Comment surveiller et gérer les dépenses de son entreprise ?

Surveiller et gérer les dépenses d’une entreprise doit être une priorité si l’on veut garantir la rentabilité sur le long terme, objectif qui rythme le quotidien des DAF et décideurs en entreprise. Dans cet article, nous détaillons les méthodes et bonnes pratiques qui permettent aux DAF et équipes financières de gérer efficacement les dépenses de leur entreprise.

Gestion des dépenses : définition

La gestion des dépenses, c’est l’ensemble des pratiques qui permettent à une entreprise de regrouper les informations financières (trésorerie, budget, coûts) et de les analyser. Son objectif : optimiser les dépenses et maximiser leur efficacité dans tous les domaines de l’entreprise.

Surveiller et gérer les dépenses d’une entreprise revêtent une importance capitale en termes de gestion financière et jouent un rôle crucial dans la garantie d’une croissance à long terme.

Pourquoi une entreprise doit-elle surveiller et gérer ses dépenses ?

Surveiller et gérer les dépenses d’une entreprise s’avère essentiel pour 4 bonnes raisons :

Optimiser les coûts

Une gestion efficace des dépenses permet à une entreprise d’optimiser l’utilisation de ses ressources financières. Cela se traduit par une amélioration de la rentabilité et une meilleure compétitivité sur le marché.

En réduisant les dépenses non essentielles ou excessives, vous pouvez augmenter les marges bénéficiaires et devenir plus compétitif. En identifiant les inefficacités ou les gaspillages, il est alors possible de réallouer ces ressources vers des secteurs plus productifs ou stratégiques et ainsi de maximiser la valeur créée par l’entreprise.

Enfin, l’optimisation des coûts permet à l’entreprise d’être plus agile face aux changements et aux fluctuations du marché, ce qui lui permet de faire face plus facilement aux ralentissements.

Prévenir les erreurs et les fraudes

La surveillance étroite des dépenses permet de détecter rapidement les erreurs comptables et éventuelles fraudes internes. En mettant en place des modalités de contrôle rigoureux, vous pouvez prévenir plus simplement les pertes financières.

Prendre des décisions éclairées

Grâce au suivi et à l’analyse des dépenses, il est possible :

• d’identifier les domaines où des économies peuvent être faites ;
• d’évaluer l’efficacité des investissements ;
• d’ajuster le budget en conséquence.

Le suivi des performances de l’entreprise permet de se situer par rapport aux objectifs financiers et d’identifier les écarts par rapport au budget prévu.

Planifier et budgétiser

La gestion des dépenses est essentielle pour élaborer des prévisions financières précises. C’est donc en prenant en compte les dépenses passées et présentes que les entreprises améliorent leur vision de l’avenir et déterminent des objectifs financiers réalistes.

Il faut donc estimer les flux de trésorerie futurs de l’entreprise en prenant en compte les dépenses prévues pour anticiper les périodes de pic ou de baisse de trésorerie. En évaluant les objectifs stratégiques, il devient plus facile de déterminer les domaines d’investissement prioritaires, ou les domaines clés. Les dépenses seront alors concentrées sur ces activités.

Voici un exemple de template Excel pour suivre vos dépenses professionnelles :

Quels sont les différents types de dépenses pour une entreprise ?

En entreprise, on peut distinguer 4 types de dépenses. Bien les différencier permet de mieux comprendre la nature et l’impact de chaque type de dépense sur la santé financière globale de l’entreprise et de prendre des décisions plus éclairées. On distingue donc les dépenses fixes : dépenses récurrentes qui restent stables indépendamment du volume d’activité de l’entreprise. Par exemple : les salaires, charges sociales, frais de location de bureaux etc. A l'opposé, il y a les dépenses variables : matières premières, budget marketing etc. Il faut également compter sur les dépenses récurrentes et les dépenses ponctuelles.

Amélioration de la gestion des dépenses : processus et moyens humains

L'établissement du budget

L’établissement d’un budget est une étape clé de la gestion des dépenses. Un budget bien conçu permet de planifier les dépenses, de se fixer des objectifs financiers et de suivre sa performance. Pour établir un budget efficace, il est important :

• D’examiner les dépenses passées : analysez les rapports financiers et les relevés de compte pour identifier les dépenses récurrentes ainsi que les tendances des dépenses passées.

• De définir des objectifs : définissez vos objectifs financiers à court et long terme. Ils vous serviront de base pour allouer les ressources dans votre budget. Traitez l’ensemble des aspects : expansion à venir, réduction des coûts, augmentation des revenus, etc.

• De prévoir les flux de trésorerie : évaluez les différentes sources de revenus et anticipez les besoins de trésorerie futurs pour vous permettre de financer les dépenses.

• De répartir les ressources : identifiez les priorités, les dépenses, les investissements nécessaires et les économies à réaliser.

• D’ajuster le budget : rien n’est figé, révisez le budget si nécessaire en fonction des besoins de l’entreprise et des changements.

Comment contrôler les dépenses ?

Pour surveiller et gérer les dépenses d’une entreprise, il faut établir un processus de contrôle des dépenses. Ce processus doit faire l’objet d’une attention constante. Plusieurs stratégies s’avèrent efficaces pour contrôler les dépenses. Voici 5 manières.

Établir un processus de suivi des dépenses

Il est tout à fait possible de consigner les transactions financières dans des registres ou feuilles de calcul traditionnels. Cependant, de nombreux outils de gestion financière viennent à la rescousse des entreprises en leur facilitant cette étape.

Ces outils sont des logiciels qui centralisent les données financières, catégorisent les dépenses et sont capables de générer des rapports détaillés. Il sera alors bien plus facile d’analyser les dépenses et d’établir des seuils de dépense autorisés.

Comparer et analyser

Pour un suivi plus approfondi des dépenses, il est intéressant de réaliser des analyses des écarts et des tendances régulièrement. Cela permet d’identifier les écarts et d’analyser les raisons sous-jacentes pour prendre des mesures et ajuster les prévisions. C’est lors de ces comparaisons que vous détecterez les anomalies et pourrez apporter les ajustements nécessaires.

Limiter les dépenses

Lorsque cela est possible, limitez les dépenses non essentielles ou excessives. Cela nécessite de les avoir identifiées au préalable lors de vos suivis ou analyses. Les dépenses non essentielles sont des dépenses qui ne sont pas directement liées à l’activité principale ou qui ne contribuent pas directement à la génération de revenus.

Parfois, elles peuvent représenter une part significative du budget de l’entreprise. Les dépenses excessives courantes sont généralement :

• Des repas d’affaires ;
• l’achat de matériel non essentiel (fournitures de bureau, objets promotionnels, etc.) ;
• des voyages d’affaires ;
• des abonnements à des services non essentiels ;
• des frais généraux excessifs (maintenance, location de locaux, etc.) ;
• des dépenses liées au marketing et à la publicité ne générant pas de retour sur investissement.

Responsabiliser les équipes

L’ensemble de vos équipes doit être sensibilisé à l’importance de contrôler les dépenses de l’entreprise. Il est possible de les impliquer davantage en les encourageant à proposer des idées d’économies. Encouragez-les aussi à adopter des comportements responsables en matière de dépenses.

Négocier avec vos fournisseurs

Lorsque vous aurez identifié les dépenses non essentielles, recherchez des opportunités de négociation. Traitez chaque dépense au cas par cas et trouvez des alternatives moins coûteuses. Vous pouvez par exemple obtenir des devis comparatifs et évaluer les contrats existants pour vous assurer que vous bénéficiez de tarifs compétitifs.

Les outils de suivi des dépenses et de gestion de budget

Les outils de suivi des dépenses sont des ressources précieuses pour aider les entreprises à gérer leurs dépenses plus efficacement. Vous trouverez différents outils sur le marché, voici les principaux.

Les logiciels de suivi et de gestion des dépenses

Certains logiciels existent spécifiquement pour pouvoir manager les dépenses d'une entreprise. Ils automatisent le processus de suivi, de contrôle et de gestion des dépenses. Retrouvez le grand guide qui détaille les critères de choix et les logiciels sur le marché dans l'article suivant :

Les outils de suivi et de gestion de trésorerie

Les outils de gestion et d’analyse des flux de trésorerie permettent aux entreprises de suivre et de prévoir leur trésorerie. Ils offrent une visibilité en temps réel, plus globale que les logiciels de gestion des dépenses.

Vous pouvez y connecter vos sources de données financières pour centraliser toutes les informations. Ainsi, il est facile de surveiller ses liquidités, ses encaissements et décaissements. Cela permet de mieux planifier les dépenses, d’anticiper d’éventuels problèmes de trésorerie et de prendre des mesures pour les éviter.

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Les plateformes de notes de frais

Certains logiciels SaaS proposent une gestion complète des notes de frais. Ces solutions numériques permettent aux employés de soumettre et de gérer leurs dépenses professionnelles de manière rapide. Ce sont des outils d’automatisation de la collecte des reçus qui simplifient le processus de remboursement des frais et offrent une visibilité en temps réel sur les dépenses engagées.

Les applications de gestion des fournisseurs

Des logiciels proposent plusieurs fonctionnalités de suivi des dépenses intégrant les fournisseurs. Cela permet d’automatiser les processus d’achat en les centralisant, mais aussi de suivre les dépenses par fournisseur. Il est ainsi plus facile de comparer les conditions et les prix.

Surveiller et gérer les dépenses d’une entrepriserevêt une importance capitale pour assurer la santé financière et une bonne gestion de trésorerie. En surveillant de près les dépenses et en les analysant de manière proactive, les entreprises peuvent optimiser leurs ressources et établir des budgets plus précis.

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