Comment faire un plan de relance de facture efficace ?

Les factures impayées sont la bête noire de tout chef d’entreprise. Elles engendrent un risque de déséquilibre de trésorerie préjudiciable. En moyenne, le délai de retard des paiements des entreprises en France serait d’environ 11 jours.

Établir un plan de relance de facture efficace est donc primordial pour gérer les impayés sans pour autant froisser vos relations commerciales. Voici comment s’y prendre.

Les éléments à ne pas négliger pour un plan de relance efficace

Afin de s’assurer de ne rien oublier, votre plan de relance doit répondre aux qualificatifs suivants :

Préventif

Un bon chef d’entreprise doit toujours être dans l’anticipation.

C’est également le cas en matière de gestion des impayés. Savoir anticiper d’éventuels impayés permet d’ailleurs d’obtenir paiement le plus tôt possible. La première étape pour cela consiste à vérifier la solvabilité de l’entreprise cliente en amont.

D’un autre côté, plus tôt vous entamez vos démarches de relance, meilleure sera votre maîtrise de votre trésorerie.

Personnalisé

Un plan de relance des impayés doit toujours être adapté à chaque client. Que ce soit dans les canaux de communication utilisés ou l’intonation choisie, votre méthodologie d’approche doit s’adapter aux problématiques propres de vos clients. Cela permet d’optimiser vos taux de réponse mais aussi d’améliorer vos résultats.

Progressif

Votre plan de relance d’impayés doit également être proportionnel en fonction du délai de retard. Il doit forcément contenir différentes phases (une première lettre de relance, une deuxième, etc. une lettre de mise en demeure avant une procédure de recouvrement judiciaire). Cette stratégie permet de préserver la bonne santé de vos relations clients.

Multicanal

Pour être efficace, vos stratégies de relance doivent faire appel à différents canaux :

• Emails
• Courriers
• Appels

Ainsi, vous pouvez envoyer vos emails de relance et l’appuyer avec un courrier ou un appel téléphonique. Cela permet d’obtenir une réaction rapide du client.

De même, vos stratégies de relance doivent faire appel aux interlocuteurs adaptés, de part et d’autre, afin de produire les meilleurs résultats. Les problèmes de paiement répondent en effet à une problématique transverse au sein d’une entreprise.

Ils font intervenir les services financiers, managériaux et commerciaux. Toute stratégie de relance doit ainsi savoir impliquer ces différents pôles.

Quel délai pour relancer une facture ?

Une entreprise doit à tout prix préserver sa trésorerie. Aussi, toute relance pour factures impayées doit être mise en œuvre le plus tôt possible.

Il faut toutefois prendre en compte le délai de paiement prévu à l’origine mais aussi la nature de la relation client. La première relance peut ainsi intervenir dès le dépassement du délai de paiement.

Il faut aussi savoir que la relance doit être systématique. Aussi, peu importe le montant des sommes en jeu, toutes les factures de votre entreprise doivent faire l'objet d’une procédure de relance systématique.

Une relance à l’amiable doit toujours être privilégiée afin de préserver les relations clients. Celle-ci peut toutefois s’avérer infructueuse. Le recours à la justice et à une procédure stricte deviennent alors obligatoires.

Il faut alors dans ce cas prendre en compte ce qu’on appelle un délai de prescription. Il s’agit du délai légal pendant lequel un créancier est autorisé à agir en justice pour réclamer le paiement d’une facture. Au-delà de cette échéance, toute action en justice sera jugée irrecevable.

Le délai de prescription est de 5 ans s’il s’agit d’une facture entre professionnels et de 2 ans s’il s’agit d’une facture avec un particulier.

Comment faire une relance de facture impayée ?

Voici les étapes pour une relance de facture impayée à l’amiable efficace :

S’assurer de détenir les justificatifs nécessaires

Vous devez être en possession de toutes les pièces nécessaires pour pouvoir justifier la dette du client. Il s’agit notamment :

• D’un contrat, un devis ou un bon de commande qui prouve que le client s’est engagé à payer sa créance
• D’une preuve du retard de paiement en précisant le montant de la créance
• D’une preuve de service effectué. Vous devez être en mesure de prouver que avez bel et bien réalisé les prestations prévues par le contrat ou le bon de commande

Au-delà de ces preuves formelles, les échanges de mails ou tout autre courrier peuvent aussi faire foi.

Choisir un mode de relance

Pour notifier votre demande de relance auprès d’un client, vous avez plusieurs possibilités :

• La relance par email
• La relance par courrier
• La relance téléphonique

La relance par courrier est de moins en moins utilisée à cause de son côté trop formel. Vous risquez de brusquer votre client. Par ailleurs, il s’agit d’une méthode moins rapide qu’un email ou un appel.

Toutefois, son avantage principal est son côté formel.

Combiner la relance par email et la relance téléphonique est une bonne méthode pour une relance multicanale efficace.

La relance par email est idéale pour entamer une procédure de relance de facture impayée à l’amiable. De plus, elle permet d’assurer une traçabilité qui peut ensuite servir lors d’une éventuelle procédure judiciaire.

Encore faut-il que votre email de relance contienne les éléments indispensables :

• La nature de la facture
• Le montant dû
• La date d’échéance non respectée
• La facture en question en pièce jointe

Utiliser un outil d’automatisation

La relance de factures impayées est une tâche qui peut être fastidieuse.

C’est pourquoi il est judicieux d’utiliser un logiciel performant et adapté. Il permet de systématiser les relances de factures impayées tout en vous laissant la possibilité de personnaliser vos messages.

Il permet donc de simplifier et d’optimiser vos processus de relance.

Comment formuler une relance de facture ?

Voici nos conseils pour bien formuler vos lettres de relance de facture :

• Rester courtois. Vous devez garder un ton courtois mais emprunt de fermeté afin d’être pris au sérieux. Bien qu’il s’agisse d’une situation inconfortable, garder une bonne entente avec le client est primordial.
• Être concis et direct. Votre email de relance ne doit concerner que la facture impayée et rien d’autre.
• Définir un objet précis. Votre objet ne doit pas être ambigu. Préciser en amont qu’il s’agit d’une relance de facture impayée.
• Joindre la facture concernée en pièce jointe.

Quels plans de relance puis-je appliquer ?

Nous proposons un plan standard adapté aux situations les plus communes et des plans spécifiques pour certains cas d’usage.

Il existe notamment :

• Un plan spécifique aux clients gros comptes
• Un plan spécifique aux mauvais payeurs connus

Les plans sont également disponibles en anglais destinés à vos clients internationaux.

Comment relancer un client pour un paiement : exemple

Voici 3 exemples de plan de relance : un plan standard, un plan de relance mauvais payeurs et un plan de relance mauvais payeurs.

Plan de relance standard

Date	Canal	Motif	De qui ?	Vers qui ?
J-2	Email	Notification	Fournisseur	Service comptable
J+3	Email	Relance	Fournisseur	Service comptable et/ou interlocuteur commercial
J+10	Email	Relance avec mention pénalités	Fournisseur	Service comptable et interlocuteur commercial
J+15	Appel	Relance	Chargé de compte	Interlocuteur commercial
J+20	Appel	Suivi	Management	Management
J+25	Email	Dernière relance et précision pénalités	Fournisseur	Service comptable et interlocuteur commercial
J+35	Courrier recommandé	Mise en demeure	Fournisseur	Service comptable et/ou management
J+45	Entamer la phase judiciaire et contentieuse

Plan de relance mauvais payeurs

Date	Canal	Motif	De qui ?	Vers qui ?
J-10	Email	Notification	Fournisseur	Service comptable
J0	Email	Notification	Fournisseur	Service comptable et/ou interlocuteur commercial
J+3	Email	Relance	Fournisseur	Service comptable et/ou interlocuteur commercial
J+10	Email	Relance avec mention pénalités	Fournisseur	Service comptable et interlocuteur commercial
J+12	Appel	Relance	Chargé de compte	Interlocuteur commercial
J+15	Appel	Suivi	Management	Management
J+20	Email	Dernière relance et précision pénalités	Fournisseur	Service comptable et interlocuteur commercial
J+25	Courrier recommandé	Mise en demeure	Fournisseur	Service comptable et/ou management
J+35	Entamer la phase judiciaire et contentieuse

Plan de relance grand compte

Date	Canal	Motif	De qui ?	Vers qui ?
J-2	Email	Notification	Fournisseur	Service comptable
J+3	Email	Relance	Fournisseur	Service comptable et/ou interlocuteur commercial
J+10	Appel	Relance	Chargé de compte	Interlocuteur commercial
J+15	Email	Relance et précisions pénalités	Fournisseur	Service comptable et interlocuteur commercial
J+20	Appel	Dernière relance	Chargé de compte	Interlocuteur commercial
J+40	Courrier recommandé	Mise en demeure	Fournisseur	Service comptable et/ou management
J+50	Entamer la phase judiciaire et contentieuse

En conclusion, la gestion des factures impayées exige tact, stratégie et diplomatie. C’est pourquoi établir un plan de relance de factures impayées est une méthode pertinente afin de systématiser et d’optimiser vos procédures. Les chances d’obtenir paiement seront ainsi optimisées et vos relations clients préservées.

Envie de savoir comment CashCollect d’Agicap peut répondre à vos besoins en gestion de créances ? Demandez une démo gratuitement.