Comprendre et calculer les délais de recouvrement

La trésorerie est un aspect complexe du quotidien d’une entreprise. Dans le cadre d’un recouvrement de la créance, il est nécessaire que le délai n’aille pas au-delà du délai de prescription.

Pour cela, il est important de bien comprendre à quoi correspondent les délais de recouvrement et comment les calculer.

Quel est le délai de paiement d’une facture professionnelle ?

Le délai de paiement est une période qui commence à l’émission d’une facture jusqu’à la date de paiement. Ce délai est généralement fixé à 30 jours après avoir reçu les articles ou après avoir réalisé la prestation.

Cependant, le délai de paiement peut dépasser les 30 jours selon ce qui est mentionné dans le contrat. Selon la loi Hamon de 2014, il ne doit toutefois pas dépasser les 60 jours après la facturation. Si cette période n’est pas respectée, des sanctions financières et administratives peuvent être prononcées.

Le délai de règlement d’une facture professionnelle est un aspect fondamental de la gestion de sa trésorerie.

Quel est le délai de prescription d'une facture professionnelle ?

Le délai durant lequel une entreprise peut exiger un paiement peut varier en fonction du type de client. Ainsi, il peut être différent si le destinataire est un particulier ou un professionnel.

Pour les factures professionnelles, le Code du commerce fixe le délai de prescription à 5 ans. Passé ce délai, un professionnel ne peut plus réclamer le solde d’une facture impayée.

Les cas spéciaux dans le cadre d’une prescription de facture

Concernant le délai de prescription d’une facture, il peut y avoir des cas spécifiques et notamment des exceptions à la période de 5 ans.

Dans ce type de situation, ce délai est donc fixé à :

• 10 ans : si les factures concernent les charges de copropriété.
• 1 an : si les factures concernent les abonnements téléphoniques et internet.

Cependant, il est possible que l’opérateur exige un retour du matériel pendant 2 ans.

Comment évaluer le délai de recouvrement de vos factures ?

Dans l’estimation de ce type de délai, il est nécessaire de faire une évaluation sur une base annuelle, à la fermeture de l’exercice comptable.

Ainsi, voici la formule que vous pouvez utiliser pour faire le calcul

Délai moyen de paiement : (Créances clients / Chiffre d’affaires TTC) x 360. Le chiffre est exprimé en nombre de jours

Avec ce calcul, vous pouvez obtenir la durée véritable du délai de recouvrement. Ce délai doit être cohérent avec les conditions énoncées dans le contrat et inférieure à la période de règlement maximum définie dans la loi LME (Loi de Modernisation de l'Économie).

Calculer avec précision le délai moyen de recouvrement de vos factures

Ratio : temps de recouvrement moyen

Le délai moyen de recouvrement peut être calculé en multipliant les jours dans l’exercice comptable par le solde moyen des comptes clients. Ensuite, il faut diviser le tout par le chiffre d’affaires net. La formule est donc la suivante :

Délai moyen de recouvrement = (Jours dans l’exercice comptable x Solde moyen des comptes clients) / Chiffre d’affaires net

Comme dans la plupart des analyses comptables, il est nécessaire de définir un contexte pour déterminer comment ce résultat s’applique à votre trésorerie et à vos efforts de recouvrement.

Comment réduire le délai moyen de recouvrement ?

Anticiper les impayés

Il peut arriver qu’une entreprise soit confrontée à des retards de paiement, et ce malgré les nombreuses précautions prises. Il peut s’agir de négligence ou un moyen pour le partenaire d’optimiser sa trésorerie. Cependant, pour ne pas que votre trésorerie en souffre, il est nécessaire de bien les anticiper.

Pour cela, vous devez vous assurer que le client a bien reçu et enregistré votre facture. Cette action permet d’anticiper les difficultés et d’établir rapidement les démarches nécessaires pour limiter le retard lié au paiement.

Il est donc essentiel que vous ayez une bonne organisation en ce qui concerne les paiements. Ceci permet d’effectuer une relance dès lors que le paiement prend du retard.

À lire aussi : facture impayée, comment y faire face ?

Communiquer régulièrement avec les partenaires

Pour réduire efficacement le délai de recouvrement, la communication avec les différents partenaires doit être maîtrisée. En effet, c’est la première étape pour comprendre l’origine du problème et lui montrer que vous suivez le dossier.

Utiliser les différents supports de relance

Afin d’être efficace dans le recouvrement, la relance est une démarche primordiale. D’ailleurs, il peut arriver que certains clients attendent votre relance avant de procéder au paiement.

Vous devez donc commencer par tenter un recouvrement à l’amiable. Pour cela, effectuez une relance téléphonique afin que le client puisse s’engager à une nouvelle date de règlement. Si ce nouveau délai n’est pas respecté, procédez à un deuxième appel, en étant potentiellement plus ferme.

Si la relance téléphonique n’est pas efficace, vous pouvez contacter le client par e-mail et par courrier. L’avantage avec ces moyens est que vous bénéficiez d’une traçabilité.

Enfin, vous pouvez envoyer une lettre de mise en demeure. Vous rentrez alors dans une procédure plus officielle de recouvrement de facture impayée. Cette dernière doit comporter un certain nombre de mentions légales obligatoires. Elle est souvent rédigée par le service juridique de votre entreprise, ou un cabinet d’avocat externe.

Si vous ne recevez toujours pas l’argent, vous pourrez alors utiliser l’injonction à payer. Ce sera alors à la justice de saisir les sommes, via l’intervention d’un huissier de justice.

Créer un plan de recouvrement

Pour réduire efficacement le délai moyen de recouvrement, vous pouvez établir un plan de recouvrement. Pour cela, vous pouvez créer une stratégie avec des démarches logiques. Voici un exemple :

• Négociation des délais : il s’agit de négocier les délais de paiement afin de trouver un accord satisfaisant pour les deux parties. Le client sera ainsi plus prompt à respecter ses engagements.
• Anticipation de l’échéance du règlement : il s’agit d’anticiper tous les scénarios afin de prendre les mesures adaptées. Des logiciels tels qu’Agicap peuvent vous y aider.
• Relance client : relancer plusieurs fois le client via plusieurs supports, comme mentionné ci-dessus.
• Action en justice : l’action en justice devient nécessaire si les démarches à l’amiable ne sont pas efficaces ou si le client est de mauvaise foi.

Utiliser Agicap pour anticiper les impayés sur votre trésorerie

Utiliser un logiciel adapté est un excellent moyen d’anticiper les impayés, de réduire les litiges et ainsi d’optimiser votre trésorerie.

Pour cela, vous pouvez utiliser l’outil Agicap. Cet outil est efficace pour gérer votre trésorerie de manière efficace. Il offre des données fiables et une analyse en direct de votre situation.

L’outil synchronise les comptes bancaires et vos différents outils professionnels pour que vous puissiez analyser la situation et prendre des décisions adaptées.

Vous disposez ainsi des données nécessaires afin de pouvoir anticiper les impayés et réduire les délais de paiement.

A lire aussi : Découvrez nos articles sur la gestion des dépenses et des revenus

Agicap, le logiciel de trésorerie qui réduit l’incertitude des encours clients

Agicap accompagne aujourd’hui plus de 3 000 PME dans la gestion de leur trésorerie. Fonctionnelle sur tous les secteurs d’activité, la solution permet à toutes les entreprises d’optimiser leur trésorerie et de réduire leurs délais de recouvrement.

Envie de savoir comment CashCollect d’Agicap peut répondre à vos besoins en gestion de créances ? Demandez une démo gratuitement.