10 étapes clés pour réduire le DSO d'une entreprise efficacement

La gestion du poste client d’une entreprise est un sujet vital pour celle-ci. Le DSO est un indicateur financier phare pour évaluer si une entreprise encaisse ses clients efficacement, ou si au contraire des lacunes existent et pèsent sur le BFR. Cet article s’adresse aux DAF, aux credit managers et à la fonction finance. Nous détaillerons la méthode en 10 étapes pour réduire son DSO et mettre en place une méthode de gestion du poste client efficace. Nous détaillerons ensuite un retour d’expérience d’une entreprise ayant mis en place certaines de ces best practices. En fin d’article, on vous propose un live qui montrera comment réduire son DSO de 20%.

Un rapide retour aux bases avant de commencer :

Qu'est-ce que le DSO en finance ? Définition

L’acronyme DSO désigne le Days Sales Outsanding, autrement dit le délai moyen entre le moment où un client est facturé et le moment où il paye sa facture. Le DSO est un indicateur financier incontournable car il traduit la santé financière d’une entreprise. En français, on l’appelle aussi DMP (Délai Moyen de paiement client) ou NJC (Nombre de jours de crédit clients).

Comment on calcule le DSO ?

Rappelons le calcul du DSO : Créances TTC X Nombre de jours / Chiffres d’affaires

Il faut toutefois garder en tête que cet indicateur reste très volatile, nous vous recommandons de l’interpréter sur une période glissante de 6 mois.

Comment baisser les créances client ?

Réduire les créances clients va vous aider à sécuriser votre trésorerie, réduire le risque d’impayés et à améliorer le lien et la relation avec vos clients. Pour maîtriser et réduire les créances clients, il est recommandé de surveiller le DSO de l’entreprise. Cet article détaille comment.

L’importance de contrôler son DSO (Days Sales Outstanding)

Le DSO est un indicateur de santé financière d’une entreprise, qui traduit le délai qui s’écoule entre le moment où un client est facturé et le moment où il paye sa facture. Il influence directement le BFR de l’entreprise en représentant le délai d’encaissement. Plus une entreprise encaisse rapidement les créances clients, plus elle dispose de trésorerie disponible rapidement. Elle réduit ainsi son BFR (dans le cas où l’on considère que les stocks et les paiements fournisseurs restent identiques) et accroît sa sécurité financière ainsi que sa capacité d’investissement.

Les étapes pour obtenir une réduction du DSO

1/ Nommer un responsable

En attribuant le rôle de responsable de l'amélioration du cycle order-to-cash, vous garantissez que la réduction du DSO est sous contrôle. C’est d'autant plus important si vous n’avez pas de crédit manager. Cette personne sera garante de la réussite de votre stratégie de réduction de DSO et aura pour mission de mettre en place les points que nous allons détailler ensuite.

2/ Définir les indicateurs à mesurer

S’arrêter à la seule mesure du DSO pourrait vous mener à des analyses erronées en fonction de votre marché, de sa saisonnalité et du fonctionnement de votre entreprise. Plusieurs indicateurs secondaires existent pour mesurer la performance du recouvrement : ils vous aideront à approfondir votre analyse et à fixer des objectifs plus précis.

D’abord le BP DSO, qui se traduit par Best Possible DSO. Cet indicateur se focalise sur les factures en cours, au lieu de mesurer le délai de paiement des factures en cours et en retard de paiement comme le DSO classique. On part donc du principe que toutes les factures sont payées à leur échéance. Analyser le delta entre le DSO et le BP DSO vous permettra defixer des objectifs un peu plus ambitieux, basés sur l’hypothèse que votre stratégie de cash collection en amont est efficace (nous détaillerons cela dans les points 5 et 6).

Vous pouvez également calculer le DSO échu (ou “count back”, par épuisement des capitaux). Le principe est de déduire le chiffre d'affaires TTC du solde des créances clients mensuellement et additionner les jours correspondants jusqu'à épuisement du solde. Cette approche tient compte de la saisonnalité et des variations du chiffre d’affaires.

3/ Fixer des objectifs clairs

Vous savez quels indicateurs vous souhaitez mesurer : vous pouvez maintenant fixer un objectif quantifié et clairement défini dans le temps. N’hésitez pas à faire évoluer cet objectif en fonction des écarts entre ce que vous aviez prévu et la réalité. Exemple : réduire le DSO de l’entreprise de 10% dans un délai de 6 mois. Pensez également à fixer des sous-objectifs qui favoriseront l’atteinte de votre objectif principal.

4/ Appréhender le contexte

2 axes principaux vous permettront de comprendre comment réduire votre DSO :

• le marché sur lequel évolue votre entreprise
• le portefeuille client et sa santé

Certains marchés subissent une saisonnalité très forte. Cela impacte la production et le cours des ventes, et vient souvent agglomérer les créances client sur des périodes similaires, ce qui peut mettre votre entreprise en difficulté. Identifier la saisonnalité subie sur votre marché vous permettra d’anticiper les forts décalages entre décaissements pour la production et encaissements. Définissez des conditions de paiement avantageuses avec vos fournisseurs, proposez aux clients de payer un acompte, incentivez vos commerciaux sur le paiement de la commande plutôt que la seule signature du devis.

L’analyse du portefeuille client est trop souvent sous-estimée et varie énormément d’une entreprise à l’autre. Commencez par analyser votre top 10 à 20 clients en chiffre d’affaires et vérifiez qu’ils payent leurs factures dans les temps. Surveillez leur score de crédit. N’hésitez pas non plus à vous rapprocher de leur équipe financière ou commerciale pour mieux comprendre leurs perspectives de croissance et de santé financière. En effet, si vous apprenez par exemple que leur marge est sous pression, cela augmente la probabilité qu’ils tirent sur leurs délais de paiements fournisseurs pour assainir leur trésorerie.

Analysez ensuite la provenance des principaux retards et impayés. Le fait d’avoir une vision précise du fonctionnement de votre portefeuille client vous aidera à évaluer vos segments clés de marché. Chez Agicap par exemple, cette analyse nous a conduit à stopper la commercialisation de notre produit sur une typologie de client : le coût d’acquisition était difficile voire impossible à rentabiliser, d’un autre côté les impayés étaient très fréquents.

5/ Se concentrer sur l’amont

Ce qui vient à l’idée quand on parle de réduire le DSO est souvent la partie recouvrement de factures impayées. Cette idée reçue conduit de nombreuses entreprises à négliger la gestion du poste client dans son ensemble, en particulier le moment entre la signature d’un devis et l’échéance de la facture.

Nous vous recommandons de consacrer 50 à 75% des moyens à optimiser l’amont, c’est-à-dire ce qui se passe avant l’échéance de la facture. Voici quelques bonnes pratiques :

• formez vos commerciaux. Ils doivent être tout autant sensibilisés à la culture cash que votre équipe finance. Imposez des limites dans la négociation des délais et conditions de paiement.
• modifiez vos processus commerciaux, vos devis et bons de commande pour qu’ils incluent systématiquement le versement d’un acompte.
• automatisez la facturation et la relance : de l’envoi de la facture aux emails ou lettres de relance. Pensez à envoyer un email rappelant la date d’échéance de la facture et améliorez votre relance préventive. Assurez-vous de vous adresser au bon interlocuteur et pensez à utiliser un autre canal de conversation si vous n’obtenez pas de réponse (téléphone par exemple).
• réduisez vos délais de facturation. Mesurez le temps moyen entre la prise de commande et la facturation et tentez de le réduire au maximum. Passez d’un rythme de facturation mensuel à hebdomadaire par exemple.
• pensez aussi à vérifier le risque client et sa solvabilité.

6/ Systématiser la relance par écrit

De nombreuses entreprises ont tendance à ne pas oser relancer par crainte d’importuner leur client et que cela nuise à la relation commerciale. Alors que dans une grande partie des cas, les impayés proviennent d’un oubli ou d’une facture envoyée au mauvais interlocuteur. Nous recommandons de systématiser la relance par écrit, même préventive pour faire suite au point 7, même doublée d’un appel.

L’utilisation d’un logiciel avec une adresse email générique peut à ce titre constituer un allié pour relancer vos clients par mail tout en préservant votre relation commerciale, puisque cela montrera clairement à votre client que le mail est issu d’un processus automatique. Quelle que soit votre décision, n’oubliez pas de bien avertir vos commerciaux en parallèle.

7/ Préparer un processus en cas d’impayé

Élaborez une stratégie claire en cas d’impayé(s) pour éviter que cela finisse par mettre votre entreprise en difficulté. Des solutions existent :

• retenue de la commande
• envoie d’une LRAR (lettre recommandée avec accusé de réception)
• rendre le ton des mails de plus en plus ferme
• mandater un cabinet de recouvrement

Dans tous les cas, maintenez une communication claire et régulière avec votre client et votre équipe commerciale pour tenter de comprendre ce qui bloque le paiement et trouver une solution.

8/ Digitaliser le processus order-to-cash

Cela vous permettra de centraliser toutes les informations relatives au client, les différents contacts, l’état des ses factures. Vous aurez ainsi une meilleure traçabilité sur ses habitudes de paiements. Évitez autant que possible le papier, ou sinon scannez les documents imprimés pour retrouver vos informations au même endroit.

9/ Centraliser les informations dans un même outil

Suite logique du point précédent, le fait d’avoir toutes les données au même endroit facilite le pilotage du poste client et son analyse. Faites remonter les informations telles que la liste des clients, leurs responsables commerciaux, le contact des interlocuteurs pour les devis, le paiement des factures, les transactions bancaires pour réconcilier les factures, les actions de recouvrement menées et leur impact.

Ce type d’outil permet d’avoir une vision analytique de votre poste client et de mettre en lumière les points à améliorer ou les clients à risques dans des tableaux de bords. Ils peuvent aussi faire remonter les factures impayées pour ritualiser les actions de relance, si elles ne sont pas déjà automatisées.

10/ Ritualiser le reporting

Au moins une fois par mois, prenez le temps de produire des tableaux de bord qui vous permettront d’évaluer l’impact de votre stratégie de réduction du DSO et de réajuster vos objectifs ou vos méthodes si besoin. La personne chargée d’améliorer le DSO peut ainsi créer des reportings et mettre en avant les résultats de sa stratégie, mettre à jour ses indicateurs clés et les partager à la direction financière / générale et aux commerciaux.

N’hésitez pas dans ces reportings à sortir la liste des principaux débiteurs, la durée des retards, leur montant et l’état d’avancement des actions de recouvrement, afin de pouvoir les traiter au cas par cas avec l’équipe commerciale.

Bonus : la puissance de l’automatisation

Projetez-vous à long terme : l’automatisation vous fera gagner un temps précieux dès maintenant, mais encore plus dans 5 ans lorsqu’elle aura grandi, séduit plus de clients, recruté de nouveaux commerciaux, avec de nouveaux produits et peut-être plus de complexité. C’est le pari sur l’avenir que fait Plenetude, retrouvez son étude de cas détaillée juste ici.

Conclusion

Réduire son DSO est une clé incontournable de la gestion du poste client, qui requiert d’être méthodique et d’utiliser des outils adaptés. Agicap a développé une fonctionnalité de Cash Collection qui permet de recouvrer les factures en retard de paiement et de gérer les litiges.

Fin 2023, notre équipe Data a mené une étude quantitative pour étudier les performances de ce module. Voici les statistiques phares qui en ressortent :

• Après l'implémentation du module, nos clients constatent une diminution de 15% du taux de retard de paiement.
• Grâce aux relances automatiques intégrées à ce module, le délai moyen de paiement des clients est réduit de 20%.

Ces 2 statistiques montrent notre engagement à réduire efficacement le DSO moyen des entreprises qui nous font confiance. Ce module permet aussi de réduire les agios impactant nos clients, et ce d'en moyenne 60% après seulement un an d'utilisation d'Agicap.

Alors n'attendez plus et découvrez comment fonctionne Agicap :