Lettre de relance : définition et modèle à télécharger

La lettre de relance (aussi appelée lettre de recouvrement) est un courrier adressé par une entreprise à un client en situation d’impayé afin de l’inciter à s’acquitter de sa dette. Elle permet de rappeler au client son obligation envers l’entreprise tout en s’assurant de sa bonne foi dans le cas où l’impayé est lié à une erreur de saisie ou à un oubli.

Lettre de relance : pourquoi et quand y recourir ?

Surveiller assidûment les impayés clients est vital pour tous les dirigeants, notamment pour les chefs de petites entreprises. Il est essentiel de s’assurer que les clients n’abusent pas des délais de paiement qui leurs sont accordés. En effet, un montant important de factures non réglées peuvent causer des difficultés de trésorerie et ainsi nuire à la santé financière de l’entreprise. Si les encaissements attendus tardent à arriver, il devient alors nécessaire de relancer par courrier les clients mauvais payeurs de manière formelle.

La lettre de relance est la première étape à franchir pour recouvrer une créance “à l’amiable” auprès d’un débiteur. Il existe en effet d’autres manières de faire face à des impayés qui impliquent pour la plupart des procédures judiciaires onéreuses et chronophages. La lettre de relance permet donc de privilégier le dialogue au conflit. Il est également recommandé d’alterner avec d’autres méthodes de relance, comme les e-mails, les appels téléphoniques ou les SMS.

Quelques conseils pour rédiger une lettre de relance

La rédaction d’une lettre de recouvrement doit être simple et concise : il est conseillé d’aller droit au but pour éviter tout confusion ou réclamation de la part du client. Voici néanmoins une liste d’éléments nécessaires à ne pas oublier.

• Le ton utilisé : la politesse et la fermeté doivent prévaloir dans le vocabulaire et les formulations employées. Le client doit comprendre, sans pour autant qu’il se sente agressé,  que la requête est sérieuse.

• Les références essentielles : inclure les dates-clés (expédition du courrier, établissement de la facture et échéance du paiement), le montant exigé ainsi qu’un duplicata de la facture impayée est essentiel, d’abord pour replacer la lettre de relance dans son contexte dans le cas d’un oubli, mais aussi pour anticiper toute contestation de la part du client concerné.

• Les conséquences en cas de non-paiement : sans aller jusqu’aux menaces formelles, il peut être utile dans le cas d’une deuxième relance de préciser les démarches, notamment judiciaires, auxquelles le client s’expose en cas de non-paiement.

• Le recommandé avec accusé de réception : envoyer une lettre de recouvrement en courrier recommandé témoigne du sérieux de la démarche de l’entreprise, tout particulièrement s’il s’agit d’une deuxième relance. De plus, la traçabilité qu’offre l’accusé de réception peut être utilisé comme un argument de poids dans le cas d’une procédure juridique.

Modèle de lettre de relance

Nous mettons à votre disposition un modèle gratuit de lettre de recouvrement que vous pouvez utiliser en cas d’impayé client : remplacez simplement les données en majuscules par les références adéquates.

Que faire si la relance ne suffit pas ?

La lettre de relance est une procédure de recouvrement dite “à l’amiable” dans le sens où elle se base uniquement sur la bonne foi des parties prenantes : l’entreprise et le client à l’origine de l’impayé. Si pourtant elle ne suffit pas à inciter le client à régler la somme due, il existe d’autres options envisageables.

• Le recours à un huissier de justice : un courrier recommandé cacheté par un huissier de justice représente un degré de pression supplémentaire qui peut suffire à convaincre le client mauvais payeur de régler sa dette.

• La société de recouvrement : il est possible de mandater une société qui va se charger de recouvrer les créances dues en contrepartie d’une commission. Cette démarche est coûteuse mais permet à l’entreprise de reléguer la tâche du recouvrement à un tiers et de se concentrer sur son coeur de métier.

• La procédure judiciaire : une entreprise peut engager différentes procédures pour obtenir le paiement d’une facture de l’un de ses clients. Injonction de payer, assignation au fonds, référé-provision … Ces options sont coûteuses, chronophages et nécessitent idéalement l’appui d’un avocat : il faut donc s’assurer que les montants des impayés clients en question soient suffisamment importants pour justifier une procédure judiciaire.

Envie de savoir comment Agicap peut répondre à vos besoins en gestion de créances ? Demandez une démo gratuitement.