Impayés : comment digitaliser le recouvrement de vos créances ?

Face aux délais de paiement qui s'allongent, les entreprises doivent se résoudre à mieux organiser, optimiser et systématiser l’encaissement de leurs créances. Externaliser une procédure de recouvrement amiable en la simplifiant est désormais possible grâce à des solutions innovantes. Améliorer votre recouvrement de créances, c’est augmenter votre résultat financier. L’objectif est d’encaisser le plus rapidement possible en s’appuyant sur des procédures digitalisées qui font en sorte de ne pas rompre le contact avec le débiteur.

1. Où en êtes-vous dans le recouvrement de vos impayés ?

Les impayés n'entraînent pas seulement des manques de trésorerie : ils nécessitent également des efforts et un travail supplémentaire à fournir afin de compenser ces besoins. Ainsi pour une facture impayée de 10 000 € avec une marge de 15% il faut facturer et encaisser 70 000 € en plus pour compenser cette perte. Il n’y a donc pas de temps à perdre pour s’occuper des débiteurs récalcitrants en s’appuyant sur une solution de recouvrement qui soit la moins coûteuse et la plus efficace.

Notre conseil : commencez par analyser votre processus de recouvrement interne. Calculez le temps passé par vos équipes pour se faire payer. Estimez-en le coût au regard du bénéfice. Un auto-diagnostic est nécessaire pour savoir si vous êtes plutôt novice ou déjà avancé sur la digitalisation du recouvrement de vos impayés.

Voici les questions à vous poser :

• Comment qualifieriez-vous votre gestion des impayés ? Est-elle efficace ?
• Avez-vous mis en place une procédure de relance en cas de retard de paiement ?
• Comment évaluez-vous le coût du recouvrement de vos impayés ?
• En cas de relance infructueuse, utilisez-vous d’autres solutions ?

Effectuer un audit quantitatif et qualitatif puis juridique s’impose. Il permet de vérifier les délais de paiement ainsi que les avis d'échéance et d’évaluer vos processus existants de relance. Cela permet aussi d’analyser les coûts du recouvrement amiable et judiciaire avec votre chargé de recouvrement contentieux si vous en avez un.

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2. Ce qu’il faut savoir sur le recouvrement en ligne

Le manque à gagner chaque année pour les entreprises françaises en raison des factures impayées s’élève à 56 milliards d’euros. Ces non-paiements à l’échéance menacent 300 000 emplois et génèrent 1 faillite sur 4. Pourtant près de 9 entreprises débitrices sur 10 sont en réalité solvables (source : Figec).

Aujourd’hui sans engager de ressources supplémentaires, il est possible de s’appuyer sur des solutions digitales automatisées, agiles, sûres et performantes qui permettent de se concentrer sur une source majeure de cash : les factures en attente de paiement. Encore faut-il avoir les bons outils.

La digitalisation du processus de recouvrement offre deux types de solutions :

• des logiciels de relance avec des outils d’automatisation connectés à toutes les sources de données. Ces logiciels permettent d’avoir un meilleur suivi des clients et prospects en générant des listes en fonction des types de compte, des dates d’échéance, de la criticité et des scores de risque.
• des outils comme CashCollect qui permettent d’externaliser le recouvrement dès que la facture est qualifiée « impayée ».

Le recouvrement en ligne facilite la réduction des délais de paiement et permet donc d’améliorer votre besoin en fonds de roulement (BFR). Plus économique et plus transparent, il simplifie le pilotage des relances clients et vous libère de la gestion des impayés. Il est ainsi possible de réduire de 50% ses impayés.

3 . Du retard dans la digitalisation du poste clients

Une étude du Digital Transformation Institute de Cap Gémini souligne que seule une minorité des entreprises estime posséder les compétences digitales (39%) et le leadership nécessaires (35%) à la réussite de leur transformation digitale.

La crise due au Covid-19 a révélé la fragilité technologique de nombreuses entreprises. Alors que certains pensaient que la numérisation de leurs process financiers était suffisante, ils se rendent compte qu’ils ne sont qu’au début de leur réelle transformation digitale.

Cette transformation digitale impacte 4 axes :

• la stratégie
• l’organisation
• la technologie
• la culture d’entreprise

L’important c’est d’initier le changement, de faire le premier pas.

4. Automatisez la gestion de vos relances clients

Ce qui est venu changer la donne dans le recouvrement de créances est d’abord la numérisation des documents : devis, bons de commande, bons de livraison, factures… Des solutions de gestion électronique des factures impayées ont alors vu le jour. Elles proposent de faire diminuer les délais de paiement, grâce notamment à des logiciels de relance automatique. Plus besoin de courriers, les échanges dématérialisés entre créancier et débiteur permettent d’accélérer le processus de relance.

Aujourd’hui il est ainsi possible d’automatiser 80% de ses actions de recouvrement en utilisant un logiciel qui propose des scénarios de relance automatique avec des modèles de courriers ou d’emails personnalisables. Grâce à un historique des actions de relance passées et à venir, c'est un véritable gain de temps.

Vous devez donc vous assurer que toutes vos factures ont été relancées via un système d’automatisation, car c’est impossible manuellement. Si vous avez un volume important de factures, choisissez un logiciel SaaS qui s’intègre à vos outils de facturation et de comptabilité existants.

Retrouvez ici notre comparateur des meilleurs logiciels de recouvrement.

5. Externalisez votre recouvrement de créances avec le bon professionnel

Les logiciels de recouvrement représentent un coût non négligeable avec des abonnements. Autre inconvénient : ils montrent leurs limites. Pour arriver à se faire payer il faut donc souvent s’appuyer sur un professionnel du recouvrement de créances. La principale difficulté est de savoir à qui s’adresser. Recourir à un huissier ou à une société de recouvrement, c’est assez commun dans les grands groupes mais pas dans les TPE, les startups et les PME.

• Le premier frein c’est que le recouvrement n’a pas toujours une très bonne image. Il est considéré comme trop cher ou nuisible à la relation client.
• Le deuxième frein vient du fait que l’entrepreneur ou le responsable de la gestion du poste clients n’a pas toujours le temps de chercher le bon professionnel. Difficile, en effet, de s’y retrouver car les tarifs et l’éthique de ces professionnels varient.

Autant utiliser un outil qui offre cette possibilité quels que soient la taille de l’entreprise et le montant de ses impayés.

A noter : évitez autant que possible les solutions qui vous engagent trop rapidement vers une procédure judiciaire de type injonction de payer, longue et coûteuse. Elles sont nombreuses. Il faut savoir qu’en France, 90% des sommes recouvrées par les professionnels le sont à l’amiable (source : Figec).

6. Multipliez la probabilité d’encaisser grâce à la rotation des factures en cascade

Pour maximiser les chances de se faire payer, vous pouvez utiliser la technique du recouvrement circulaire. L’objectif est d’accélérer l’encaissement des impayés des TPE et PME. Si la facture n’est pas encaissée par un premier prestataire, elle est adressée à un second puis à un troisième. Cette rotation des factures en cascade permet de trouver la meilleure solution, soit celle la plus adaptée à la situation. Elle augmente de fait la probabilité d’encaisser son dû.

La plateforme donne ainsi toutes ses chances au recouvrement amiable, ce qui permet d’éviter au maximum le judiciaire qui est un engrenage juridique long et coûteux.

7. Préservez votre relation clients grâce au recouvrement modulable

Le but du recouvrement modulable est de préserver la relation commerciale. Il s’agit de proposer au débiteur des modalités de règlement adaptées à sa situation. Votre débiteur comprend qu’il doit vous payer mais il comprend aussi que vous lui tendez la main. Cela facilite ainsi la négociation, établit le calendrier de virements, envoie les demandes de paiement et gère les flux d’argent.

8. Utilisez des pratiques « smart » pour vous faire payer

Encaisser ses impayés c’est bien, mais pas n’importe comment. Aujourd’hui, vous devez être de plus en plus attentif et défendre une certaine éthique, car la bienveillance et la solidarité s’avèrent toujours gagnantes dans une période d’incertitude. L’externalisation du recouvrement de créances peut donc vous poser un cas de conscience. Comment s’assurer des bonnes pratiques ?

Les 4 piliers d'un bon recouvrement

• L’Éthique : agir avec professionnalisme et en toute transparence.
• Des Solutions : proposer des alternatives pour faciliter le règlement des factures
• Des Technologies dédiées : s’appuyer sur des innovations pour rendre facilement accessible les outils
• Le Dialogue : privilégier l’échange afin pour trouver des solutions à l’amiable

Conclusion

En cas de retard de paiement, le premier réflexe est de relancer soi-même son débiteur mais c’est souvent une perte de temps et d’énergie. Il faut en effet établir un plan de relance et payer du personnel pour récupérer les sommes dues. Le résultat est peu probant, plutôt inefficace, et c’est surtout très long.

Les logiciels de recouvrement qui digitalisent la facturation et automatisent les relances offrent une meilleure performance.

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