5 Conseils et modèles de lettres pour une relance client et recouvrement efficace

En France les retards de paiement sont un fléau pour les TPE et PME. Selon l’Observatoire des délais de paiement, en 2018 25% des TPE et PME ont fermé leurs portes en raison de ces retards de paiement.

Nous vous livrons ici des lettres de relance types et nos conseils à suivre pour une relance efficace de vos clients.

1. Agissez rapidement

Une créance est due à partir de l’émission de la facture. A partir de sa date d’échéance, la créance est considérée comme en retard et il est nécessaire de commencer la relance client. 

Le délai de paiement d’une facture est fixé au 30ème jour suivant la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation. Si le contrat le précise, ce délai peut aller au-delà des 30 jours, sans dépasser 60 jours à partir de la facturation (ou 45 jours fin de mois).

C’est pourquoi certaines entreprises n’hésitent pas à relancer leurs clients avant la date d’échéance, s’assurant ainsi un meilleur taux de recouvrement. En effet, plus une créance est ancienne, plus il va être difficile de vous faire payer. « On constate que les relances les plus efficaces se font dans les 5 jours avant la date d’échéance.», précise Julien Rey, Directeur des Opérations chez Dimpl, assurance à la facture contre le retard de paiement. 

Vous pouvez télécharger ici des modèles de lettres de relance pour vos clients.

2. Préserver la relation avec son client

Un client peut avoir du mal à vous payer pour une multitude de raisons ; bien souvent il peut lui-même être victime de retard de paiement. En 2018 l’Observatoire des délais de paiement notait que les effets d’une absence de retards de paiement seraient une trésorerie excédentaire de 19 Mds d’euros chez les TPE et PME (à l’inverse les grandes entreprises et autres agents économiques subiraient un déficit de 13 Mds d’euros). 

Par ailleurs, parler à la bonne personne est nécessaire et votre interlocuteur pour la réalisation de votre prestation n’est pas toujours celui qui règlera votre facture. Essayez de parler à différents interlocuteurs pour vous faire régler votre facture, ou même envoyez votre email à une adresse email générique. Vous vous apercevrez que vos clients ont des circuits de paiement des factures très différents les uns des autres. Il convient de prendre le temps de faire ce travail dès la contractualisation, n'attendez pas que la facture soit en retard.

Afin de vous aider à préserver la relation que vous avez avec votre client, il peut être opportun qu’une personne neutre s’occupe du recouvrement (votre collègue de la comptabilité, le commercial ou même certains logiciels). Dimpl, assurance à la facture contre le retard de paiement, propose ce service de recouvrement de manière intégrée à son assurance.

Retrouvez ici notre comparateur des meilleurs logiciels de recouvrement.

3. Autant que possible rester détenteur de sa créance

Préserver la relation que vous avez avec votre client passe aussi par vous faire payer en direct. Certaines entreprises décident de faire appel à [l’affacturage](https://agicap.com/fr/article/qu-est-ce-que-laffacturage/) afin entre autres de déléguer la relance client. C’est une technique qui s’avère efficace, toutefois elle implique que l’affactureur se substitue à votre entreprise pour recevoir le paiement. Or cette pratique peut être perçue comme agressive de la part du débiteur. 

Certaines solutions permettent de s’assurer à un coût fixe contre les retards de paiement, et ce même en cas de défaut de paiement. Cela prend la forme d’assurance à la facture où l’assuré reçoit 90% du montant de sa facture à la date d’échéance et les 10% restants quand le client a payé. Ici les relances se font aux nom du fournisseur, ainsi c’est neutre pour le débiteur qui continue de régler directement son fournisseur. C’est ce que propose Dimpl.

 

Des difficultés à vous faire payer par vos clients ? Réduisez les délais de paiement et optimisez vos relances grâce à cette checklist :

A partir de la date d’échéance, il est nécessaire d’établir un programme de relances. Une facture qui n’est pas payée rapidement à toutes les chances de se retrouver payée en bout de ligne. Par ailleurs nous recommandons de prévenir vos clients que vous allez cesser de leurs livrer les prestations en cours. Dans un esprit plus conciliant vous pouvez aussi proposer un plan avec un paiement échelonné. Quelle que soit la solution que vous privilégiez, il est nécessaire que vous alertiez votre client sur son retard de paiement. A partir de ce moment la balle sera dans son camps et il pourra faire pression afin que le règlement soit effectué dans les plus brefs délais.

5. N’hésitez pas à faire passer le dossier en contentieux à J+60

Vous pouvez commencer par une lettre de mise en demeure grâce à ce template.

Elle permet d’alerter de manière formelle votre client. Si après cette lettre votre client ne vous a pas payé, nous recommandons de passer par un huissier ou le service juridique de votre entreprise. Certaines solutions comme Dimpl permettent d’être accompagné sur ce volet directement dès la souscription à l’assurance à la facture.

Vous l’aurez compris, la relance client doit être orchestrée et structurée pour être efficace. Plus vous commencez vos relances tôt, plus vous mettez toutes les chances de votre côté d’être payé.

Enfin certains organismes peuvent vous accompagner dans la relance de vos clients, ne négligez pas le temps et l’énergie que vous pouvez gagner. 

Nous vous souhaitons un très bon commerce avec vos partenaires ! 

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