Êtes-vous le banquier de vos clients ou leur fournisseur ?
C’est malheureusement une question à laquelle un nombre croissant de chefs d’entreprise, DAF et comptables sont confrontés. Depuis le début de l’année, la durée des retards de paiement a en effet explosé. Une pression supplémentaire sur leur trésorerie, qui arrive à un moment où elle fait face à de nombreux autres défis : remboursement des PGE, hausse du prix des matières premières et de l’énergie, hausse des salaires, pour ne citer qu’eux. Rappelons que les impayés clients sont l’une des premières causes de faillite des PME.
La passivité de la gestion du poste client est elle aussi responsable de cette situation. Nous échangeons quotidiennement avec des centaines de PME. Nous constatons que bien trop souvent, les PME n’allouent pas les ressources humaines et matérielles nécessaires à une gestion saine de leur poste client, donc de leur trésorerie.
Cette gestion passive est incarnée par la relance curative. Les PME attendent souvent plusieurs jours ou semaines pour relancer un client qui n’a pas payé sa facture. Elles attendent donc d’être devant le fait accompli. Bien souvent, elles n’ont d’ailleurs pas l’information en temps réel et ne relèvent les impayés qu’en fin de semaine ou de mois. Les process sont ensuite flous. C’est parfois le comptable ou la commerciale qui se chargent de la relance, celle-ci se fait par mail, parfois par téléphone ou encore par lettre. Cela a bien sûr un coût. Outre les impayés qui ne sont jamais honorés, on estime que le coût de recouvrement d’une facture est de 15% de sa valeur. Dans des secteurs avec des marges faibles, c’est suffisant pour être en pertes sur cette vente ou ce client.
Quant aux PME qui suivent avec davantage d’attention, nous constatons combien cela est chronophage. Je me souviens ainsi très bien du fichier Excel qu’une cliente m’avait montré sur lequel elle suivait le recouvrement de toutes ses factures. Elle faisait un onglet chaque mois, ce qui déjà l’empêchait d’avoir une vision d’ensemble en temps réel de son poste client. Ses factures se suivaient dans l’ordre d’émission et elle appliquait un code couleur en fonction de leur état de paiement. Plusieurs fois par mois, ses clients avec des impayés lui faisaient des virements sans indiquer les numéros de facture, et qui réglaient une partie seulement de la dette. Par exemple, un client qui avait 5 factures impayées de 10 000 € chacune lui faisait un virement de 25 000 €. Elle devait donc imputer manuellement cela aux factures impayées, donc en considérer deux comme payées et une troisième partiellement.
Les PME font donc face à un paradoxe. Ce n’est pas leur métier de se faire payer. Mais c’est tout de même le nerf de la guerre. Alors comment peuvent-elles cesser d’être le banquier de leurs clients tout en se concentrant sur leur cœur de métier ?
La solution pour nous est la relance préventive automatisée des factures clients. Elle passe par la mise en place d’un logiciel qui va gérer le poste client. 10 jours avant l’échéance d’une facture, il envoie par exemple un rappel automatique au client par email. Si cet email ne reçoit aucune réponse, le comptable peut alors appeler le client, encore une fois avant l’échéance. L’objectif est d’obtenir un engagement du client de régler la facture à l’échéance et, dans le cas contraire, détecter un risque d’impayé. La relance préventive permet de réduire le montant des impayés, d’améliorer la balance âgée de l’entreprise et de diminuer le coût du recouvrement des factures clients. Si elle est automatisée, elle réduit davantage ces coûts tout en libérant le temps des équipes comptables et commerciales qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Chez Agicap, nous sommes donc convaincus que la relance préventive automatisée est l’un des meilleurs moyens pour une entreprise de protéger sa trésorerie et de gérer efficacement son poste client. A la demande de nos clients, nous avons donc créé un outil qui réponde à leurs besoins. Si vous ne le connaissez pas déjà, testez-le immédiatement, c’est gratuit et sans engagement.
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