Suivi du poste clients et du recouvrement : tout ce qu'il faut savoir

En période de prospérité, lorsque les taux d’intérêt sont faibles et que le flux de trésorerie suscite peu de préoccupations, grand nombre d’entreprises accordent peu d’importance au suivi des clients débiteurs. Néanmoins, en période de crise, il devient crucial de surveiller les écarts d’entrées et de sorties de trésorerie afin de se donner les moyens de réagir en cas de difficultés et limiter les risques potentiels. Dans cet article nous vous proposons d’analyser deux moyens précis pour améliorer l’état de votre trésorerie et piloter votre entreprise en toute sérénité : suivre son poste clients et maîtriser son processus de recouvrement.

1. Suivre son poste clients

1.1. Analyser le comportement de chaque client

Certains clients décident de prolonger leur délai de paiement fournisseur pour préserver leur BFR et la santé économique de leur établissement. Cependant, une telle décision peut mettre en péril votre trésorerie disponible qui sert à couvrir vos charges courantes.

Afin d’éviter ce type de situations, il est fortement conseillé d’élaborer un suivi du poste clients. Pour ce faire, il s’agit tout d’abord d’examiner les pratiques de paiement de vos clients et identifier les changements de celles-ci. Avoir un tel suivi vous permettra de mieux anticiper les délais futurs et donc de mieux maîtriser vos écarts de flux de trésorerie. Cette démarche peut notamment être réalisée en entrant vos données dans un tableau, souvent nommé plan de trésorerie, ce qui vous permettra de mieux visualiser vos données.

1.2. Analyser son processus de facturation

Malheureusement, suivre les comportements de vos clients ne s’avère pas toujours suffisant. Cette étape doit parfois être accompagnée de l’identification des erreurs éventuelles de facturation pouvant entraîner une augmentation des litiges des retards de paiement coûteux. Il est donc important de suivre de près le processus de facturation mis en place et de l’adapter en fonction de vos besoins et des décisions de vos clients que vous aurez identifiées.

2. Gérer son recouvrement

2.1. Pourquoi gérer son recouvrement ?

Certaines entreprises restent relativement indulgentes vis-à-vis de leurs clients qui peuvent alors en tirer profit et prolonger leurs retards de paiement. Cependant, la maîtrise du recouvrement est indispensable pour assurer la bonne santé de votre entreprise et la piloter en toute sérénité. Voici trois principales raisons pour lesquelles la gestion du recouvrement ne devrait pas être négligée:

2.1.1. Visualiser votre trésorerie disponible en temps réel

Maîtriser son recouvrement permet d’identifier les créances clients qui vous sont dues, mais que vous n’avez pas encore encaissées. Ce paramètre est notamment indispensable à prendre en compte lorsque vous élaborez votre tableau de flux de trésorerie. En effet, ce dernier vous offre une idée claire de l’état actuel de vos ressources disponibles et constitue donc un outil clé dans la gestion de votre activité.

2.1.2. Avoir de la visibilité sur votre marge de manoeuvre

Une mauvaise gestion de vos procédures de recouvrement pourrait entraîner des retards de paiement à rallonge, ce qui est néfaste pour vos liquidités disponibles anticipées pour les jours à venir. Inversement, une gestion précise de vos procédures de recouvrement permettra d’avoir de la visibilité sur un futur proche pour estimer votre marge de manoeuvre, surtout en ce qui concerne vos décaissements prévus prochainement (remboursement de vos fournisseurs, paiement des salaires...).

2.1.3. Piloter votre entreprise en toute sérénité

Enfin, un suivi précis et rigoureux de vos procédures de recouvrement vous ouvre la possibilité d’anticiper vos projets futurs et leurs répercussions sur la rentabilité de votre activité. Vous assurer de maintenir votre entreprise en bonne santé financière est effectivement indispensable pour éviter les mauvaises surprises suite à vos décisions.

Plus concrètement, pour maîtriser votre recouvrement deux options de gestion s’offrent à vous : le faire en interne ou bien externaliser cette tâche. Regardons plus en détail de quoi il s’agit.

2.2. Gérer son recouvrement en interne

De nombreuses entreprises ont fait le choix de gérer leur recouvrement en interne en procédant au recouvrement amiable voire même au recouvrement judiciaire si le premier n’a pas été suffisant. Nous détaillons plus précisément ces démarches dans notre article Procédure de recouvrement des créances.

Avant de vous lancer dans une telle procédure en interne, suivez nos quelques conseils pour gérer votre recouvrement de façon plus efficace. Vérifiez tout d’abord que le coût de la procédure judiciaire soit assez avantageux par rapport à la somme que vous souhaitez recouvrer (dans le cas où la démarche amiable ne s’est pas avérée suffisante). Notez aussi que s’il s’agit d’un recouvrement pour une somme inférieure à 4000 euros, vous pouvez faire appel à un huissier de justice pour qu’il adresse à votre client un courrier recommandé avec accusé de réception.

Enfin, vous l’aurez compris, la gestion des recouvrement en interne peut vite devenir laborieuse et chronophage, surtout si le nombre de créances est important. Regardons maintenant la seconde option qui s’offre à vous : l’externalisation de la gestion du processus de recouvrement.

2.3. Externaliser sa gestion du recouvrement

2.3.1. Pourquoi externaliser sa gestion du recouvrement?

Si la gestion de la procédure de recouvrement peut être réalisée en interne, de nombreuses entreprises ont fait aujourd’hui le choix d’externaliser cette tâche en faisant appel à des agences de recouvrement. Ces dernières se chargent de faire les démarches à votre place (relances par courrier, appels téléphoniques…), vous laissant la possibilité de vous concentrer sur votre coeur de métier. Une telle décision vous permettra d’avoir un suivi plus précis de l’état d’avancement de vos créances clients. Outre le gain de temps considérable et la baisse de la charge de travail, vous bénéficierez également d’une démarche établie par des professionnels, ce qui n’est pas négligeable si vous accordez beaucoup d’importance à la relation avec vos clients.

2.3.2. Comment choisir son agence de recouvrement ?

En France, environ 500 sociétés accompagnent les entreprises dans la gestion du recouvrement. Pour vous aider à faire votre choix, voici 3 principaux critères à prendre en compte :

La transparence du suivi

Vérifiez que l’agence vous donne accès à vos dossiers en temps réel et à distance et qu’elle communique clairement les frais de service que vous allez devoir engager.

La qualité des relations avec les clients

Vérifiez que l’agence adhère au Syndicat National des Cabinets de Recouvrement de Créances et de Renseignements Commerciaux (ANCR) ou à la Fédération de l'information d'entreprise et de la gestion de créances (FIGEC). Ce sont des critères fondamentaux pour vous assurer du maintien des bonnes relations avec vos clients. Un autre indicateur intéressant à surveiller est la possession du certificat ISO9001. Ce dernier atteste de la mise en place d’un système de management de qualité tourné vers l’amélioration continue de la satisfaction client.

La cohérence avec vos besoins

Enfin, vérifiez que l’équipe de l’agence soit constituée de juristes expérimentés et qu’elle propose des services sur-mesure. Pensez également à des services plus spécifiques à votre activité. Par exemple, si vous avez des créances à l’étranger, vérifiez que l’agence en question puisse intervenir dans l’ensemble des pays où sont localisés vos clients. En effet, pour vous assurer de l’efficacité du recouvrement de vos créances à l’international il est indispensable que votre agence soit qualifiée pour prendre en compte les spécificités de chaque pays en termes de législation, langue, culture, contexte économique…

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