Tout savoir sur la facture électronique obligatoire
D'ici 2026, la facture électronique sera rendue pleinement obligatoire pour les transactions entre entreprises du secteur privé.La facturation électronique, obligatoire depuis 2020 dans le domaine du B2G (business to government), va alors s'étendre dans la sphère privée. Comment procéder ?
Nous vous expliquons tout dans cet article.
C'est quoi une facture électronique ?
Une facture électronique est une facture dont le processus d'édition, transmission et réception a été dématérialisé de bout en bout.
Pourquoi passer à la facturation électronique (obligation) ?
Quatre raisons officielles ont motivé la décision des pouvoirs publics français d’élargir la facture électronique aux entreprises privées :
- Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à une diminution des délais de paiement, à un allègement de la charge administrative et à un gain de productivité
- Faciliter la détection des fraudes afin que les opérateurs de bonne foi ne soient pas lésés
- Rendre les obligations déclaratives plus simples grâce à un pré-remplissage des déclarations
- Améliorer et simplifier la collecte d’informations sur les entreprises pour un meilleur pilotage de la politique économique
A terme, la facture électronique offre également de nombreux avantages en faveur des entreprises :
- La sécurisation du traitement des factures. La facturation électronique suppose d’utiliser des logiciels de dématérialisation qui devront automatiser la création de vos factures électroniques. Les risques d’erreur de saisie seront alors réduits.
- Des gains de productivité. Grâce au gain de temps procuré par l’automatisation du processus de facturation, vos collaborateurs peuvent vaquer à des tâches plus productives.
- L’optimisation du processus de recouvrement. Les logiciels de dématérialisation permettent de faire le suivi du processus, d’avoir une vision en temps réel des factures impayées et d’effectuer des relances clients.
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Qui est concerné par la dématérialisation et par la facturation électronique ? (loi des finances 2022)
L’article 26 de la loi de finances rectificative N°2022-1157 du 16 août 2022, les entreprises assujetties à la TVA et établies en France sont désormais soumises à l’obligation de facturation électronique. Les opérations concernées sont les transactions de vente/achat de produits/prestations de services dès lors qu’elles sont réalisées sur le territoire français (opérations domestiques).
Dès lors, certaines transactions ne sont pas concernées par cette obligation :
- Les opérations avec les particuliers
- Les opérations sectorielles comme les prestations dans le domaine de la santé, de l’immobilier et de la formation, les opérations bancaires, d’assurance et de réassurance ;
- Les transactions réalisées en dehors du territoire français
En revanche, ces dernières doivent faire l’objet du e-reporting prévu également par ladite ordonnance citée plus haut. En effet, elles doivent faire l’objet de transmission d’informations aux administrations fiscales.
Comment faire une facture électronique ?
La facture électronique doit revêtir un format standard afin de faciliter l’échange de données informatisé ou EDI. On parle alors de factures structurées.
D’une manière générale, afin de garantir la lisibilité de la facture, l’intégrité de son contenu et l’authenticité de l’émetteur, il faut respecter l’un de ces trois protocoles :
- La piste d’audit fiable
- L’EDI fiscal
- La signature électronique
Afin d’éviter les fausses notes, il vous suffit de choisir un logiciel de dématérialisation qui se conforme d’ores et déjà à la réglementation.
Quels sont les éléments à faire figurer dans la facture électronique ?
Des contraintes encadrent également la conception de l’e-facture en ce qui concerne son contenu. Ainsi, de même qu’une facture papier, la facture électronique doit également contenir certaines mentions obligatoires dont :
- La date d’édition de la facture
- Le numéro de facture
- L’identité de l’émetteur (nom, prénom ou siège social, code NAF, Siren ou Siret, numéro RCS, etc.)
- L’identité du destinataire
- La désignation du produit/service
- La quantité
- Le numéro et taux de TVA
- La date de l a vente ou de la prestation
- Le montant HT et TTC et les pénalités prévues en cas de retard de paiement
Comment créer une facture électronique ?
Le traitement automatisé des factures électroniques suppose que les solutions informatisées des deux acteurs (vendeur et client) parlent le même langage.Vous devez ainsi convenir d’un protocole d’échange avec vos partenaires commerciaux afin d’uniformiser vos processus. A partir de 2024, il faudra que la plateforme choisie ait reçu une immatriculation de l’administration fiscale. On parle alors de Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
Vous pouvez également émettre votre facture directement sur le portail public de facturation Chorus Pro. Dans les deux cas, la facture sera transmise à la fois à son destinataire et à l’administration fiscale.
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Comment signer une facture électronique ?
Vous l’aurez compris, à l’ère de la facture électronique, tout le processus est dématérialisé, y compris la signature. Il est donc inutile d’imprimer le document pour le signer. C’est pour cette raison qu’on parle de signature électronique.
La signature électronique fait partie des protocoles agréés par l’administration fiscale pour créer une e-facture. Celle-ci permet en effet de justifier l’intégrité du contenu d’une e-facture et l’authenticité de l’émetteur. Si vous optez pour ce protocole, il vous faut donc adopter la procédure requise à cet effet.
En effet, afin de pouvoir signer une facture électronique, vous devez obligatoirement utiliser un certificat électronique. Ce procédé permet de sceller les données.
Pour être valide, un certificat électronique doit avoir être délivré par un prestataire agréé tiers de confiance comme une autorité de certification (AC) par exemple. Celui-ci atteste de l’existence du titulaire du certificat qu’il s’agisse d’une personne physique ou d’une personne morale.
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Comment envoyer une facture électronique (factures émises) ?
Pour envoyer une facture électronique, vous devez choisir une plateforme que votre destinataire utilise également.
Ainsi, vous pouvez choisir :
- Le portail public de facturation Chorus Pro
- Une plateforme de dématérialisation partenaire qui a obtenu une immatriculation de l’administration fiscale
Ce choix est valable que ce soit pour la procédure d’e-invoicing que l’e-reporting.
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Comment recevoir une facture électronique ?
De même que pour l’émission des e-factures, la réception doit également se faire via une plateforme de dématérialisation. Cela peut être le portail public Chorus Pro ou une plateforme de dématérialisation partenaire. Ici également, le choix est libre entre ces deux types de plateforme.
Une fois la facture reçue, les données seront automatiquement collectées dans un ERP ou un logiciel comptable pour apparaître ensuite dans les comptes.
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Comment utiliser une facture électronique ?
La facture électronique est utilisée de la même manière que la facture papier classique. Elle sert ainsi :
- De justificatif pour exiger le paiement de la part du client
- De preuve en cas de litige. Dans le cadre de la facturation électronique, l’intégrité des factures et leur lisibilité sont plus fiables compte tenu du processus suivi pour leur conception. C’est d’ailleurs pour cette raison que la facture papier devait être archivée. Dans le cadre de la facturation électronique, celui-ci se fait également de manière matérialisée.
Exemple de e facture électronique
exemple de facture électronique
Le format en tant que tel d’une facture électronique est similaire aux factures classiques. Simplement, les outils pour les créer, les envoyer et les recevoir seront différents.
En conclusion, la facture électronique devrait moderniser et sécuriser les processus de facturation des entreprises. Applicable d’ici 2026, les entreprises ont donc tout intérêt à s’y préparer afin de ne pas être prises au dépourvu. Cela est d’autant plus vrai puisque des sanctions allant de 15 euros à 15 000 euros sont applicables en cas de non conformité à cette obligation.
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