Quelle est l'utilité d'un logiciel OCR pour la facturation ?

Temps de lecture: 9 min
FR - dématérialisation

Un logiciel OCR est un logiciel de reconnaissance optique des caractères. En d’autres termes, il s’agit d’un outil permettant de convertir un fichier textes ou images en format de fichier modifiable.

Technologie largement vulgarisée, les logiciels OCR sont désormais nombreux sur le marché. Tous ne remplissent toutefois pas les mêmes fonctionnalités. Il existe aussi des logiciels OCR de facturation qui permettent aux entreprises de dématérialiser leurs factures papiers.

Si vous êtes à la recherche d’un logiciel OCR de facturation, voici tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.

Qu’est-ce qu’un logiciel OCR pour les facturations ?

Un logiciel OCR est un outil qui permet de convertir numériquement un document textuel en version papier en version électronique exploitable et modifiable. Il existe de nombreux types de logiciels OCR dont les logiciels OCR de facturation.

Ces derniers permettent de scanner et d’enregistrer les factures clients d’une entreprise sous format numérique pour automatiser la saisie des écritures comptables. En termes simples, c’est un outil qui permet de dématérialiser les factures papiers d’une entreprise, petite ou grande.

Un logiciel OCR de facturation peut en effet analyser et traiter les factures qu’elles soient manuscrites ou informatisées et d’en extraire les informations utiles à votre comptabilité. Se doter d’une telle technologie permet aux entreprises d’automatiser les processus liés à la comptabilité des entreprises.

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Quelles sont les fonctionnalités d’un OCR pour les factures d’achat ?

Voici les fonctionnalités principales d’un logiciel OCR de facturation :

  • Numérisation des factures. C’est la fonction qui permet de scanner vos factures papier pour les convertir en fichiers électroniques plus facilement archivables.
  • Conversion du format et de la qualité des factures
  • Conversion des factures numérisées en formats éditable : CSV, UBL, texte, JSON, Texte ou XLSX
  • Extraction des données de la facture avec l’OCR. Un logiciel OCR identifie et extrait automatiquement les données manuscrites ou informatisées utiles à votre comptabilité
  • Classification des factures et des lignes produits
  • Gestion des factures
  • Validation croisée des données de la facture
  • Optimisation du flux de travail

Comment fonctionne la reconnaissance automatique des factures ?

Le logiciel compare chaque élément textuel avec de nombreuses polices de caractères contenues dans sa base de données. Les documents manuscrits subissent également le même processus après leur numérisation.

Voici comment le logiciel procède concrètement :

  • Distinction de chaque élément de la facture : images, chiffres, lettres, tableaux, etc
  • Analyse des courbures des chiffres et lettres en fonction de la base de données de l’outil
  • Considération de différentes hypothèses avant de finaliser la numérisation du document.

Pourquoi utiliser la reconnaissance automatique des factures ?

La reconnaissance automatique des factures trouve une réelle utilité pratique dans le domaine de la comptabilité et notamment dans la gestion des factures. C’est en effet une technologie qui peut convenir à toute sorte d'organisations et d’entreprises, petites ou grandes.

En revanche, les micro-entrepreneurs, et les personnes exerçant des professions libérales n’auront que peu d’intérêt pour ce type d’outil. En effet, la gestion automatique des factures convient plus à une organisation dont la comptabilité implique plusieurs acteurs.

Dans le cas d’une entreprise, l’automatisation des processus via la reconnaissance optique des caractères peut réellement apporter un avantage dans le déroulement des opérations notamment comptables.

D’ailleurs, toutes les entreprises devront obligatoirement se doter d’un logiciel OCR de facturation à l’horizon 2023 afin de répondre à la norme de facture électronique appelée format Factur-X. Exigé par l’Administration fiscale, ce format spécifique contient un fichier de données XML et un fichier PDF. L’ère de la dématérialisation des factures est donc bel et bien en marche.

Avantages et inconvénients des OCR

Voici les avantages et inconvénients des technologies OCR.

Les avantages

Les logiciels OCR de facturation permettent de :

  • Numériser rapidement les factures physiques
  • Archiver numériquement vos données comptable
  • Simplifier l'accès aux documents
  • Analyser les statistiques
  • Comparer instantanément plusieurs documents
  • Favoriser un gain de temps
  • Éviter les erreurs de saisie manuelle
  • Économiser les papiers et limiter son empreinte carbone
  • Vérifier les éventuelles contradictions dans vos données

Les inconvénients

Les logiciels OCR ont aussi des limites :

  • Limites liées aux écritues manuscrites qui peuvent parfois ne pas être identifiables par l’outil
  • Limites liées au support rendant la reconnaissance optique compliquée
  • Limites en cas de surimpression.
  • Limites liées à l’outil et à son taux de précision. Certains OCR exigent une présentation spécifique pour les documents qu’ils sont chargés de convertir et de numériser.

D’autre part, le coût de ces outils peut se présenter comme un inconvénient. Cependant, le rapport coût-avantage est facile à faire.

De plus, dans chacun de ces cas, l’outil attribuera une absence d’informations s’il est incapable de reconnaître certains carctères. Il faudra alors une saisie manuelle pour finaliser le traitement du document concerné.

Agicap utilise Klippa comme moteur OCR

Notre plateforme OCR de facturation utilise Klippa comme moteur OCR. Klippa est une technologie basée sur le machine learning précise et évolutive qui traite et numérise les factures et fait gagner temps et argent au service comptabilité d’une entreprise.

Voici ses avantages :

  • Une automatisation des nombreux processus commerciaux relatifs au traitement des factures en se servant des SDK ou des API
  • Extraction intelligente des données du document (pays d’origine, nom, adresse et coordonnées du commerçant, langue de la facture, informations du client, site internet du commerçant, moyen de paiement, etc.)
  • Conversion des factures en différents formats de sortie : Texte, XLSX, UBL, CSV ou JSON.
  • Envoi de la facture à l’API connectée à Agicap

Agicap, le logiciel OCR pour les facturation et la gestion des paiements fournisseurs

Agicap est un logiciel OCR de facturation, alternative idéale à Excel. Pour la comparaison, Excel est un outil qui nécessite une réelle expertise pour l’usage des formules adéquates, pour les différentes opérations, etc. car il peut source d’erreurs.

En revanche, Agicap est un outil qui s’adresse justement aux personnes qui ne sont pas spécialistes en finance et en comptabilité. C’est en effet un logiciel facile d’utilisation, automatisé et fiable qui limite donc les erreurs. De plus, il permet de voir la progression de votre plan prévisionnel de trésorerie dans le temps grâce à des mises à jour automatiques.

En conclusion, l’utilisation d’un logiciel OCR est synonyme de gain de temps et d’argent et d’automatisation de la gestion des factures pour une entreprise. Encore faut-il choisir un outil efficace et adapté à vos besoins. Facile d’utilisation et offrant une fiabilité optimale, Agicap est un logiciel OCR de facturation qui permet une gestion sereine de votre comptabilité.

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