Facture impayée : comment y faire face ?

Qu'est-ce qu'une facture impayée ?

Comment faire en cas de facture non payée ?

Factures impayées : mieux vaut prévenir que guérir !

En entreprise, les factures impayées ne sont jamais sans conséquence. Même si vous finissez par obtenir le règlement des dettes, les retards de paiement peuvent à la longue s’avérer désastreux pour la gestion de votre trésorerie. Indirectement, ils peuvent aussi affecter la relation avec vos fournisseurs et les banques si votre entreprise se retrouve de ce fait en difficulté. C’est pourquoi vous devez chercher à tout prix à vous en prémunir par différents moyens.

Calculateur de DSO

Vérifiez la solidité financière de vos clients

Dans la relation avec vos clients, vous avez tout intérêt à prendre quelques précautions préalables pour limiter les risques d’impayés. Avant de travailler avec de nouveaux clients, vous pouvez ainsi commencer par vérifier leur solvabilité. Si vous avez des doutes sur la solidité financière de l’entreprise, vous êtes en droit de demander des acomptes ou une garantie bancaire lorsque vous débutez une nouvelle relation commerciale.

Précisez en amont les conditions de règlement attendues

Avec de nouveaux clients comme avec vos partenaires habituels, précisez toujours les conditions de règlement de vos produits ou prestations dès le début des échanges commerciaux. Informer les clients en amont vous permet d’être transparent dès la formation du contrat pour éviter tout litige. Ces exigences peuvent être définies dans vos conditions générales de vente (CGV), ou fixées dans un contrat signé avec le client.

Suivez le règlement des factures au jour le jour

Dans tous les cas, vous devez réagir au plus vite lorsque vous constatez des retards de paiement. Plus vous tardez à relancer vos clients en cas d’impayés, plus vous réduisez vos chances de récupérer les sommes dues. Pour une gestion saine de la trésorerie, gardez à l’esprit qu’il vaut mieux réclamer au plus vite le règlement des impayés et ne pas laisser les retards de paiement s’installer. Pour ce faire, vous devez suivre vos encaissements au jour le jour et contacter vos clients que la date d’échéance est atteinte.

Si vous avez besoin d'en savoir plus sur les délais de paiement, Agicap vous explique tout :

À partir de quand peut-on parler de retard de paiement ?

Concrètement, un retard de paiement est caractérisé lorsqu’une facture est impayée à sa date d’échéance. Attention à ne pas confondre le retard de paiement avec un défaut de paiement qui intervient lorsque le débiteur refuse de payer ou conteste le règlement.

Dans certains cas, un délai de grâce peut être accordé pour le règlement de la dette à l’amiable. À défaut de paiement à l’échéance, le créancier est en droit de réclamer des intérêts de retard dont le calcul est généralement mentionné dans les CGV, le contrat client ou la facture.

Plusieurs critères peuvent entrer en ligne de compte dans le calcul de l’indemnité :

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• la date d’échéance fixée pour le règlement (à réception, avec un délai par défaut de 30 jours ou un délai négocié de 45 jours fin de mois voire 60 jours après facturation) ;

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• les taux d’intérêt appliqués en cas de retard de paiement ;

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• l’indemnité forfaitaire demandée (généralement 40 euros pour les professionnels).

Retrouvez ici notre comparateur des meilleurs logiciels de recouvrement.

Gestion du poste client : ce qu’il faut savoir

Sur le plan comptable, le poste client désigne l’ensemble des factures émises par une entreprise dans le cadre de son activité. Il est considéré comme un actif de l’entreprise et apparaît dans différents documents comptables (journal, balance âgée…).

Dans la pratique, la gestion du poste client nécessite un suivi des opérations comptables à toutes les étapes du cycle de vie des factures : négociations et établissement du devis, commande et livraison, facturation et encaissement, procédures de recouvrement…

Si elle s’avère souvent chronophage, la gestion du poste client n’en est pas moins essentielle pour assurer la santé financière de l’entreprise. Une mauvaise gestion du poste client peut en effet impacter la trésorerie de l’entreprise et avoir des conséquences importantes sur son besoin en fonds de roulement (BFR).

Petit rappel : tout ce que vous devez savoir sur le BFR se trouve dans cette vidéo ⬇

Pour suivre au mieux son poste client, une entreprise peut :

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• analyser le comportement de chaque client pour anticiper d’éventuelles difficultés ;

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• étudier son processus de facturation pour détecter d’éventuelles causes de litiges et retards de paiement.

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• Elle doit surtout gérer son recouvrement au plus près pour éviter les retards de paiement à répétition ou prolongés. Le recouvrement des créances clients peut être réalisé en interne ou confié à une agence de recouvrement pour gagner du temps et baisser la charge de travail des équipes. En cas d’externalisation, vous devez avoir accès aux dossiers en temps réel pour conserver une relation de qualité avec vos clients.

Optimiser ses délais de paiement client pour améliorer son BFR

En matière de délais de paiement, plusieurs règles ont été définies dans la loi de modernisation de l’économie dite LME mise à jour en 2009. Ainsi, le délai de règlement par défaut est de 30 jours à compter de la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation.

Toutefois, ce délai de paiement peut être négocié entre client et fournisseur. Par dérogation, un délai de 45 jours fin de mois peut être appliqué suite à un accord entre les parties. Le délai de paiement ne peut cependant être supérieur à 60 jours après émission de la facture.

Pour diminuer son besoin en fonds de roulement (BFR), l’entreprise a donc tout intérêt à optimiser ses délais de paiement client. Pour s’assurer d’être payé dans les conditions négociées, il est possible d’inclure une clause spécifique aux délais de paiement dans les contrats signés avec les clients ou dans les conditions générales de vente (CGV) généralement transmises par l’entreprise avant la transaction.
Ces documents doivent préciser le calcul des pénalités ou le montant du forfait appliqués en cas de retard de paiement. À défaut de contrat ou CGV, ces éléments peuvent être mentionnés dans les factures.

La relance téléphonique : première démarche amiable à entreprendre en cas d’impayé

Comme dans toute relation commerciale, il est souvent plus efficace (et dans tous les cas plus rapide) de chercher à régler les problèmes à l’amiable. Dites-vous bien qu’un retard de paiement n’est pas forcément intentionnel. Il peut intervenir suite à un simple oubli ou être la conséquence malheureuse d’une difficulté passagère.

Quoi qu’il en soit, vous devez traiter le problème avec méthode et éviter de froisser les clients de prime abord. Si vous constatez un retard de paiement concernant une facture, il est conseillé de privilégier le contact direct et de relancer par téléphone pour commencer. C’est un moyen simple et très efficace pour s’enquérir auprès des clients d’éventuelles omissions ou difficultés.

C’est évidemment plus facile avec une petite entreprise au sein de laquelle vous pouvez être en contact direct avec le responsable. Dans les grandes organisations, cherchez plutôt à vous rapprocher du service comptable : ce sont généralement les interlocuteurs les mieux placés pour vous indiquer pourquoi le paiement est bloqué et comment régler la situation.

Si votre relance téléphonique est restée sans suite, vous pouvez aussi relancer le client par écrit.

Des difficultés à vous faire payer par vos clients ? Réduisez les délais de paiement et optimisez vos relances grâce à cette checklist :

Pour en savoir plus, découvrez tous nos conseils et téléchargez nos modèles de lettres de relance.

Pour lancer la procédure, vous devez vous adresser au tribunal de commerce compétent pour déposer une requête en injonction de payer. Vous devez alors joindre à votre demande toutes les pièces nécessaires pour prouver vos dires : factures impayées, lettres de relance, mise en demeure…

Au regard de votre dossier, le juge se prononce sur le bien-fondé de votre requête. S’il estime que vous êtes dans votre bon droit, il rend une ordonnance d’injonction de payer qui vous permettra de recourir à un huissier pour une saisie éventuelle sur le patrimoine du débiteur.

Deux autres formes de procédures peuvent être utilisées par les entreprises pour un recouvrement judiciaire : l’assignation au fonds et le référé-provision. Contrairement à l’injonction de paiement, elles impliquent toutes deux la présence des deux parties au tribunal.

Pour aller plus loin, consultez notre article Relance de factures impayées : guide et modèles

Faciliter le recouvrement de créances grâce à la digitalisation et l’automatisation des relances

Grâce à la digitalisation, il est possible désormais d’automatiser les tâches chronophages pour permettre aux équipes de se concentrer sur les missions essentielles. La gestion du poste client n’échappe pas à la règle.

La numérisation des documents comptables et les obligations liées à la facturation électronique ont largement contribué à faire évoluer les pratiques dans ce domaine.

Ainsi, il existe aujourd’hui deux grands types de solutions pour optimiser les processus de recouvrement :

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• des logiciels de relance automatique permettant d’assurer le suivi des règlements par type de compte, dates d’échéance ou niveaux de risque ;

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• des plateformes d’externalisation du recouvrement de créances avec orientation vers des professionnels de confiance lorsque les factures sont qualifiées impayées.

Les logiciels de recouvrement avec automatisation des relances offrent une très bonne performance, avec des coûts toutefois non négligeables. A contrario, le recours aux plateformes d’externalisation s’avère souvent moins coûteux.

Agicap peut maintenant répondre à vos besoins en gestion de créances. Pour savoir, comment, demandez une démo gratuitement.

En interne fin 2023, notre équipe Data Analyst a mené une étude quantitative pour étudier les performances de notre module CashCollect. Voici les statistiques phares qui en ressortent :

Après l'implémentation du module, nos clients constatent une diminution de 15% du taux de retard de paiement.

Grâce aux relances automatiques intégrées à ce module, le délai moyen de paiement des clients est réduit de 20%.
Ces 2 statistiques montrent notre engagement à réduire efficacement le DSO moyen des entreprises qui nous font confiance.

Pour compléter ces performances, on remarque que la probabilité qu'une facture en retard soit réglée dans les 60 jours est multipliée par 3 chez nos clients usant du module CashCollect. Enfin, ce module permet aussi de réduire les agios impactant nos clients, et ce d'en moyenne 60% après seulement un an d'utilisation d'Agicap.

Notre module CashCollect offre des résultats tangibles en matière d'efficacité d'Agicap pour optimiser la gestion du poste client et soutenir la croissance financière des entreprises qui nous rejoignent.

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