Facture impayée : comment y faire face ?

Les factures impayées sont un élément fréquemment rencontré quand on gère une entreprise : tôt ou tard, le dirigeant va devoir faire le nécessaire pour obtenir le paiement d’une facture qu’un client n’a pas réglé. Si elles sont amenées à se multiplier plus que de raison, les factures impayées peuvent causer d’importantes difficultés de trésorerie. Tout doit donc être mis en oeuvre de la part du chef d’entreprise pour être payé dans les délais escomptés afin de conserver une santé financière stable et maintenir sa trésorerie dans le vert. Quelle approche employer pour recouvrer le montant de ses factures impayées avec certitude ? Nous vous donnons les conseils dont vous avez besoin pour ne plus avoir à vous soucier des clients mauvais payeurs !

Qu'est-ce qu'une facture impayée ?

Il est courant d’accorder des délais de paiement à sa clientèle : cela permet de maintenir une relation cordiale avec elle et de lui témoigner une certaine confiance. Il arrive cependant que des clients dépassent la date de paiement prescrite lors de la vente : c’est à ce moment que la facture devient impayée. En effet, une facture adressée à un client contient toujours deux dates essentielles, celle de sa création, date à laquelle elle a été établie et acceptée par les deux parties, ainsi que celle de son paiement, qui indique le délai limite accordé pour régler l’achat de manière effective.

Comment faire en cas de facture non payée ?

Dans un monde idéal, les impayés n’existent pas, les factures sont encaissées à la date prévue et tous les clients respectent leurs engagements. Malheureusement, la réalité est toute autre… De ce fait, surveiller de près les factures impayées, leur fréquence et surtout leur nombre est essentiel pour tout dirigeant souhaitant garder une situation financière optimale et éviter les difficultés de trésorerie. En effet, les ventes liées aux factures impayées sont bien prises en compte dans la comptabilité de l’entreprise comme conclues, mais la trésorerie de l’entreprise, qui correspond à l’ensemble des liquidités présente dans sa caisse et sur ses comptes en banque ne reçoit toujours rien tant que le client n’a pas payé son achat.

Factures impayées : mieux vaut prévenir que guérir !

En entreprise, les factures impayées ne sont jamais sans conséquence. Même si vous finissez par obtenir le règlement des dettes, les retards de paiement peuvent à la longue s’avérer désastreux pour la gestion de votre trésorerie. Indirectement, ils peuvent aussi affecter la relation avec vos fournisseurs et les banques si votre entreprise se retrouve de ce fait en difficulté. C’est pourquoi vous devez chercher à tout prix à vous en prémunir par différents moyens.

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Vérifiez la solidité financière de vos clients

Dans la relation avec vos clients, vous avez tout intérêt à prendre quelques précautions préalables pour limiter les risques d’impayés. Avant de travailler avec de nouveaux clients, vous pouvez ainsi commencer par vérifier leur solvabilité. Si vous avez des doutes sur la solidité financière de l’entreprise, vous êtes en droit de demander des acomptes ou une garantie bancaire lorsque vous débutez une nouvelle relation commerciale.

Précisez en amont les conditions de règlement attendues

Avec de nouveaux clients comme avec vos partenaires habituels, précisez toujours les conditions de règlement de vos produits ou prestations dès le début des échanges commerciaux. Informer les clients en amont vous permet d’être transparent dès la formation du contrat pour éviter tout litige. Ces exigences peuvent être définies dans vos conditions générales de vente (CGV), ou fixées dans un contrat signé avec le client.

Suivez le règlement des factures au jour le jour

Dans tous les cas, vous devez réagir au plus vite lorsque vous constatez des retards de paiement. Plus vous tardez à relancer vos clients en cas d’impayés, plus vous réduisez vos chances de récupérer les sommes dues. Pour une gestion saine de la trésorerie, gardez à l’esprit qu’il vaut mieux réclamer au plus vite le règlement des impayés et ne pas laisser les retards de paiement s’installer. Pour ce faire, vous devez suivre vos encaissements au jour le jour et contacter vos clients que la date d’échéance est atteinte.

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À partir de quand peut-on parler de retard de paiement ?

Concrètement, un retard de paiement est caractérisé lorsqu’une facture est impayée à sa date d’échéance. Attention à ne pas confondre le retard de paiement avec un défaut de paiement qui intervient lorsque le débiteur refuse de payer ou conteste le règlement.

Dans certains cas, un délai de grâce peut être accordé pour le règlement de la dette à l’amiable. À défaut de paiement à l’échéance, le créancier est en droit de réclamer des intérêts de retard dont le calcul est généralement mentionné dans les CGV, le contrat client ou la facture.

Plusieurs critères peuvent entrer en ligne de compte dans le calcul de l’indemnité :

• la date d’échéance fixée pour le règlement (à réception, avec un délai par défaut de 30 jours ou un délai négocié de 45 jours fin de mois voire 60 jours après facturation) ;
• les taux d’intérêt appliqués en cas de retard de paiement ;
• l’indemnité forfaitaire demandée (généralement 40 euros pour les professionnels).

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Gestion du poste client : ce qu’il faut savoir

Sur le plan comptable, le poste client désigne l’ensemble des factures émises par une entreprise dans le cadre de son activité. Il est considéré comme un actif de l’entreprise et apparaît dans différents documents comptables (journal, balance âgée…).

Dans la pratique, la gestion du poste client nécessite un suivi des opérations comptables à toutes les étapes du cycle de vie des factures : négociations et établissement du devis, commande et livraison, facturation et encaissement, procédures de recouvrement…

Si elle s’avère souvent chronophage, la gestion du poste client n’en est pas moins essentielle pour assurer la santé financière de l’entreprise. Une mauvaise gestion du poste client peut en effet impacter la trésorerie de l’entreprise et avoir des conséquences importantes sur son besoin en fonds de roulement (BFR).

Petit rappel : tout ce que vous devez savoir sur le BFR se trouve dans cette vidéo ⬇

Pour suivre au mieux son poste client, une entreprise peut :

• analyser le comportement de chaque client pour anticiper d’éventuelles difficultés ;

• étudier son processus de facturation pour détecter d’éventuelles causes de litiges et retards de paiement.

• Elle doit surtout gérer son recouvrement au plus près pour éviter les retards de paiement à répétition ou prolongés. Le recouvrement des créances clients peut être réalisé en interne ou confié à une agence de recouvrement pour gagner du temps et baisser la charge de travail des équipes. En cas d’externalisation, vous devez avoir accès aux dossiers en temps réel pour conserver une relation de qualité avec vos clients.

Optimiser ses délais de paiement client pour améliorer son BFR

En matière de délais de paiement, plusieurs règles ont été définies dans la loi de modernisation de l’économie dite LME mise à jour en 2009. Ainsi, le délai de règlement par défaut est de 30 jours à compter de la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation.

Toutefois, ce délai de paiement peut être négocié entre client et fournisseur. Par dérogation, un délai de 45 jours fin de mois peut être appliqué suite à un accord entre les parties. Le délai de paiement ne peut cependant être supérieur à 60 jours après émission de la facture.

Pour diminuer son besoin en fonds de roulement (BFR), l’entreprise a donc tout intérêt à optimiser ses délais de paiement client. Pour s’assurer d’être payé dans les conditions négociées, il est possible d’inclure une clause spécifique aux délais de paiement dans les contrats signés avec les clients ou dans les conditions générales de vente (CGV) généralement transmises par l’entreprise avant la transaction. Ces documents doivent préciser le calcul des pénalités ou le montant du forfait appliqués en cas de retard de paiement. À défaut de contrat ou CGV, ces éléments peuvent être mentionnés dans les factures.

Les différentes étapes pour récupérer une facture impayée

La relance téléphonique : première démarche amiable à entreprendre en cas d’impayé

Comme dans toute relation commerciale, il est souvent plus efficace (et dans tous les cas plus rapide) de chercher à régler les problèmes à l’amiable. Dites-vous bien qu’un retard de paiement n’est pas forcément intentionnel. Il peut intervenir suite à un simple oubli ou être la conséquence malheureuse d’une difficulté passagère.

Quoi qu’il en soit, vous devez traiter le problème avec méthode et éviter de froisser les clients de prime abord. Si vous constatez un retard de paiement concernant une facture, il est conseillé de privilégier le contact direct et de relancer par téléphone pour commencer. C’est un moyen simple et très efficace pour s’enquérir auprès des clients d’éventuelles omissions ou difficultés.

C’est évidemment plus facile avec une petite entreprise au sein de laquelle vous pouvez être en contact direct avec le responsable. Dans les grandes organisations, cherchez plutôt à vous rapprocher du service comptable : ce sont généralement les interlocuteurs les mieux placés pour vous indiquer pourquoi le paiement est bloqué et comment régler la situation.

Si votre relance téléphonique est restée sans suite, vous pouvez aussi relancer le client par écrit.

On appelle “procédure de recouvrement” les différentes méthodes mises en place pour obtenir le paiement d’une dette de la part de son débiteur et de maintenir une situation de trésorerie optimale. On distingue différents moyens de recouvrer une facture impayée, qui vont du rappel écrit cordial dite “amiable”, à la procédure judiciaire accompagnée de l’intervention d’un huissier de justice.

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La lettre de relance

C’est la première étape de la procédure de recouvrement amiable pour obtenir le paiement d’une facture impayée. La lettre de relance est un courrier à adresser au client pour lui rappeler la dette qu’il a contracté auprès de l’entreprise afin qu’il s’en acquitte dans les plus brefs délais. L’objet de ce courrier consiste donc à demander au client qu’il paie les sommes qu’il doit à l’entreprise. L’intérêt de cette démarche est qu’elle permet de laisser le bénéfice du doute à son client : en effet, il est tout à fait possible que l’impayé soit dû à une erreur cléricale ou un simple oubli de sa part et ne nécessite donc pas de prendre des mesures drastiques pour y remédier.

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L’écriture d’une lettre de relance n’est pas un exercice difficile et demande simplement de la rigueur. A ces fins, il faut y faire apparaître les notions essentielles du litige dont il est question, notamment les dates, le numéro ainsi que le montant de la facture. Adopter un ton aimable mais ferme dans la rédaction est également important pour maintenir une relation cordiale avec son interlocuteur. Il faut également penser à mentionner les conséquences éventuelles auxquelles s’exposent le client s’il persiste à ne pas vouloir s’acquitter de ses dettes.

Notons au passage que cette relance commerciale peut tout à fait s’effectuer au moyen d’un appel téléphonique ou d’un courrier électronique, même si un courrier adressé personnellement à son interlocuteur aura nettement plus d’effet pour récupérer le montant de la facture impayée. Il est d’ailleurs recommandé d’alterner entre les différentes formes de relance pour maximiser leur effet : commencer par un appel téléphonique, enchaîner avec un email puis terminer par une lettre de relance couvre toutes les possibilités et offre suffisamment de traçabilité pour éviter toute contestation de la part du débiteur.

Lettre mise en demeure facture impayée

L’idée derrière la lettre de mise en demeure de payer est sensiblement similaire à celle de la lettre de relance, à la différence qu’elle permet de constater juridiquement le défaut du débiteur à honorer ses dettes envers son créancier. Envoyé en recommandé avec accusé de réception, représente la dernière étape d’une procédure de recouvrement à l’amiable : la mise en demeure dresse en effet un bilan des différentes relances faites jusqu’ici, cite l’article de loi correspondant à la situation et détaille les sanctions judiciaires auxquelles le client s’expose s’il persiste à ne pas payer la facture impayée.

Il est nécessaire de porter une attention particulière à la rédaction d’une lettre de mise en demeure à l’encontre d’un débiteur. Pour avoir sa valeur juridique, elle doit obligatoirement respecter un certain nombre de conditions, sans quoi le document devient nul et non avenu :

• Le bien fondé de la dette : il faut être en mesure de démontrer que les sommes sont bien dues à l’entreprise créancière pour constater le bien-fondé de la démarche. La ou les factures impayées concernées doivent donc être jointes au courrier pour prouver l’existence formelle de la dette. De même, le retard du paiement en question doit être clairement visible.

• Le créancier doit se trouver sur le territoire français : il est nécessaire de s’assurer que le créancier est bien situé en France et donc soumis au droit français pour que la démarche aboutisse.

• Le débiteur doit être en mesure de payer : si l’entreprise débitrice est en cessation de paiement, ses dettes vont être gelées par le mandataire judiciaire en charge de la procédure collective dont elle fait l’objet. Il est donc impossible d’obtenir un paiement de la part d’une entreprise dans cette situation.

La dimension officielle et juridique de ce courrier, qui plus est envoyé en recommandé, permet d’appliquer un degré de pression supplémentaire qui suffit le plus souvent à convaincre le débiteur de s’acquitter de sa dette. La mise en demeure représente sa dernière occasion de payer les sommes dues sans s’exposer à des poursuites judiciaires.

La procédure judiciaire

Il existe différentes formes de procédures de recouvrement judiciaire auxquelles le dirigeant peut avoir recours pour obtenir le montant d’une facture impayée. En s’adressant au tribunal de commerce dont son entreprise dépend, le dirigeant va lui présenter les pièces qui permettent de constater la dette dont il est question et d’obtenir un titre exécutoire, document juridique qui oblige légalement le débiteur à payer ce qu’il doit à son créancier. Voici les trois formes les plus couramment utilisées en entreprise :

• L’injonction de payer :cette procédure permet de juger le débiteur sur pièces, c’est-à-dire sans avoir besoin de le convoquer au tribunal ; c’est la forme de recouvrement judiciaire la plus rapide à mettre en place pour un créancier.

  Pour lancer la procédure, vous devez vous adresser au tribunal de commerce compétent pour déposer une requête en injonction de payer. Vous devez alors joindre à votre demande toutes les pièces nécessaires pour prouver vos dires : factures impayées, lettres de relance, mise en demeure…

  Au regard de votre dossier, le juge se prononce sur le bien-fondé de votre requête. S’il estime que vous êtes dans votre bon droit, il rend une ordonnance d’injonction de payer qui vous permettra de recourir à un huissier pour une saisie éventuelle sur le patrimoine du débiteur.

  Deux autres formes de procédures peuvent être utilisées par les entreprises pour un recouvrement judiciaire : l’assignation au fonds et le référé-provision. Contrairement à l’injonction de paiement, elles impliquent toutes deux la présence des deux parties au tribunal.

• L’assignation au fonds : c’est la méthode la plus régulièrement utilisée. Elle implique la présence des deux parties au tribunal mais permet de déboucher sur le versement de dommages et intérêts par exemple.

• Le référé-provision : similaire à l’assignation au fonds, cette procédure sert cependant à obtenir un paiement immédiat de la part du débiteur.

Retenons ici qu’une procédure judiciaire est une piste à envisager avec précaution et retenue. En effet, faire appel à un tribunal de commerce pour régler un contentieux lié à des factures impayées est une méthode à la fois longue et coûteuse. Frais d’avocats, d’huissier, sans parler du temps accordé au suivi du dossier : ce sont autant de ressources qui peuvent être allouées à d’autres préoccupations de l’entreprise, peut-être plus importantes ! Le montant des factures concernées doit donc être suffisamment importer pour justifier cette voie.

L’huissier

Si la procédure judiciaire a abouti en la faveur de l’entreprise, le juge va ensuite lui remettre un titre exécutoire. Ce document est ensuite transmis à un huissier de justice, qui va lui-même se charger de le communiquer au débiteur. Il va par la suite se rendre à son siège social ou à son lieu de travail ou à son domicile s’il s’agit d’un particulier et lui présenter afin de l’informer de l’avancement de la situation. A noter que le débiteur dispose d’une période d’un mois à compter de l’émission du titre exécutoire pour y faire opposition.

La saisie

Si aucune opposition n’a été formulée, le titre exécutoire est appliqué de manière officielle ! L’huissier peut donc procéder à une saisie immédiate des fonds demandés sur le patrimoine du débiteur : son salaire, ses comptes en banque voire même ses biens meubles. Retenons ici que si le débiteur en question est un particulier, la loi définit un certain nombre de limites aux saisies sur son patrimoine qui sont impossibles à contourner.

Faciliter le recouvrement de créances grâce à la digitalisation et l’automatisation des relances

Grâce à la digitalisation, il est possible désormais d’automatiser les tâches chronophages pour permettre aux équipes de se concentrer sur les missions essentielles. La gestion du poste client n’échappe pas à la règle.

La numérisation des documents comptables et les obligations liées à la facturation électronique ont largement contribué à faire évoluer les pratiques dans ce domaine.

Ainsi, il existe aujourd’hui deux grands types de solutions pour optimiser les processus de recouvrement :

• des logiciels de relance automatique permettant d’assurer le suivi des règlements par type de compte, dates d’échéance ou niveaux de risque ;
• des plateformes d’externalisation du recouvrement de créances avec orientation vers des professionnels de confiance lorsque les factures sont qualifiées impayées.

Les logiciels de recouvrement avec automatisation des relances offrent une très bonne performance, avec des coûts toutefois non négligeables. A contrario, le recours aux plateformes d’externalisation s’avère souvent moins coûteux.

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Quelques conseils

• Les factures impayées ont une influence considérable sur la trésorerie et peuvent faire la différence entre un solde positif et négatif à la fin du mois : un logiciel de gestion de trésorerie tel qu'Agicap permet de visualiser simplement les factures et leurs échéances de paiement, et fait même remonter les factures en retard qui méritent votre attention, pratique ! D'ailleurs, une solution de gestion des créances clients a été créé à cet effet : découvrez [CashCollect d'Agicap](https://agicap.com/fr/produits/se-faire-payer/ "CashCollect : comment vous aider dans votre gestion des impayés") et finissez-en avec les impayés.

• Il est important d’observer un certain rythme concernant les relances que l’on peut adresser à un débiteur : une semaine de battement entre chaque message permet de prendre en compte les délais d’acheminement du courrier mais aussi le temps que ce courrier prendra à atteindre la personne concernée au sein de l’entreprise.

• Les sociétés de recouvrement : il existe des entreprises pour qui obtenir le règlement des factures impayées est le coeur de métier ! Avoir recourir à ce type de prestataires permet de reléguer la charge de relancer les clients mauvais payeurs à un spécialiste. Attention cependant, c’est une solution qui implique un certain nombre de frais supplémentaires, il faut donc l’envisager avec précaution.

• Les délais de paiement : de manière générale, il est vivement recommandé de surveiller de près les délais de paiement accordés à sa clientèle. Nous conseillons de les réduire dans la mesure du possible, voire de les réserver aux clients les plus fiables, et d’imposer un paiement comptant pour les autres.

• Les différentes procédures de recouvrement à la disposition du dirigeant, notamment les voies juridiques, peuvent endommager durablement la relation avec la clientèle : il n’est jamais agréable de recevoir une lettre de mise en demeure … C’est donc à lui de peser le pour et le contre en fonction du client concerné mais aussi du montant de la dette en question.

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