fiscale. Par ailleurs, elles présentent un réel enjeu financier pour l’entreprise. Par ailleurs, leur traitement représente un réel coût pour les entreprises. C’est pour cette raison qu’il est essentiel d’optimiser ses modèles de note de frais pour à la fois réduire le temps passé dessus et maximiser les informations permettant de justifier le remboursement.
En effet, la loi n’a pas mis en place de modèle spécifique de note de frais. Il est toutefois nécessaire de mettre en place un modèle de référence dans votre entreprise pour harmoniser vos processus ?
Voici des modèles de notes de frais sur lesquels vous pouvez vous inspirer :
Exemple 1 d’une note de frais
BÉNÉFICIAIRE
- Nom :
- Prénom :
- Fonction :
- Date du déplacement :
- Lieu :
- Motif du déplacement :
FRAIS DE DÉPLACEMENT
Véhicule personnel :
- Nombre de kms (base : 0,--- €/km) :
- Frais de parking :
- Frais d’autoroute :
- Total :
Transports en commun :
Véhicule de location :
- Coût de la location :
- Frais de parking :
- Frais d'autoroute :
- Carburant :
- Total
(1) Total frais de transport :
Frais de séjour :
(2) Total frais de séjour :
FRAIS DIVERS
Nature :
Montant :
(3) Total frais divers :
Total général (1) + (2) + (3) : Je soussigné, auteur du présent état, en certifie l’exactitude et demande le règlement de la somme de
Fait à : le –/–/–
Signature du bénéficiaire :
Nom et visa du responsable :
Exemple 2 d’une note de frais :
Nom : Poste : Départ : Retour : Objet de déplacement : Véhicule :
Total (déplacement + repas + hébergement + autres) :
Utilité d’optimiser la gestion des notes de frais
On peut citer au moins trois raisons pour lesquelles une entreprise a intérêt à optimiser la gestion de ses notes de frais.
Pour réduire ses coûts de gestion
A côté des coûts réels, il y a aussi les coûts cachés de la gestion des notes de frais. En effet, on a vu le coût occasionné par la gestion d'une note de frais. Par ailleurs, la gestion manuelle de ces dernières entraîne des erreurs.
Or, selon les résultats d'une étude réalisée par la Global Travel Association , chaque erreur occasionne des coûts supplémentaires de 48 euros(1).
A ces coûts financiers s’ajoute le coût en termes de temps de traitement. En effet, la gestion des notes de frais implique tous les pôles de métier dans l’entreprise : le salarié lui-même, son manager, le comptable et l’équipe finance.
En moyenne, chaque note de frais nécessite en moyenne 30 jours de traitement.
Autant dire que la gestion des notes de frais occasionne des coûts importants pour l’entreprise.
Pour pouvoir récupérer la TVA
La loi autorise les entreprises à récupérer la TVA sur une note de frais et la déduire de ses dépenses. Pour ce faire, les modalités d’une telle opération diffèrent selon le régime de TVA choisi par l’entreprise.
Avant toute chose, l’entreprise doit s’assurer d’un certain nombre de choses :
- La dépense a été effectivement réalisée dans le cadre du travail et dans l’intérêt de l’entreprise ;
- La facture utilisée en tant que justificatif doit être originale et indiquer le nom de l’entreprise ainsi que celui du salarié ;
- Le TVA doit être exigible au niveau du fournisseur.
Que la TVA soit déductible ou non, l’entreprise reste tenue de rembourser la totalité de la facture à son salarié.
Pour améliorer la conformité de l’entreprise
Nous avons vu que la gestion des notes de frais fait l'objet d’un contrôle régulier de l’administration fiscale et de l’Urssaf. C’est pour cette raison que l’entreprise doit conserver ses justificatifs de dépenses. Il faut savoir que ces derniers doivent être conservés pendant 10 ans.
Les justificatifs de dépenses servent en effet à prouver que l’employé a effectivement engagé ces dépenses mais aussi que l'entreprise a déjà procédé au remboursement.Par ailleurs, ce sont ces justificatifs que l’Urssaf vérifie dans le cadre de son contrôle. En l’absence de tels justificatifs, les dépenses correspondantes risquent d’être requalifiées en avantages en nature.
D’autre part, selon l’article 26 de la loi des finances rectificative de 2022, toutes les entreprises assujetties à la TVA sont désormais tenues de réaliser la facturation électronique. Autrement dit, d’ici 2024, les entreprises françaises ne pourront plus émettre des factures papier.
Cette disposition impacte également la gestion des notes de frais. L’optimisation de celle-ci, et notamment sa dématérialisation, est d’autant plus nécessaire afin de mettre votre entreprise en conformité avec cette nouvelle réglementation.
Pour renforcer la responsabilité des employés
L’optimisation de la gestion des notes de frais passe par la mise en place d’une politique claire des dépenses. Cela vous permettra notamment de préciser les règles concernant le plafond de chaque type de dépenses, de lister les renseignements nécessaires, les délais précis pour la remise de justificatifs.
Mettre en place une telle politique des dépenses est également un moyen de limiter tout risque de fraude à la fausse note de frais. Celle-ci s’élève en moyenne à 730 euros(2) par employé par an.
Les obligations liées aux notes de frais
Voici un ensemble de règles que vous devez respecter en matière de gestion de notes de frais :
- Exiger des justificatifs de paiement au salarié
Nous savons que les justificatifs de paiement servent à vérifier la réalité de la dépense et du montant de la somme dépensée. Ils ont également une importance capitale du point de vue comptable et légal car ils permettent à l’Urssaf, dans le cadre de ses contrôles, de contrôler l’existence des dépenses professionnelles.
- Le justificatif doit respecter des conditions de forme et de forme précises
Certes, la loi n’a pas mis en place un modèle obligatoire en ce qui concerne la présentation d’une note de frais. Cependant, celle-ci doit contenir des mentions obligatoires :
- La date ;
- Le montant de la dépense ;
- Les coordonnées du fournisseur ;
- Le prix ;
- Une description de la prestation ou du produit.
- La TVA est récupérable seulement si elle est précisément indiquée sur le justificatif
Vous pouvez exiger du fournisseur qu’il indique :
- Le montant HT ;
- Le montant de la TVA ;
- Le taux de la TVA ;
- Le montant TTC ;
- Les coordonnées de l’entreprise. Cette mention n’est pas nécessaire dans le cas des frais de péages et des dépenses de restauration inférieurs à 150 € HT.
- Facture ou reçu ?
Facture et reçu sont souvent confondus dans le langage courant. Et pourtant, ces deux types de document n’ont pas la même signification ni la même valeur du point de vue comptable.
La facture mentionne obligatoirement toutes les informations légales. Elle est donc incontestable sur le plan comptable.
En revanche, elle ne comporte pas forcément la mention “payé”. Elle permet seulement de justifier l’achat ou la vente d’un bien/service.
Le reçu, compte à lui, est une preuve incontestable que la dépense a été payée. En effet, il n’est remis qu’à l’issu d’un paiement. Par ailleurs, un reçu indique toutes les informations nécessaires pour que le remboursement de la note de frais soit possible.
Malgré cela, d'une manière générale, il vaut mieux exiger une facture plutôt qu’un reçu.
Il faut toutefois signaler que la faculté d'émettre une facture ou un reçu n’est autorisée qu’à des professionnels. Aussi, un particulier qui doit déclarer une dépense doit rédiger une lettre “je soussigné” tout en précisant les informations suivantes :
- La date ;
- Les coordonnées du salarié réalisant l’achat et celles de l’entreprise ;
- Les coordonnées du particulier ;
- Le montant payé ;
- La description du produit ;
- La signature des deux parties (le salarié et le particulier).
- Quid de la conservation des justificatifs physiques en cas d’utilisation d’un outil en ligne ?
Tout l’intérêt de la dématérialisation du traitement des notes de frais réside, entre autres, dans l’affranchissement de l’archivage de documents papiers. En effet, selon une étude réalisée par Xelians(2), une entreprise sur cinq dépenserait environ 2 000 euros en archivage de documents papiers.
Lorsque vous optez pour la dématérialisation du processus de traitement de vos notes de frais, vous n'avez donc plus besoin de conserver les justificatifs. Toutefois, l’outil en ligne utilisé doit garantir la valeur probante de vos justificatifs.
Pour ce faire, vous devez scanner ces documents et numériser cette copie conforme à l’original pour que le document soit conservé durant la durée légale de conservation. L’outil doit d'ailleurs assurer l'inaltérabilité du justificatif grâce à une empreinte électronique apposée sur le document.
Se prémunir des fraudes aux notes de frais
Selon les chiffres du cabinet PWC, les fausses notes de frais concernent 71 %(4) des entreprises françaises. En France, on parle même d’un montant de 600 millions d’euros. C’est le montant annuel des fraudes aux notes de frais dans l'Hexagone.
Elles sont particulièrement préjudiciables pour les TPE. Elles sont à l'origine d’environ 13 709 euros(5) de perte annuelle chez une TPE de 250 salariés.
Le pire c’est que c’est votre entreprise qui risque d’en payer les frais si c’est l'Urssaf qui découvre la fraude.
Voici des exemples des fraudes de notes de frais les plus courantes :
- Faire le plein de carburant de son véhicule personnel pour le mettre sur le compte de son véhicule de fonction ;
- Créer un faux reçu ;
- Inviter sa famille ou des amis à déjeuner au restaurant et faire passer cela pour un repas d’affaires ;
- Mentir sur le nombre de kilomètres parcourus en utilisant son véhicule personnel dans le cadre de ses déplacements professionnels ;
- Acheter des biens quelconques pour sa convenance personnelle et faire passer ces achats pour des frais professionnels.
Voici nos conseils pour éviter les fraudes aux notes de frais dans votre entreprise :
Mettre en place une procédure de gestion de notes de frais
Incluse dans la politique de gestion des dépenses, celle-ci doit être la plus détaillée possible, surtout en ce qui concerne les types de dépenses remboursables, les plafonds et les justificatifs exigés. Elle doit par ailleurs être communiquée à l’ensemble des collaborateurs par communication interne (via intranet par exemple) ou via votre logiciel de gestion des notes de frais.
Exiger un justificatif si vous appliquez un mode de remboursement aux frais réels
Nous l’avons évoqué plus haut : dès que vous remboursez vos notes de frais aux frais réels, vous devez exiger que le salarié fournisse un justificatif. Il est exclu de procéder à un remboursement sur la seule base d’une attestation sur l’honneur ou sur la parole du salarié.
Enquêter pour vérifier la réalité des dépenses
Au moindre doute sur le montant d’une dépense, n’hésitez pas à interpeller le salarié. Vous pouvez également vérifier auprès de son manager pour vérifier s’il était réellement en déplacement ou s’il avait rendez-vous avec un client.
Digitaliser votre gestion de notes de frais
Il existe de nos jours des solutions en ligne qui permettent de dématérialiser et d’optimiser la gestion de vos notes de frais. De telles solutions peuvent être intégrées à vos logiciels de paie ou votre SIRH.
Vous pourrez retrouver les fonctionnalités suivantes :
- La saisie automatique des factures ;
- Une application mobile dédiée. Il faut que les collaborateurs puissent numériser leurs justificatifs de dépenses même lorsqu’ils sont en déplacement.
- L’intégration à d’autres solutions. Votre logiciel de gestion de notes de frais doit pouvoir s’intégrer avec vos autres outils de gestion.
- Un archivage à valeur légale. Votre solution de gestion de notes de frais doit pouvoir vous permettre de vous passer de l’archivage papier. Pour ce faire, celle-ci doit pouvoir garantir l’authenticité des justificatifs qu’elle numérise.
À lire aussi : Gestion des dépenses en entreprise : l’avantage des cartes virtuelles prépayées
Les étapes pour améliorer la gestion des notes de frais
Pour réduire, voire éliminer les coûts liés à la gestion des notes de frais, pour gagner du temps et pour éviter les fraudes de notes de frais, il est primordial d’optimiser la gestion des notes de frais.
Voici 6 étapes pour y parvenir :
- Etablir une politique de frais claire et précise
On y revient. C’est dire que c’est un levier incontournable si vous souhaitez optimiser la gestion de vos notes de frais.
Une telle politique permet de fluidifier votre processus interne de gestion des dépenses. Elle permet également de mieux contrôler les dépenses des salariés et sert de référence en cas de litige en matière de remboursement.
Du point de vue formel, la politique de dépenses est un document qui contient l’ensemble des règles et procédures sur les dépenses professionnelles dans l’entreprise. Dans certaines entreprises, on l’appelle également politique voyage d’entreprise.
Il n’y a pas de standard sur la forme que ce document doit prendre. En revanche, il doit être clair, détaillé, compréhensible et accessible à tous les collaborateurs.
- Utiliser des outils de gestion des notes de frais adaptés
Recourir à un outil de gestion de notes de frais offre de nombreux avantages :
- Réaliser des économies. Un outil de gestion de notes de frais vous permet à vos collaborateurs de gagner du temps pour se consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée. En effet, les logiciels automatisent le processus de saisie, de contrôle et de validation des notes de frais. Ainsi, l’intervention humaine est limitée.
- Moins d’erreur de saisie ;
- Gain de productivité ;
- Une solution écologique car l’entreprise tend vers le zéro papier.
Pour choisir un outil adapté à votre organisation, vous devez prendre en compte les critères de choix suivants :
-
Prendre en compte les besoins de votre entreprise. Le logiciel doit pouvoir s’adapter à vos solutions de gestion habituelles.
-
La mobilité de l’outil. L’outil doit être doté d’une application mobile afin de permettre aux salariés de numériser leurs justificatifs lorsqu’ils sont en déplacement. Cette fonctionnalité évite ainsi les pertes de justificatifs et simplifie le processus de remboursement.
-
Le coût. Celui-ci varie généralement en fonction du nombre de notes de frais à traiter mensuellement ou du nombre d’utilisateurs.
-
La conformité à la législation (il faut notamment vérifier la valeur probante) ;
-
L’ergonomie et le confort d’utilisation.
- Former et sensibiliser les employés
Impliquer l’ensemble des employés dans le processus, c’est l’une des clés pour optimiser au mieux la gestion des notes de frais. Aussi, lorsque vous mettez en place une solution de gestion de notes de frais, vous devez former les salariés à sa bonne utilisation.
De même, une fois votre politique de dépenses rédigées, il est également essentiel de les communiquer à ces derniers.
Un rappel régulier des bonnes pratiques s’impose également pour s’assurer une bonne assimilation en tout temps.
- Mettre en place un processus de contrôle et d’audit régulier
On a vu que l’entreprise doit continuellement subir les contrôles de l’Urssaf et de l’Administration fiscale. Réaliser des audits internes réguliers et rigoureux permet ainsi d’identifier et de corriger toute anomalie pour anticiper les contrôles.
- Analyser les données et identifier les opportunités d’économie
Une entreprise doit sans cesse analyser ses statistiques de performance afin d’identifier ses forces (à optimiser) et ses faiblesses (à corriger). Dans cette optique, vous devez également évaluer régulièrement l’efficacité de votre politique de gestion des notes de frais.
- Est-elle efficace et efficiente ?
- Quels sont les points qu’il reste à améliorer ?
- Y a-t-il des opportunités d’économie ?
- Comment en tirer parti ?
- Etc.
Vous poser ces questions et y répondre vous permettront de sans cesse améliorer votre procédure de gestion des notes de frais.
- Encourager les bonnes pratiques et la responsabilité des employés
Face aux coûts engendrés par la fraude des notes de frais, il est important de responsabiliser les employés. Chaque salarié doitintérioriser les règles concernant les dépenses professionnelles remboursables prévues par la politique de dépenses de l’entreprise. Le contenu de celle-ci doit d’ailleurs rester suffisamment clair.
La politique de frais doit être facilement mémorisable pour une intériorisation efficace.
En résumé, améliorer la gestion de notes de frais est un processus qui permet d’améliorer la productivité dans une entreprise. Avec le développement de la technologie, optimisation rime désormais avec dématérialisation. Utiliser une solution de gestion de dépenses comme Agicap est devenu incontournable. Testez-la gratuitement :
Découvrez comment fonctionne la gestion des dépenses dans Agicap grâce à cette vidéo détaillée :
Sources :
- (1) GBTA : How much do expense reports really costs a compagny
- (2) Captio : contrôler et anticiper les fraudes des collaborateurs au sein du service RH
- (3) Xelians : étude sur les coûts d'archivage
- (4) Silae : Comment éviter la fraude aux notes de frais ?
- (5) Culture RH : Fraude aux notes de frais : Comment les repérer ? Les prévenir ?
